Файл: Особенности организации в коммуникации..pdf

2. Коммуникативные особенности управления в организации

Общение играет особую роль в групповой динамике. Без коммуникаций нет общения, а без общения не может быть группы. Таким образом, общение выступает как решающее условие для формирования группы и ее деятельности.

Таким образом, менеджер должен знать средства связи и уметь использовать их в процессе общения, чтобы преодолеть коммуникационные барьеры непонимания.

Основатель клана Рокфеллеров Джон-старший говорил: «Умение общаться с людьми – такой же покупаемый за деньги товар, как сахар или кофе, и я готов платит за это умение больше, чем за какой-либо другой товар в этом мире»^[11].

Традиционно выделяют две формы коммуникации: вербальную и невербальную. При вербальной коммуникации в качестве символов используются слова человеческого языка. Есть несколько признаков естественного человеческого языка, которые отличают его от коммуникативных систем животных.

Основные признаки естественного человеческого языка:

1) канал для всех языковых Сообщений вокально-слуховой: язык Сообщений, передаваемых с помощью голоса и воспринимаемая на слух. Что человеческий язык отличается от языка низших животных. Эти отличия касаются способа, которым информация передается через внешнюю среду в организме. Однако, с точки зрения того, что происходит внутри организма при восприятии языковых сигналов, есть много сходства между человеком и низшими животными.

2) Языковая деятельность не имеет прямого биологического значения, другими словами, это биологически несущественные (незначительные). Независимо от того, как изменился характер речи (тембр, высота, скорость, интонация и т. д.) в ходе разговора, это не влияет на биологические свойства окружающей среды.

3) произвольные семантизации. Семантизация означает придание смысла, т. е. отношения между феноменом, действующей в качестве материального знака, и тем явлением, а явление, которое они обозначают.

Одним из основных средств передачи информации является речь, речевое общение. Речь – это особый вид деятельности, который существует наряду с другими видами деятельности (трудовой, познавальной, мнемической, т.е. деятельностю памяти). Так как «речевая деятельность есть специализированное употребление речи для общения, частный случай деятельности общения», то «речь потенциальный компонент любой деятельности, например познавательной (мыслительной), мнемической и т.п.». Говорящий (пишущий), осуществляя эту деятельность, использует средства языка в двух основных целях: для общения с другими людьми или для обращения к самому себе. Таким образом, речь как психологическое явление соотносится с категориями мышления, памяти и т. п. Одним из важных факторов интеграции является коммуникация, которая представляет собой общение в процессе совместной деятельности: обмен идеями, мыслями, чувствами и информацией.

---

К основным функциям речи (языка) в процессе коммуникации относятся:

• коммуникативная или репрезентативная (репрезентация – представление; изображение, образ), которая является доминирующей;
• апеллятивная (апелляция – призыв, обращение, т.е. воздействие), которая грамматически наиболее ярко выражена в звательной форме и повелительном наклонении.
• экспрессивная (экспрессия – выражение и выразительность).
• фатическая, осуществляется посредством обмена ритуальных формул, т.е. затрагивает преимущества области речевого этикета.
• метаязыковая, т.е. функция толкования.

Функция, которую выполняет язык в процессе коммуникации, определяет вид высказывания и отбор слов. Одним из важных факторов интеграции является коммуникация, которая представляет собой общение в процессе совместной деятельности: обмен идеями, мыслями, чувствами и информацией.

К вербальным средствам коммуникации относятся письменная и устная речь, аудирование и чтение. Устная и письменная речь участвуют в производстве текста, т. е. процесс передачи информации, а также слушание и чтение текста, встроенные в него.

Таблица 2. Типы коммуникаций

communication that constitutes communication Тип коммуникаций communication that constitutes communication communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Основные методы (средства) коммуникаций.
communication that constitutes communication Устная communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Конференции, совещания, доклады, презентации, групповое обсуждение, встречи один на один, неформальные беседы. communication that constitutes communication
communication that constitutes communication Письменная communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Письма, меморандумы, отчеты, письменные доклады, записки, правила и процедуры, приказы, электронная почта. communication that constitutes communication
communication that constitutes communication Невербальная communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Поведение человека: гримасы лица, интонация, тембр голоса, поза. communication that constitutes communication

Естественно, менеджеры в первую очередь интересует вопрос о том, какие коммуникационные методы следует выбрать для взаимодействия со своими сотрудниками здравый смысл подсказывает, а специальные исследования подтверждают, что выбор метода коммуникации зависит от характера передаваемой информации, находящихся в распоряжении руководителя ресурсов, особенностей получателя. communication that constitutes communication

---

Таблица 3. Методы коммуникации

communication that constitutes communication Методы communication that constitutes communication communication that constitutes communication communication that constitutes communication communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Характеристики communication that constitutes communication		communication that constitutes communication Богатство передачи communication that constitutes communication communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Области эффективного использования communication that constitutes communication
	Обратная связь	communication that constitutes communication Каналы
communication that constitutes communication Личная беседа communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Немедленная communication that constitutes communication	аудио и визуальный (невербальный)	communication that constitutes communication очень высокое communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Сложная коммуникация, требующая двусторонней связи
communication that constitutes communication Телефонный разговор	communication that constitutes communication Быстрая communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Аудио communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Высокое communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Коммуникация, требующая двусторонней связи
communication that constitutes communication Документ, направленный адресату	communication that constitutes communication Медленная communication that constitutes communication	визуальный (невербальный)	communication that constitutes communication Ограниченное communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Четкая и рациональная коммуникация
communication that constitutes communication Общий документ communication that constitutes communication	очень медленная (часто отсутствует) communication that constitutes communication	визуальный (невербальный) communication that constitutes communication communication that constitutes communication communication that constitutes communication communication that constitutes communication	communication that constitutes communication Низкое communication that constitutes communication communication that constitutes communication	Официальная коммуникация на организационном уровне communication that constitutes communication

Большинство руководителей предпочитают использовать несколько методов коммуникации, дополняющих и усиливающих друг друга. Например, после проведения совещания с подчиненными (устное сообщение) Отправить Меморандум, в котором изложила основные пункты обсуждения.

---

Устная коммуникация является наиболее эффективной с точки зрения привлечения и сохранения внимания получателя информации и получения обратной связи. В то же время устная коммуникация не позволяет отправителю послания в полной мере контролировать его содержание, сопряжена со значительным уровнем помех в системе.

Письменная коммуникация обеспечивает более высокую степень чистоты передачи информации и позволяет сохранить ее неизменной на неопределенный срок, что очень важно для реализации функции управленческого контроля, и позволяет получателю, чтобы уточнить его неограниченное количество раз. Существует пять наиболее важных коммуникационных инструментов: внутренние правила и процедуры, меморандумы, Справочник сотрудника, внутренние публикации, по электронной почте.

• «Правила процедуры» или «Политика и процедура» представляет собой письменный документ, устанавливающий порядок действий ее сотрудников в определенной сфере организационной жизни. Крупные организации имеют сотни процедур, регулирующих их деятельность по всем направлениям деятельности: Продажи, производство, подбор персонала, установления заработной платы, отношения с государственными органами.

Меморандум пришли в частный сектор со стороны государства, является официальный письменный запрос одного сотрудника к другому. Меморандум содержит фамилии адресатов, сотрудников, которые получают копии, дату написания, тему послания в форме меморандумов сегодня осуществляется от 60 до 80 процентов письменной коммуникации между руководителями и специалистами компаний в экономически развитых странах.

Справочник сотрудника-это буклет, содержащий основную информацию об организации, в которой работает сотрудник. Такие ссылки начали появляться в США в предвоенный период, а сегодня являются неотъемлемой частью процесса общения в большинстве развитых стран. Справочник сотрудника имеет три основные цели:

• изложить базисные ценности и философию компании, ее долгосрочные и краткосрочные цели;
• объяснить сотрудникам, что руководство компании ожидает от них и какие обязательства оно берет на себя;
• предоставить справочную информацию, облегчающую сотрудникам профессиональную и социальную жизнь в компании.

Организационные издания (газета, газеты, журналы) являются периодические издания, публикующие разнообразные материалы, связанные, а иногда и не связанные с организацией и ее деятельностью. Несмотря на то, что подобная публикация адресована широкой аудитории и не предполагают адекватную обратную связь, они не могут быть эффективным средством повышения эффективности использования человеческих ресурсов.

---

Электронная связь является наиболее динамично развивающимся организационной коммуникации, позволяющим увеличить интенсивность информационного обмена в сотни раз. Электронная почта дополняет внутренние меморандумы такими важными характеристиками, как расширение адресатов (каждый сотрудник имеет почтового ящика для электронной почты, может получить послание), высокая скорость передачи и обратной связи, снижает организационные издержки на бумагу, почту, курьеров. Электронная почта позволяет практически мгновенно отправить сообщение конкретному получателю или сотне адресатов, которое будет храниться в их персональных компьютерах пока не читал. Некоторые системы электронной почты позволяют отправлять сообщения в различных режимах, чтобы перевести их на иностранные языки.

В то же время, использование электронных средств коммуникации порождает новые проблемы. Во-первых, сокращение прямых контактов между сотрудниками приводит к исчезновению эмоционального аспекта в деловых отношениях, дегуманизации труда, что увеличивает степень стресса и снижает мотивацию сотрудников. Во-вторых, объем информации, который может быть передан по электронной почте, создает угрозу перегруженности сотрудников и первых руководителей. И наконец, многие организации сталкиваются с проблемой сохранения конфиденциальности информации при использовании электронных сетей^[12].

Термин «невербальное» обычно понимается как «несловесный язык». Исследования показали, что большой процент устных коммуникаций воспринимается именно через язык жестов и интонации. В своей книге Non-Verbal Communication («Невербальные коммуникации») А. Мехрабиан утверждает, что 55% сообщений люди воспринимают через выражение лица, позы и жесты, 38% - через интонации и голосовые модуляции. Это означает, что на долю слов как таковых приходится всего 7% значения. Это очень важно, поскольку означает, что во многих случаях то, как мы говорим, важнее того, что говорим. Он объединяет большой круг явлений, включая не только движения тела человека и звуковую модальность речи, но и различные элементы окружающей среды, одежду, элементы оформления внешности и даже различные сферы искусства.

В узком смысле, невербальной коммуникации, чтобы понять средства массовой информации, систему невербальных символов, знаков, кодов, используемых для передачи сообщения. Ключевым моментом такого понимания является указание на внешнее сопровождение психических явлений.

---