Файл: Особенности организации в коммуникации..pdf

В широком смысле понятие "невербальная коммуникация" является социально сконструированную систему взаимодействия, в структуре которой преобладают непроизвольные, неосознаваемые комплексы движений, выражающие личную уникальность человека. Основное свойство невербального поведения – движение, постоянное изменение совокупности невербальных средств выражения вслед за изменениями личности. - Невербального поведения состоит из разнообразных движений (жесты, выражение лица, взгляд, позы, интонационно-ритмические характеристики голоса, прикосновения), которые связаны с изменяющимися психическими состояниями человека, его отношениями к партнеру, с ситуацией взаимодействия.

Особенности невербального языка как специфического языка описана американским психологом р. Харрисоном. Он характеризует невербальный язык как природный, первичный, в порядке, имеющие, в отличие от вербального языка не линейную временную последовательность, а пространственно-временную целостность. Вербальный язык представляет собой вокально явление звука, легко кодируется и декодируется. Невербальный язык состоит из разнообразных движений, и значительная часть невербальной информации вообще не может быть переведена в код какого-либо языка без существенной потери их смысла для партнеров.

Формальное общение. В государственных, общественных и коммерческих структур административные инструкции определить, к кому, с кем, в какое время и в какой форме обмена информацией. Более формализованные и закрытая структура, детали прорабатываются такие инструктивные документы, жестче организовано планирование и направление информации по строго определенным каналам с установленной формой. В военные организации, например, сложная схема связи изложены в специальной инструкции и по отдельности – то секретные инструкции.

Формальные коммуникации-это форма организации общения, в котором обмен информацией происходит в соответствии с формальной организационной структуре и осуществляется работниками производственной функции.

Один из способов неформального общения-это формы, бланки заполнить и отправить на адрес своевременно. Инструкции на сами формы, а в специальных руководствах. Они определяют случаи, в которых применяются данные форма; заполнить номер экземпляра; адрес электронной почты; лицо, ответственное за выполнение части или всего Бланка; Дополнительная информация. Формы удобство в качестве инициаторов информации и пользователей, сделал их общего в почти всех сферах жизни. Их недостатками являются отсутствие гибкости.

---

Большинство организаций разрабатывают планы обмена информацией каналы ее распространения. Такие планы, выполнение которых становится обязательным для различных подразделений, служб и должностных лиц, становится эффективным инструментом для обмена информацией. Они тесно связаны с формальная система власти в организации. Иерархическая структура с властью, чтобы контролировать процесс обмена информацией и регулирования каналов поток информации, резко увеличивает свою силу.

Поэтому формальное общение "усекают" ее значительную часть и должны периодически корректироваться с учетом изменений в структуре коммуникативной системы (субъекты, каналы связи), а также в окружающих их социальных, экономических, правовых и других условий.

Неформальное общение – внутривидовые связи, при котором обмен информацией осуществляется между сотрудниками организации вне своих рабочих обязанностей и место в организационной иерархии.

Особенностью неформальной коммуникации является то, что он формируется за счет личного стремления членов организации к определенному контакту в рабочей среде на основе реальных функций, выполняемых каждым работником, и представляет собой сеть фактически сложившихся отношений между членами группы. Эта структура возникает и развивается спонтанно, как только ее члены взаимодействуют друг с другом. Люди вступают в неформальные отношения для удовлетворения потребности в общении, привязанности, дружбе, или другой информации (профессиональный). Иногда неформальные контакты устанавливаются по эгоистичным причинам.

Привязанность людей друг к другу может быть также следствием сходства в образовании, квалификации, семейном положении, национальности и т. д.

Часто неформальное общение "налет субъективизма" и соответственно искажены. Неформальные коммуникации-это канал распространения слухов. Огромное негативное влияние это может оказать на мотивацию и производительного поведения работников, распространение заведомо ложной информации. Руководство любой организации должны быть готовы нейтрализовать этот эффект. Исследования показывают, что наиболее эффективным способом борьбы со слухами является немедленное опровержение конкретных фактов. Если это невозможно сделать в краткосрочной перспективе, руководству следует сменить тактику – вместо прямого опровержения слухов должны попытаться сосредоточить внимание на других аспектах проблемы, которая стала предметом ложной информации.

---

• Он может быть передан вниз, т. е. от самого высокого уровня до самого низкого. Таким образом, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задач, изменении приоритетов, конкретных задач, рекомендуемых процедурах и т. д. например, вице-президент производства может сообщить на завод менеджер (среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных руководителей об особенностях готовящихся изменений. Нисходящие коммуникации следует представлять скорее как установление межличностных отношений. Существует пять основных целей коммуникаций в организации, направленных сверху вниз:
• постановка конкретных задач по выполнению работы;
• обеспечение информации о принятых в данной организации процедурах и практике;
• обеспечение информацией, касающейся смысла исполняемой работ;
• информирование подчиненных о качестве их работы;
• предоставление идеологической информации для облегчения восприятия целей.

Нисходящие коммуникации осуществляются с помощью различных письменных (рабочие материалы, руководства, журналы, газеты, письма, доски объявлений, плакаты, меморандумы) и устных (приказы руководителей, речи, заседания, программы для слушающих, которые передаются по внутренним телевизионным сетям, система публичных выступлений, телефоны) означает.

Самая большая проблема, по словам Лютенс Ф., заключается в том, что при передаче информации не уделяется должного внимания ее получателю. Существуют следующие закономерности воздействия нисходящего потока информации на получателя:

• интерпретируя информацию, человек следует по пути наименьшего сопротивления.
• люди более открыты к сообщениям, которые резонируют с существующими своих идей, идеалов и ценностей;
• сообщения, которые противоречат ценностным системам личности, вызывает у него большее сопротивление, чем сообщения, противоречащие рациональной логике.
• потому что человек испытывает постоянное желание удовлетворить свои потребности, сообщения, которые способствуют их удовлетворению, воспринимаются легче, чем те, которые этому не способствуют;
• когда человек видит изменения в окружающей среде, они более открыты для входящих сообщений;
• общение оказывает влияние ситуация в целом; сообщение, которое может показаться сообразный в одной ситуации к другой может представиться несообразным.

Коммуникативный процесс эффективен в том случае, когда руководители всех уровней и рангов осознают, как на их подчиненных воздействует коммуникативный процесс, как следует передавать информацию на напорной коммуникации и как реагировать на это.

---

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в восходящей коммуникации. Эти сообщения, т. е. снизу вверх, выполняют функцию оповещения о том, что делается на низших уровнях.

Таким образом администрация узнает о текущих или назревают проблемы и предлагает возможные варианты исправления ситуации. В процессе восходящей коммуникации в XX веке появился Инновационный менеджмент – использование потенциала групп из рабочих, которые регулярно, например раз в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании клиентов. Эти группы, называемые кружки качества. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и пояснительных записок.

Например, Банковский служащий может заметить, что новая ЭВМ иногда заставляет клиента ждать на несколько минут дольше, чем прежде, поскольку машина периодически "занята" или отключается. Сотрудники могут сделать вывод, что ожидание раздражает некоторых клиентов. Предположим, Банк эффективно проинформировал каждого служащего, что "обслуживание клиентов является нашей первоочередной задачей". В этом случае служащие готовы сообщить своему непосредственному руководителю о проблеме. Этот руководитель, в свою очередь, должны информировать менеджера и вице-президента по банковским операциям.

Для повышения эффективности восходящих коммуникаций используют следующие методы:

• процедура обжалования, которая позволяет работникам обратиться к вышестоящему руководителю в обход своего непосредственного начальника. Эта процедура защищает работника от произвола их непосредственного начальника и поощряет жалобы. В настоящее время в некоторых компаниях создаются специальные комитеты для рассмотрения жалоб;
• политика открытых дверей, т. е. дверь к руководителю открыта для того, чтобы иметь возможность поделиться с ним своими соображениями;
• консультации, опрос общественного мнения, собеседования с работниками, увольняющихся из организации. Отдел кадров может значительно повысить эффективность восходящих коммуникаций путем конфиденциальных политических консультаций, опросов мнения работников, интервью с сотрудниками отделения организации;
• методы коллективного принятия решений с участием работников. Во многих исследованиях отмечается, что эти работники испытывают большее удовлетворение от работы, более преданы своей организации и лучше работают, чем те, кто не вовлечен в процесс коммуникации;
• используя приемы активного слушания – наиболее простой и эффективный способ развития навыков аудирования. Директор по развитию навыков аудирования значительно повышает эффективность вертикальной коммуникации.

---

В целом информация, которая передается по восходящим коммуникациям, может быть разделена на две группы:

1) информация, которая имеет технический характер и касается производственной деятельности.

2) личная информация о мыслях, установках, деятельности.

В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных или интерактивных коммуникаций, которые возникают в процессе взаимодействия с лицами, равного положения и обеспечить человеку необходимую социальную поддержку. Интерактивный процесс имеет множество поведенческих последствий. Возможно, что психологически, человек обратиться за поддержкой к тем, кто стоит примерно на том же уровне, не выше или ниже. Если в поддержку объединения усилий для достижения общих целей и задач, интерактивное общение иметь положительный эффект. Однако, если "равных" нет необходимости объединить свои усилия, содержание, проходящей между ними коммуникаций может принять неадекватные или даже деструктивные формы. Кроме того, интерактивное общение между работниками на одном уровне и оказывают друг другу социальную поддержку, может быть совершенно несостоятельными в ситуации с нисходящей или восходящей коммуникации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управляет в организации тот, кто владеет информацией. Специалисты по управлению сравнивают функцию информации с функцией фар автомобиля при движении ночью: фары освещают дорогу впереди, обеспечивая контроль за обстановкой и подготовку реакций водителя. Если фары светят слабо или вбок, то неприятностей не избежать. Потоки информации в организации, как нервные импульсы по нервным путям организма, как кровь по его кровеносным сосудам, циркулируют в его «теле», питая подразделения и работу должностных лиц, связывая их воедино.

Коммуникации в организации – это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей или должностных инструкций.

Существует различные типы организаций. Принадлежность организации к какому-то конкретному типу определяется тем, каким именно способом объединяются элементы ее внешней и внутренней среды, и направляется их деятельность на достижение поставленных целей и результатов.

В организационных коммуникациях основным является совершенствование информационного потока. Существует несколько конкретных способов совершенствования информационного обмена в организациях.

---