Добавлен: 16.06.2023
Просмотров: 3570
Скачиваний: 3
Введение
Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.
Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.
Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию "подшивка документа в дело
РАЗДЕЛ 1. Документооборот
- ДОКУМЕНТООБОРОТ
Документооборот – движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения и сдачи в архив или отправки адресату. Порядок прохождения документов и операции с ними в федеральных органах исполнительной власти регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. N 30 (с изм. и доп. от 11 ноября 2005 г.), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г., инструкцией по делопроизводству, регламентом федерального органа исполнительной власти, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными обязанностями.
На основе этих документов в каждой организации разрабатываются внутренние регламенты и инструкции, утверждаемые руководителем организации и являющиеся нормативными документами по делопроизводству в организации. Вся документация организации по отношению к аппарату управления делится на три документопотока: входящие документы, исходящие документы и внутренние документы.
Электронный документооборот является одним из составных частей успешного функционирования любой организации. В современном динамичном мире без него уже невозможно себе представить ни одну компанию. Обусловлено это тем, что объемы обрабатываемой документации неуклонно растут, скорость их обработки должна быть достаточно быстрой, ответы необходимы в установленный срок, а применение электронного документооборота предоставляет возможность качественно и оперативно справляться с поставленной задачей. Основная суть электронного документооборота заключается в том, что это некий механизм, объединяющий в себе весь цикл работы с документами в электронном виде.
Основным и одним из самых важных достоинством внедрения системы электронного документооборота как в коммерческих, так и государственных корпорациях является увеличение производительности труда персонала в среднем на 25%, а также сокращение издержек на хранение документов в бумажном виде примерно на 80%, это, неоспоримо, является весьма существенным показателем. Помимо прочего, следует учитывать и факт высвобождения пространства в кабинетах, занимаемое ранее папками с бумажными документами. Затраты же на создание копий и доставку документов адресату минимизируются.
Также стоит отметить, что в электронном документообороте легче отслеживать сроки исполнения документов, изменения, вносимые в них, а также следить за появлением новых версий.
-
- ТЕРМИНОЛОГИЯ
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения
Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период
Входящий документ (поступивший документ) - документ, поступивший в учреждение
Исходящий документ (отправляемый документ) - официальный документ, отправляемый из учреждения
Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации
Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения
Регистрационный индекс документа (регистрационный номер документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов
Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом
Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией
Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизаций документов внутри дела
Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами
Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
Индекс дела (номер дела) - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку
-
- ИСТОРИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В РОССИИ
В современных условиях документационное обеспечение управления в организации немыслимо без введения системы электронного документооборота. Это не просто инновация, но радикальное управленческое решение, не имеющее аналогов в традиционном управлении информационными потоками организации. Системы электронного документооборота (СЭД) существенно оптимизируют скорость протекания бизнес-процессов и повышают конкурентоспособность организации. В России в настоящее время наступил качественный перелом: получил общественное признание положение о том, что управление электронным документооборотом - основная часть информационной системы любого предприятия. Теперь руководители предприятий наглядно понимают, что внедрение системы документооборота означает не только наведение порядка в документах, но и является сильным экономическим фактором. По данным CNews Analytics, рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. Основным потребителем СЭД является государственный сектор, и именно интерес со стороны государства стал основной устойчивости рынка СЭД.
Но, несмотря на это, Россия в области управления электронными документами значительно отстает от зарубежных стран. Дело в том, что деятельность государственных органов в данной области активизировалась только в последние три-четыре года. Хотя история российского электронного документооборота появилась еще в 1980-х гг., из-за множества факторов, тормозящих процессы внедрения СЭД (несовершенство законодательной базы, человеческий фактор и др.), автоматизация документооборота осуществлялась только в государственных структурах и на крупных предприятиях, не охватывая большинство коммерческих и бюджетных организаций.
Сейчас документооборот перестал быть одним из предметом автоматизации. Задача ставится значительно шире: управление знаниями (информацией, содержанием) и управление бизнес-процессами. Современные технологии стали предлагать подходы для решения задач коллективной работы с документами. В связи с этим понятие СЭД стали заменять названиями различных классов систем, при этом используется в основном западная терминология. И, хотя в западной терминологии отсутствует понятие "документооборот" (там используется термин Record Management), используют наиболее близкие к СЭД термины.
Словарь кадрового делопроизводства. Record Management (часто переводят как "управление записями") - практика ведения записей организации (материальные объекты или цифровая информация) с момента их создания до окончательного уничтожения. Данная практика включает в себя классификацию записей, их хранение, защиту и уничтожение. В российской практике документационного обеспечения управления подобная терминология не используется.
-
- ВИДЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
В зависимости от характера хозяйственных операций организаций, для которых производится перемещение и учет первичных документов, выделяют пять видов документооборота:
Управленческий - включает этапы сбора, достоверных и наглядных управленческих отчетов, на основе которых осуществляется принятие стратегических решений, анализа и обобщения информации для составления оперативных и контроль над их своевременным исполнением;
Финансовый - охватывает все операции на производстве и позволяет организации управлять документацией (договорами, корреспонденцией, плановыми и аналитическими отчетами, нормативно-законодательными актами и т.д.), которые участвуют в бизнес-процессах;
Кадровый - подразумевает сбор и регистрацию информации, которая связанна с учетом кадров организации: изменении должности и увольнении сотрудников, переводе, о приеме, штатных расписаниях, прогулах и дисциплинарных взысканиях, графиках отпусков, должностных инструкциях и т.д.
Технический - информационные потоки координируются для подготовки и поддержки жизненного цикла проектной документации (создания, оформления, согласования, утверждения, внесения поправок и архивирования);
Архивный - обеспечивает в процессе делопроизводства своевременную передачу документов на архивное хранение и их учет согласно номенклатуре дел. Она пересматривается ежегодно
Управленческий документооборот
Управленческий документооборот - это движение управленческих документов с момента их создания до передачи в архив. От ее правильной организации зависит рациональность и своевременность принятия решений управлением компании, а также реагирование на любые изменения конъюнктуры рынка, которые влекут определенные последствия.
Залог успешного бизнеса – это правильные и своевременные решения, принимаемые руководством фирмы, а также чуткое реагирование на любые изменения на рынке, влекущие определенные последствия для компании.
С учетом постоянного роста управленческой информации, сложностей при ее хранении и обработке, привычные формы работы с документами становятся неэффективными. Особенно заметна эта ситуация в крупных компаниях с развитой филиальной сетью и большим числом людей, вовлеченных в процесс принятия решений.
Финансовый документооборот
Финансовые документы является сложносоставными документами, кроме собственных вложений в виде приложений, дополнительных соглашений, он имеет прямую связь с сопутствующими документами финансового, бухгалтерского, юридического, технического толка (прайсы, акты, счета, грузовые таможенные декларации, накладные, сертификаты, спецификации, инструкции и т. д.). Документы должны быть аутентичными, достоверными и целостными. Соответственно система ведения финансовых документов должна учитывать это и предоставлять пользователю гибкую структуру рабочих документов, а также поисковые срезы по разным критериям. Работа с контрактами и первичной документацией необходима не только финансистам и бухгалтерам, но и менеджерам, продавцам и другим специалистам организации. Такие функции не имеет смысла требовать от финансовых программ, основная задача которых ведение учета и подготовка отчетов. Ответом на поставленную задачу может стать внедрение корпоративной информационной системы (КИС) или как ее еще называют ERP-системы. Данные системы обладают необходимыми модулями документооборота, но являются сложными во внедрении и крайне дорогостоящими. Таким образом, основной задачей внедрения системы финансово-экономического документооборота является повышение качества, достоверности и оперативности материально-хозяйственного учета компании.
Финансовые и бухгалтерские документы – это своеобразная основа всей совокупности рабочих процессов на предприятии. Документооборот – это совокупность таких бумаг, в числе которых львиная доля отведена первичной документации. Именно поэтому многие компании работают над тем, чтобы совершенствовать рабочие процессы, сопряженные с финансовой документацией, сократить затраты времени, материалов и финансов на каждом участке, исключить человеческий фактор. Существует несколько способов добиться необходимого эффекта. Одним из них, и наиболее эффективным, является организация документооборота с помощью электронных технологий.