Файл: Управление документооборотом.pdf

Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборот не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

Взаимосвязи системы автоматизации документооборота канцелярии

Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия. В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации, как центральную систему, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота, своеобразного ядра системы автоматизации производственной деятельности предприятия.
На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит для накопления документов долговременного хранения и их поиска

• • 1. КАНЦЕЛЯРИЯ И ДОКУМЕНТООБОРОТ УРОВНЯ ОТДЕЛА

Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией. Мало того он только начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит через подразделения организации. В принципе канцелярию за редким исключением не волнует документооборот в отделах. Только в некоторых случаях, когда на канцелярию пробуют "вешать собак" за вовремя неисполненные документы ее серьезно волнует положение дел в подразделениях.

На уровне подразделений документооборот должен позволять вести внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в другие подразделения предприятия. Документооборот уровня отдела отличается от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен отслеживаться и регистрироваться.

• 1. ТИПЫ ДОКУМЕНТОВ, КЛАССИФИКАЦИЯ И ИХ ВЗАИМОСВЯЗИ

Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего на всего три вида:

---

• • 1. Входящие - это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

Существует несколько этапов обработки входящей документации:

• начальная обработка документов;
• предварительное рассмотрение;
• регистрация документов;
• изучение документов руководством;
• передача документов исполнителям;
• отправка документов;
• создание дел и хранение документов.

Варианты получения документов организацией могут быть разными. Документы могут быть получены от курьера, от посетителей, приняты по факсу или в виде телефонограммы.

Корреспонденция без указания адресата или на имя руководителей организации обрабатывается специальной службой, предназначенной для обеспечения управления документооборотом, службой документационного обеспечения управления (ДОУ). Если же документы направлены в конкретные отделы организации, то их обрабатывают секретари данных подразделений.

• • 1. Исходящие - большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: “Прошу дать справку по вопросу … в срок до …”).
    2. Внутренние - данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Обработка внутренней и исходящей документации

Данные категории документов при управлении документооборотом обрабатывать проще, чем входящие. Для этого необходимо их также зарегистрировать и отправить получателям. Регистрация исходящей и внутренней документации аналогична регистрации входящей, за исключением того, что в реквизитах отсутствуют пункты «дата» и «индекс поступления». Если внутренний документ передается в другое подразделение, он регистрируется снова.

---

Существует несколько категорий внутренних документов:

• приказы по основной деятельности;
• акты ревизий;
• приказы по личному составу;
• отчеты;
• протоколы мероприятий;
• докладные записки.

Документы для каждой категории необходимо регистрировать отдельно, а индексы документам присваиваются в пределах каждой категории. В категориях используется простая нумерация документов. Документы передаются исполнителям под расписку в форме регистрации.

Обязательной для службы ДОУ является статистика обработанных документов, которая должна включать виды документов и их копии. Информация об учете корпоративного документооборота представляется руководству организации.

Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные — жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе делопроизводство оно безусловно необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов — входящие, внутренние и исходящие.

Прежде всего все документы, проходящие через общий отдел обладают уникальным регистрационным номером (возможно свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов). Мало того, любая бумага не имеющая регистрационного номера — это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.

• • 1. ОБЩИЕ АТРИБУТЫ ДОКУМЕНТОВ

Атрибуты документов у каждого партнера весьма разнообразны. В то же время можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически во всех организациях. Причем эти общие атрибута несколько различны у всех типов канцелярских документов.

Общие атрибуты документов

1) Регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера может быть различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.

2) Источник документа (контрагент). Указывает откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия.

---

3) Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника предприятия, которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при сменен кадрового состава предприятия).

4) Код документа по номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной деятельности. Номенклатура дел — это формальный список дел предприятия, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранее данная номенклатура являлась достаточно статичной, в современных условиях номенклатура дел является высоко динамичным документом, который может обновляться 1-4 раза в год.

Далее в документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа.

•Входящие документы имеют кроме базовых атрибутов еще:

•Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно из входного документа (где он может быть указан) или из типа входного документа, которая определяет сроки ответа на те или иные входные документы (например, заявление граждан о предоставлении гражданства СССР должны быть рассмотрены в течении 6 месяцев со дня подачи заявления в консульский отдел).

•Контролирующее лицо. Обычно это одно из первых лиц предприятия, которое назначает конкретного исполнителя документа и ставить резолюцию “Об исполнении доложить” Данный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документа соответствующему субъекту.

• • 1. ОЦЕНКИ ОБЪЕМОВ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Приведены некоторые оценки объемов корреспонденции для различных организаций. Так например через канцелярию центрального офиса Национального банка Украины за год проходит: 16 тыс. единиц входящих документов (помимо этого еще порядка 8 тыс. документов поступают децентрализовано непосредственно в подразделения банка), 25 тыс. писем граждан, 24 тыс. единиц исходящих документов. При этом список данных документов непосредственно в канцелярии храниться в течении 3 лет для 90% документов, а оставшиеся 10% в течении 5 лет. Тексты документов хранятся в канцелярии (в архивном отделе канцелярии) до конца текущего года, далее они передаются в архив на долговременное хранение. Передача документов на архивное хранение может осуществляться и более мелкими порциями, несколько раз в год.

---

Документооборот Государственной думы имеет несколько больший объем — 90-120 тыс. документов в год. Документооборот Дома правительства Российской федерации составляет 90-110 тыс. документов в год (эти цифры приведены без учета писем граждан). Характерные сроки хранения перечня документов для этих организаций — 5 лет для думы и 1 год для аппарата правительства. Далее все документы передаются в архив. К сожалению подразделение по типам документов в этих организациях не известно. Можно считать то, что входящие и исходящие представлены примерно в равных пропорциях.

Рассчитаем необходимые объемы базы данных для хранения таких объемов документов.

Карточка документа занимает примерно 2 Кб на диске (цифра характерная для сложной карточки документа в DOCS Open). Еще 1 Кб на карточку занимает ее индекс. Таким образом под один документ на диске требуется 3 Кб дискового пространства для данных. Учитывая то, что крупная организация имеет поток порядка 50-100 тыс. документов в год и карточка документа храниться в течении 3 лет, то для хранения 150-300 тыс. документов потребуется примерно от 0.5 до 1 Мб на диске.

РАЗДЕЛ 3. ПРИМЕРЫ КОНКРЕТНЫХ ВНЕДРЕНИЙ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

ИркутскГипродорНИИ

АО "ИркутскГипродорНИИ" - Государственный научно-исследовательский институт проектирования автомобильных дорог и изысканий занимается комплексным проектированием дорог всех категорий федерального и местного значения, различных транспортных сооружений, проектированием объектов промышленного и гражданского строительства, а также проводит инженерные изыскания в районе строящихся объектов с их последующим обслуживанием.

Регион проводимых работ чрезвычайно широк - от Красноярского края на восток, через Бурятию и Якутию, до Читинской, Амурской областей и Дальнего Востока. Численность сотрудников составляет приблизительно 450 человек, а компьютерный парк 200 единиц. Еще в 70-х годах система документооборота, тогда еще полностью бумажного, была налажена весьма неплохо. В ее основе лежало "Положение о правилах обращения служебных документов", а в штате предусматривалась специальная должность - инспектор по документообороту, в служебные обязанности которого входило отслеживание выполнения инструкций по обращению документов, обеспечение целостности документооборота и контроль сроков их исполнения. Однако в конце 80-х возникла ситуация, когда процесс документооборота предприятия нарушился, а введение в технологический цикл компьютеров только усугубило ситуацию. В свете необходимости объединения имеющихся рабочих станций в корпоративную сеть было принято решение организовать автоматизированное управление и обработку больших потоков технических и офисных документов.

---