Добавлен: 16.06.2023
Просмотров: 3574
Скачиваний: 3
Такая система позволяет оптимизировать все процессы, сопряженные с финансовыми бумагами предприятия, сделав такой документооборот безбумажным. Однако для начала стоит определиться, что документооборот – это сложная система взаимодействия на любом предприятии, в работе которой необходимо хорошо разбираться. Только так можно гарантировать качественное исполнение получаемых заданий и команд.
Кадровый документооборот
Для любого юридического лица важно правильно организовать кадровый документооборот. Успех бизнеса – планы на долгие годы вперед, а планы – это, прежде всего, порядок в документации. В РФ предусмотрены требования к документообороту по кадровому чету. Юристы отмечают, что грамотно оформленная кадровая документация – залог эффективной деятельности сотрудников во благо предприятия.
Работа с различными видами документов является одной из задач отдела кадров, а так же менеджеров по управлению персоналом. С вступлением в силу ФЗ «О персональных данных» остро стал вопрос об обработке персональных данных в кадровом документообороте. Это, прежде всего, связанно с тем, что в трудовые правоотношения вовлечено огромное количество людей и организаций. К тому же, в соответствие с данным нормативно-правовым актом, все работодатели получили статус операторов обработки персональных данных, что значительно осложнило кадровый документооборот. Данная проблема имеет два аспекта:
- Защита персональных данных сотрудников в рамках документооборота организации;
- Защита персональных данных соискателей.
Для ведения кадрового документооборота, по общему правилу, применяются унифицированные формы, но юристы отмечают, что документация может вестись и в произвольной форме. Унифицированная форма ведения кадровой документации утверждена постановлением Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате».
Как показывает практика работы трудовых инспекторов, проверяющих наличие и законность кадрового документооборота, к его ведению, работодатели относятся достаточно формально. Зачастую, документация ведется «для галочки».
Технический документооборот
Исторически сложилось так, что технический документооборот и его автоматизация никогда не рассматривался ни как самостоятельная дисциплина, ни как комплексная система управления. Были и есть стандарты ЕСКД, ЕСТД и других групп, отраслевые стандарты, в которых технологические, организационные и процедурные вопросы, связанные с технической документацией и документооборотом достаточно хорошо отработаны и проверены десятилетиями.
Стандартов на электронные технические документы (ЭТД) в России пока не существует. Да и сама система стандартизации электронного документооборота строится весьма нелогично: разрабатываются частные системы стандартов, охватывающие некоторые частные области его применения (например, стандарты STEP, стандарты серии ГОСТ Р ИСО 10303 и др.), в то время, как нет основополагающих общесистемных стандартов на электронный документ, системы управления электронной документацией и системы управления электронными данными.
Стандартов на электронные технические документы (ЭТД) в России пока не существует. Да и сама система стандартизации электронного документооборота строится весьма нелогично: разрабатываются частные системы стандартов, охватывающие некоторые частные области его применения (например, стандарты STEP, стандарты серии ГОСТ Р ИСО 10303 и др.), в то время, как нет основополагающих общесистемных стандартов на электронный документ, системы управления электронной документацией и системы управления электронными данными.
Архивный документооборот
Архивный документооборот — это прием и хранение документов в архив с целью обеспечения ретроспективной функции. В крупных организациях архивное делопроизводство может быть поручено специально созданному отделу, в небольших — канцелярии или секретарю.
Архивный документ, по определению закона «Об архивном деле в Российской Федерации» – это материальный носитель с зафиксированной в нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Как мы далее увидим, критерии значимости документов неоднократно менялись в ходе истории, что и определило состав и сохранность архивных фондов.
Архив – это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов.
Само слово архив произошло от греческого archeion и латинского archivum, означающих присутственное место. В русском языке оно появляется во времена Петра I. В частности, в Генеральном регламенте 1720 г. говорится: «Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оные три года в Канцелярии и в Конторе лежали, потом в Архив с распискою Архивариусу отдаются».
Существует также понятие Архивный фонд Российской Федерации (равно как и понятия Национальный архивный фонд Украины и Национальный архивный фонд Республики Беларусь), которое означает всю совокупность архивных документов, которые имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и подлежат постоянному хранению. Другими словами, Архивный фонд Российской Федерации – это все документы, которые имеют ценность какого-либо рода для собственника или государства и должны храниться в архивах (причём как государственных, так и нет).
-
- ЭТАПЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В БУХГАЛТЕРИИ
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля над совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
Создание носителей первичной учетной информации (документов) — это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.
Этапы документооборота:
1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;
2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;
3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;
4. Сдача в архив.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.
Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
-
- СПОСОБЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТ
Существуют три способы учета документации:
Бумажный - означает, что все финансово-хозяйственные операции отражаются в документах. Операции оформляются только на бумажном носителе, но должны указываться обязательные реквизиты и удостоверяются подписями составителей. Для этого необходимо потратить достаточно денежных средств и существенного количества времени на создание, обращение и хранение документации. Возможен риск безвозвратной утраты документа в случае уничтожения материального носителя.
Электронный - подразумевает, что все бизнес-процессы регистрируются в документах, не имеющих оригинала на бумажном носителе, они хранятся только электронном виде. Для обеспечения документов юридической силой применяются электронно-цифровые подписи. Они защищают от плагиата и искажения документации. Такой способ учета позволяет уменьшать время на создание документов и усилить контроль над их перемещением.
Смешанный - предполагает, что согласование и утверждение документов осуществляется в бумажном виде, а с помощью компьютеров выполняется подготовка и передача между структурными подразделениями или работниками. Оригинал документа на бумажном носителе имеет юридическую силу. Этот способ обеспечивает оптимизацию графика движения документации на предприятии.
На предприятиях широко используются электронные средства обработки и создания документов, поэтому документооборот рассматривается как основная часть информационного обеспечения управления. Она включает в себя движение информационных потоков организации в которых она их получает, использует, обрабатывает, перерабатывает,. При использовании разных технологий обработки документов, организация документооборота берет за основу установленные принципы, или правила, которые обеспечивают оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с наименьшими затратами времени
РАЗДЕЛ 2. МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ОРГАНИЗАЦИИ
-
МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ОРГАНИЗАЦИИ
Организация документооборота на предприятии и управление документооборотом — это сложная отрасль управленческой деятельности. Поэтому уже давно существуют решения для автоматизации документооборота. В настоящее время появилось немало информационных программных систем для управления документооборотом, значительно упрощающих все операции документооборота. Одной из ведущих систем автоматизации документооборота на российском рынке является клиент-серверная система корпоративного документооборота «Организационно-распорядительный документооборот» (ОРД). Системы, подобные ОРД, обеспечивают автоматизацию документооборота, электронную обработку документов и предоставляют эффективные механизмы организации документооборота на предприятии и управления документооборотом.
Для полноты картины на предприятии система документооборот не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.
Поток корпоративного документооборота делится на три составляющие:
- Документы, поступающие от других организаций (входящие),
- Документы, отправляемые в другие организации (исходящие),
- Документы, используемые в процессе управления организацией (внутренние).
- ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ КАНЦЕЛЯРСКОЙ РАБОТЫ
В данном разделе перечислены основные принципы организации устойчивого и управляемого документооборота для организации. Все они изложены в литературе и известны практически любому руководящему работнику, но как показывает практика они достаточно часто нарушаются.
Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы не учтенные в канцелярии теряются чаше всего.
В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме (см. "Методы связей с внешним миром"), то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию (желательно в режиме on-line связи с канцелярией). Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии.