Добавлен: 16.06.2023
Просмотров: 244
Скачиваний: 3
С точки зрения общества основное назначение почти всех производственных организаций определяется целями удовлетворения рыночной потребности в производимой продукции и услугах. Вместе с тем соответствие между организационной структурой управления и системой целей не может быть однозначным.
Переход от целей организации к её структуре. В единой системе обязаны рассматриваться и различные методы формирования организационных структур управления. Природа этих методов различная, в отдельности каждый из них не позволяет решить практически все важные проблемы и должен применяться в органическом сочетании с другими.
Процесс организационного проектирования заключается в последовательности приближения к модели рациональной структуры управления, в котором методы проектирования играют второстепенную роль при рассмотрении, оценки и принятия к практической реализации наиболее эффективных вариантов организационных решений.
Существуют взаимодополняющие методы:
Метод аналогий по отношению к проектируемой организации, состоит в применении организационных форм и механизмов управления. Выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения относится к методу аналогий.
Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением её руководителей и других работников. Сюда входит проведение экспертных опросов руководителей и членов организации для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функционирования аппарата управления, обработка полученных экспертных оценок статистико-математическими методами.
Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации, включая их количественную и качественную формулировки. Чаще всего выполняются следующие этапы при его использовании:
Разработка системы (дерева) целей, представляющей собой структурную основу для увязки всех видов организационной деятельности, исходя из конечных результатов;
Экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной структуры с точки зрения организационной обеспеченности достижения каждой из целей, соблюдения принципа однородности целей, устанавливаемых каждому подразделению, определения отношений руководства, подчинения, кооперации подразделений исходя из взаимосвязей их целей и т.п.;
Составление карт прав и ответственности за достижение целей для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности (продукция, ресурсы, рабочая сила, информация, производственные и управленческие ресурсы); конкретные результаты, за достижения которых устанавливается ответственность.
Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. Можно назвать несколько основных типов организационных моделей:
математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений и неравенств;
графоаналитические модели организационных систем, представляющие собой сетевые, матричные и другие табличные и графические отображения распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей. Примерами могут служить «мета схемные» описания материальных, информационных, денежных потоков совместно с управленческими действиями.
натурные модели организационных структур и процессов, заключающиеся в оценке их функционирования в реальных организационных условиях.
математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур.
Процесс проектирования организационной структуры управления должен быть основан на совместном использовании охарактеризованных выше методов. Выбор метода решения той или иной организационной проблемы зависит от её характера, а также от возможностей для проведения соответствующего исследования.
2. Аналитическая основа оптимизации структуры управления
2.1 Характеристика конкретной организации
ОАО «Экспомаркет» - была сформирована в 1994 году и уже 20 лет успешно работает на рынке складских услуг.
На базе современных складских помещений класса B и B+ компания предлагает услуги по надёжному хранению и обработке товаров широкого спектра, все виды погрузочных и разгрузочных работ, включающих в себя прием и отправку ж/д вагонов, операции с негабаритными грузами, ведение складского учёта, проведение полных и выборочных инвентаризаций. Ещё одним из приоритетных направлений данной компании является сдача в аренду складских помещений и офисных площадей.
ОАО «Экспомаркет» является членом Санкт-Петербургской торгово-промышленной палаты. У компании есть более 100 компаний партнёров.
На данный момент на ОАО «Экспомаркет» трудится около 200 человек. Заработная плата сотрудников с периодичностью индексируется и выплачивается регулярно.
В данное время компания проводит огромную работу для привлечения новых клиентов и внедрению новых технологий по обработке груза.
2.2 Анализ существующей структуры управления
Компания использует линейно-функциональная структуру управления, которая изображена на рис. 7. Максимальное получение прибыли является важнейшей задачей.
Возглавляет компанию совет акционеров. Члены совета избирают генерального директора, он в свою очередь занимается основными функциями управления, такими как:
оперативное управление,
перспективное развитие,
планирование,
финансово-экономическую стратегию.
В обязанности директора также входит и кадровая политика, работа с кадрами.
Функция главного бухгалтера - ведение материального и финансового учёта, расчёт заработной платы сотрудникам. Он занимается организацией учёта поступающих денежных средств, формирует акты выполненных работ клиентов и составляет бухгалтерскую и налоговую отчётность.
Юридический отдел - основной задачей юридического отдела состоит в соблюдении законности деятельности фирмы, защите правовых интересов компании, информировании обо всех изменениях в законодательстве.
Отдел информационных технологий - задачи системного администратора заключаются в организации доступа к локальным и глобальным сетям; настройке системы безопасности, планировании общей политики безопасности; поддержке рабочего состояния программного обеспечения серверов; защите от вирусных программ, обновлении антивирусных баз, настройке и установке сетевых сервисов, поддержании их в рабочем состоянии. Повышать профессиональный уровень специалистов в вопросах практического применения новых информационных технологий и сопутствующего программного обеспечения.
Заместитель генерального директора – имеет право управлять напрямую различными отделами, осуществлять рациональную и эффективную организацию предприятия, доводить информацию до сведения сотрудников путём проведения собраний; осуществлять мотивацию сотрудников; контролировать путём получения отчётности (месяц, квартал, год) работы отдела и её анализа. Анализирует результаты деятельности, представляет полученные данные непосредственному руководителю.
Заместитель генерального директора по эксплуатации - занимается обеспечением эксплуатации зданий, сооружений и оборудования в них (лифтов, пандусов и др.). Занимается разработкой потенциальных и текущих планов (графиков) различных видов ремонта оборудования и других основных фондов предприятия (канализации, систем водоснабжения, зданий, воздухопроводов и т.д.), а также мерами по улучшению их обслуживания и эксплуатации, а также проводит контроль по выполнению утвержденных планов.
Кроме выше перечисленных руководителей у Генерального директора в прямом подчинении находятся секретарь референт, совмещающий функции отдела по работе с персоналом, то есть оформляет трудовые контракты, переводит либо увольняет сотрудников.
Нужно усовершенствовать схему подчинённости Генеральному директору, то есть минимизировать.
Дальше давайте рассмотрим ветви управления заместителей Генерального директора.
Менеджер по работе с клиентами - анализирует аудиторию потенциальных клиентов, выясняет клиентские потребности, их уровень и направленность. Занимается разработкой методик по поиску клиентов, планированием работы с клиентами, составлением схем по обращениям к клиентам. Самостоятельно занимается поиском клиентов всеми возможными способами (размещает рекламу, направляет предложения с помощью коммуникационных средств, электронной почты, факсимильных сообщений, т.д.). Составляет договоры и рассчитывает тарифные планы.
Контрольно-пропускная служба (КПС) - осуществляет проверку работников компании на благонадёжность, обеспечивает сохранность имущества и ТМЦ компании.
Секретарь делопроизводства - предварительно сортирует документы, которые поступают руководителю на рассмотрение и подпись; занимается сбором, обработкой и систематизацией информации, необходимой руководителю для работы; гарантирует учёт, приём, регистрацию, контроль исполнения документов, помогает в проведении телефонных переговоров руководителя; ежегодно отбирает документы на архивное хранение или на уничтожение.
Начальник распределительного центра - занимается оперативным управлением деятельности складов. Организовывает хозяйственные работы, связанные с функционированием склада. Управляет коллективом склада: подбирает, помогает адаптироваться и мотивирует сотрудников, осуществляет контроль двух складов, помогает менеджеру по работе с клиентами, проводит совещания, составляет годовые отчеты, проводит инвентаризации, размещает товар на складе.
По моему мнению, необходимо утвердить две новые штатные единицы в подчинение юридического отдела. Создать отдел по работе с персоналом, чтобы секретарь референт освободился от второй должности, создать логистическую службу для заместителя генерального директора, в подчинении которого будут распределительный центр, склад ответственного хранения, участок ПРР, отдел железнодорожных перевозок.
В подчинении у начальника распределительного центра находятся:
склад ответственного хранения, работники склада занимаются приемом, распределением и хранением товара небольших фирм, ещё занимаются определением и тарификацией всех услуг предоставляемых той или иной компанией.
Участок (ПРР) занимается погрузочными и разгрузочными работами контейнеров и других, а/м, а также перегрузами.
Распределительный центр (центральный склад) - данный склад хранит и обрабатывает товар, крупной компании «О’Кей». Вся территория склада занята компанией. Работники этого склада осуществляют сбор заказов для магазинов, комплектую их, отслеживают состояние товарных запасов и источники поступления товара, их стоимость, условия поставки.
Отдел организации учета и документооборота – занимается приёмом и обработкой заказов клиентов, выписывает все нужные документы на товар; выявляет недостачу и излишки товара на складе, участвует в инвентаризации, обрабатывают претензии, тесно связаны с грузчиками, комплектовщиками, соответственно занимающиеся приемкой, сбором и доставкой товара клиенту.
У заместителя генерального директора в подчинении находятся:
Административно-хозяйственный отдел (АХО) – занимается уборкой и содержанием помещений и связанных с ними территорий с учётом санитарных и противопожарных норм. Он занимается текущим и капитальным ремонтом строений, заключает договоры на обслуживание с поставщиками коммунальных услуг и услуг связи. АХО снабжает сотрудников расходными материалами на хозяйственное обслуживание и канцелярскими товарами, а также по согласованию с директором мебелью и оргтехникой.
Инженер по охране труда - проводит вводный инструктаж по Охране труда (ОТ) и Правилам пожарной безопасности (ППБ). Разрабатывает инструкции по локальным нормативным актам‚ программы обучения охране труда, а также мероприятия по охране труда. Контролирует соблюдение безопасных условий труда и промышленной безопасности на строительных объектах. Взаимодействует с органами контроля. Проверяет знания сотрудников. Проводит обучение и аттестацию, а также учёт и расследование несчастных случаев.