Файл: БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И АНАЛИЗ..pdf

ВВЕДЕНИЕ

Характерной особенностью бухгалтерского учета является непрерывное и сплошное отражение фактов финансово-хозяйственной деятельности организации. Обязательное условие при этом - подтверждение их первичными документами.

Одним из неотъемлемых требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, является достоверность его показателей. Таким образом, данные бухгалтерского учета должны полностью соответствовать действительности. Однако данные учета иногда расходятся с реальными данными.

На практике факты расхождения не могут быть выявлены в момент их возникновения - они не поддаются учету, так как не охватываются документированием. Они устанавливаются лишь периодическими сверками фактических остатков средств с данными учета. Такая сверка дает возможность дополнять и уточнять учетные данные, а также бороться с различными нарушениями. Фактические остатки выявляются специальными описями, которые называют инвентаризациями.

Целью моей работы является изучение теоретических и практических аспектов документирования и инвентаризации на предприятии. Объектом исследования выступает Общество с ограниченной ответственностью «Страховое общество «Сургутнефтегаз». Предмет исследования, соответственно, - совокупность отношений, процессов, явлений возникающих в данной компании по поводу документирования и инвентаризации.

Для достижения поставленных целей необходимо выполнить несколько задач:

- определить понятие документирования;

- выявить значение документирования в учете и контроле;

- изучить понятие, виды и сроки проведения инвентаризации;

- привести порядок проведения и отражения в учете результатов инвентаризации имущества и обязательств;

- дать краткую характеристику исследуемому предприятию;

- описать порядок проведения и отражения в учете результатов инвентаризации имущества и обязательств в ООО «Страховое общество «Сургутнефтегаз»;

- описать организацию системы документооборота в ООО «Страховое общество «Сургутнефтегаз»;

- подготовить рекомендации по совершенствованию документирования и инвентаризации в ООО «Страховое общество «Сургутнефтегаз».

При написании работы для освещения теоретических аспектов, в основном, были использованы нормативно-правовые акты, регулирующие отношения, связанные с исследуемыми аспектами в Российской Федерации. Также был использован широкий список учебной и научной литературы известных авторов и издательств. Для исследования практических аспектов рассматриваемой темы были использованы внутренние локальные акты ООО «Страховое общество «Сургутнефтегаз».

Работа состоит из двух глав, введения, заключения и списка использованных источников. Первая глава освещает теоретические аспекты документирования и инвентаризации, тогда как вторая глава содержит в себе теоретические аспекты данных вопросов на примере исследуемой организации. Каждая из глав разделена на три подпункта, в соответствии с поставленными в работе задачами.

ГЛАВА 1. Теоретические аспекты документирования и инвентаризации

1.1. Понятие документирования, его значение в учете и контроле

Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами. Необходимо также отметить, что документация является одним из важнейших элементов метода бухгалтерского учета.

Рассмотрим понятия документа и документации (документирования), а также их значение для организации учета и контроля на предприятии.

В соответствии с Законом об информации документированная информация (документ) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [26, ст. 2].

Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен [14, с. 48].

Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения [13, с. 61].

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой компании, являются:

• формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности предприятия, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;
• обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
• своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов [13, с. 63].

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям. В организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственной операции [21, с. 57].

Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции [7, с. 131].

К учету принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово - хозяйственной деятельности для оформления совершенных хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые формы первичных документов. При необходимости организации имеют право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учетных регистров, которых нет в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации и альбомах отраслевых специализированных форм документов. К тому же, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм, при условии сохранения основных реквизитов без изменений [11, с. 241].

В соответствии с п.2 ст.9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи должностных лиц [27, ст. 9].

В п.13 Положения по ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов наряду с вышеперечисленными отнесены также:

• код формы;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники [19, ст. 13].

Все документы, на сегодняшний день применяемые в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам [4, с. 101].

По своему назначению документы подразделяются на:

• распорядительные документы, содержащие в себе предписание совершить какое-либо действие или ряд действий, разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (например, приказ на выплату премии, распоряжение руководителя на выдачу денежных средств под отчет, платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета и т.д.);
• оправдательные документы, подтверждающие факт совершения определенных хозяйственных операций и обоснованность их совершения, содержащие информацию об исполнении распоряжения (например, накладные, авансовый отчет, квитанция к приходному кассовому ордеру и т.д.);
• документы бухгалтерского оформления, предназначенные исключительно для целей бухгалтерского учета, конкретизирующие или поясняющие отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий (например, бухгалтерская справка, расчет амортизации основных средств и т.д.);
• комбинированные документы, заключающие в себе функции распорядительных (разрешительных), оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления (например, расчетно-платежная ведомость или расходный кассовый ордер, являющиеся, с одной стороны, распоряжением на выплату денежных средств из кассы определенным лицам, а с другой, - подтверждением получения указанными лицами соответствующих денежных сумм) [4, с. 103].

В приложении приведены примеры заполненных форм первичных документов: авансового отчета, накладной, бухгалтерской справки и расходно-кассового ордера (Приложение 1-4).

Таким образом, в первом пункте работы рассмотрены такие понятия как документ и документация. Были освещены определения, содержащиеся в нормативно-правовых актах, а также в учебной и научной литературе. Описаны основные виды документов в зависимости от их назначения. Далее выяснили значение и роль данных категорий в организации учета и контроля на предприятии.

1.2. Понятие, виды и сроки проведения инвентаризации

Инвентаризация - это проверка имущества и обязательств организации путем подсчета, обмера, взвешивания. Она является способом уточнения показателей учета и последующего контроля за имуществом и обязательствами организации [12, с. 256].

Инвентаризация - один из эффективнейших приемов сохранности собственности, качественного состояния сырья, материалов, готовых изделий, правильности ведения складского учета и хозяйства. Инвентаризация обязательна для всех кооперативных, государственных и общественных предприятий, организаций и учреждений.

Инвентаризация - это установление фактического наличия средств и их источников, произведенных затрат путем пересчета остатков в натуре или путем проверки учетных записей. [11, с. 111]

Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств [5, с. 234].

Необходимо отметить также, что инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам [5, с. 156].

В зависимости от размера охвата проверкой имущества и обязательств предприятия выделяют полную и частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризация включает все виды имущества и финансовых обязательств организации. Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества и обязательств, например, только основные средства, материалы или запасы. В приложении представлен акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по счету 76.02 «Расчеты по регрессионным претензиям» (Приложение 5).

Инвентаризации могут быть плановыми, которые проводят в заранее оговоренные сроки, и внезапными, которые проводят для установления наличия ценностей, не информируя заранее материально ответственное лицо. Таки проверки осуществляют по распоряжению контролирующих органов, руководителей организаций, по требованию ревизоров, следственных и надзорных органов [24, с. 318].

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев проведения обязательной инвентаризации [24, с. 425].