Файл: К.Л. Спец.діл ІІ курс Дс-2.doc

Описи справ структурного підрозділу складає особа, відповідальна за стан діловодства у структурному під­розділі, за методичною допомогою працівників архіву ус­танови.

Складаючи опис справ структурного підрозділу, варто дотримуватися таких правил:

• номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового його позначення за номенклату­рою справ з додаванням великої початкової літери най­менування категорії документів, що складають опис, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до нього справи. Так, описи справ постійного, тривалого збе­рігання і з особового складу кадрів структурного підрозділу №5, що значаться за номенклатурою й заведені у 2001 p., будуть мати номери: 5П-01, 5Т-01 та 5К-01;

• графи опису заповнюються згідно з відомостями, винесеними на обкладинку справи. Опис на справі три­валого зберігання мусить мати додаткову графу «Строк зберігання»;

• графа опису «Примітка» використовується для по­значок про особливості фізичного стану справ, переда­вання справ іншим структурним підрозділам установи, наявність копій тощо;

• систематизація справ структурного підрозділу, що вноситься до опису, має відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи в цілому;

• кожна справа вноситься до опису під порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (час­тин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером;

• у разі внесення до опису підряд справ з однакови­ми заголовками повністю записується тільки заголовок першої справи; решта відомостей про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису за­головок відтворюється повністю);

• справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

Описи ведуть протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року ста­новлять річний розділ опису.

Наприкінці опису роблять підсумковий запис, в яко­му вказують (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться за ним, перший і останній номери справ, обу­мовлюють особливості нумерації (літерні і пропущені номери).

До річного розділу опису вносять також справи, не завершені діловодством протягом року. В таких випадках наприкінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, зазначають: «Документи з цього питання див. також у розділі за рік, N .

Опис справ структурного підрозділу підписує укладач із зазначенням своєї посади; далі опис погоджується з начальником канцелярії і затверджується керівником структурного підрозділу. У разі наявності в структурному підрозділі установи експертної комісії, опис розгля­дається і затверджується нею.

Правила передачі справ на зберігання

---

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого зберігання разом з реєстраційними журналами, кон­трольно-обліковими картками на документи передають до архіву установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2002 р. передають до архіву у 2004 p.). Справи тимчасового зберігання переда­ють до архіву на розсуд керівника установи.

Передачу справ до архіву установи здійснюють за графіком, складеним архівом і погодженим з керівника­ми структурних підрозділів та затвердженим керівником установи. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів установи оформ­ляє їх видачу в тимчасове користування.

Приймання (передавання) кожної справи здійснює завідувач (спеціальний співробітник) відомчого архіву в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного впорядкування та оформлення. Справи постій­ного і тривалого зберігання передаються до архіву за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпро­ти кожної справи робиться позначка про її наявність. Наприкінці кожного примірника опису завідуючий архівом або особа, відповідальна за архів установи, роз­писується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату.

---

ТЕМА ЗАНЯТТЯ: Принципи побудови та функціонування систем електронного документообігу

План:

1. Стадії автоматизації документообігу.

2. Види систем електронного документообігу.

3. Загальні принципи побудови системи електронного документообігу.

4. Основні вимоги до систем електронного документообігу.

Документообіг у системі управління

Організація документообігу підприємства залежить від масштабу діяльності підприємства, його функцій, кількості ланок управління і обсягу документопотоків.

Управління соціальними процесами реалізується за допомогою управлінської інформації, яка відображає зміст управлінських дій. Обіг управлінської інформації здійснюється за допомогою управлінських документів. Процеси діловодства та документообігу розглядаються, перш за все, як документальне відображення і забезпечення управлінських процесів. В цьому сенсі діловодство та документообіг слід розглядати як документальне забезпечення управління, тобто як систему вторинних процесів, які забезпечують і відображають процеси управління.

Документи можуть бути класифіковані за такими ознаками:

• за змістом: з адміністративних питань, з бухгалтерського обліку, планування та ін.;

• за походженням: службові, особисті;

• за терміновістю: термінові, нетермінові;

• за доступністю: секретні, особливо секретні, для службового використання, несекретні;

• за формою: типові, індивідуальні;

• за термінами зберігання: тимчасового зберігання довготермінового, постійного;

• за характером інформаційних зв’язків: вхідні, вихідні, внутрішні;

• за типом носіїв: паперові, електронні;

• за назвою: акти, інструкції, протоколи, накази, звернення та ін.

Документальні потоки у системі управління

Документопотік		це потік документів, які циркулюють між пунктами опрацювання і створення інформації (керівниками організації і структурних підрозділів, спеціалістами) і пунктами технічного опрацювання документів (експедицією, секретаріатом, канцелярією та ін.)

Документообіг здійснюється у виді потоку документів між:

• тими, хто аналізує та продукує інформацію або приймає рішення (керівники підприємства та підрозділів, спеціалісти та кваліфіковані працівники);

• пунктами технічного опрацювання документів в організації (секретар керівника, канцелярія, експедиція архів).

Виділяють три основних документальних потоки:

документопотік вхідних документів (листи, угоди, рекламні оголошення, відомчі розпорядження та інструкції тощо). Більша частина документів, які обробляються, адресовані керівнику підприємства (85-90%), тільки 10-15% - заступникам керівника, керівникам структурних підрозділів і конкретним виконавцям;

документопотік внутрішніх документів - з одного підрозділу в інший (накази, розпорядження, інструкції керівництва, службові записки, акти та ін..);

---

документопотік вихідних документів, який спрямовується у зовнішнє середовище (листі та відповіді на листи, угоди, звіти, контракти, прес-релізи тощо).

Документопотік характеризується такими параметрами:

1. змістом або функціональною належністю;

2. структурою;

3. режимом або циклічністю;

4. спрямованістю

5. обсягом.

У 1974 р. у Єдиній державній системі діловодства (Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР) був визначений метод встановлення організаційної структури служби діловодства залежно від обсягів документообігу. Відповідно, організації поділяють на такі категорії:

1 категорія – організації з обсягом документообігу більше 100 тис. документів на рік;

2 категорія – організації з обсягом документообігу від 25 тис. до 100 тис. документів на рік;

3 категорія – організації з обсягом документообігу від 10 тис. до 25 тис. документів на рік;

4 категорія – організації з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік.

Електронний документ

У Законі України „Про електронні документи та електронний документообіг” Ст. 5. таким чином визначено електронний документ:

Електронний документ		документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа

Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

Функції електронного документа у системі управління:			забезпечення ефективного управління за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності всієї організації на всіх рівнях;
			ефективний доступ всіх співробітників до інформації і знань;
			підтримка комунікацій всередині підприємства за рахунок засобів розвинутої маршрутизації електронного документа;
			горизонтальний і вертикальний обмін між органами державного управління, між органами державного управління і громадянами.

Електронні документи характеризується такими ознаками:

• електронні документи є програмно-технічно залежними продуктами;

• електронні документи мають широкий спектр інформаційного відображення (текстові, графічні, електронні таблиці, бази даних, мультимедійні);

• форма електронних документів може бути відокремлена від змісту, а зміст документів може бути фрагментованим (бази даних), тобто фізично документ може зберігатись в кількох різних файлах;

• електронні документи можуть мати посилання, які не контролюються авторами, наприклад, використовування Інтернет-файлів або файлів корпоративних баз даних з коротким діапазоном життєвого циклу;

• електронні документи зберігають на фізичних носіях інформації (магнітні, оптичні пристрої), що не можуть гарантувати довготривале збереження інформації (процес розмагнічування, механічне ушкодження і т.д.).

---

В Законі України "Про електронний цифровий підпис" наголошується на регулюванні відносин, пов'язаних з використанням одного різновиду електронного підпису - електронного цифрового підпису. Закон України „Про електронний цифровий підпис” (Відомості Верховної Ради (ВВР), 2003, N 36, ст.276 ) визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису.

Електронний підпис		дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних.
Електронний цифровий підпис		вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.
Засіб електронного цифрового підпису		програмний засіб, програмно-апаратний або апаратний пристрій, призначені для генерації ключів, накладення та/або перевірки електронного цифрового підпису.

Особистий ключ		параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки підписувачу.

Відкритий ключ		параметр криптографічного алгоритму перевірки електронного цифрового підпису, доступний суб'єктам відносин у сфері використання електронного цифрового підпису.

Стадії автоматизації документообігу

Основною проблемою традиційної технології управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідковувати рух документів організації в реальному масштабі часу. Найбільш ефективними напрямами використання електронних технологій у традиційному діловодстві є:

• підготовка документів з використанням електронних технологій – здійснюється за правилами і з використанням форм і бланків уніфікованих документів. На виході тексти переводяться на папір і набувають у відповідності з діючими правилами форми документів;

• електронна передача інформації використовується для прискорення її доставки споживачам з подальшими виведенням документів на папір; актуальним завданням є визначення місця факсимільної передачі документа у системі традиційного діловодства;

• електронна реєстрація надходження документів у систему – передбачає включення у єдину інформаційну систему всіх документів, які створюються в організації або надходять до неї у будь-якій формі на основі єдиних правил реєстрації. не реєстраційному масиві ґрунтується облік, пошук, контроль виконання документів без створення інших реєстраційних форм.

---