Файл: К. лек ДІЛОВОД 2 курс Дс-2.doc

Міністерство освіти і науки, МОЛОДІ ТА СПОРТУ України

білоцерківський коледж сервісу та дизайну

ДІЛОВОДСТВО

Курс лекцій

І семестр

ІІ курс

для освітньо-кваліфікаційного рівня молодший спеціаліст

галузі знань 0201 Культура

за напрямом підготовки

020105 Документознавство та інформаційна діяльність

зі спеціальності 5.02010501Діловодство

2011

---

РОЗДІЛ 1. Створення довідково-інформаційних документів

ЛЕКЦІЯ 1. Створення інформаційно-довідкових документів. Складання анкет, анотацій, відгуків, висновків, графіків відпусток, довідок.

План:

1. Створення довідково-інформаційних документів.

2. Анкета.

3. Анотація.

4. Відгук.

5. Висновок.

6. Графік відпусток.

7. Довідка.

1. Створення довідково-інформаційних документів

Серед щоденної кореспонденції підприємств, установ, органі­зацій, сотень документів, які висвітлюють різні аспекти їхньої ді­яльності, найбільшу питому вагу має довідково-інформаційна документація, якій за обсягом належить першорядне значення в усій системі діловодства.

Довідково-інформаційні документи містять інформацію про фактичний стан справ в установі, організації чи підприємстві, що є підставою для прийняття розпорядчих документів, а також ма­ють допоміжний характер відповідно до організації документації. Інформація, яка міститься в довідково-інформаційних докумен­тах, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома.

Документи, що виникають у процесі взаємовідносин підпри­ємств та організацій, а також у відносинах з громадянами, дуже різноманітні. Цим, зокрема, пояснюється різнобій у їх складанні та оформленні. Щоб його уникнути, деякі документи довідко­во-інформаційного характеру можна уніфікувати як за змістом, так і за формою. Це може помітно спростити їх складання, підви­щить інформативність та культуру документування.

2. Анкета

Анкета — документ, текст якого складається із запитань та об­меженої кількості однозначних, несуперечливих відповідей.

Біографічна анкета застосовується під час оформлення на ро­боту. У формі анкети заповнюється особовий листок з обліку кад­рів, характеристики, довідки.

3. Анотація

Анотація — коротка, стисла характеристика змісту книги, статті, посібника, звіту тощо.

Друкується анотація на звороті титульної сторінки. Може бу­ти подана двома мовами: мовою видання та однією з іноземних.

Анотація допомагає в рекомендуванні та рекламуванні нас­тупних видань, доборі та вивченні літератури з тих чи інших пи­тань, скорочує час на ознайомлення із самою книгою.

У кінці анотації називаються категорії читачів, для яких реко­мендовано анотовану книгу чи публікацію.

4. Відгук

Відгук — документ, у якому висловлюється обґрунтований погляд фахівця щодо наукової та дослідницької праці.

На відміну від рецензії, відгук подається на рукописи до їх публікації і підписується безпосередньо виконавцем. Супровод­жувальний лист до відгуку, якщо він подається, підписує керів­ник установи.

Відгук складається з назви документа, заголовка та тексту. Текст включає вступ, де дається загальне уявлення про матеріал, короткий виклад змісту праці та висновки з оцінкою, пропозиці­ями та критичними зауваженнями. Колективний відгук підпису­ють фахівці, посадові особи, після чого ставиться дата.

---

5. Висновок

Висновок — документ, у якому висловлено думку про той чи ін­ший предмет, питання, робиться підсумок його розгляду. Надсила­ється установою до вищого органу для розгляду та затвердження.

У галузі науки, техніки та виробництва висновок (наприклад, на розробку агрегата) робить головна організація.

Створення комісії для винесення висновку оформляється розпо­рядчим документом. Реквізити документа: найменування виду доку­мента; заголовок; текст із загальною оцінкою та конкретними заува­женнями з кожного пункту; підписи, дата, печатка. Підписуючи вис­новок, уповноважені особи вказують посаду, котру вони займають.

6. Графік відпусток

Графік відпусток складається, зазвичай, на рік. Містить такі реквізити: найменування організації; індекс і дата; місце видан­ня; код, візи затвердження і погодження; найменування струк­турного підрозділу; текст.

Текст графіка починається повідомленням, на який рік скла­дено графік, а далі йдуть прізвища, посади співробітників та зап­лановані строки відпусток (місяці, числа, кількість днів, за який робочий рік, підпис працівника).

Підписується графік керівником підприємства чи його підроз­ділу і погоджується з профспілковим комітетом.

7. Довідка

Довідка — документ інформаційного характеру, що описує і засвідчує факти, події з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств чи їх структурних підрозділів: про стан виконання робіт, характерні показники, підтвердження тих чи інших фактів тощо.

У документаційному забезпеченні розрізняють внутрішні та зовнішні довідки.

Внутрішні довідки, зазвичай, містять узагальнені результати виконання яких-небудь службових робіт, проведення досліджень або перевірок, впровадження новітньої техніки та технологій то­що. Складаються внутрішні довідки у відповідь на запит керів­ництва і подаються у визначений термін.

Внутрішню довідку складає один працівник (укладач) або ко­місія, до складу якої може входити певна кількість працівників установи. Текст такої довідки має стосуватися одного питання службового характеру. Цей документ повинен об'єктивно роз­кривати стан справ, через що його складання вимагає ретельної перевірки відомостей, порівняння та аналізу одержаних даних. У ньому можуть наводитися таблиці, графіки тощо.

Стислий виклад тексту подають у заголовку, який має відпові­дати на питання про? Якщо є необхідність подати інформацію з кількох не пов'язаних між собою питань, то складають відповідну кількість довідок із кожного питання. Внутрішню довідку, підго­товлену комісією, оформлюють на загальному бланку організації або на чистих аркушах паперу формату А4 з відтворенням основ­них реквізитів бланку.

У довідці відтворюються такі реквізити:

• назва організації;

• назва виду документа;

• дата документа;

• реєстраційний індекс документа;

• місце складання або видання документа (вказують, якщо во­но не входить до назви організації);

• заголовок до тексту документа;

• текст документа;

• підпис (голови та всіх інших членів комісії);

• відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

• відмітка про наявність документа в електронній формі (вка­зують у разі потреби).

---

Довідка, складена одним працівником або керівником струк­турного підрозділу для подання керівникові установи чи на роз­гляд колегіального органу, може бути оформлена на бланку структурного підрозділу, якщо такий заведено у відповідному підрозділі, або на чистому аркуші паперу (найчастіше формату А5) з обов'язковим відтворенням реквізиту 08 «Назва структур­ного підрозділу організації».

Зовнішні довідки, зазвичай, складають із метою засвідчення якогось юридичного факту, найчастіше для підтвердження факту роботи чи навчання, розміру заробітної плати, місця проживан­ня тощо. Видають зовнішні довідки громадянам для подання до відповідних органів — податкової інспекції, пенсійного фонду, житлово-комунального управління тощо.

Біографічна довідка досить поширена в органах державної вла­ди, працівники яких є державними службовцями. Готують біог­рафічну довідку у разі потреби (подання про призначення на по­саду органом вищого рівня, присвоєння рангу державного служ­бовця тощо) на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника.

Питання для самоперевірки.

1. Призначення довідково-інформаційної документації.

2. Сформулюйте визначення анкети?

3. Сформулюйте визначення анотації?

4. Сформулюйте визначення висновку?

5. Назвіть реквізити висновку.

6. Який документ називається довідкою?

7. Які за змістом бувають довідки?

8. Які реквізити містять довідки?

9. Коли довідки пишуть від руки?

Література.

1. ДСТУ 4163-2003. «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».

2. Беспянська Г.В. Діловодство. – К.: Університет „Україна”, 2007. – 469с.

3. Гриценко Т.Б. Українська мова за професійним спрямуванням: Навч. посібник – К.: Центр учбової літератури, 2010. – 624 с.

4. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навч. посібник. – К.: Арій, 2009. – 512с.

5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. - К.: Либідь, 2001.- 379 с.

6. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К. 2009.

7. Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – 224с.

8. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: Арій, 2007.

9. Шевчук С.В. Ділове мовлення. Модульний курс – К.: Арій, 2009. – 448с.

---

ЛЕКЦІЯ 2. Оформлення доповідей, заміток, записок (доповідних, пояснювальних, службових)

План:

1. Підготовка доповідей.

2. Замітка.

3. Записки: доповідні, пояснювальні, службові.

1. Підготовка доповідей.

Доповідь - це документ, у якому викладаються у певні питання, даються висновки, пропозиції.

Вона призначена для усного (публічного) прочитання та обговорення.

Складають доповіді з різних питань діяльності установи.

Розрізняють такі види доповідей:

1.Звітні (узагальнення стану справ, ходу роботи за певний час);
2. Поточні (інформація про хід роботи);

3.На теми наукових досліджень;

4.На політичні теми;

Структура тексту доповіді:

• Вступ

• Основна частина

• Підсумкова частина.

У вступі зазначається проблемна ситуація, яка зумовила потребу публічного виступу, потім обґрунтовується основна ідея автора, наводяться аргументи, факти, теоретичні викладки і на кінець висновки і рекомендації.
Ділова доповідь – це діловий документ, який містить виклад певних питань обов’язково з висновками та пропозиціями.

Ділова доповідь містить значний обсяг інформації й розрахована на обізнаних слухачів. У ній ставляться й пропонуються до розв’язання назрілі в певній галузі проблеми і визначається практична мета.

Ділова доповідь, зазвичай, містить значний фактичний матеріал, тому найчастіше вона буває заздалегідь надрукована й роздана учасникам зібрання. Особливістю ділової доповіді є те, що її текст може бути предметом обговорення, зазнавати критики, доповнюватися новими положеннями.

Звітна доповідь за своєю будовою нагадує письмовий звіт.

2. Замітка

Замітка – інформаційний документ, у якому в лаконічній формі повідомляється про думки, спостереження, важливі, суспільно вагомі події, цікаві факти.

Замітка характеризується високою оперативністю, злободенністю, правдивістю.

Залежно від характеру фактичного матеріалу, способу викладу позиції автора замітки бувають такі:

• замітка-інформація;

• замітка-пропозиція;

• замітка-подяка;

• замітка дискусійного характеру (н - д в газету).

3. Записки: доповідні, пояснювальні, службові.

Записки – це документи, що інформують керівника установи чи структурного підрозділу про явища і факти, виконану роботу, ситуацію.

Доповідна записка – це службовий документ на ім’я керівника з викладом певного питання з висновками і пропозиціями автора, з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, певні події, явища, виконану роботу.

У доповідній записці автор може:

• інформувати керівника про якісь складні ситуації, що скла­лися, важливі події або факти, що мали місце;

• доповідати про непередбачені труднощі, які виникли в ході виконання роботи;

• повідомляти про перенесення термінів, дострокове завер­шення або припинення роботи з певних причин.

Внутрішні доповідні записки адресують керівникові установи э керівникові структурного підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується працівник — автор цієї записки. її оформлюють на бланку структурного підрозділу. Основні реквізити внутрішньої доповідної записки такі:

---