Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях.pdf

• главный бухгалтер - телефон;

• кассир - телефон, компьютер.

Кабинет заведующего хозяйственной частью оборудованы телефоном и копировальным аппаратом, услугами которого пользуются служащие из всех отделов.

Презентационная комната оборудована телевизором и современной презентационной видеотехникой.

Особого внимания заслуживает кабинет помощника генерального директора. Помощник выполняет функцию своеобразного «фильтра» информации поступающей к генеральному директору по всем отделов и внешней среды. Помощник осуществляет предварительную обработку поступивших информации, а для этого и рабочее место оборудовано соответствующим образом: программируемый телефонный аппарат, мощный компьютер, цветной принтер, модем.

В распоряжении же генерального директора есть телефон, компьютер и мобильный телефон (сотовый). Мобильный телефон используется очень интенсивно, потому что генеральный директор много времени проводит в командировках.

Следует отметить, что как для предприятия, было создано не так давно (для производственной отрасли экономики), его структура является достаточно рациональной и эффективной. Это отнюдь не означает, что она полностью самодостаточна и не нуждается в совершенствовании [3, С. 144].

Глава 3. Совершенствование коммуникаций - как средство повышения эффективности коммуникационного менеджмента и управления предприятием

В последние десятилетия в деловом мире по-настоящему осмысленно значения технологических сторон управления - как главной связной звена между целями, принципами руководства и экономическим механизмом. Без технологического обеспечения, которое в результате внедрения компьютеризации должно быть радикально изменен, не могут существенно внедряться в жизнь эффективные решения. Отсюда решительно отвергается взгляд на процедуры, регламенты, документы как на "мелочь", не заслуживает внимания науки и технологии.

На базе развития индустрии информатики, а также использования традиционных технических средств в сочетании с новейшими компьютерными комплексами все шире разворачивается работа по автоматизации управленческой деятельности.

За рубежом, как и в нашей стране, наблюдается существенный разрыв между уровнем автоматизации производства и уровнем управленческой деятельности. В результате темпы роста производительности труда в управлении на два десятичных порядка отстают от темпов роста производительности труда в сфере производства. В связи с этим особую актуальность получает проблема ускоренного развития новых средств автоматизации менеджмента, а также соответствующей современной технологии обработки данных.

Создание организационной автоматизированной системы управления - это путь к общему внедрения новой информационной технологии. Одной из главных задач наряду с разработкой основ экономико-организационного моделирования аппарата управления является рационализация организационных связей и приведения структуры аппарата управления в соответствие с реальными производственными условиями.

Полная интегрированная автоматизация менеджмента предполагает охват следующих информационно-управленческих процессов: связь, сбор, хранение и доступ к необходимой информации, анализ информации, подготовка текста, поддержка индивидуальной деятельности, программирование и решение специальных задач.

Для создания информационной среды необходимо сочетание всех шести функций системы автоматизации как в управленческом аппарате центра, так и на каждом рабочем месте, а также на предприятиях [12, С. 125].

Современный менеджмент невозможно представить без средств, позволяющих оперативно обрабатывать информацию, необходимую для обоснования и принятия управленческих решений. Высокая сложность и чрезвычайная изменчивость внешней среды требуют соответствующей скорости обработки информационных сигналов. Для этого применяются определенные технические средства, которые помогают сократить затраты времени на технические операции обработки информации и тем самым увеличить его ресурсы на творческие процессы, сделать управленческий труд более интенсивной и результативной.

По своему назначению технические средства управления делятся на те, которые позволяют:

- Механизировать отдельные операции;

- Механизировать группы операций и процедур управления;

- Создать систему комплексной механизации и автоматизации процессов реализации всех функций управления.

Механизации в первую очередь подлежит бухгалтерский учет, оперативное управление, плановые расчеты, делопроизводство, учет кадров. Технические средства, позволяющие механизировать определенные операции и процедуры, делятся на следующие группы:

1. Средства изготовления документов (пишущие машинки, средства компьютеризированного набора, диктофоны и т.п.).

2. Средства копирования и размножения документов (копировальная техника, микрофильмирования, компьютерные средства обработки и хранения информации).

3. Средства обработки информации (средства автоматизации сбора и анализа данных - компьютерные системы и специализированные АСУ).

4. Средства хранения, группировки и поиска документов (стеллажи, папки, каталоги, компьютерные системы-масивы, базы данных).

5. Средства передачи информации (радио и телефонные средства, автоответчики, селекторы и компьютеризированные средства информации - компьютерные сети).

6. Средства вычислительной техники (механические и электронные вычислительные машины и системы различного уровня сложности) [18, С. 231].

Простейшие средства организационной техники, предназначенные для работы с бумажным документооборотом, применяются достаточно широко (копировальная техника, различных видов папки и файлы, степлеры, каталоги и т.д.). Однако сохранение бумажной системы документооборота как в большой учреждении, так и в учреждениях среднего и малого размера не принесет ощутимого уменьшения расходов на управление и почти не повлияет на его эффективность. Конечно, некоторая часть бумажной системы документооборота является необходимым (внешний документооборот: платежные поручения, договоры, контракты, акты и т.д.). Но использование технических средств только для ускорения работы с бумажными носителями информации - это использование только двух из шести перечисленных функций. Рационально организованная структура технических средств управления должна помочь освободиться от бумажного документооборота внутри организации. Поэтому в последнее время, наряду с простыми устройствами, облегчающими управленческий труд, и средствами оргтехники, которые используются для составления документов, их размножения, обработки, хранения, поиска и передачи, особую популярность приобрели электронные коммуникационные системы и технологии. Для их создания используются компьютеры, компьютерные сети, телефоны и другое оборудование, а также средства программного обеспечения, которые позволяют автоматизировать большинство рутинных операций.

Создание системы комплексной механизации и автоматизации процессов реализации всех функций управления может осуществляться в двух направлениях:

а) внедрение электронно-вычислительных систем, разработка экономико-математических методов и моделей и использования их на основе АСУ;

б) применение организационной техники и разработанных на ее основе организационных проектов и систем комплексной механизации и автоматизации управленческого труда.

Следует заметить, что применение технических средств управления требует комплексного подхода, учета глубокого анализа технико-экономических показателей управляемой системы. Проблемы эффективного использования технических средств в управлении в наше время вызваны следующими факторами:

- Аппарат управления недостаточно использует организационную технику, что приводит к избыточному количеству управленческих работников;

- Приобретение неоправданно мощной техники приводит к значительному увеличению условно-постоянных расходов и негативно отражается на себестоимости товара;

- Недостаточная квалификация персонала или отсутствие комплексного подхода мешают использовать приобретенные технические средства управления на полную мощность и по своему назначению [10, С. 203].

Следовательно, задача состоит в том, чтобы создать такую ​​модель информационного обеспечения управленческой деятельности в организации, которая бы, с одной стороны, уменьшила затраты времени менеджеров на осуществление рутинных операций, а с другой - отвечала требованиям экономической целесообразности, то есть оптимизировала соотношение "результаты / затраты ".

Для удовлетворения потребностей различных организационных уровней и функциональных сфер менеджмента существуют следующие основные типы информационных систем:

1) операционно-исполнительные;

2) офисные автоматизированные,

3) управленческие информационные системы;

4) системы поддержки решения;

5) системы поддержки выполнения решений;

6) Интернет-сети.

Операционно-исполнительная система - это компьютерная информационная система, выполняющая рутинные текущие операции, необходимые для развития бизнеса и обеспечивает прямую поддержку организации на операционном уровне. Эта система - главный источник информации, используется другими типами компьютерных систем организаций. Примером такой системы является автоматические сканеры в торговых сетях компании, которые дают информацию об объемах и ассортимент проданной продукции.

Офисная автоматизированная система задачей облегчить связь и повысить производительность менеджеров и офисных работников благодаря совершенствованию документооборота и передающих процессов. Эта система, кроме селекторной передачи информации, может также включать электронный календарь, телеконференцию, графики и прочее.

Управленческая информационная система - это компьютерная информационная система, постичь повседневную информацию менеджерам среднего и низшего уровней. Она собирает данные, систематизирует их в форме, удобной для работы менеджеров соответствующих функциональных отделов и обеспечивает их ней. Система ориентирована на текущие, операционные направления деятельности и особенно важна в планировании, принятии решений, контроле. Как правило, система заключает информацию по операционно-исполнительных систем для подготовки текущих отчетов, используемых менеджерами для оперативного управления процессами. Например, работник службы маркетинга может из этой системы узнать о подготовке для клиента заказ и дату его отгрузки, операционный менеджер может отслеживать использование материальных ресурсов в процессе изготовления продукции и ее количество и тому подобное [20, С. 175].

Система поддержки решений (СПР) - компьютерная информационная система, которая поддерживает процесс принятия управленческих решений в ситуациях, которые недостаточно хорошо структурированы. Такие системы в целом не указывают, какие решения являются оптимальными. Однако они делают попытку направить процесс принятия решений в правильное русло с помощью специальных приемов, которые помогают менеджерам более детально анализировать ситуацию. В частности, если менеджера интересует, какие последствия для компании будет увеличение цены на ее продукцию, он может это проверить с помощью СПР, поскольку в ней уже заложены соответствующие тенденции, а также закономерности изменения рыночных цен под влиянием действий конкурентов, инфляционных процессов, сезонные и т.д. . СПР позволяет подсчитать объемы продаж и прибыли на каждый уровень возможного повышения цен, на основе чего менеджер может принять решение. Специализированным типом информационной системы поддержки решений, который находит все большее применение, является экспертная система. Это компьютерная система, которая использует реальные знания эксперта для решения специальных проблем. Такие системы иногда называют интенсивно-научными системами, так как они пытаются объединить знания большой группы экспертов для решения проблем в их сфере опыта.

Системы поддержки выполнения решений - это компьютерные информационные системы, поддерживающие выполнение решений и эффективное функционирование организаций на высших уровнях. Такие системы, главным образом, разработанные недавно и их иногда называют исполнительно-информационными системами.