Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях.pdf

1.2 Информационно-аналитическое обеспечение работы организации

Функционирование любой организации (правительственной, бизнес или общественно-политической структуры) прямо или непосредственно зависит от системы сбора, обработки, анализа и распространения информации.

С одной стороны, интересы продуктивной работы организации нуждаются в информационном обеспечении своего функционирования на основе получения информации извне, поскольку организация в случае возникновения внешних угроз должна адекватно на них реагировать.

С другой стороны, нужно отслеживать и внутренние коммуникационные процессы, которые позволяют судить о состоянии «здоровья» организации с точки зрения сохранения ее организационного единства и эффективного функционирования.

Таким образом, при организации работы любой структуры возникает множество проблем, связанных с построением информационных потоков, которые нужно "замкнуть" на упомянутый центр принятия решений. При этом желательно учесть, что информирование, скажем, президента должен быть таким, чтобы он получал действительно важнейшую информацию в необходимых для работы объемах. Но в то же время нельзя допустить, чтобы потоки несущественной информации не были велики и отнимали много времени.

Сбор, обработка и интерпретация информации - важнейшие процессы, поскольку от достоверности информации зависит итог принимаемых решений, а следовательно - и эффективность управления любым объектом.

Строя информационную сеть системы управления, прежде всего надо позаботиться об источниках социальной информации, адекватно освещать происходящие во всех сферах общественной жизни. Например, в масштабах государства желательно наладить систему информирования правительства со стороны органов Государственной статистики, экономики, труда и социальных вопросов, промышленности и сельского хозяйства, так называемых силовых структур, научно-исследовательских учреждений, финансируемых из бюджета и др.

Кроме упомянутых (официальных) источников информации, также желательно использовать социологические и социо-психологические исследования, анализ публикаций прессы, сообщений радио и телевидения, писем и обращений в правительственные структуры граждан, их сообществ и групп, общественных и политических организаций [9, С. 163].

Для повышения достоверности информации, поступающей центра принятия решений желательно иметь как можно больше зависимых источников информации (не менее трех). Это позволяет расширить банк информации по вопросам, которые рассматриваются, по формулировке большего количества представленных альтернатив проектов решений, а следовательно, повышает вероятность принятия верных к ситуации решений.

Мировой опыт правительственного менеджмента свидетельствует, что, кроме правительственных информационно-аналитических ресурсов, желательно использовать также (относительно) независимые информационно-аналитические центры.

Понятно, что эти центры тоже не могут в полной мере считаться независимыми, но чем больше источников информации, больше альтернативных проектов решений, разумеется, и больше вероятность принятия именно оптимального для этой ситуации решение.

Информационно-аналитическая система должна реализовывать три цели:

• аналитически-предупредительную (отслеживать события, выходящие за рамки обычного "сигнала тревоги")

• образовательную (подавать необходимые факты вместе с откровенной и компетентной оценке специалистов, которым можно доверять)

• прогнозную (узнавать о возможных действиях и время их появления, прогнозный влияние этих действий на изменение ситуации).

1.3 Сущность оценки эффективности информационно-коммуникационной деятельности

Одной из важнейших функций менеджмента является оценка, эффективности деятельности объекта управления.

Предметом исследования является информационно-коммуникационная деятельность, которая, конечно, не имеет смысла при отсутствии обратной связи. И здесь, наверное, оценка эффективности мероприятий является обязательным условием дальнейшей работы в направлении улучшения имиджа субъекта политической, экономической или духовной сферы.

Современная экономическая наука пользуется большим количеством методов экономического анализа, позволяющие проводить исследования как на теоретическом, так и на прикладном уровне.

Лучше всего применять метод контент-анализа сообщений средств массовой коммуникации, посвященных деятельности органов и должностных лиц любой организации или предприятия.

В практике работы пресс-служб часто используется такой метод работы со средствами массовой коммуникации, как приглашение журналистов сопровождать делегации, осуществляющих государственные визиты в другие страны или регионов своего государства, а также проведения конференций для повышения эффективности работы организации и углубление опыта [2, С. 107].

Глава 2. Характеристика деятельности и анализ эффективности системы коммуникационного менеджмента на ООО «Ресурсный центр «Академия КлассИнфо»

2.1 Характеристика деятельности ООО «Ресурсный центр «Академия КлассИнфо»

Общество с ограниченной ответственностью «Ресурсный центр «Академия КлассИнфо» образовано 11 сентября 2014 года и успела реализовать немало интересных проектов в области дополнительного практико-ориентированного обучения

За время своей работы предприятию удалось достичь значительных результатов и обеспечить себе имидж надежного подрядчика, способного решать задачи любой сложности.

Основные виды деятельности работ, и предоставляемых услуг ООО «Ресурсный центр «Академия КлассИнфо»:

- Организация и проведение образовательных мероприятий;

- Проведение тренингов и мастер-классов для корпоративного сектора;

- Услуги психологической помощи;

- Организация и проведение образовательных квестов;

- Организация и проведение образовательных форумов;

- Создание бизнес-игр;

- Обучение созданию бизнес-игр;

- Психологическая диагностика личности;

- Организация и проведение курсов повышения квалификации для работников образовательных организаций;

- Предоставление услуг по консультированию бизнес-команд;

- Лайф-коучинг.

Организационная структура ООО «Ресурсный центр «Академия КлассИнфо» представлена на рисунке 1.

Рис. 1. Организационная структура ООО «Ресурсный центр «Академия КлассИнфо»

По количеству персонала ООО «Ресурсный центр «Академия КлассИнфо» можно отнести к микро-предприятиям. Общая численность персонала составляет 33 штатных единиц. Фонд чистой заработной платы составляет 10255 тыс. руб.

Данные рисунка 1, показывают, что управленческая структура является линейно - функциональной.

Отдел маркетинга является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия. В большинстве случаев отдел маркетинга подчиняется напрямую директору по развитию.

Руководство отдела маркетинга выглядит следующим образом: отдел возглавляет руководитель отдела маркетинга, назначаемый на должность приказом директора предприятия. Руководитель отдела маркетинга имеет одного или нескольких заместителей. Обязанности заместителя определяются руководителем отдела маркетинга. Заместитель и руководители структурных подразделений в составе отдела маркетинга, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению руководителя отдела маркетинга.

Состав и штатную численность отдела маркетинга утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению руководителя отдела маркетинга и по согласованию с отделом кадров, отделом организации и оплаты труда и т.д.

В состав отдела входят структурные подразделения, группы специалистов. Руководитель отдела маркетинга распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

Задачами отдела маркетинга предприятия являются:

• • оценка конъюнктуры рынка, постоянный анализ результатов коммерческой деятельности предприятия и факторов, на них влияющих;
  • разработка прогнозов продаж и рыночной доли предприятия, проведение ситуационного рыночного анализа;
  • совместно с другими подразделениями предприятия и руководством предприятия выработка целей и стратегий рыночной деятельности предприятия на внутреннем и внешнем рынках в целом и в отношении отдельных видов товарной продукции, относительно продуктовой и ценовой политики, выбора рациональных каналов товародвижения и методов продвижения продуктов;
  • разработка для предприятия в целом и отдельных товарных групп долгосрочных и текущих планов маркетинга и координация в данной области деятельности подразделений предприятия;
  • оперативное информационное обеспечение маркетинговой деятельности всего предприятия и его подразделений;
  • выработка, исходя из ориентации на рыночную деятельность, рекомендаций по совершенствованию организационной структуры управления предприятием, его производственно-сбытовой деятельности, изменению номенклатуры выпускаемой продукции, по повышению эффективности работы предприятия и т.п.;
  • выработка рекомендаций по установлению контактов с внешними организациями, а в ряде случаев представление предприятия в его отношениях с другими организациями, предприятиями, кооперативами, частными лицами.
  • создание имиджа преуспевающей и надежной компании.

Документами, на основе которых осуществляется работа отдела маркетинга, являются законодательные и нормативные акты, положение об отделе маркетинга, о его подразделениях, должностные инструкции сотрудников отдела, а также правила внутреннего распорядка.

В планировании своей деятельности участвуют все службы предприятия - как производственные, так и функциональные. В отделах организуются профессиональные группы. Структура отдела маркетинга предприятий зависит, прежде всего, от размеров производства, характеристики продукции, положения на рынке, формы собственности, уровня платежеспособности и т.д. 

Анализ финансово-экономических показателей деятельности исследуемого предприятия позволяет сделать вывод, что в целом в период 2016-2017 гг. наблюдалась тенденция к росту чистого дохода от реализации продукции (товаров, работ, услуг), что свидетельствует о расширении масштабов деятельности предприятия. В то же время, в течение анализируемого периода росла также и себестоимость реализации продукции [16, С. 83].

2.2. Анализ эффективности коммуникационного менеджмента в процессе управления предприятием

Коммуникации является важным фактором управления. Они создают связи отдельных элементов организации в единое целое и дают возможность координировать их действия, анализировать успехи и неудачи, исправлять допущенные ошибки, поручать новые задачи и тому подобное; соединяют ее с внешней средой - позволяют получать информацию о состоянии рынка и поведение на нем субъектов хозяйствования, сообщать партнеров по бизнесу и потребителей о своих намерениях и влиять на их поведение.

Итак, организационные коммуникации должны проходить в разных направлениях - внутрь организации и наружу, в пределах одного управленческого уровня (горизонтальные) и между уровнями (вертикальные), осуществляться по диагонали, если в обсуждение путей решения проблемы включаются смежные подразделения, а также быть свободными от всяких ограничений и происходить неформальным образом (через распространение слухов). Каждый из указанных видов коммуникаций преследует свою задачу и осуществляется по определенным правилам или процедурами, соблюдение которых обеспечивает их эффективность. Рассмотрим их подробнее.