Файл: Проблема адаптации персонала и молодых специалистов в организации.pdf

Желательно, чтобы в первый рабочий день новичка его непосредственный руководитель находился так же на рабочем месте. В противном случае, работник может почувствовать себя брошенным и не нужным.

Для нового сотрудника необходимо подготовить:

- рабочее место. Не должно быть вещей, которые оставил предыдущий работник. Можно положить на рабочий стол ежедневник и набор канцелярских принадлежностей;

- комплект новичка. Адаптационный лист и бейдж (если требуется);

- знаки приветствия от коллег. Это может быть что угодно, что могут придумать коллеги. Например, открытка с поздравлением, шоколад либо какой-либо корпоративный сувенир.

Положительным моментом будет и то, что сотрудники смежных подразделений будут осведомлены о появлении нового коллеги.

Целесообразна и рекомендация начать первый день новичка немного позднее, чем все остальные сотрудники организации. Все работники будут на своих рабочих местах, и работнику не придется ожидать.

Важно в первый день не только предоставить новичку всю необходимую информацию, но и рассказать где ее можно будет найти самостоятельно в случае необходимости.

Целью первого рабочего дня нового сотрудника является формирование у него положительного впечатление об организации, коллективе и вызвать желание к работе в ней.

Информация о новичке

Важно как представление новому сотруднику представить его будущих коллег, так и сообщить коллективу о новом человеке. Для этого можно воспользоваться такими коммуникативными каналами как:

• страница в интернете «Наши новички»;

• электронная рассылка;

• информационный стенд;

• корпоративный бюллетень или газета;

• представить лично (этот случай может быть затруднителен, поскольку не все работники могут быть на своих рабочих местах).

Информация о новом руководителе

В случае, когда в организации новый сотрудник приходит на руководящую должность, имеет смысл запланировать его знакомство с сотрудниками. Часто происходит так, что коллектив с настороженностью относится к новому руководству. Но желательно, чтобы с первого же рабочего дня руководитель пользовался уважением подчиненных.

Информацию о руководителе нужно донести до всех подчиненных и распространить по всем коммуникативным каналам внутри организации.

Информация должна содержать:

• образование, опыт работы;

• успехи и достижения в предыдущих проектах;

• семейное положение, хобби и т. д.;

• взгляды на организацию рабочего процесса.

Удобно будет представить эти сведения в виде интервью, так же можно в виде рассказа третьих лиц либо самопрезентации.

Информация о новом рядовом сотруднике

Рядовому работнику уделяется меньше внимания, но все равно необходимо представить его коллективу, хотя бы в рамках его отдела или подразделения.

Представление нового сотрудника

Обычно знакомство нового сотрудника и коллег проходит примерно по приведенному плану.

1. Знакомство с коллегами внутри подразделения.

2. Знакомство с коллегами смежных подразделений, с которыми новый сотрудник будет непосредственно взаимодействовать.

3. Знакомство с вышестоящим руководством. При представлении новый работник и работающий сотрудник обмениваются информацией:

• ФИО, должность;

• основные задачи;

• вопросы, по которым будет происходить взаимодействие.

Глава 3. Адаптация сотрудников новой должности (вторичная адаптация)

При разработке и внедрении системы адаптации в организации не следует забывать и про адаптацию сотрудников, которые вступают в новую должность.

Перевод на другую должность может быть связан с продвижением по карьерной лестнице, переводом в другое подразделение организации того же уровня или с расширением полномочий.

Адаптации работников в новой должности следует уделять не меньшее внимание, чем адаптации новичков.

Считается, что сотрудник достаточно осведомлен, но с изменением должности, статуса, степени и зоны ответственности может получиться так, что из успешного и компетентного сотрудника получается бесполезный работник. Он может и сам не осознавать, как реальность отличается от предъявляемых к нему требований. Поэтому вторичная адаптация так же важна, как и первичная.

При продвижении по карьерной лестнице, у сотрудника возникает необходимость в сжатые сроки приобрести новые организационные связи и освоить рабочие процессы нового уровня. Новому руководителю необходимо в краткие сроки освоиться в среде таких же руководителей, обучиться управлению персонала и понять, что взаимодействие с коллегами будет осуществляться иначе.

Размер организации и его организационная структура может ограничивать вертикальный карьерный рост, но есть возможность вертикального. В таком случае является важным профессиональный аспект адаптации, т.е. получение качеств, которые требуются на новой должности.

3.1 Предложение о работе

Предложение о работе является самым первым инструментом будущей адаптации сотрудника, это стоит учесть и относиться к нему ответственно и серьезно.

Обычно, официальное предложение работы – это документ на страницу или две, в котором в сжатой форме указаны условия будущего трудового договора. В том числе включается и следующая информация:

• предлагаемая должность;

• место должности в структуре организации, т.е. указание, у кого сотрудник будет состоять в подчинении (как прямом, так и функциональном);

• перечень обязанностей;

• место работы;

• объем командировок;

• наличие и продолжительность испытательного срока;

• размер заработной платы и структуру дохода;

• ключевые показатели эффективности деятельности;

• условия компенсации расходов: оплату мобильной связи, расходов на использование автомобиля;

• предоставление других льгот (медицинское страхование) и компенсаций;

• дату выхода на работу или дату получения решения кандидата;

• перечень документов, необходимых для оформления на работу.

Если подготовить такое подробное предложение о работе, это может существенно облегчить работу сотрудников службы персонала. Например, инспектор по кадрам сразу будет видеть, чем должен заниматься сотрудник, и ему не придется изучать должностную инструкцию кандидата.

Если соискатель принял положительное решение в пользу работы, то работодатель прекращает поиск, а кандидат увольняется из организации, в которой он работает на тот момент.

Для примера, в Европейских странах предложение о работе JobOffer является замещением трудового договора. При этом, имеет более весомый статус. У нас подписание предложения о работе считается аналогичным намерению заключить трудовой договор.

Кандидат может отклонить предложение о работе, если его не устраивают какие-либо предложенные условия. Не надо забывать, что в предложении о работе всего лишь содержится описание будущей работы и оплаты за нее.

3.2 Участники адаптационного процесса

В успешной адаптации нового работника организация заинтересована в первую очередь. Потому как помимо комфорта нового сотрудника, организация приобретает лояльного, эффективно работающего сотрудника.

Идеальная ситуация, когда со стороны организации в адаптации нового сотрудника принимают участие три стороны:

1)наставник

2)непосредственный руководитель

3)служба персонала

На практике, все стороны редко участвуют в процессе.

Предположим, что все стороны участвуют в процессе адаптации, и рассмотрим функции каждой из них.

Служба персонала

Как показывает опыт, наибольший эффект достигается в том случае, когда HR-служба в процессе адаптации выполняет координирующую роль. Занимается разработкой и внедрением адаптационных инструментов, обучает их использовать и осуществляет контроль над исполнением утвержденных процедур.

Задачи службы персонала по отношению к новым сотрудникам:

- участие в проведении мероприятий по адаптации, например, проведение вводного инструктажа о правилах внутреннего распорядка, нормах техники безопасности и т.д.;

- проведение Welcome! Тренинга;

- подготовка Комплекта новичка;

- эмоциональная поддержка на протяжении всего периода адаптации;

- получение обратной связи от нового сотрудника после завершения адаптационного периода.

Кто именно в службе персонала занимается адаптацией нового сотрудника, зависит, в первую очередь, от структуры службы и распределения обязанностей внутри нее.

Линейный руководитель

Руководители подразделений являются ключевыми клиентами службы персонала.

Задачи руководителей по адаптации новых сотрудников:

1. Определить должностные обязанности. Подготовить предложения о работе.

2. Постановить цели и задачи на период испытательного срока, определить содержание работы – новый сотрудник должен иметь четкое понятие критерий оценки его самого и выполненной им работы, по завершению испытательного срока.

3. Определить наставника из числа ведущих специалистов отдела. Следует уделить внимание при выборе наставника, потому как неверный выбор может значительно снизить эффективность всего процесса адаптации.

4. Ознакомить нового сотрудника с содержанием Адаптационного листа и разъяснить назначения мероприятий в плане.

5. Отслеживать промежуточные результаты. Следует не допускать ситуаций, в которых сотрудник оставлен без контроля на весь испытательный срок. Поскольку, велика вероятность значительного расхождения фактических результатов его трудовой деятельности с запланированными. Необходимо минимум раз в месяц осуществлять беседы с новым работником о том, в чем он достиг успехов, а в чем возникают сложности. По результатам таких бесед, есть возможность принять решение о корректировке испытательного срока.

6. Оценивать выполненные задания, проводить оценочные мероприятия для проверки полученных навыков и знаний в случае, если во время адаптационного периода предусмотрено обучение сотрудника.

7. Принимать решения относительно работы нового сотрудника в организации.

Наставник

Наставничество – процесс обучения нового сотрудника более опытным работником. Причем, наставник не только оказывает помощь по адаптации новичку, но и сам приобретает навыки управления.

Действия, которые выполняет наставник в адаптационном процессе:

- подготовка рабочего места новичка к первому дню работы;

- поздравление с началом работы;

- донесение информации о функциях подразделения, знакомство нового сотрудника с коллективом. Достаточно часто эта функция осуществляется отделом персонала, но по опыту наиболее эффективнее будет, если ее возьмет на себя наставник. Т.к. он сможет лучше акцентировать внимание новичка на тех коллегах, с кем человеку придется пересекаться по рабочим вопросам, к кому обращаться за помощью в различных случаях;

- знакомство с рабочим местом, оборудованием, содержанием непосредственных обязанностей;

- обеспечение доступа в Интернет, обучение работе в корпоративной базе данных;

- обучение в процессе работы – хороший вариант, если в организации предусмотрен план обучения или стажировка;

- предоставление обратной связи.

Куратор

Достаточно часто, такие термины как «наставник» и «куратор» воспринимаются людьми как синонимы. Но при рассмотрении их в более широком смысле, а особенно в качестве одной из новых российских организаций форм наставничества – buddying (от англ. buddy – дружок, приятель). В такой ситуации к новому сотруднику приставляется «приятель». Этот коллега помогает только новичку ориентироваться в гласных и негласных правилах и традициях организации. Например, рассказывает, как принято обедать, поздравлять коллег и т.д.

Задачи куратора:

- помощь в изучении работы в корпоративном интернет-портале;

- обед с новичком в первый день его работы;

- регулярные встречи с новым сотрудником, разъяснительные беседы об особенностях корпоративной культуры;

- разъяснение норм и правил внутренних организационных коммуникаций, принятых норм и правил делового этикета.

3.3 Матрица адаптации

Известно, что применяемые в одной организации инструменты адаптации подходят не всем сотрудникам, а также то, что часть новых сотрудников остаются без внимания и контроля, особенно впервые месяцы работы.