Файл: Проектирование организационных структур.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Организацию принято рассматривать как важнейшую характеристику всякой системы, отличающейся внутренней упорядоченностью частей. Важнейшим признаком организации является совместная деятельность людей, объединенных общими интересами и стремящихся к достижению как личных целей, так и общеорганизационных. Организация предстает собой социальную группу, структура которой основана на разделении труда и отличительной для каждой отдельной организации. Объединение действий отдельных членов в организации является сознательной и предсказуемой. Структура связей между ее членами и между отдельными частями может направленно создаваться и перестраиваться. Поэтому важнейшая проблема организации – выбор рациональной организационной структуры управления. Успешное развитие и функционирование всякой системы управления зачастую зависит от научной аргументированности ее организационной структуры.

Цель исследования: рассмотреть теоретические основы формирования организационных структур управления, провести анализ действующей структуры управления.

Задачи исследования: рассмотрение понятия организационных структур, факторы, влияющие на формирование организационной структуры, типы структур и их характеристика, методы проектирования организационных структур.

1 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СТРУКТУР УПРАВЛЕНИЯ

Организационная структура — это основа построения эффективной системы управления организацией. Она является одним из ключевых понятий менеджмента и тесно связано с целями, функциями и процессом управления, работой менеджеров, распределением между ними полномочий. В рамках организационной структуры происходит весь процесс управления, в котором принимают участие менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Такую структуру можно представить основой управленческой системы, которая построена для того, чтобы все процессы, которые в ней протекают, осуществлялись своевременно и качественно. Таким образом, организационная структура управления представляет собой совокупность управленческих звеньев, состоящих из подразделений и отдельных должностных лиц компании, которые расположены в строгой соподчиненности. Также эти звенья обеспечивают взаимосвязь между управляющей и управляемой системами. В структуре управления можно выделить такие элементы как звенья (отделы), уровни (ступени) управления и связи — горизонтальные и вертикальные.

---

Смотря на какой стадии развития, находится компания (становление, развитие, стабилизация, кризис) необходимо осуществлять разные подходы к построению организационной структуры. Особенно важен контроль ситуации на этапе перехода от одной стадии развития к другой и на этапе активного роста.

При грамотном построении организационной структуры появляется возможность оптимизировать численность необходимого персонала, количество структурных подразделений, упростить степень взаимодействия подразделений, равномерно перераспределить нагрузку на рабочий персонал, избежать дублирования их функций, устранить двойное и тройное подчинение, разграничить сферу деятельности руководителей всех звеньев, определить полномочия руководителей и зону их ответственности, повысить производительность труда организации.

Существуют факторы, которые говорят о необходимости схем организационной структуры управления, так и об обратном, рассмотрим их. О необходимости схем организационной структуры управления говорят следующие факторы:

• Отсутствие схемы организационной структуры обеспечивает эффективное управление, так как отсутствие структуры приводит к тому, что работники не понимают, чем они должны заниматься, как это делать и с кем следует работать;
• Руководители структурных подразделений могут не представлять себе, как их работа может сочетается с работой других структурных подразделений предприятия;
• Если отсутствует схема организационной структуры возможно появление нелогичных связей между подразделениями, которые создают путаницу;
• Организация, которая пытается обойтись без определенной структуры с высокой вероятностью может обратиться к политиканству и фаворитизму в вопросах повышения в должности и продвижения.

Однако для создания работоспособного механизма управления руководству необходимо спроектировать его по организационным, а не по индивидуальным принципам.

При этом при отсутствии точного описания должностных обязанностей невозможно создать основу для подготовки других работников к выполнению работ тех сотрудников, которые продвинуты по службе.

Необходимость схем организационной структуры снижается в том случае, если организация является слишком большой для управления одним руководителем. Большинство малых фирм, которые работали довольно успешно на начальных стадиях развития, начинают терпеть неудачи после того, как их основатели не имеют возможностей для дальнейшего управления на основании своего собственного стиля. Схема организационной структуры и соответствующая документация необходимы с самого начала существования фирмы, а не тогда, когда она станет слишком большой для управления одним человеком.

---

Также существуют аргументы против построения схем организационных структур. Схемы организационной структуры не показывают важные связи между работниками и организационными единицами. То, что они показывают, фактически, может ввести в заблуждение. Например, на них не изображаются неофициальные линии коммуникации и влияния. Иерархия описывает предполагаемую цепь коммуникации и управления, однако на практике есть множество разных коммуникационных и управленческих каналов. Направление коммуникаций

Возможно в горизонтальном и диагональном направлениях, поскольку работники взаимодействуют между собой и делятся различной информацией. Телефон, компьютерные сети, интернет позволяют людям осуществлять контакты с другими быстро и эффективно.

Схема организационной структуры изображает иерархию должностей таким образом, что чем они выше, тем более важны и влиятельны. Часто это является ошибочным, поскольку некоторые работники могут иметь сильное влияние при принятии одних решений и отсутствие его при принятии других. Схема организационной структуры также не отражает и соответствующее влияние руководства, которое находится на одном и том же уровне, что, казалось бы, означает обладание ими одинаковыми правами. Однако на самом деле это может быть не верно. Например, влияние руководителя отдела маркетинга может оказаться значительно больше влияния руководителя производственного отдела, если решение, которое принимается при планировании деятельности, зависит от изучения рынка, а не от возможностей производства.

Более деструктивная критика схем организационной структуры заключается в том, что они способствуют развитию узкому представлению работников о своих должностях. Дефиниции должностей означают, чего люди могут не делать, равно как разъяснение того, что они должны делать. Результатом этого является организация, которая не реагирует на изменения. Схемы организационной структуры и вся обеспечивающая документация становятся только суррогатом действия, при этом, не являясь конструктивным реагированием.

Вывод: Структурное управление – это целый управленческий комплекс, направленный на решение поставленных задач, а также функций предприятия. В этой системе также большую роль играют отделы, что возлагает эффективную функцию управление и решение задач на предприятии. Ознакомившись со всеми аргументами плюсами и минусами схем организационной структуры управления, руководители начинают уделять больше внимания принципам и методам построения своих структур управления, выбору их типов и видов, изучению тенденций их изменения и оценке соответствия их задачам предприятия.

---

2 ПРИНЦИП ПОСТРОЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ

Основы организационной структуры управления включают в себя состав, соотношение, расположение и взаимосвязь отдельных подсистем организации. Такая структура направлена на установку взаимосвязей между различными подразделениями внутри предприятия, определяет, как происходит распределение прав и ответственности.

Структура управления организацией включает в себя:

• Звенья (отделы);
• Уровни (ступени) управления;
• Связи – горизонтальные и вертикальные.

Звенья управления — это те структурные подразделения, а так же

различные группы работников, которые выполняют различные соответствующие функции управления. К звеньям управления можно отнести и руководителей, которые проводят регулирование и корректировку деятельности отделов и других структурных подразделений.

Правильное выполнение отделом функции, которые возложены на него, является основой образования звена управления. Связи, которые устанавливаются между отделами, являются горизонтальными.

Уровень управления — это совокупность всех звеньев управления, которые занимают определенное место в системе управления предприятия. Здесь зависимость уже будет вертикальной и подчинение друг другу происходит по следующей иерархии: менеджеры более высокого уровня управления осуществляют принятие решений, которые конкретизируют и доводят до нижестоящих уровней структуры.

Горизонтальные и вертикальные связи поддерживают отношения между элементами всей структуры управления. Горизонтальные связи определяют согласование между отделами и являются одноуровневыми. Вертикальные связи, прежде всего, определяют отношения подчинения. Потребность в таких связях возникла из-за иерархичности структуры управления, так как различные уровни управления преследуют свои цели.

Также в структуре управления можно выделить линейные и функциональные связи. Первые определяют отношения относительно принятия и реализации управленческих решений и перемещения информации между линейными руководителями. Эти руководители отвечают за деятельность предприятия или ее структурных подразделений. Функциональные связи связаны с теми или иными функциями менеджмента. Функциональная связь повышает эффективность управления за счет принятия участия в работе высококвалифицированных специалистов, которые хорошо знают определенные области производства и управления и подготавливают обоснованные решения.

---

Используют еще такие понятия как полномочия: линейные и штабные. Полномочия линейных руководителей дают им возможность принимать решения относительно всех вопросов развития вверенных им организаций и структурных подразделений, а также отдавать распоряжения, которые обязательны для выполнения другими членами предприятия или отделов. Полномочия штабного персонала ограничены правом осуществлять планирование, давать рекомендации, советы и осуществлять помощь, однако не приказывать другим членам организации выполнять их распоряжения.

Между всеми перечисленными выше составляющими организационной структуры управления также присутствуют сложные отношения взаимозависимости: изменения в одном из компонентов структуры (числа уровней, элементов, количества связей или их характера, полномочий работников) вызывает необходимость в пересмотре оставшихся. Так, если руководство организации принимает решение о внедрении в структуру управления нового отдела, то необходимо сразу определить:

• Какие задачи будут им выполняться;
• Какому отделу или руководителю будет происходить подчинение;
• Какие формы связи будут с другими отделами;
• Каким образом будет доводится информация до нового отдела;
• На каких уровнях иерархии будет новый отдел;
• Полномочия, которыми он будет обладать.

Бесконечное увеличение количества элементов и уровней в организационной структуре приведет к значительному росту числа сотрудников и сложности взаимосвязей, которые возникнут при принятии управленческих решений. Из-за этого может замедлиться процесс управления, что равносильно ухудшению качества функционирования менеджмента организации.

Структура управления должна соответствовать множеству требований, которые отражают ее первостепенное значение для менеджмента. Можно выделить следующие самые важные требования к организационной структуре:

• Экономичность. Смысл этого требования в том, что процесс управления осуществлялся максимально эффективно с минимальными затратами на аппарат управления. При этом возникает задача в поиске баланса между затратами ресурсов и полезным результатом.
• Надежность. Означает, что структура управления должна осуществлять гарантию того, что при передачи информации сохранится ее достоверность, не будет допущено искажений управляющих команд и других передаваемых данных, будет обеспечена бесперебойность связи в системе управления.
• Оптимальность. Структура будет оптимальной в том случае, когда между звеньями и ступенями на всех уровнях управления установлены наиболее рациональные взаимосвязи при наименьшем числе уровней управления.
• Оперативность. Суть требования том, чтобы от момента принятия решения до момента его исполнения в системе управления не произошли необратимые негативные изменения, которые делают реализацию принятие принятых решений ненужным.
• Гибкость. Показывает, как быстро способна изменяться структура в соответствии с изменениями внешних факторов.
• Устойчивость структуры управления. Способность сохранить свои основные свойства, целостность функционирования системы управления и ее компонентов при различных внешних воздействиях.

---