Файл: Системный подход при анализе потенциала организации (Сущность и составляющие системного принципа).pdf
Добавлен: 26.06.2023
Просмотров: 44
Скачиваний: 3
2 Методологические основы использования системного анализа в исследовании организации
Системный подход находится в составе 20 подходов, которые рекомендовано применять при разработке УР. Рассмотрим только правила использования системного подхода по каждому из 30 признаков системы.
Правило 1.
В системах есть исключения: система действует благодаря исключительно важному компоненту.
Правило 2. Сумма свойств или отдельное свойство системы не являются равными сумме свойств ее составляющих элементов, а из свойств системы нельзя вывести свойства компонентов. Например, все элементы как компоненты технической организации технологичны, а изделие нетехнологично, так как неудачна его компоновка, соединение деталей сложное. При проектировании продукции не соблюдался принцип: легкость конструкции — мерило ума сборщика. Для обеспечения технологичности технической организации необходимо упростить её кинематическую программу и компоновку, сократить число составных частей, обеспечить приблизительно одинаковую точность соединений [17, C. 96].
Правило 3. Количество компонентов системы, обусловливающих ее размер, должно быть наименьшим, но достаточным для реализации функций системы. Например, структура промышленной системы представляет собой комбинацию организационной и производственной структур. Главными факторами, определяющими разновидность, сложность и иерархичность структуры производственной организации, являются масштаб производства и размер продаж; номенклатура выпускаемого товара и выполняемых услуг; сложность и степень унификации продукции и услуг; степень специализации, концентрации, соединения и кооперирования производства; степень формирования макросреды и инфраструктуры региона; интернациональная интегрированность системы и др.
К причинам оптимизации числа компонентов производственной организации и ее структуры относятся совершенствование специализации и кооперирования производства; автоматизация регулирования; применение использование научных подходов к проектированию структуры и функционированию организации менеджмента; соблюдение основ рациональной организации производственных и административных процессов; перевод имеющихся структур управления на проблемно-целевые структуры.
Правило 4. С целью упрощения структуры организации следует сокращать число уровней управления, число отношений между компонентами системы и параметров модели регулирования, автоматизировать производственные процессы и управление. Например, требуется произвести анализ сложности устройства малой системы — фирмы численностью пять человек, оказывающей посреднические услуги в сфере перевозки малогабаритных грузов. Строение фирмы: руководство, бухгалтерия, отдел маркетинга, технический, промышленный, финансовый отделы, гараж, диспетчерская, кадровая служба. У фирмы 9 подразделений. Она должна выработать положения о своих подразделениях, проводить планирование, учет и контроль производимых работ и их оплату.
Очевидно, что девять подразделений на пять человек — надуманный состав фирмы, отвечающий требованиям моды, но не рациональности структуры и экономии. На практике на раннем этапе развития рыночных отношений часто структуры фирм отвечают в немалой степени не требованиям экономики, а амбициям вкладчиков. Рациональная структура компании: руководитель, бухгалтер-диспетчер, три водителя. Функции администрации, маркетингового отдела, технического и производственного отделов осуществляет руководитель фирмы. Функции бухгалтерии, финансовой службы, диспетчерской исполняет бухгалтер-диспетчер. Водители осуществляют производственные задания и осуществляют техническое обслуживание машин.
Правило 5. Состав системы должен гнуться, с наименьшим количеством жестких связей, способной быстро переналаживаться на осуществление новых задач, предоставление новых услуг и т.п. Мобильность систем является одним из критериев быстрого приспособления её к требованиям рынка. Например, требуется сопоставить уровень жесткости двух промышленных систем, выпускающих аналогичные изделия.
Первая система обладает поточно-механизированной конвейерной организацей производства, другая — организацию производства на основе интегрированных промышленных автоматизированных модулей, которые характеризуются быстрой переналаживаемостью с одной процедуры на другую. Организация труда в 1-ой системе — конвейерная, с закреплением любого рабочего к конкретной процедуре, во 2-ой — бригадная. Мобильность второй системы больше, чем у первой, как по гибкости труда, так и по организации самого труда. Следовательно, в условиях снижения жизненного цикла продукции и продолжительности её выпуска вторая система по сравнению с первой более прогрессивная и эффективная [17, C. 97].
Правило 6. Строение системы должно быть так, чтобы изменения в вертикальных связях частей системы оказывали минимальное воздействие на функционирование системы. Например сравнить степень вертикальной целостности и надежность функционирования двух 2-х структур (рисунок 2.1 а и б).
Анализ структур отражает, что выход из строя любого компонента на любом уровне выводит из строя: рисунка 2.1а — 13 организации; и рисунка 2.1. б 16 организации. Вывод: во втором устройстве вдвое быстрее обнаруживается отказ, организация несет вдвое меньшие убытков от отказа какого-либо элемента. Значит, вторая структура организации по сравнению с первой более продуктивна. Однако число элементов, подчиненных верхнему уровню управления, в зависимости от трудности решаемых задач обязано находиться в пределах от 6 до 10. Если свыше этого показателя, то снижается управляемость системы.
Горизонтальная обособленность организации, т.е. число горизонтальных отношений между компонентами 1-го уровня системы должно быть наименьшим, но достаточным для нормального действия системы. Уменьшение числа отношений ведет к повышению стабильности и оперативности функционирования системы. С другой стороны, формирование горизонтальных связей дает возможность реализовывать неформальные отношения, помогает передаче знаний и навыков, гарантирует координацию действий компонентов 1-го уровня по выполнению целей организации [17, C. 98].
Правило 8. Исследования иерархичности организации и ее структуризации необходимо начинать с определения систем высшего уровня (кому подчиняется или куда вступает данная система) и установления её связей с этими системами.
В случае структуризации системы следует пользоваться методиками анализа и синтеза. Вначале один человек строит состав системы (анализирует, устанавливает внутрисистемную иерархичность), устраняет взаимосвязи между компонентами и набор с названиями элементов передаст другому человеку для сборки системы. Когда результаты анализа и синтеза совпадут, то есть после сборки организации не останется лишних компонентов, а организация функционирует, то можно считать, что анализ, а так же синтез выполнены правильно, структуризация организации проведена.
Правило 9. В силу трудности и множественности описаний организации не следует пытаться познать все её свой и параметры. Всему должен быть предел, подходящая граница. Например, при единичном типе системы машиностроительного производства организация технологической документации на основании укрупненных маршрутных технологий, а в массовом изготовлении — на основе пооперационных технологий. Для единичного индивидуального изготовления невыгодно разрабатывать пооперационные технологии, т. к. значительные расходы на выработку этих технологий распределяются на один-два элемента.
Аналогично этому примеру невыгодно с целью обоснования разового управленческого решения осуществлять современные методы анализа операций. Множественность или глубина отображения системы определяется уровнем её стандартизации, повторяемости. Чем больше повторяемость системы, тем больше должно быть включено уровней иерархии для исследования и синтеза, повышения качества УР (рисунок 2.4) [17, C 98].
На практике могут возникать различные ситуации, и потребуется сделать анализ до глубины пятого уровня однократно организации. Все определяется уместностью ситуации. И напротив, для простых небольших систем, состоящих из двух уровней иерархии, повторяющихся миллионы раз, хватит ограничиться 1-ым уровнем.
Заметим, что по статистике рубль, сэкономленный на качестве стратегического решения, на последующих этапах принесет убытки в пропорции, скажем 1: 10: 100: 1000.
В этой пропорции 1 — рубль, сэкономленный на стадии вынесения стратегического решения за счет упрощения исследования и синтеза, синтеза, игнорирования научных подходов и технологий исследования операций, 10 — потери на стадии НИОКР, 100 — потери на стадии материализации резолюции, 1000 — потери на стадии эксплуатации. Потери растут в геометрической прогрессии, так как однажды принятое решение на последующих этапах жизненного цикла системы повторяется много раз.
Правило 10. При определении взаимосвязей и взаимодействия организации с внешней средой следует строить темный ящик и формулировать вначале параметры выхода, затем определять влияние факторов макро- и микросреды, условия к входу, каналы обратной взаимосвязи и в последнюю очередь конструировать параметры процесса в системе.
Правило 11. Количество связей организации с внешней средой должно быть наименьшим, но достаточным для стандартного функционирования системы. Чрезмерное увеличение числа связей усложняет управляемость организации, а их недостаточность уменьшает качество. При этом должна обеспечиваться необходимая самостоятельность элементов системы. Для обеспечения мобильности и адаптивности организации она должна иметь способность быстрого изменения структуры.
Правило 12. В условиях формирования глобальной конкуренции и международной интеграции необходимо стремиться к росту уровня открытости системы при условии обеспечения её экономической, технической, информационной, юридической безопасности.
Правило 13. С целью построения, функционирования и развития организации в условиях расширения международной интеграции нужно достигнуть её совместимости с другими системами по информационному, научно-методическому, ресурсному, а так же правовому обеспечению на основании строповой и интернациональной стандартизации. В настоящее время введены в действие интернациональные стандарты по системам мероприятий и измерений, системам качества, сертификации, аудиторской деятельности, финансовой отчетности и статистике и другие.
Правило 14. Для расчета стратегии функционирования и развития организации следует строить дерево функций. Например, показателем нулевого значения дерева целей системы — мерой функционирования — может быть максимизация недавно созданной стоимости. Задачами первого уровня могут стать повышение качества конкретных изделий ресурсосбережение, расширение рынка продукции повышение качества обслуживания продукции, организационно-техническое развитие производства, защита природной среды. На 2-ом и 3-ем уровнях иерархии целей данные вышестоящего уровня подразделяются на частные показатели [18, C 102].
Правило 15. Для увеличения обоснованности инвестиций в инновационные и прочие проекты следует изучать преобладающие и рецессивные признаки организации и вкладывать сред в улучшение первых, наиболее эффективных.
Правило 16. Из целей 1-го уровня, перечисленных в правиле 14, преимущество следует отдавать качеству различных объектов управления как основе насыщения требований рынка, экономии источников в глобальном масштабе, обеспечения сохранности, повышения качества жизни жителей.
Правило 17. При формировании цели системы следует отдавать преимущество интересам системы гораздо более высокого уровня как гарантии решения мировых проблем.
Правило 18. Из всех показателей качества организации приоритет следует отдавать их прочности как совокупности проявляющихся свойств долговечности, ремонтопригодности и сохраняемости.
Правило 19. Эффективность и перспективность организации достигается оптимизацией её целей, структуры, системы менеджмента и прочих параметров. Поэтому стратегию действия и развития системы следует создавать на основе оптимизационных моделей.
Правило 20. При формулировании функций системы следует учитывать неясность информационного обеспечения. Вероятностный характер случаев и информации на стадии прогнозирования функций снижает реальную эффективность нововведений. Например, прогнозный экономический результат инноваций, выполненный на этапе стратегического маркетинга, смело можно сократить на коэффициент, равный 0,2—0,5, на этапе НИОКР — 0,5 0,7 производственных процессов — 0,6—0,8, эксплуатации — 0,8—0,9. Если промежуток времени меньше между годом расчета и годом новинки, значит больше размер понижающего коэффициента, разрыв между расчетным и фактическим эффектом меньше.
Правило 21. При построении дерева функций и формулировании стратегии организации следует помнить, что цели системы и её компонентов в смысловом и количественном значениях, обычно, не совпадают. Однако все компоненты обязаны выполнять конкретную задачу по свершению цели системы. Если, в отсутствии какого-либо компонента можно добиться цели системы, значит данный компонент лишний, надуманный или это эффект некачественной структуризации системы. Данное проявление свойств эмерджентности системы [18, C. 103].