Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (ООО «МельСервис»).pdf

К счету 50 «Касса» в ООО «МельСервис» открыты субсчета:

• «Касса организации»;
• «Денежные документы».

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы отражаются на счете 50 в сумме фактических затрат на приобретение.

Для составления проводки по кассе в программе 1С: Бухгалтерия необходимо:

• определить сущность изменений, происходящих с объектами бухгалтерского учета, в результате свершившейся хозяйственной операции;
• выбрать согласно Плану счетов подходящие счета для записи суммы хозяйственной операции методом двойной записи – по дебету и по кредиту.

Основными регистрами синтетического учета кассовых операций являются: анализ счета, оборотно-сальдовая ведомость по счету 50 «Касса», главная книга.

Рассмотрим более подробно перечисленные регистры.

Анализ счета 50 «Касса» представляет собой таблицу, в которой отображаются счета, с которыми корреспондировал счет 50 «Касса» за заданный период, а также суммы по каждой приведенной корреспонденции (Приложение 1).

В оборотно-сальдовой ведомости формируются за заданный промежуток времени обороты по дебету и кредиту счета 50 «Касса», а также указываются остатки на начало и конец анализируемого периода.

Аналитический учет денежных документов ведется по видам. В том случае, когда денежные документы приобретает кассир (весьма распространенная практика), в учете делают проводку: 

Дт 50-3 «Денежные документы» Кт 50 «Касса» - на сумму денежных документов, приобретенных за наличный расчет. 

При выбытии денежных документов кредитуется счет 50 и дебетуется счет учета источников возмещения затрат, например: 

Дт 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» Кт 50 «Касса» - на сумму стоимости путевок в оздоровительные учреждения, оплачиваемых за счет чистой прибыли организации; 

Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 50 «Касса» - на сумму стоимости почтовых марок, использованных для пересылки корреспонденции. 

Если почтовые марки выдаются должностным лицам (например, секретарю или офис-менеджеру) для постепенного использования, то в учете такая выдача оформляется как выдача подотчетных сумм: 

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса». 

На общехозяйственные расходы стоимость марок списывается по мере использования: 

Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 71«Расчеты с подотчетными лицами». 

Аналитическим регистром учета кассовых операций в ООО «МельСервис» является карточка счета 50 «Касса». В указанной форме выводятся все операции, совершаемые по кассе за заданный период.

Таким образом, ведение синтетического и аналитического учета кассовых операций осуществляется в ООО «МельСервис» в соответствии с нормативно-правовыми актами Российской Федерации.

Разработка рекомендаций по совершенствованию учета денежных средств в кассе предприятия

Система повышения эффективности использования денежных средств представляет собой не только управление денежными ресурсами, такими как наличность, но и источниками этих средств.

Повышение эффективности использования денежных средств подразумевает создание системы управления ликвидностью и платежеспособностью ООО «МельСервис», которая включает в себя несколько составляющих. Рассмотрим их поподробнее.

1. Оперативное управление денежными средствами – планирование денежных потоков.

Оперативное управление производится посредством платежного календаря. Основная задача составления платежного календаря заключается в формировании графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы осуществить возможность выполнения всех запланированных платежей, свести к минимуму излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.

При составлении платежного календаря на месяц необходимо смоделировать распределение запланированных денежных потоков по неделям и дням.

Практика показывает, что если в организации более пяти процентов платежей являются внеплановыми или производятся в нарушение внутреннего порядка их осуществления, то, скорее всего, внутренние бизнес-процессы управления не отлажены, регламенты осуществления платежей некорректны либо в организации имеют место быть сложности с финансовой дисциплиной.

В ООО «МельСервис» все платежи производятся в полном соответствии с платежным календарем.

Понимание того, как рассредоточиваются затраты во времени, помогает определить наиболее рисковые с точки зрения возникновения кассовых разрывов аспекты и заранее провести мероприятия по перераспределению денежных обязательств (например, разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться кредитными ресурсами).

Для поддержки оперативного управления денежными потоками, повышения скорости и качества принятия решений в этой области требуется также автоматизация соответствующих бизнес-процессов.

2. Эффективное использование свободных денежных средств.

ООО «МельСервис» практически не имеет свободных средств: все деньги вкладываются в производственный оборот и его обеспечение.

Однако в апреле-июле 2015 г. сложилась ситуация, при которой ООО «МельСервис» имело временно не задействованную в основной производственной деятельности наличность.

Основная сложность, с которой столкнулось ООО «МельСервис» при выборе финансового инструмента, связана с тем, что организации необходимо иметь возможность быстро вывести денежные средства из оборота и вложить их в основной бизнес. Именно поэтому руководство ООО «МельСервис» считает, что наилучшим способом сохранить и приумножить свободные средства является банковский депозит. Его можно открыть на короткий срок с приемлемым уровнем риска и почти нулевыми сопутствующими расходами. При этом, такой финансовый инструмент является и наименее прибыльным.

3. Управление дебиторской и кредиторской задолженностью.

Дебиторская задолженность является неотъемлемым элементом сбытовой деятельности ООО «МельСервис». Слишком высокая доля дебиторской задолженности в общей структуре активов снижает ликвидность и финансовую устойчивость организации и повышает риск финансовых потерь ООО «МельСервис».

Систему управления дебиторской задолженностью можно разделить на два крупных раздела:

• кредитную политику, позволяющую максимально эффективно использовать ее как инструмент роста продаж,
• комплекс мер, направленных на снижение риска возникновения просроченной или безнадежной дебиторской задолженности.

Разумное использование коммерческого кредита позволяет увеличить рост продаж, увеличить долю рынка и, как следствие, положительно влияет на финансовые результаты ООО «МельСервис». Хотя деятельность ООО «МельСервис» значительно отличается от работы банков, основные принципы кредитования клиентов остаются теми же: коммерческий кредит предоставляется покупателю с учетом его стоимости (ресурсы предоставляются на платной основе) и срочности (срок использования денежных средств ограничен).

При формировании кредитной политики ООО «МельСервис» необходимо определить максимально допустимый размер дебиторской задолженности как в целом для организации, так и по каждому покупателю (кредитный лимит). Рассчитывая эти показатели, ООО «МельСервис» в первую очередь ориентируется на свою стратегию, т. к. увеличение доли рынка требует большего кредитного лимита, чем удержание своей рыночной доли и аккумулирование свободных денежных средств. При этом нужно поддерживать достаточную ликвидность организации и учитывать кредитный риск.

Не менее значимой характеристикой коммерческого кредита является срок, на который он выдан. Большинство организаций, устанавливая сроки по коммерческим кредитам, ориентируются на предложения своих конкурентов. В ООО «МельСервис» кредитование происходит на срок от шести до пятнадцати месяцев.

Также необходимо организовать и наладить работу по контролю за тем, чтобы средняя оборачиваемость дебиторской задолженности в ООО «МельСервис» была выше аналогичного показателя по кредиторской задолженности.

Главным способом при контроле дебиторской задолженности является реестр старения дебиторской задолженности. Указанный документ представляет собой таблицу, в которой содержится информация о неоплаченных суммах счетов. Счета группируются по периодам просрочки платежа, и, в результате составляется реестр должников организации.

К примеру, руководитель ООО «МельСервис» может установить, что просрочка оплаты в течение семи дней допустима, при превышении этого срока необходимо активно работать с должником по возврату дебиторской задолженности, и в случае неоплаты более 30 дней – обращаться в суд. Исходя из этого, может осуществляться группировка в реестре старения дебиторской задолженности: 0-7 дней, 8-15, 16-30, свыше 30.

Одним из наиболее действенных инструментов, позволяющих максимизировать поток финансовых средств и уменьшить риск образования просроченной дебиторской задолженности, выступает система пеней и штрафов. Указанная система может применяться при нарушении сроков оплаты, установленных графиком погашения долгов, и должна быть отражена в договоре с контрагентом.

Контроль состояния кредиторской задолженности – важная часть управления ООО «МельСервис» в целом, поскольку при умелом управлении такая задолженность может стать дополнительным, а главное, недорогим источником привлечения заемных средств. Поэтому от того, как складываются взаимоотношения с контрагентами, согласовываются условия заключаемых договоров, отслеживаются сроки их оплаты, во многом зависит эффективность использования полученных финансовых средств. С другой стороны, ООО «МельСервис» не должно попадать в зависимость от кредиторов и сопоставлять выгоды от использования привлеченных средств с расходами по их обслуживанию.

4. Управление долговым портфелем ООО «МельСервис».

Долговой портфель может включать в себя самые разные инструменты, что позволяет ООО «МельСервис», с одной стороны, выполнять стоящие перед ним задачи, а с другой – за счет диверсификации источников финансирования снижать риск финансовой неустойчивости.

В 2013 г. темпы роста бизнеса ООО «МельСервис» были незначительны, поэтому ООО «МельСервис» вообще не прибегало к заемному финансированию, а ограничивалось реинвестированием собственной прибыли.

В 2014 – 2015 г., в связи с повышением покупательского спроса, с одной стороны, и условиями функционирования (мировой финансовый кризис), с другой, ООО «МельСервис» воспользовалось заемным финансированием.

При планировании объема долговых обязательств ООО «МельСервис» стремится не только удовлетворить собственные потребности в заемных средствах, но и обезопасить себя от риска неплатежеспособности и сохранить финансовую устойчивость. Очень важно рассчитать предельный размер заимствований, который определяется исходя из показателей кредитоспособности компании, например таких, как лимит по сумме ликвидных активов и лимит по сумме собственных средств. Лимиты заимствований необходимо периодически пересматривать с учетом особенностей деятельности ООО «МельСервис».

5. Материальные ресурсы

Так как ООО «МельСервис» заинтересовано в том, чтобы обезопасить и максимально эффективно использовать собственные активы, необходима разработка системы внутреннего контроля работы снабжения и движения материальных ресурсов в организации. Такая система представляет собой нормирование системы закупок и складирования запасов предприятия, а также мониторинг материальных ресурсов.

6. Нормирование системы закупок и складирования запасов.

Внедрение системы нормирования закупок на основе предварительного составления бюджета производства и продаж способствует определению реальной потребности в этих ресурсах.

Система нормирования, кроме непосредственного алгоритма расчета нормативов, включает в себя разработку регламентов, тестирование разработанной модели нормирования и корректировку разработанной методики. Какими бы точными ни были расчеты, и какой бы хорошей ни была созданная в организации модель управления запасами, эта модель не будет работать, если отсутствует эффективное управление, а также четкие и понятные регламенты, описывающие порядок работы с ресурсами. А так как расчет и контроль нормативных значений – очень трудоемкие процессы, на первый план выходит также необходимость автоматизации этих процессов.

Внедрение системы нормирования материальных ресурсов на первых этапах может оказаться не столь удачной. Фактические значения ресурсов могут значительно отличаться от нормативных из-за: