Файл: Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования ( Понятие и методы системы управления организацией).pdf

Продолжение таблицы 3

Анализируя профессиональную структуру работников магазина «Магнит» отметим, что наибольшую долю занимают работники, имеющие среднее (профессионально-техническое и общее среднее) образование, доля которых за период 2015-2017 годы уменьшилась с 54% до 41% соответственно. Доля работников со средне-специальным образованием уменьшилась с 20 % до 18 % соответственно. Что касается доли работников с высшим образованием, то она увеличилась с 26% до41 %.

Итак, анализируя профессиональную структуру работников магазина «Магнит» отметим, что за рассматриваемый нами период, в структуре работников организации произошли следующие изменения:

- рост доли работников с высшим образованием;

- снижение долей работников со средне-профессиональным образованием и средне-специальным образованием.

Считаю необходимым, отметить, что в магазине «Магнит» не уделяется должного внимания к уровню образования работников магазина. Также в магазине «Магнит» не выделяются денежные средства на повышение квалификации сотрудников магазина, что является отрицательной тенденцией и негативно характеризует систему управления в магазине «Магнит».

Далее представим функциональные обязанности сотрудников магазина «Магнит».

Для каждой должности руководством организации составляются и утверждаются должностные инструкции, содержащие перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности. Директор магазина «Магнит» организует деятельность магазина в целом, а также обеспечивает эффективность и прибыльность деятельности магазина. В должностные обязанности директора входит разработка и реализация перспективных и текущих планов по повышению эффективности и прибыльности деятельности определенного магазина. Директор магазина принимает участие в подборе кадров, готовит необходимую документацию по применению взысканий и поощрений персонала; организовывает и ведет договорную работу с поставщиками; анализирует и обобщает ежедневные товарные и кассовые отчеты.

В обязанности товароведа входит:

- приемка товара по количеству, качества и срокам реализации в соответствии с контролируемыми документами;

- выполнение функций любого сотрудника магазина;

- организация правильного учета товаров, в случае отсутствия директора магазина;

- осуществление контроля за наличием штрих-кода на товары в базе;

- управление персоналом, постановка задач и контроль за их исполнение;

- работа в программе технических средств, в соответствии с технологическим процессом работы;

- проведение собраний с персоналом в случае отсутствия директора магазина;

- обеспечение сохранности товаров в магазине и пр.

Рассмотрим должностные обязанности кассира магазина «Магнит».

В обязанности кассира входит:

- осуществление операций по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;

- получение по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежных средств и ценных бумаг в учреждениях банка для выплаты работникам заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов;

- ведение на основе приходных и расходных документов кассовой книги, сверка фактического наличия денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком;

- составление описи ветхих купюр, передача в соответствии с установленным порядком денежных средств инкассаторам, составление кассовой отчетности;

- обеспечение бесперебойной работы касс, контроль за отсутствием нарушений правил торговли в работе касс, принятие мер по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;

- информирование руководства об имеющихся недостатках в работе касс и в своей работе, принимает меры по их ликвидации, исполняет распоряжения и приказы администрации предприятия.

Функциональными обязанности продавца магазина «Магнит» являются:

- доброжелательное приветствие посетителей магазина;

- оказание помощи в виде консультации по вопросам ассортимента, наличия и количества товара, сроках поставки, информации о производителях, технологии производства, области применения и прочих технических вопросах;

- проверка товара на наличие брака;

- информирование посетителей о скидках и акциях в магазине «Магнит»;

- осуществление работы по возврату товара в случае претензий к качеству товара;

- производит отпуск товара и пр. обязанности.

Известно, что на систему управления организацией большое влияние оказывают как внутренние, так и внешние факторы. Именно внешняя среда влияет на организацию в целом и ее функционирование. В связи с этим целесообразно представить в таблице 4 SWOT-анализ магазина «Магнит».

Таблица 4 – SWOT-анализ магазина «Магнит»

На основании проведенного SWOT-анализа  внешней среды организации составим матрицу угроз и возможностей для магазина «Магнит». Представим в таблице 5 матрицу возможностей, предоставляемых рынком.

Таблица 5 – Матрица возможностей для магазина

Таким образом, нами была рассмотрена система управления в одном из магазинов федеральной сети «Магнит». Недостатками в системе управления магазином являются недостаточно высокая заработная плата персонала, при чрезмерной загруженности и ответственности. В связи с этим отсутствует эффективный контроль над товаром, имеющим ограниченный срок годности, что в свою очередь увеличивает количество брака и приводит к финансовым потерям магазина. Также выявлены перебои с поставкой товаров в магазин, которые связаны с ошибками в работе товароведа и директора данного магазина «Магнит».

Кроме того, негативное влияние на деятельность организации оказывает рост числа конкурентных фирм, что влечет за собой, снижение себестоимость продукции и увеличение расходов на маркетинговые мероприятия.

Вышеуказанные недостатки оказывают отрицательное влияние на деятельность магазина и, соответственно, на его финансовые показатели.

3. Предложения по совершенствованию системы управления магазина «Магнит»

Проведя анализ системы управления в одном из магазинов федеральной сети «Магнит» следует отметить, что структура управления имеет ряд недостатков, которые необходимо исправить.

Во-первых, в данной организационной структуре отсутствуют какие-либо звенья, занимающиеся вопросами стратегического планирования. В работе руководителей практически всех подразделений оперативные проблемы доминируют над стратегическими.

Отметим, что в магазине «Магнит» отсутствует «Положение об организационной структуре», так как, по словам сотрудников, его некому разработать. Это не позволяет построить эффективную систему контроля за деятельностью аппарата управления в организации и создает большие трудности при выявлении дефектов организационной структуры управления.

Именно по причине отсутствия в организационной структуре департамента стратегии, то есть звена, отвечающего за стратегическое планирование, в положениях о подразделениях не определены цели деятельности для каждого подразделения, его вклад в общий результат деятельности компании, показатели эффективности деятельности, характерные именно для данного подразделения, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями компании.

Кроме того, было установлено, что в анализируемом магазине «Магнит» отсутствует практика построения дерева целей с адекватной системой показателей.

Системно не упорядоченные плановые показатели не согласуются со структурой организации, не соответствуют направлениям использования ресурсов и получению результатов, поэтому оценить вклад каждого блока в целевую эффективность системы сложно.

Во-вторых, в механистической структуре существует тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений. Как показал анализ, практически любой заказ требует участия всех подразделений компании, а существующая организационная структура значительно усложняет процесс выполнения работ, в связи с тем, что работа структурных подразделений организации недостаточно эффективно скоординирована.

Вместе с тем, в структуре существует перегрузка управленцев верхнего уровня, в то же время существует и повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев. Таким образом, с одной стороны, результаты работы компании с такой структурой зависят в основном от уровня профессионализма управляющих работников, а с другой стороны, те же управляющие работники являются перегруженными работой, что снижает качество принимаемых ими решений, следовательно, сказывается на результатах работы организации.

В организационной структуре магазина «Магнит» выявлено несоответствие функций управления, обусловленных целями компании и фактически выполняемых функций, дублирование функций, а также выявлены некоторые нереализуемые функции, например, функции отдела по управлению персоналом и коммерческого отдела.

В связи с этим предлагаем в магазине «Магнит» осуществить замену организационной структуры на органическую.

Основными принципами такой организации управления являются:

- автономная работа рабочих групп;

- замена жестких управленческих связей на более гибкие;

- привлечение для разработки сотрудников каждого подразделения магазина.

При внедрении данной структуры необходимо изменять взаимоотношения между персоналом.

Выявлено, что магазин «Магнит» не имеет возможности дополнительно нанимать высокооплачиваемых работников – руководителей проектов, так как издержки и затраты на производство и управление высоки.

Совершенствование организационной структуры неразрывно связано с реформированием магазина, а именно устранением нерентабельных производственных структур и низкорентабельных видов продукции (услуг).

В нашем случае планируется убрать в магазине «Магнит» отдел с хозяйственными товарами, так как данный вид товаров находится с продовольственными товарами в одном помещении, что вызывает запах у продуктов. В связи с этим, это отрицательно влияет на деятельность магазина, запасы товара увеличиваются, а значит, и снижаются продажи.

Итак, основными предложения по совершенствованию системы управления подразделения магазина «Магнит» являются:

1. Создание органической структуры управления.
2. Ликвидация нерентабельных видов продукции (услуг).
3. Усиление блока персонала.

Таким образом, предлагаем включить в штатное расписание две новые должности – менеджер-оформитель, грузчик. Также предлагаем увеличить на две штатные единицы количество кассиров-универсалов.