Файл: Автоматизированная форма бухгалтерского учета.pdf

Введение

Актуальность. Развитие информационных технологий в бизнес-управлении в последние годы идет высокими темпами. Современный бухгалтер сегодня уже не может представить себе процесс ведения бухгалтерского учета без широкого использования средств автоматизации. Именно поэтому одной из основных прикладных проблем формирования бухгалтерской отчетности является процесс ее автоматизации и сопряжения с последними тенденциями в мире компьютерных технологий.

Различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности предприятия находят свое отражение в бухгалтерском учете, который, в свою очередь, является информационной основой принятия важнейших управленческих решений руководством организации – внутренними пользователями информации и оценки деятельности предприятия со стороны внешних пользователей – государственных контролирующих органов, акционеров, инвесторов, кредиторов.

Однако принятие решений на основе информации первичного бухгалтерского учета не просто нецелесообразно, но и невозможно, основной причиной чего являются объемы данной информации. Ведь количество первичных документов, регистрируемых в бухгалтерских программах, измеряется тысячами, а иногда и миллионами единиц, что делает фактически невозможным даже оперативное управление на основании первичной информации. Следовательно, информация должна быть систематизирована, для чего и создаются различные отчеты.

Цель работы - исследовать вопросы автоматизации бухгалтерского учета на предприятии.

Задачи работы:

• исследовать предпосылки автоматизации бухгалтерского учета;
• выявить приоритетные направления автоматизации бухгалтерского учета;
• провести сравнение программ автоматизации бухгалтерского учета;
• выявить причины популярности программ автоматизации бухгалтерского учета семейства 1С;
• рассмотреть практику применения программы «1С: Предприятие 8» в торговых предприятиях.

Предмет исследования – автоматизированная форма ведения бухгалтерского учета.

Теоретической основой работы послужили законодательные и нормативные документы по бухгалтерскому учету Российской Федерации, Минфина Российской Федерации, труды российских специалистов в области бухгалтерского учета, материалы периодической печати.

---

Глава 1. Основные положения автоматизации бухгалтерского учета на предприятии

1.1. Предпосылки автоматизации бухгалтерского учета

Рационализация цепочки «первичные документы – внутренние учетные регистры – бухгалтерская отчетность» является важнейшей проблемой развития систем автоматизации бухгалтерского учета^[1].

Алгоритмы, используемые программным обеспечением, являются достаточно сложными, а потому подсказки от разработчика по использованию программного обеспечения более чем полезны. Но, в то же время, необходимо развитие методологии автоматизированной формы бухгалтерского учета, которая на сегодняшний день разработана очень слабо. Лишь в некоторых работах авторы анализируют принципы построения автоматизированных систем, рассматривают не только методические, но и методологические проблемы развития автоматизированной формы бухгалтерского учета^[2]. При этом мы полагаем, что все-таки автоматизированная форма ведения бухгалтерского учета имеет не только общие принципы построения с бухгалтерским учетом в целом, но и свои специфические принципы, без осознания которых невозможно рациональное построение автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета^[3].

Например, извечный спор о целесообразности использования разных первичных информационных баз для различных ветвей бухгалтерского учета либо единой информационной базы для них фактически, казалось бы, утрачивает смысл при использовании автоматизированных технологий, которые, естественно, могут опираться на единую первичную информационную базу^[4]. Но в этом случае имеет место справедливая дискуссия о том, необходимо ли в рамках одного информационного обеспечения, одной информационной системы объединять ведение финансового, налогового и управленческого учета, а также учета в соответствии с требованиями Международных стандартов финансовой отчетности (МСФО), которая присутствует в работах И. А. Слободняка по вопросам бухгалтерский управленческой отчетности^[5]. В них автор подробно анализирует вопросы целесообразности использования единой информационной базы при ведении финансового и управленческого учета, но анализ соответствующих вопросов вполне можно распространить и на целесообразность использования единой информационной базы при ведении финансового и налогового учета, финансового учета по российским и международным стандартам^[6].

---

В указанных выше работах И. А. Слободняка было доказано, что в рамках системы управленческого учета должна быть полностью реализована вся цепочка обработки и систематизации информации (см. рисунок 1).

Возможные варианты организации управленческого учета и взаимодействия его с системой финансового учета (вне вопросов автоматизации) подробно рассматривались В. Ф. Палием^[7] и С. А. Николаевой^[8]. Речь шла о сопоставлении двух-круговой (вариант автономии, или дуализма) и одно-круговой (интегрированной, или вариант монизма) систем организации бухгалтерского учета^[9]. При варианте автономии каждая из систем учета – финансового и управленческого – является замкнутой.

Рисунок 1 - Схема формирования информационной базы, используемой при подготовке информации бухгалтерской управленческой отчетности

В финансовой бухгалтерии затраты группируются по экономическим элементам, в управленческой – по статьям калькуляции. При однокруговой (интегрированной) системе учета счета-экраны не применяются и используется единая система счетов и бухгалтерских записей^[10].

Представляется, что только в случае существования различной информационной основы управленческий учет реально выполняет возложенные на него задачи – он начинает предоставлять не ту информацию, которая формируется в системе финансового учета и перерабатывается для управления, а дает независимую и, как правило, более полезную информацию, сформированную уже на начальной стадии (но не стадии перегруппировки показателей в отчетности)^[11]. Такой подход потребует дополнительных затрат, однако следует понимать, что данные затраты являются необходимым условием подготовки качественной информации. Если же при подготовке бухгалтерской управленческой отчетности будут использованы учетные регистры финансового учета либо будет предпринята трансформация бухгалтерской (финансовой) отчетности в формат бухгалтерской управленческой отчетности, то информация и управленческой отчетности будет отражать фискальную направленность данных, используемых при ее подготовке^[12].

При этом считаем, что определенные преимущества, а не только недостаток в виде увеличения затрат на дублирование ввода информации, имеются и в ситуации, когда каждое соответствующее направление бухгалтерского учета ориентируется на свою собственную первичную информационную базу, и главным из них является возможность налаживания взаимного контроля между первичными базами^[13]. Например, посредством организации небольшого дополнительного модуля, который анализирует первичную информацию информационных систем финансового и налогового учета, финансового и управленческого учета, можно получить свод отклонений между ними, через анализ которых можно выявить ошибки оператора при вводе первичных данных и их классификации.

---

Отчасти такие модули уже встроены в системы автоматизации бухгалтерского учета^[14]. Например, таким модулем можно считать «Анализ налогового учета», который в систематизированном виде предоставляет пользователю информацию о разницах, возникающих в финансовом и налоговом учете^[15].

Естественно, что если информация о соответствующих отклонениях поступает пользователю, то он должен задуматься об их причинах, и в случае отсутствия видимых причин для возникновения отклонений их наличие будет служить прямым сигналом об ошибке^[16].

1.2. Приоритетные направления автоматизации бухгалтерского учета

Основными приоритетными направлениями совершенствования систем автоматизации бухгалтерского учета – основная цель всего процесса – являются следующие положения:

1. Упорядочение и оптимизация практического ведения бухгалтерского учета. Под этим мы понимаем, прежде всего, сокращение времени на обработку первичных данных, формирование необходимых отчетов, справок, выписок, минимизацию пользовательских действий для получения конечного результата. Например, если раньше при использовании ручной технологии ведения бухгалтерского учета на отдельные операции по калькулированию себестоимости требовались несколько часов работы и проведение большого количества расчетов, то с использованием автоматизированных технологий весь процесс занимает считанные минуты и включает минимальное количество операций, которые необходимо осуществить непосредственно оператору. Именно минимизацию времени на ведение бухгалтерского учета – главного ограниченного ресурса – мы считаем ключевым моментом во всем совершенствовании бухгалтерского учета^[17].

2. Оптимизация количества информации информационной системы бухгалтерского учета без потери ее качества. Большой объем информации – не всегда благо для субъекта, принимающего управленческие решения. Ее переизбыток опять-таки ведет к увеличению времени на поиск необходимой информации и, соответственно, усложняет процесс принятия решений. Информации не должно быть много, ее не должно быть мало, ее должно быть ровно столько, чтобы информация была именно информацией в соответствии с ее представлением по Клоду Шеннону, который трактовал информацию как снятую неопределенность. До тех пор, пока неопределенность относительно объектов управления существует, необходимо наращивать информацию, что будет приводить к качественным улучшениям информационной системы бухгалтерского учета^[18].

---

Но как только все неопределенности относительно объектов сняты, дальнейшее наращивание информации нецелесообразно.

Данное положение является особенно важным в свете того, что в соответствии с требованиями нового Федерального закона от 06.12.2011 №-402-
ФЗ «О бухгалтерском учете»^[19] организации больше не обязаны применять унифицированные формы первичных документов, они могут разрабатывать
свои собственные формы документов, закрепляя их в локальных нормативных актах, что открывает путь к минимизации дублирования информации,
что в значительном объеме имело место ранее.

Большое внимание в этой связи необходимо уделять и количеству аналитических признаков, информация по которым фиксируется в системе.
Излишняя аналитика (например, чрезмерно большое количество субконто) может принести вреда гораздо больше, чем пользы. Например, сегодня существует огромное количество признаков для классификации затрат. И если бы все они были учтены при автоматизации учета, то составление одного документа на расходование ресурсов привело бы к указанию не 2—3 субконто, а значений 10—15 аналитических признаков. Поиск «золотой середины» в повышении аналитичности учетных процедур — сложнейшая задача^[20].

3. Снижение числа ошибок в бухгалтерском учете с использованием встроенных алгоритмов внутреннего автоматизированного контроля бухгалтерских данных. В настоящее время многие процедуры контроля уже автоматизированы. Например, бухгалтер не сможет отпустить материалов на производство больше, чем их количество на складе, существуют встроенные проверки по различным классификаторам и даже проверки правильности заполнения серии и номера паспорта гражданина РФ. Однако все соответствующие алгоритмы следует развивать и усовершенствовать. Например, очень мощное контрольное значение имеет проведение анализа денежных потоков косвенным методом, что позволяет одновременно увязать три важнейших отчетных формы — бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и отчет о движении денежных средств^[21]. Встроив соответствующий алгоритм в информационную систему, можно получить ряд важнейших контрольных соотношений. Дополнительно необходимо принять во внимание контрольные соотношения, используемые налоговыми органами при первоначальном тестировании сданных форм бухгалтерской отчетности и налоговых декларации.

На необходимость подобных проверок указывает и целый ряд авторов, аргументировано доказывая, что внедрение соответствующих систем сократит ручной труд при осуществлении операций внутреннего контроля и, соответственно, повысит эффективность соответствующих проверок за счет
минимизации затрат без потери качества^[22].

---