Файл: Основные понятия и правовая база проведения инвентаризации.pdf

Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01), утверждено приказом Минфина России устанавливает правила формирования в бухгалтерском учете информации об основных средствах организации. П. 29 гласит, что выбытие объекта основных средств имеет место в случае выявления недостачи или порчи активов при их инвентаризации.

Плана счетов бухгалтерского учета финансово – хозяйственной деятельности организации и инструкции по его применению, утвержден приказом (далее – План-счетов), который представляет собой схему регистрации и группировки фактов хозяйственной жизни (актов, обязательств, финансовых, хозяйственных операций и др.) в бухгалтерском учете. Согласно Плана-счетов для обобщения информации о суммах недостач и потерь, от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи, независимо от того, подлежат они отнесению на счета учета затрат, используется сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

К 3-му уровню относятся отраслевые стандарты, которые включают в себя Постановления министерств о нормах естественной убыли. О природе естественной убыли говорится в Методических рекомендациях по разработке норм естественной убыли, утвержденных Приказом Минэкономразвития России. В них разъясняется, что под естественной убылью товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) следует понимать потерю в виде уменьшения массы товара при сохранении его качества в пределах требований (норм), устанавливаемых нормативными правовыми актами, которая является следствием естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров. В бухгалтерском и налоговом учете, потери вследствие естественной убыли определяются исходя из норм, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

4 уровень – рекомендации в области бухгалтерского учета.

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждены приказом Минфина России, устанавливают порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов, прописаны общие правила проведения инвентаризации и отдельных видов имущества и финансовых обязательств.

Под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами - кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, утверждены приказом Минфина России определяют порядок организации бухгалтерского учета основных средств. Согласно данным Методическим указаниям неучтенные объекты основных средств, выявленные при проведении инвентаризации активов и обязательств, принимаются к бухгалтерскому учету по текущей рыночной стоимости и отражаются в качестве прочих доходов.

Выбытие объекта основных средств может иметь место при недостаче и порче, выявленных при инвентаризации. Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утверждено приказом Минфина России определяют порядок организации бухгалтерского учета материально-производственных запасов. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. П. 21 устанавливается, что порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. В соответствии с п. 24 при организации работы по проведению инвентаризаций МПЗ необходимо учитывать структуру складского хозяйства.

По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба о чем нам предписывает п. 29 Методических указаний. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета подлежат отражению. Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утверждено приказом Минфина России, определяют порядок ведения бухгалтерского учета.

В соответствии с п. 34 определение непригодности и решение вопроса о списании специальной оснастки и специальной одежды осуществляется в организации постоянно действующей инвентаризационной комиссией. Проведение инвентаризации и проверки наличия (состояния) специальной оснастки и специальной одежды в порядке осуществляется на основании п. 21 - 35 Методических указаний № 119 н.

5 уровень – стандарты экономического субъекта (организации). Основным документом данного уровня, регулирующим проведение инвентаризации экономическим субъектом является учетная политика, в которой утверждаются материально ответственные лица, график и сроки проведения инвентаризации, и порядок отражения результатов в бухгалтерском учете. Так же к стандартам организации можно отнести и положении о проведении инвентаризации и положении о регулировании разногласий.

Проведению инвентаризации соответствуют определенные алгоритмы (этапы) действия, которые рассмотрим в следующем разделе [1].

Основные этапы проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями.

На основании их можно представить этапы проведения инвентаризации, которые указаны на рис. 4.

1-й этап: создание инвентаризационной комиссии

2-й этап: подготовительный

3-й этап: технический

4-й этап: аналитический

5-й этап: заключительный

Рисунок 4 – Этапы проведения инвентаризации

1-й этап: создание инвентаризационной комиссии. В каждой организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В нее также могут быть включены представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Персональный состав этих комиссий утверждает руководитель организации. Такие требования установлены п. п. 2.2, 2.3 Методических указаний № 49.

В ходе проверки материально ответственные лица выступают как проверяемые. Поэтому нельзя допускать включение материально ответственных лиц в состав инвентаризационной комиссии при проверке имущества, за которое они отвечают, так как они являются проверяемыми, а не проверяющими. Если штат организации небольшой, можно создать рабочие

комиссии для инвентаризации отдельных участков и в состав комиссии по конкретному участку включать материально ответственных лиц не ответственных за данный участок. В соответствии с п. 2.6 Методических указаний № 49 инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии или материально ответственного лица при проведении инвентаризации служит основанием признать ее результаты недействительными.

2-й этап: подготовительный. Перед началом любой инвентаризации издается Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (это может быть или унифицированная форма № ИНВ-22 или форма разработанная организацией). Данный документ является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта. В нем также указывается персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ подписывается руководителем организации, вручается председателю инвентаризационной комиссии, а затем регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23, если в учетной политике закреплены унифицированные формы) [11, с. 115].

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества, а именно предоставить измерительные и контрольные приборы, рабочую силу для перемещения и перевешивания грузов и т.д. Проверка фактического наличия имущества проводится при обязательном участии материально ответственных лиц об этом прописано в п. 2.8 Методических указаний № 49. Обязанность работника участвовать в проведении инвентаризации, ревизии, иной проверки сохранности и состояния вверенного ему имущества установлена и типовой формой договора о полной материальной ответственности.

П. 2.7 Методических указаний № 49 предусмотрены обязательные процедуры, которые необходимо осуществить до начала проверки наличия имущества. Во-первых, инвентаризационной комиссии надлежит получить последние (на момент инвентаризации) приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель комиссии визирует приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)». Это послужит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества на начало инвентаризации по учетным данным.

Во-вторых, материально ответственные лица, а также лица, получившие в подотчет суммы на приобретение ценностей или доверенности на получение имущества, обязаны дать расписки. С подобных расписок начинаются инвентаризационные описи (например, форма ИНВ-1 - для основных средств, ИНВ-1а - для нематериальных активов, ИНВ-3 - для товарно-материальных ценностей и т.д.). В них, в частности, указывается следующее: «к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на основные средства сданы в бухгалтерию и все основные средства, поступившие под мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход».

3-й этап: технический. На данном этапе определяется фактическое наличие имущества путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах, о чем прописано в п. 2.5 Методических указаний № 49. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи согласно п. 2.11 Методических указаний № 49. Правила оформления инвентаризационных описей и исправления в них ошибок установлены п. п. 2.9 – 2.10 Методических указаний № 49.