Файл: Проектирование информационных систем: проектирование реализации операций бизнес-процесса «Предоставление рекламных услуг».pdf

1.3.Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Чаще всего последствием выполнения автоматизации основных бизнес- процессов любой компании выступают:

– повсеместное увеличение производительности труда персонала и общее снижение трудозатрат в компании;

– повышение скорости реализации основных заданий, что связаны с учетными операциями;

– значительное снижение численности ошибок в итоговой документации, отчетности и других формах документооборота;

– увеличение уровня эффективности учета, а это является причиной для увеличения рентабельности работы компании;

– удобство в осуществлении документооборота и деловых процессов.

Стоит отметить, что каждый из выше перечисленных пунктов, является весомым аргументом в пользу предоставления возможности автоматизации бизнес-процессов (БП) любой компании.

Размещение рекламных материалов приостанавливается автоматически при условии достижения заданных показателей, согласованных в Дополнительном соглашении.[4]

В случае использования Заказчиком рекламных материалов изготовленных Исполнителем в иных целях, не предусмотренных Договором и настоящим Регламентом, в том числе для размещения на других ресурсах в сети Интернет, Заказчик оплачивает Исполнителю полную стоимость изготовления рекламных материалов по действующим тарифам Исполнителя.

В результате выполнения заказа на предоставление рекламных услуг клиент получает такие документы:

– отчет по статистике рекламной кампании;

– договор о предоставлении рекламных услуг;

– перечень рекламных мероприятий;

– счет по предоставленных услугах.

Рассмотрим роли сотрудников рекламной компании при предоставлении рекламных услуг:

– маркетолог – выполняет маркетинговое исследование с целью наиболее качественного предоставления рекламных услуг;

– дизайнер – используя приемы современных информационных технологий, выполняет создание рекламной продукции;

– менеджер по работе с клиентами – выполняет роль промежуточного звена между клиентами и непосредственными исполнителями рекламы;[8]

– руководство рекламной компании – руководит деятельностью всей компании, а также предпринимает меры по обеспечению качественных условий работы для персонала.

Под документооборотом в ООО «Сбербанк-сервис» понимается процесс движение и оборота документов в компании, который связан с ее профессиональной деятельностью, с момента их получения и до конца выполнения ремонта техники. [15, c.92]

Следует заметить, что работа в рекламной компании основывается на принципе движения документов (рисунок 4):

Рисунок 4 – Движение документов

Заметим, что в организации четко разделены функции для каждого из отделов и процессов.

В результате можно сделать вывод, что организация документооборота, в основном, зависит от бизнес-процессов, а не от непосредственно руководства компании.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Под информационным обеспечением (ИО) понимается множество данных, которые представляются для компьютерной обработки в определенной форме. Организационное обеспечение в совокупности с методическим представляют собой множество мероприятий, что направлены на выполнение процесса функционирования ПК.

Входными документами для реализации системы обработки заявок на рекламные услуги являются документы, которые заполняются при обращении клиента, к примеру:

– анкета клиента (ФИО, телефон, адрес);

– данные о рекламе.

Эти документы составляются базовыми при заполнении заявки на ремонт, согласно установившимся в сервисном отделе стандартам, а также они вносятся менеджером при обслуживания клиента.

Кроме этого, входящей документацией системы могут быть документы, которые поступают непосредственно от клиентов:

– документы об оплате;

– документы о перерасчете;

– гарантийные талоны;

– описание проблемы с вычислительной техникой.

Любой документ, который был предъявлен должен представляться записью в соответственной БД, а именно, при учете поступившей на ремонт техники с указанием основных атрибутов.

Кроме документов начальными данными могут быть:

– условно-постоянные данные;

– данные о сотрудниках;

– данные о типах рекламы и другие.

Вся эта начальная информация в создаваемой системе должна быть сохранена в справочниках, что наиболее подходит для хранения условно-постоянных данных.

Таким образом, указанные типы информации будут храниться в качестве справочников.

Все разработанные справочники в ИС, предназначенные для реализации хранения условно-постоянных данных, должны быть выполнены в качестве списка или элементов справочника.

Стоит отметить, что форма списка для любого из справочников должна быть разработана таким образом, чтоб отображать весь состав записей справочника или его иерархическую структуру.[5]

При этом для всех записей справочника должны указываться вся их основная информация.

При этом, каждая форма элемента должна также отображать полную информацию:

– основные данные;

– вспомогательные данные.

Электронные документы, что вводятся в систему, должны также храниться в специальном журнале документов.

Итоговая форма журнала должна иметь возможность просматривать все имеющиеся документы за какой-то определенный период с реализацией отображения всех главных данных документов.

При этом должна быть возможность для наложения условий выборки на список документации по основной информации документов, а также их сочетании.

Для просмотра более детальной информации о документах надо разработать форму, где в более удобном для пользователей виде отображается полностью вся информация документов.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Для создания приложения по автоматизации маркетинговой деятельности необходимо выбрать СУБД, в которой будет создана информационная система.

В наше время одними из самых популярных СУБД являются SQL Server и MS Access. Рассмотрим их главные характеристики.

SQL Server – это СУБД, которая используя язык Transact SQL, реализует пересылку сообщений между компьютерами клиента и компьютером, где работает SQL Server, создавая при этом сетевую структуру.

Рассматриваемая СУБД состоит из механизма баз данных и компонентов СУБД, которая в свою очередь организует данные в виде таблиц которые. SQL Server отвечает за поддержку структуры БД и решает следующие задачи:

– поддержка связей между данными;

– обеспечение корректного хранение данных, выполнение правил, которые регламентируют связи между ними;

– восстановление данных после аварии системы, перевод их в состояние, зафиксированное до сбоя (откат базы данных).

В первых версиях СУБД сходный код SQL Server основывался на коде Sybase SQL. Это позволило корпорации Microsoft выйти на рынок БД для предприятий, где монополистами были IBM и Oracle.

Microsoft SQL Server для разработки запросов использует версию языка SQL, получившую название T-SQL (Transact-SQL), что является реализацией SQL-93 (стандарт ISO) с множественными расширениями. Данная версия позволяет использовать дополнительные элементы синтаксиса для хранимых процедур, обеспечивать поддержку транзакций.

SQL Server поддерживает по трем сценариям избыточное дублирование данных:[8]

– Синхронизация с различными серверами: БД нескольких серверов могут синхронизироваться между собой. При этом изменения всех БД происходят друг от друга независимо, а при синхронизации выполняется сверка данных. Такой тип дублирования предусматривает возможности разрешения противоречий между разными БД.

– История изменений: все изменения, которые вносятся в базу данных непрерывно передаются конечным пользователям.

– Снимок: производится так называемый «снимок» БД, который отправляется сервером получателям.

Microsoft SQL Server 2012 обладает рядом возможностей, которые обеспечивают легкость установки, эксплуатации и развертывания, а также поддерживающих следующие функции:[7]

– масштабируемость;

– создание хранилищ данных;

– системную интеграцию с различным серверным программным обеспечением.

В состав СУБД входит огромное количество функций и инструментов, упрощающих процесс установки, управления или использования БД. SQL Server предоставляет администраторам полный набор инструментов, которые необходимы для тонкой настройки СУБД в составе промышленных онлайн-систем. SQL Server также корректно работает в однопользовательских системах небольшого масштаба, при этом издержки на их администрирование являются минимальными.[7]

Microsoft Access - настольная СУБД реляционного типа. В отличие от остальных СУБД, Access хранит всю информацию в одном файле, но распределяет их по таблицам, как и необходимо в реляционных БД. К таким данным относится не лишь информация в таблицах, а и другие объекты базы, которые будут ниже описаны.

Одним из достоинств Access является наличие очень простого графического интерфейса, который позволяет легко создать собственную базу данных, разрабатывать приложения, использовать при этом встроенные средства.

Это помогает избежать рутинных действий, облегчает работу неопытному пользователю.

Создание многопользовательской базы и получение нескольких пользователей одновременного доступа к общей базе возможно в сетях с одноранговой структурой или с файловым сервером. Локальная сеть обеспечивает программную и аппаратную поддержку обмена информацией между компьютерами. MS Access следит за распределением доступа различных пользователей к базе данных и обеспечивает их защиту.

В плане обеспечения целостности данных MS Access отвечает лишь моделям средней сложности. В нем не используются такие объекты как хранимые процедуры и триггеры, что заставляет разработчиков создавать клиентские программы для поддержания бизнес-логики БД.

Однако, при указанных недостатках MS Access располагает большим количеством преимуществ.

В первую очередь отметим распространенность, что обусловлена принадлежностью СУБД компании Microsoft, операционные системы и программное обеспечение которой использует множество пользователей ПК. MS Access абсолютно совместим с ОС Windows, постоянно обновляется, поддерживает различные языки.

MS Access предоставляет за небольшую стоимость огромное количество возможностей. Также отметим ориентированность на пользователей с различной профессиональной подготовкой. Это выражается в наличии различных вспомогательных средств, развитую справочную систему и интуитивно понятный интерфейс. Данные средства облегчают проектирование и создание БД, выборку из нее данных.[5]

В распоряжение непрограммирующим пользователям MS Access предоставляет разнообразные диалоговые средства, что позволяют им создавать приложения, при этом не прибегая к непосредственной разработке запросов с помощью языка SQL или к программированию вспомогательных модулей или макросов на языке VBA.

Также Access обладает большими возможностями по экспорту/импорту данных в разнообразные форматы через механизм ODBC: от текстовых файлов и таблиц Excel до любой серверной СУБД.

Еще одним немаловажным преимуществом MS Access является встроенные средства разработки приложений. Большое количество приложений, которые распространяемые среди пользователей, содержат некоторый объем кода языка Visual Basic for Applications.

VBA – единственное средство для выполнения различных стандартных задач в MS Access (построение команд SQL, обработка ошибок, работа с переменными, использование Windows API), для создания сложных приложений.

Отметим, что Access предоставляет и дополнительные возможности по сравнению со стандартными СУБД. То есть, это не только простая и гибкая в использовании система, но и платформа для разработки приложений, работающих с базами данных.

Одной из самых необходимых функций каждой СУБД является защита информации, которая размещена в таблицах базы данных.

СУБД MS Access хранит данные о защите в двух местах. При установке программа Setup создает в папке Program Files\Microsoft_Ofice\Оffice стандартный файл для рабочей группы – System.mdw, который далее при запуске Access используется по умолчанию. Этот файл содержит информацию обо всех группах и пользователях. При создании новой базы данных MS Access сохраняет данные о правах, которые предоставляются конкретным группам и пользователям, непосредственно в файле базы данных.