Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» (Характеристика документооборота, возникающего при решении задания).pdf

IDEF1 (Information Modeling) — одна из методологий семейства IDEF. Применяется для построения информационной модели, которая представляет структуру информации, необходимой для поддержки функций производственной системы или среды. Метод IDEF1, разработанный Т. Рэмей, также основан на подходе П. Чена. Он позволяет построить модель данных, эквивалентную реляционной модели в третьей нормальной форме. В настоящее время на основе совершенствования методологии IDEF1 создана ее новая версия — методология IDEF1X. IDEF1X разработана с учетом таких требований, как простота изучения и возможность автоматизации. IDEF1X–диаграммы используются рядом распространённых CASE–средств (в частности, ERwin, Design/IDEF).

Сущность в IDEF1X описывает собой совокупность или набор экземпляров похожих по свойствам, но однозначно отличаемых друг от друга по одному или нескольким признакам. Каждый экземпляр является реализацией сущности. Таким образом, сущность в IDEF1X описывает конкретный набор экземпляров реального мира. Связи в IDEF1X представляют собой ссылки, соединения и ассоциации между сущностями. Связи это суть глаголы, которые показывают, как соотносятся сущности между собой.

С помощью CASE-средства ERwin была построена IDEF1X-диаграмма ER-уровня предметной области автоматизации, которая отображает выделенные сущности и связи между ними. Описание реальных объектов предметной области, которые отражают выделенные сущности, представлено в Таблице 2.1.

Таблица № 2.1

Описание сущностей

Функции по обработке данных и формирование выходных документов происходит на основании следующих входных документов и справочно-нормативной информации:

Входные документы:

• Карточка товара
• Карточка клиента

Входные сообщения:

• Сообщение о новом клиенте
• Сообщение о новой видеопродукции
• Заказ клиента на аренду видеопродукции
• Возврат видеопродукции

Нормативно-справочная информация:

• Законы РФ о защите прав потребителей
• Корпоративные правила работы с клиентами
• Справочник КЛИЕНТЫ
• Справочник ВИДЕОПРОДУКЦИЯ
• Указания и распоряжения руководства компании
• Выходная форма отчетности и сопроводительной документации

В результате обработки данных происходит формирование следующих выходных документов и сообщений:

Выходные документы:

• Договор об аренде
• Квитанция
• Штраф
• Акт списания
• Отчет о лидерах видеопроката с диаграммой
• Отчет о должниках
• Отчет о списанной видеопродукции

Информационная модель представляет собой схему, отражающую преобразование информационных реквизитов от источников информации до её получателей или, иными словами, процесс обработки информации в информационной системе. При построении модели следует однозначно понимать физические основы работы информационной системы и технологии её взаимодействия с внешними ИС и пользователями моделируемой ИС.

Построенная схема информационной модели задачи кассира видеосалона «Инфинито», связанных с выдачей в прокат и учетом выданнойвидеопродукции, а также формированием сопроводительной документации и отчетности, представлена на Рис. 2.1

2

1

4

3

Рис. 2.1 – Схема информационной модели задач

Анализируя построенную схему можно выделить следующие области:

• Область 1, представленная на схеме, отображает процесс конфигурирования ИС в части ввода пользователей ИС, которые необходимы в рамках задачи для того, чтобы можно было зафиксировать информацию о выдавшем в прокат видеопродукции сотруднике.
• Область 2 – отображает используемые справочники и таблицы ИС в рамках задачи, а также их заполнение
• Область 3 – отображает процесс ввода данных о прокате видеопродукции клиентам видеосалона «Инфинито».
• Область 4 – отображает процесс формирования сопроводительной документации и выходной отчетности.

2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи, и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляются перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание полей (реквизитов) входных документов.

Входная информация содержится во входных документах:

• Карточка товара
• Карточка клиента

Входная оперативная информация представляет собой заполнение и ввод в базу данных экранных форм первичных документов по проектам.Как правило, работа с любой задачей начинается с заполнения справочников. В дальнейшем по мере работы с программой справочники также пополняются и изменяются.

Для автоматизации поставленной задачи была разработана информационная система, которая представляет собой базу данных необходимую для качественного обслуживания клиентов предприятия «Инфинито» и автоматизации документооборота, сопровождающего бизнес-процессы видеосалона. В верхней части формы находится панель управления, которая служит для перехода к справочникам системы и формирования сопроводительной документации и отчетности. При переходе к справочнику «Видеопродукция» необходимо нажать на кнопку панели управления Видеопродукция → Все. Также имеется возможность просмотра видеопродукции по категориям, нажав на соответствующую кнопку панели управления. При этом автоматически подсчитывается количество видеопродукции в каждой категории. Для ввода информации о новой видеопродукции необходимо нажать на кнопку панели управленияВидеопродукция → Все→ Новый…Макет формы для добавления новой информации о видеопродукции в справочник «Видеопродукция» с указанием реквизитов, представлен на Рис. 2.2.

Рис. 2.2 – Форма для ввода информации о новой видеопродукции

Для добавления новой информации в справочник «Видеопродукция» необходимо заполнить соответствующие поля формы и выбрать категории, под которые подходит видеопродукция. Если не выбрана ни одна категория, либо не введен какой-либо реквизит, программа автоматически предупреждает пользователя об этом соответствующим сообщением (Рис. 2.3).

Рис. 2.3 – Сообщение об ошибке при добавлении информации о видеопродукции

Для ввода информации о клиентах видеосалона разработан справочник «Клиенты», переход к которому осуществляется с помощью соответствующей кнопки меню. Справочник «Клиенты», позволяет пользователю оперативно зафиксировать либо просмотреть информацию о новом клиенте видеосалона «Инфинито». К тому же имеется возможность навигации по справочнику и поиска клиента по первым буквам фамилии.

Если видеопродукция должна быть сдана на текущую дату, то высвечивается соответствующая надпись «Сегодня день сдачи! НАПОМНИТЬ!». При этом работник видеосалона может позвонить клиенту и напомнить ему об этом. Если видеопродукция не сдана в срок, автоматически рассчитывается сумма штрафа и высвечивается соответствующая надпись «Начислить штраф! ДОЛЖНИК!». Если видеопродукция не сдана в срок и сумма начисленного штрафа превышает сумму залога внесенного клиентом, программа автоматически предупреждает об этом пользователя, соответствующим сообщение и предлагает списать видеопродукцию.

Описание справочников представлено в сводной таблице 2.2.

Таблица № 2.2

Справка

2.2.3. Характеристика результатной информации

Разработка информационной системы в рамках курсового проекта направлена, прежде всего, на автоматизацию документооборота видеосалонов, поэтому результатная информация является важнейшей информацией, так как ради нее и создаются системы подобного класса. Результатная информация представлена в виде следующих документов и отчетов:

Выходные документы:

• Квитанция
• Штраф
• Акт списания

Отчеты:

• Отчет о лидерах видеопроката с диаграммой
• Отчет о должниках
• Отчет о списанной видеопродукции

Документ «Квитанция» формируется при выдаче видеопродукции в прокат клиенту и содержит информацию о видеосалоне, клиенте и видеопродукции выданной в прокат. К тому же указывается число дней проката и сумма к оплате за прокат. Для формирования данного документа необходимо нажать на кнопку панели управления Документы → Квитанция. Макет документа «Квитанция», с указанием реквизитов документа, представлен на Рис. 2.3.

Рис. 2.3 – Документ «Квитанция»

Перечень и описание реквизитов документа «Квитанция» представлен в Таблице 2.3.

Таблица № 2.3

Перечень и описание реквизитов документа «Квитанция»