Файл: Разработка конфигурации «Управление денежными потоками» в среде 1С:Предприятие 8.3. (1.АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Между предприятиями, учреждениями и организациями расчеты производятся в безналичной форме. Безналичные расчеты ведутся путем перечисления денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций, замещающих наличные деньги в обороте. При этом посредником при расчетах между предприятиями и организациями выступают соответствующие учреждения банков.

Основными задачами анализа денежных средств и фондов и управления денежной наличностью на предприятии являются:

- оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;

- контроль за использованием денежных средств строго по назначению;

- контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом;

- контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;

- своевременная выверка расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения просроченной задолженности;

- диагностика состояния абсолютной ликвидности предприятия;

- прогнозирование способности предприятия погасить возникшие обязательства в установленные сроки;

- способствование грамотному управлению денежными потоками предприятия.

Актуальность выбора темы работы состоит в том, что анализ потоков денежных средств и управление денежной наличностью является одним из важнейших направлений деятельности финансового менеджера. Оно включает в себя расчет времени обращения денежных средств, анализ денежного потока, его прогнозирование, определение оптимального уровня денежных средств, составление бюджетов и т.п.

Цель работы - Разработка конфигурации «Управление денежными потоками» в среде 1С:Предприятие 8.3.

Задачи:

1. Рассмотреть выбор комплекса задач автоматизации и характеристику документооборота, возникающего при решении задачи.

2. Рассмотреть обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

3. Исследовать характеристику разработанных справочников в среде 1С:Предприятие и характеристику разработанных экранных форм документов в среде 1С:Предприятие.

4. Описать реализации периодических расчетов в среде 1С:Предприятие и созданной / откорректированной карты маршрута бизнес-процесса в среде 1С:Предприятие.

5. Описать разработанные подсистем в среде 1С:Предприятие и разработанного интерфейса пользователя в среде 1С:Предприятие.

6. Контрольный пример реализации проекта в среде 1С:Предприятие и его описание

Теоретической основой работы явились труды В. В. Ковалева, Г. В. Савицкой, И. А. Кюрина, Ю. Русак, Л. Гапенски, И. Шевченко, Н. А. Лытневой и др., наиболее полно разработавших методику оценки управления денежными средствами предприятия.

Объектом исследования, ОАО "Волокно"

Предмет исследования, управление денежными потоками.

1 ГЛАВА. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Самым трудным в организации системы управления денежными средствами является грамотная регламентация самого процесса управления денежными средствами и постановка задач для автоматизации. Не всегда менеджмент предприятия может справиться с этой задачей оперативно и эффективно. Во всем мире для решения таких проблем привлекаются консультанты по финансовому консалтингу. Например, у крупного предприятия около 30 функциональных подразделений, которые ежедневно инициируют платежи, т.е. готовят и подают заявки на расходование денежных средств, а затем требуют проследить и представить информацию об исполнении платежа. При этом платежи осуществляются в нескольких иностранных валютах с различных счетов в нескольких банках, в т.ч. и иностранных. В итоге получается более сотни денежных операций в день, горы неисполненных заявок и полное отсутствие контроля в связи с большим потоком информации и ручной работой.

Кроме того, постоянно не хватает денежных средств, появляются срочные и необходимые платежи, которые поглощают почти все свободные денежные средства на счетах, потом начинаются выплаты заработной платы, налогов, кредитов и т.д. К тому же в большинстве случаев отсутствует оперативная и детализированная информация об ожидаемых поступлениях денежных средств от различных категорий контрагентов.

Что делать? Необходимо научиться планировать денежные средства, вовлечь в процесс планирования все заинтересованные подразделения предприятия, выстроить работающую систему согласования, утверждения и контроля фактического исполнения запланированных платежей. Важно также систематизировать информацию в виде различных отчетов, предназначенных для определенных категорий пользователей, с помощью автоматизации процесса управления денежными средствами.

Начинать надо с постановки процесса управления на предприятии, который включает этапы:

- постановка целей;

- планирование;

- исполнение;

- контроль;

- анализ;

- формирование управленческого воздействия;

- корректировка [5, с.208].

На первом этапе ставятся цели управления, потом планируется их достижение. Планы формируются и выполняются через исполнительную систему, которой является финансовая структура предприятия. Исполнение планов контролируется через систему управленческого учета. Данные учета подвергаются анализу на предмет того, как точно выполняются планы по достижению целей, выявляются возможные отклонения, определяются причины их возникновения. В соответствии с ними формируется управленческое воздействие, направленное на восстановление движения к поставленным целям. Затем следует корректировка планов, а в необходимых случаях и самих целей.

Далее цикл повторяется. Циклы управления работают и в процессе управления денежными средствами предприятия. Однако для полноценного и эффективного управления ограничиваться планированием только денежных средств недостаточно. Для обоснованного планирования денежных потоков необходима их увязка с планированием потребностей в основных, вспомогательных и прочих видах материалов, а также рабочей силе; дебиторской и кредиторской задолженностей различных категорий контрагентов; движения внеоборотных активов предприятия. Особенно важна такая взаимоувязка при планировании денежных потоков на периоды от квартала до года. Для комплексного финансового планирования всех необходимых ресурсов предприятия предназначена система бюджетирования.

Затем следует прописать весь процесс управления денежными средствами. Результаты проведенных работ должны быть формализованы, т.е. закреплены в регламентных документах предприятия. Для этого следует подготовить и утвердить на предприятии соответствующий регламент [10, с.38].

Процессом управления денежными средствами, разработанным и описанным в регламенте, определяется порядок краткосрочного и оперативного планирования и осуществления денежных операций предприятия, устанавливаются требования к оформлению документов, необходимых для обеспечения процесса управления денежными средствами, и порядок документооборота, определяется круг лиц, участвующих в процессе УДС, и устанавливаются их полномочия и ответственность.

Разработанная методология системы краткосрочного и оперативного планирования и управления денежными средствами предприятия включает:

- учетную политику операций с денежными средствами в части отражения по статьям ДДС;

- форму и содержание управленческого отчета о ДДС;

- методику подготовки оперативного плана поступлений и выплат денежных средств (платежный календарь);

- методику подготовки скользящего краткосрочного прогноза ДДС;

- разграничение ответственности лиц, участвующих в процессе УДС;

- состав и требования к оформлению первичных документов;

- график документооборота при осуществлении ДДС [1, с.290].

Регламент требуется для того, чтобы формализовать подачу данных планирования, а затем и сбора фактических данных по определенным правилам. В первую очередь, это касается статей ДДС. Следует сразу отметить, что список статей должен быть оптимальным, т.е. отражать все основные аспекты деятельности, но не представлять собой постоянно изменяющийся бесконечный список, в котором сложно ориентироваться.

К финансовой деятельности относятся денежные потоки, возникающие в результате выпуска акций (увеличение уставного капитала), получения и возврата полученных кредитов, ссуд, лизинговые платежи и т.д. Операции, связанные с выплатой процентов по ссудам и кредитам, по выбору предприятия могут относиться либо к текущей деятельности, либо к финансовой. Основным различием между финансовой и инвестиционной деятельностью является то, что к последней относится только движение собственных денежных средств предприятия. Сторонние инвестиции (кредиты, займы) относятся к финансовой деятельности [2, с.576].

Разрабатывается и утверждается форма отчета по БДДС, а также формы других документов (заявки на расходование и поступление денежных средств, платежного календаря и т.п.).

Все основные статьи ДДС могут иметь дальнейшую детализацию. В этом случае делается группировка к основной статье (чтобы не усложнять отчет), которую можно развернуть или свернуть.

Разрабатывается и описывается правило отнесения операций к определенным статьям. Содержание каждой статьи ДДС указывается в отдельном документе регламента - учетной политике. Это необходимо для исключения различных возможных толкований при формировании отчета о ДДС, а также при планировании будущих денежных потоков.

Разграничивается ответственность лиц, участвующих в процессе управления денежными потоками, за каждую статью ДДС и закрепляется отдельным документом в матрице ответственности. Для этого осуществляется проекция: статья ДДС-ЦФО-исполнитель ЦФО.

Определяется методика планирования и прописываются сроки подачи информации отдельно для краткосрочного и оперативного планирования. Для упрощения процессов планирования платежей и контроля за ними необходимо упорядочить выплаты по срокам. Однако возникают ситуации на предприятии, когда в установленные сроки средств для погашения платежей недостаточно. Возникает дилемма, какому платежу отдать предпочтение, т.е. исполнить в первую очередь. Для решения подобных вопросов с наименьшими потерями и с целью установления финансовой дисциплины на предприятии необходимо четко определить приоритеты платежей, а именно: группы очередности (последовательности) платежей и критерии определения порядка их осуществления. Кроме того, для принятия решений о порядке осуществления платежей в условиях недостаточности денежных средств (исходя из установленных критериев и категорий очередности платежей) регламентом определяется ответственный исполнитель, который и принимает окончательное решение.

Есть еще одна проблема - огромный поток информации, который невозможно держать под контролем, обрабатывая его вручную. Для этого требуется автоматизация.

Для автоматизации процесса управления денежными средствами была выбрана программа «1С: Предприятие 8.3. Управление производственным предприятием (УПП)», контур «УДС». Предприятие силами собственного отдела автоматизированных систем управления сумело выполнить все необходимые работы по конфигурированию системы и разработке файлов обмена специального формата для связи с другими программами.

Автоматизацией процесса управления денежными средствами предусматривается ввод плановых и фактических данных, относящихся к ДДС (безналичных и наличных), и формирование различных документов и отчетов о ДДС. Все операции, связанные с ДДС, должны быть отражены в программе «1С: Предприятие 8.3. УПП».

Сначала вводятся плановые данные, на основании которых формируются платежные документы. Платежные документы посредством файлового обмена загружаются в "Волокно" для обработки банком. Выписка банка обрабатывается документом «Обработка» в «1С: Предприятие 8.3. УПП», вследствие чего в подсистему УДС попадают все оплаченные и поступившие платежи. Таким образом, в программе отражены все плановые и фактические данные, что и позволяет формировать отчеты о ДДС. Главный принцип - все данные формируются в подсистеме УДС. Далее они могут загружаться в любую программу.

На основании краткосрочных планов, которые являются базовыми и определяющими, создаются оперативные (ежедневные) планы. В программу вводятся плановые заявки, на основании которых формируются платежные документы. Платежные документы посредством файлового обмена загружаются в систему "Волокно" для обработки банком. Выписка банка обрабатывается документом-обработкой, вследствие чего в подсистему УДС попадают все оплаченные и поступившие платежи. Информация в программу вводится только один раз путем оформления заявок, все последующие операции формируются на их основании.

1.2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В последнее время, когда заемные средства резко подорожали, особенно актуальными стали проблемы планирования и управления денежным потоками. Необходимость управления денежными потоками можно проиллюстрировать на следующем примере.