Файл: Определение объема необходимой и достаточной информации при принятии решения.pdf

Компонентами информационной системы организации являются банк и соответствующие базы данных, используемый язык, комплекс моделей и программ, обеспечивающих работу с данными. Банк и базы данных представляют собой хранилище информации и основной компонент информационной системы в многоуровневой интегрированной автоматизированной системе управления организацией^[24].

Сегодня на рынке программных продуктов отмечается большое количество фирм, создающих программное обеспечение для системы управления организацией, между которыми возникает жесткая конкуренция. Конкурентоспособность любого товара - это совокупность его качественных и стоимостных характеристик, которые обеспечивают удовлетворение конкретной рынке программных продуктов основными составляющими конкурентоспособности на первый план выходят неценовые факторы, такие как, новизна, наукоемкость, качество, возможность быстрой корректировки в зависимости от изменения бизнес-процессов и других^[25]. Поэтому при разработке программного обеспечения системы управления организацией и обеспечения его конкурентоспособности, по нашему мнению, могут быть предложны следующие методологические принципы:

• принцип развития - на основании возможных перспектив развития организации и системы управления программного обеспечения должно создаваться с учетом обновления и расширения функций управления и состава экономической информационной системы без нарушения его функционирования в целом;
• принцип системного подхода - суть данного принципа заключается в том, что каждое направление деятельности организации рассматривается во взаимосвязи с другими; программное обеспечение должно сосредоточить внимание на системе управления в целом, а не на отдельных ее составляющих;
• принцип решения новых задач - необходимо не просто использовать программное обеспечение для решения традиционных задач управления, но и преобразовывать эти задачи в соответствии с теми ресурсными возможностями, которыми располагает программным обеспечением на данном этапе своего развития. Этот процесс будет способствовать решению тех задач управления, которые не решались ранее из-за их трудоемкости и сложности;
• принцип универсальности - разработчик программного обеспечения должен стремиться к тому, чтобы предлагаемое им проектное решение подходило как можно более широкому кругу пользователей^[26];
• принцип первого руководителя - разработка и внедрение программного обеспечения должны происходить под непосредственным управлением и контролем первого руководителя организации, иначе оно будет ориентировано на текущие и частные проблемы^[27];
• принцип совместимости - при создании и разработке программного обеспечения должны быть разработаны информационные интерфейсы, благодаря которым экономическая информационная система может взаимодействовать с другими системами в соответствии с установленными алгоритмами и протоколами^[28];
• принцип разработки «снизу вверх» - проектируемое программное обеспечение для системы управления организацией рассматривается как древовидная структура, составленная из отдельных модулей с использованием унифицированных и стандартных проектных решений, в том числе пакетов прикладных программ^[29];
• принцип эффективности - достижение в процессе разработки программного обеспечения рационального соотношения между затратами на его создание и целевыми функциями, реализуемыми в системе управления организацией^[30].

---

Программное обеспечение экономической информационной системы, созданное на основе выше перечисленных методологических принципов, будет конкурентоспособным на рынке программных продуктов и обеспечит пользователям повышение эффективности управления^[31].

1.3. Понятия необходимости и достаточности информации и их соотношение

Под необходимой информацией следует понимать ее полноту, которая, в свою очередь, определяется применительно к управленческим функциям. Информация может быть неполной как по составу, так и по объему сведений. В любом случае дефицит информации приводит к невозможности выполнения функций управления в нужное время, и в указанном месте, в соответствующем виде.

Одна из наиболее характерных особенностей управленческой информации в современных условиях - резкое возрастание ее объемов. Но было бы неверно сводить возрастание объемов информационных потоков к объективным причинам. Есть ряд субъективных причин: помимо отчетов одна и та же информация используется для создания различных видов документации. Это свидетельствует о многократном тиражировании одних и тех же исходных данных в разных формах (документах), что никоим образом не способствует качественному управлению, так как не несет в себе никакой новой информации, а лишь занимает время управленца на бумаготворчество^[32].

В связи с этим возникает проблема достаточности информации. Достаточность информации означает, что она содержит не только необходимый, но и достаточный для принятия правильного решения состав (набор) показателей. При этом достаточность информации существенно снижает риск неудачи, а потому лицам, принимающим решение, необходимо прилагать все усилия, чтобы получить разносторонние и в то же время необходимые сведения. Предприятия, исходя из своих возможностей, могут использовать различные источники информации или их комбинации. Однако при всех обстоятельствах целесообразно придерживаться правила: затраты и время, необходимые для сбора информации, должны согласовываться со степенью риска осуществления решения^[33].

При рассмотрении необходимого и достаточного объема информации необходимо остановиться также на таком понятии, как избыточность. Избыточность информации увеличивает количество информации, подлежащей обработке, и может привести к информационным перегрузкам. Однако, в бизнес-организациях избыточность означает преднамеренную частичную избыточность информации о деловой активности, управленческих функциях и о компании в целом^[34]. Например, руководитель несколько раз объясняет работнику сложное управленческое решение, то это и есть не что иное, как использование избыточности с точки зрения теории информации. То же самое имеет место при телефонном разговоре в условиях плохой слышимости, когда приходится произносить одну фразу несколько раз. Избыточность играет большую роль при передаче сообщений. В каналах связи обычно действуют помехи (шумы), приводящие к искажению сообщений, к потере (снижению) количества информации. А это может сказаться на смысле передаваемого сообщения. Поэтому принимаются меры для сохранения необходимого количества и смысла информации, в частности широко используется увеличение избыточности сообщений, что может выражаться в повторении тех или иных элементов сообщения, всего сообщения или же в кодировании сообщения большим числом символов (знаков)^[35].

---

Основной критерий отбора информации – возможность уполномоченного лица на основе ее анализа принимать управленческое решение на своем уровне^[36]. Сбор информации, по результатам анализа которой собиравшее ее лицо не может или не уполномочено принимать управленческое решение, не имеет отношения к управленческой деятельности и по этой причине нецелесообразен. При этом отбор содержания управленческой информации на разных уровнях управления должен быть не только оптимальным, но и соответствовать схеме управления предприятием^[37].

Использование компьютерной техники в управленческом процессе значительно упрощает и оптимизирует процесс накопления, использования и хранения управленческой информации. Это позволяет стандартизировать работу с информацией, то есть разработать и использовать положительно зарекомендовавшие себя формы документации, а также минимизировать время подготовки, передачи прямой информации. Сбора, передачи, обработки и использования обратной информации.

Проведенное в первой главе исследование позволяет сделать следующие выводы. Информационное обеспечение системы управления экономического объекта является важным фактором обоснованности принимаемых управленческих решений, условием эффективности его функционирования, предопределяющим стратегические позиции. В связи с этим возникает необходимость управления информационным обеспечением экономического объекта, под которым будем понимать непрерывный процесс, направленный на воспроизводство информационных ресурсов. Основной целью управления информационным обеспечением экономического объекта является своевременное предоставление пользователям (различных уровней) достоверной и сопоставимой информации для принятия управленческих решений.

Важное условие принятия эффективных управленческих решений - наличие необходимой и достаточной информации. Необходимая информация – это полная по составу и объему сведений информация. Недостаточность информации приводит к невозможности принятия эффективного управленческого решения в нужное время, и в указанном месте, в соответствующем виде. Достаточность информации означает, что она содержит не только необходимый, но и достаточный для принятия правильного решения состав показателей. Достаточность информации существенно снижает риск неудачи, а потому лицам, принимающим решение, необходимо прилагать все усилия, чтобы получить разносторонние и в то же время необходимые сведения.

---

Глава 2. Анализ информационного обеспечения ООО «Лидер»

2.1. Анализ информационного обеспечения принятия управленческих решений в ООО «Лидер»

ООО «Лидер» является юридическим лицом с самостоятельным балансом и действует на основе полного хозрасчёта, самоокупаемости, самофинансирования, имеет свой расчётный счёт в банке. Относится к малым промышленным предприятиям, что определяет его гибкость, множественный конкурентный подход, высокий уровень социально-психологических отношений, ускорение реализации научно-технических новшеств, но и ограниченные финансовые возможности, трудности в материально-техническом обеспечении и недостаток информации.

Основными целями ООО «Лидер» являются: получение максимальной прибыли при минимальных затратах; удовлетворение потребностей потребителей; увеличение доли на рынке. Фирма специализируется на производстве детской одежды.

Анализ системы информационного обеспечения деятельности предприятия предполагает, во-первых, анализ ресурсообеспеченности.

В данном случае по ресурсообеспеченностью предприятия подразумевается наличие на предприятии необходимых кадровых, материально-технических и финансовых ресурсов для создания и функционирования системы информационного обеспечения.

В ООО «Лидер» существует отдел информационных технологий, основной задачей которого является обеспечение бесперебойной работы всех информационных систем ООО «Лидер». Рассмотрим состав отдела информационных технологий ООО «Лидер».

Таблица 1

Состав отдела информационных технологий ООО «Лидер»^[38]

Должность	Количество человек	Функции
Начальник отдела информационных технологий	1	1. Обеспечить уровень работы ИТ-отдела, необходимый предприятию для удовлетворения любых запросов покупателя. 2. Обеспечение бесперебойной работы серверов и сети предприятии. 3. Обеспечение бесперебойной работы оргтехники и компьютерного оборудования предприятия.
Системный администратор	1	1. Создание программного продукта, необходимого для автоматизации предприятия и необходимого предприятию для удовлетворения нужд клиентов. 2. Создание программного продукта на платформе «1С:Предприятие», необходимого для автоматизации предприятия и необходимого предприятию для удовлетворения нужд клиентов
Всего	2

---

Отдел информационных технологий предприятия насчитывает два человека. Таким образом, ООО «Лидер» в достаточном количестве и качестве обеспечено трудовыми ресурсами для создания системы информационного обеспечения деятельности предприятия.

Оснащение предприятия различной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить как можно быстрее сотрудников предприятия необходимой достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств. В ООО «Лидер» используются различные технические средства:

1. телекоммуникационная связь (телефон, факс, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет);
2. вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор);
3. копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс);
4. информационные системы (телевидение, газеты, журналы).

Посредством этих технических средств на предприятии принимаются в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности персонала, способность его использовать все возможности современных технических средств.

На предприятии установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить городской телефон в несколько отделов и выполнять следующие функции: внутренние телефонные звонки; перевод входных звонков из города на другие внутренние номера; при занятости городской линии устанавливать автоматически очередь на выход в город.

Проведем анализ телефонной сети ООО «Лидер» (таблица 2).

Таблица 2

Характеристики работы телефонной сети в ООО «Лидер»^[39]

Характеристика	2013 г.	2014 г.	2015 г.
Количество городских номеров	18	20	22
Количество внутренних номеров	7	9	13
Количество звонков в день	42	52	56
Ожидание выхода в город в часы пик, мин.	2	2	2

---