Файл: Разработка конфигурации «Продажи» в среде 1С:Предприятие 8.3 (1. Аналитическая часть).pdf

Введение

В настоящее время практически нет такого предприятия, система обработки данных которого существовала бы без компьютерных технологий. Использование в работе компьютерных технологий дает широкие возможности для автоматизации учета и обработки первичной информации.

Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур обработки данных. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

· Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях;

· Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относиться система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме;

· Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода;

· Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета;

· Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций;

По данным СМИ, не менее половины российских предприятий ведут учет с помощью компьютеров. Некоторые считают, что реальная доля автоматизированных бухгалтерий достигает 80% .

Ежедневное реформирование экономики, законы, вводимые задним числом, и прочие спартанские условия привели к тому, что бухгалтерские программы российских разработчиков стали превосходить зарубежные аналоги. В этом секторе рынка доля импортозамещения достигает 95%.

Главные преимущества российских разработок — их гибкость, приспособленность к местным особенностям учета в сочетании с высоким уровнем обслуживания.

Поэтому в большинстве городов сегодня продаются программы «1С:Торговля и склад», «Парус», «Галактика». В ходе опросов часто называют также «Олинкс», «Экософт» и некоторые другие. Количество пользователей этих программ варьирует от 15000 до 300000.

Целью данной работы является оптимизация АРМ менеджера по продажам в ООО «Торонто». Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Провести анализ работы менеджера;
2. Выявить экономическую сущность задачи;
3. Определить цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи;
4. Обосновать проектные решения по видам обеспечения;
5. Разработать информационное обеспечение задачи;
6. Разработать программу для решения задачи.

Рассматривается усовершенствование стандартной версии программного продукта «1С: Управление Торговлей 8.2». Реализуется добавление печатных форм, автоматизирующих работу менеджера по продажам.

АРМ менеджера по продажам предоставляет для сотрудника удобный инструмент для ведения клиентской базы, планирования и организации своей деятельности, возможность быстрого оформления всех необходимых для продажи документов в системе «1С: Предприятие» и получение информации о поступивших платежах. Менеджеры по продажам могут одновременно работать с 200-500 клиентами.

Эффективность работы каждого менеджера определяется по следующим показателям:

• число клиентов, находящихся в работе в данных момент;
• прогноз объемов продаж;
• расчет средней продолжительности сделки;
• доля сделок, закончившихся успехом;
• размер дебиторской задолженности;
• анализ причин отказа;
• этапы, на которых менеджеры теряют клиентов;
• динамика продаж по каждому виду товара или услуги по данному менеджеру или в целом др.

В наибольшей степени система подходит для компаний, которые используют методы прямых продаж, которые подразумевают непосредственное, продолжительное взаимодействие сотрудников компании-продавца с клиентом.

1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

ООО «Торонто» специализируется на продаже спортивной экипировки и атрибутики. Фирма успешно работает на рынке более 10 лет.

В этом магазине можно приобрести любые спортивные товары, в наличии огромный ассортимент, профессиональные консультации.

По каждому направлению деятельности «Торонто», располагает штатом специалистов, чья квалификация подтверждена сертификатами фирм - деловых партнеров, являющихся лидерами в отрасли.

Заказчиками «Торонто» являются лучшие клубы различных видов спорта: футбол, хоккей, баскетбол и т.д.

Стратегия компании ориентирована на долгосрочное сотрудничество с деловыми партнерами и заказчиками.

Менеджеры по продажам являются сотрудниками отдела продаж. Отдел продаж является структурным подразделением ООО «Торонто». Отдел продаж создается и ликвидируется решением Директора. Структуру и штат Подразделения утверждает Директор в соответствии с решаемыми задачами и объемом работ, определенными в соответствии со стратегическими целями и планами компании. Подразделение возглавляет Заместитель директора по продажам, непосредственным руководителем которого является Директор.

Сотрудники Подразделения назначаются на должности и освобождаются от должностей в порядке, предусмотренном их должностными инструкциями. Организационная структура подразделения приведена на рис. 1.1.

Директор

Бухгалтерия

Отдел продаж

Склад

Главный бухгалтер

Менеджер по продажам

Работники бухгалтерии

Рис. 1.1. Организационная структура подразделения.

Деятельность подразделения направлена на достижение следующих целей компании:

• увеличение количества клиентов
• сохранение клиентской базы.

В своей деятельности Отдел продаж руководствуется плановой и нормативно-методической документацией:

• Методика планирования
• Платежный бюджет
• Стратегия развития
• Документами распорядительного характера
• Иными методиками, инструкциями и нормативно-методическими документами, регламентирующими работы, выполняемые подразделением.

Права сотрудников отдела устанавливаются их должностными инструкциями и действующим законодательством РФ.

Бизнес-процессы, которые выполняет подразделение в соответствии с установленными целями представлены в таблице 1.

Таблица 1

Бизнес-процессы отдела продаж

Подразделение ведет первичную документацию по исполняемым бизнес-процессам и процедурам согласно их регламентам и нормативным документам, регламентирующим внутрифирменный учет. Формирует базы данных клиентов.

Составляет перспективные и текущие планы работы, определяет новые рынки сбыта и новых потребителей продукции и услуг.

Деятельность «Отдел продаж» оценивается по показателям, представленным в таблице 2.

Таблица 2

Показатели деятельности отдела продаж

Сбыт продукции является неотъемлемой частью деятельности организаций в условиях рыночных отношений. Фирма может рассчитывать на реальный коммерческий успех только при условии рационально организованном сбыте продукции. В цепочке «производство-распределение-обмен-потребление» на долю сбытовой деятельности приходится три последних звена.

Эффективное функционирование любой фирмы невозможно без правильно организованной службы сбыта. Для реализации товаров организация должна проводить комплекс целенаправленных действий, обеспечивающих перемещение товаров в рыночном пространстве.

Вместе с тем высокая результативность сбыта продукции может быть достигнута только в том случае, если сбытовой деятельностью профессионально управлять.

Ученые-экономисты выделяют два подхода в определении сущности сбыта. Существуют трактовки для понимания этого термина – широкое и узкое.

Сбытовые операции, в широком смысле слова, начинаются, как только изделие покинуло производственный комплекс, и заканчиваются передачей товара покупателю. Данная трактовка представляет собой процесс реализации произведенной продукции с целью преобразования товаров в деньги и удовлетворения запросов и потребностей покупателей.

Сбыт, в узком смысле слова, охватывает только финальную фразу – непосредственное общение продавца и покупателя, а все остальные операции в области сбыта относятся к товародвижению. Причем, покупатель – это далеко не обязательно конечный потребитель, он может приобрести товар для последующей перепродажи.

При организации коммерческой деятельности компании выделяют цели, задачи и содержание управления сбытом.

Цель – доведение до конечного потребителя конкретного товара, требуемых потребительских свойств; в необходимом объеме; в точное время (срок); в определенном месте; с минимальными затратами.

При определении задачи в управлении сбытовой деятельностью, необходимо рассмотреть задачи, стоящие непосредственно перед персоналом подразделения продаж, а именно, завоевание и расширение доли рынка. Это поиск заказчиков, работа с уже имеющимися клиентами. Следовательно, основная задача в сфере сбыта – определение окончательного результата всех усилий фирмы, направленных на развитие бизнеса и получение максимальной прибыли.

В современной литературе рассматриваются различные варианты построения системы и процесса управления сбытом. Наибольший интерес представляют те варианты, в основу которых положены управленческие функции, ибо сущность управления раскрывается в его функциях.

Так, Ч. Фатрелл рассматривая сбыт в торговой организации, оценивает управление продажами как эффективное и результативное достижение целей, поставленных перед торговым персоналом, с помощью планирования, подбора, обучения и руководства персоналом, а также контроля организационных ресурсов. [ 2 ]

Это определение, по его мнению, включает две важные идеи: во-первых, существует пять исходных управленческих функций – планирование, подбор персонала, его обучение, руководство и контроль; во-вторых, цели организации должны достигаться эффективно и результативно, чему способствует выполнение этих функций.