Файл: Разработка конфигурации «Продажи» в среде 1С:Предприятие 8.3 (1. Аналитическая часть).pdf

Планирование продаж – одна из функций управления сбытовой деятельностью, которая представляет собой процесс определения целей и путей их достижения. Специфическими функциями планирования определяются распределение ресурсов, адаптация к рыночной среде, внутренняя координация и стратегическое предвидение. Это создание рентабельных команд торговых работников, ориентированных на потребителей.

Кадровое обеспечение представляет собой деятельность, связанную с привлечением, развитием и поддержкой эффективного торгового персонала. Оно включает две задачи: планирование потребностей в персонале для деятельности по сбыту и планирование его занятости. При решении первой задачи определяется, какой именно персонал, и в каком количестве необходим. Планирование занятости включает такие процессы, как отбор и социализацию в группе торговых работников.

Подготовка сбытового персонала – это действия, направленные на формирование у работников необходимой организационной культуры и знаний, способствующих эффективным продажам. Обучение проводится для повышения удовлетворенности потребителей.

Руководство – это способность оказывать влияние на отдельных личностей и группы людей, направляя их усилия на достижение целей организации. Оно предполагает руководство сбытовым персоналом для получения необходимых результатов.

Контроль – это мониторинг деятельности аппарата сбыта, позволяющий определить, достигает ли компания поставленных целей или нужно внести поправки в ее работу.

Процесс управления сбытом представлен на рис. 1.2.

Рис. 1.2. Процесс управления сбытом

Функции управления сбытом

Ресурсы:

Персонал;

Финансы;

Товары;

Технологии;

Информация

Планирование

Выполнение работы:

поставленные цели;

сбыт и получение прибыли;

удовлетворение запросов потребителей;

эффективность;

результативность

Кадровое обеспечение

Подготовка

Руководство

Контроль

Некоторые авторы рассматривают управление сбытовой деятельностью как управление торговым персоналом, так и процессами в области продаж, и рекомендуют включать в систему управления сбытом следующие элементы: [3]

1. определение целевых клиентов, на которых направлен сбыт продукции:

- целевые сегменты (потребности, цены, каналы, требования);

- стратегические и поддерживающие ниши;

- стратегия и тактика выхода в новые рыночные ниши.

2) используемые каналы распределения:

- используемые типы каналов распределения;

- сбор информации по участникам канала.

3) управление каналами:

- планирование сбыта по каналам и между участниками одного канала;

- управление участниками канала;

- управление коммуникациями;

- оценка участников канала и корректировка условий и клиентской базы.

4) организация и стратегия отдела продаж:

- задачи, структура, штат и функции отдела продаж;

- функциональное разделение труда в отделе продаж;

- техническая поддержка отдела продаж.

5) управление отделом продаж:

- планирование и контроль работы отдела и его сотрудников;

- найм, отбор, адаптация сотрудников;

- мотивация сотрудников;

- обучение, обмен опытом;

- оценка работы сотрудников.

6) навыки персональных продаж и управление взаимоотношениями:

- система поиска потенциальных клиентов;

- навыки эффективной продажи;

- уровень сервиса;

- учет и анализ персональных данных продаж.

7) корректировка системы сбыта:

- оценка и корректировка всей системы сбыта.

Таким образом, сущность управления сбытовой деятельностью раскрывается в таких основных управленческих функциях, как планирование, организация, мотивация и контроль. Объектами приложения этих функций выступают, например, ресурсы, задействованные в процессе сбыта, персонал, клиенты компании, каналы продвижения продукции, организационные формы управления продажами.

Планирование – это осознанный систематический процесс принятия решений относительно целей и задач в области сбыта продукции, которым должен следовать сбытовой персонал. Каждая из обозначенных функций требует предварительного планирования.

Организация сбытовой деятельности – формализация и регулирование взаимодействий между подразделениями и сотрудниками в процессе управления. Ключевыми моментами данного процесса являются разграничения функций при формировании целей и плана сбыта; формировании документов по развитию сбыта; организационное построение службы сбыта.

Мотивация – это побуждение участников процесса купли-продажи товара к действиям, обеспечивающим взаимовыгодное заключение сделки. Сотрудники компании должны иметь возможность на должном уровне обслуживать покупателей, а покупатели – удовлетворять свои потребности посредством данного товара. Большинство известных подходов к мотивации сбыта акцентирует внимание, как на персонале компании, так и на ее клиентах.

Контроль сбытовой деятельности – это функция, посредством которой обеспечивается достижение целей сбыта. При контроле отслеживается ряд действий по управлению сбытом. Во-первых, исследуются те проблемы, которые возникли при анализе положения организации на рынке и планировании сбыта. Во-вторых, контролю подлежат объемы продаж по всем сегментам рынка и соответствие их плановым показателям. В-третьих, осуществляется контроль прохождения приказов и распоряжений сверху вниз, обратной связи и качества работы. Это является основой корректирующих воздействий на систему управления сбытом.

Методологическим обоснованием управления сбытовой деятельностью выступает система принципов, которая выработана теорией и практикой. Данная система включает общие и частные принципы.

Общие принципы относятся к самой сути управления и постоянны в любых управленческих условиях. К общим принципам управления относят: научность, системность, комплексность, эффективность, гибкость, принцип оптимального сочетания централизованного и децентрализованного управления, единоначалия.

Частные принципы актуальны для конкретных действий и вытекают из особенностей объекта управления. В данном случае можно выделить следующие частные принципы:

• принцип ориентации на рынок означает, что критерием принятия решений по сбыту должен быть потребитель, модели его поведения;
• принцип неразрывной связи сбыта с маркетингом, что снижает неопределенность среды управления сбытовой деятельностью;
• принцип организационной гибкости требует обретение системой управления сбытом способности гибко реагировать на изменения рынка и вырабатывать эффективные меры по адаптации к рынку;
• принцип профессионализации сбыта предполагает специальную подготовку торгового персонала, так как только при профессиональном управлении можно достичь значимых результатов;
• принцип выделения приоритетов, который направлен на постоянное изучение и знание всех особенностей и деталей управления сбытом и определение наиболее приоритетных управленческих воздействий, способствующих получению высокой результативности сбыта;
• принцип ориентации на управление рисками, в соответствии с которым руководство компании должно обладать умением предвидеть и упреждать риски, возникающие из-за высокой неопределенности среды сбыта;
• принцип личной инициативности предполагает, что каждый сбытовой работник должен не только исполнять должностные инструкции, но и проявлять инициативу;
• принцип ответственности за принятые полномочия, который обеспечивает высокую результативность сбыта, а, следовательно, и высокую репутацию работников этой сферы;
• принцип организационной оптимизации, который нацеливает на формирование эффективной, в то же время, гибкой и адаптивной структуры управления сбытом.

Таким образом, сбыт – это разнообразная деятельность, посредством которой продавец общается с покупателем. Приемы продажи и искусство общения с покупателем, весьма различны. Поэтому фирма должна правильно организовывать и управлять сбытовой деятельностью для достижения поставленных целей.

Для решения данной задачи выделим из функций и задач менеджера самые значимые, на которые менеджер затрачивает большую часть времени.

Такими задачами являются:

• организация системы формирования пакета документов на продукцию (бланк-заказ, накладные, счета-фактуры, договора, сертификаты);
• формирование реестра свободных отпускных цен по группе готовой продукции для клиентов с учетом надбавок и скидок.

Менеджер должен владеть оперативной информацией о товарах, имеющихся у фирмы в наличии. Эта информация является необходимой для работы с клиентами по выполнению заказов.

1.2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Учет продаж – задача, от эффективности решения которой зависит эффективность работы торговой компании в целом.

Рассмотрим порядок оформления продаж в ООО «Торонто».

Отпуск товаров покупателям оформляется накладными. В качестве типовой формы накладной используется форма ТОРГ-12. Товарная накладная по форме N ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно - материальных ценностей сторонней организации.

Основанием для выписки накладных являются распоряжения руководителя организации и договор с покупателем.

Накладные формы ТОРГ-12 выписываются в отделе продаж в четырех экземплярах, и все они передаются в бухгалтерию для регистрации в журнале регистрации накладных на отпуск товаров и подписи их главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.

Из бухгалтерии подписанные накладные возвращаются в отдел продаж. Один экземпляр передается кладовщику, второй служит основанием для выписки счет-фактуры, третий и четвертый – передаются покупателю. На всех экземплярах накладной получатель обязан расписаться в получении продукции.

Схема документооборота представлена на рисунке 1.3.

Рис.1.3. Схема документооборота накладной

Счета-фактуры выписываются в двух экземплярах. Первый экземпляр не позднее 10 дней с даты отгрузки товаров высылается или передается покупателю, а второй остается у организации-поставщика для отражения в книге продаж и начисления НДС.

Счёт-фактура содержит в себе информацию о наименовании и реквизитах продавца и покупателя, перечне товаров или услуг, их цене, стоимости, ставке и сумме НДС, прочих показателях. На основании выданных счетов-фактур  формируется «Книга продаж».

Таким образом, при учете продаж менеджеру отдела продаж, необходимо вручную заполнить данные документы, так как средства автоматизации не применяются.

Менеджеру, ответственному за подготовку отчетов, необходимо проверить накладные, счета-фактуры, книгу продаж, выписать суммы, наименование товаров, даты продажи, свести эти данные в одну таблицу и оформить вышеуказанные отчеты.

В настоящее время учет продаж и все связанные с ним действия производятся менеджером без использования каких-либо средств автоматизации, то есть отчет заполняется вручную, что влечет за собой частое возникновение ошибок.

Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди описанных выше составляющих процесса учета продаж являются определение общих фактических результатов продажи за всю компанию.

В связи с обнаруженными недостатками в работе предприятия, в частности при учете продаж, руководством ООО «Торонто» принято решение об автоматизации процессов учета продаж.

Основными недостатками, присущими существующей системе управления и обработки экономической информации, являются:

• несовершенство процессов сбора, передачи, обработки и хранения информации, процессов выдачи ее результатов (для сбора необходимой информации менеджеру приходится пользоваться прайс-листом);
• невысокая достоверность результатов из-за дублирования потоков информации (дублирование информации приводит к тому, что один менеджер уже продал данный товар, а у второго он еще находиться в наличии);
• высокие временные и трудовые затраты;
• низкая оперативность из-за большого объема работ (снижена скорость поступления информации о наличия товара на складе вследствие того, что другие менеджеры должны оповестить склад о продаже определенного вида продукции).

Для устранения всех перечисленных выше недостатков требуется автоматизированный вариант решения рассмотренных задач.

Из-за не автоматизированного учёта, а также небольшого количества персонала компания ООО «Торонто» может потерпеть убытки. На данный момент на предприятии уже существует комплекс вычислительной техники, который предназначен для обработки прихода и расхода товаров, оформления документов и прочей информации. Существующая база данных дает информацию для принятия решений, но она не полная или не сгруппированная. Что приводит в свою очередь к определенным трудностям в принятии стратегических решений.