Файл: Контроль и управление реализацией проекта.pdf

Введение

Современная мировая практика обладает обширным набором методологий и подходов к управлению проектами, таких как PMBoK (Project Management Body of Knowledge), PRINCE2, MSF (Microsoft Solutions Framework). Конкуренция во всех областях экономики дошла до такого предела, когда применение технологий управления проектами является необходимым условием процветания и выживания почти каждого коммерческого предприятия. Высокотехнологичные финансовые институты уделяют пристальное внимание развитию различных направлений, таких как внедрение информационных технологий и развитие инновационных продуктов. В бизнесе постоянно разрабатываются крупные проекты по внедрению новых технологий и инструментов, поэтому вопросы эффективного управления проектами являются чрезвычайно важными.

Управление проектами в каждой стране может отличаться бо́льшими или меньшими уникальными особенностями. К таким особенностям можно отнести источники заемных средств, чрезвычайную подвижность и изменчивость параметров функционирования финансовых рынков. Учитывая нынешнюю действительность и жесткую конкурентную борьбу, торговые институты озабочены различными вариантами развития и усовершенствования, что приводит к большому числу проектов, которые требуют надлежащего управления и контроля, поэтому выбранная проблематика исследования является чрезвычайно актуальной.

Управление проектами (project management) подразумевает разработку календарного плана работ, назначение руководителя проекта и проектной группы (то есть отвлечение людей и ресурсов компании от повседневной работы), исполнение и контроль исполнения работ проекта.

Проектное управление всегда связано с инновационностью, несет элемент тестирования (нового рынка, нового продукта). Оно подразумевает обязательное вовлечение в проект представителей клиентов, партнеров или заказчиков (при изготовлении, например, нового продукта).

Цель проектного управления — решение конкретной задачи в сжатый срок с минимальными транзакционными издержками (связанными с плохими коммуникациями, переделками, отвлечением ресурсов и т. д.).

Таким образом, планирование – основное условие успешного управления качественным проектом. Сам проект определяет потребность в приоритете краткосрочного планирования или долгосрочного.

Срок выполнения каждого проекта в зависимости от преследуемого результата может начинаться с определения срока или же допускать гибкость, когда приоритет целей склоняется к другим факторам. Плюсы проектного управления: нацеленность на результат, постоянное взаимодействие с заказчиками и клиентами, инновационность, измеримость реализации конкретной задачи. Минусы проектного управления: такой способ управления дороже, занимает много сил и времени, так как требует кропотливой разработки плана и отвлечения ресурсов фирмы.

Объектом исследования данной работы является организация контроля реализации проекта на различных фазах.

Предмет исследования – контроль управление проектами развития предприятия.

Цель данного исследования состоит в разработке критериев успешности организации контроля проекта на различных фазах,

Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

• Анализ теоретических аспектов управления проектами;
• Определение понятия управления проектами;
• Рассмотрение организации проекта по методу PERT;

Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы.

Глава 1 Теоретические основы контроля хода реализации проекта

1.1 Сущность, цели и содержание контроля реализации проекта

Говоря о контроле, мы подразумеваем не ряд временных формальных мероприятий, но постоянную деятельность менеджера проекта, направленную на достижение конечного результата – качественное выполнение всех запланированных работ в срок.

Выполнять общий контроль за ходом проекта, особенно большого и сложного, помогают метрики проекта. Метрики – это измеримые (количественные) показатели, которые позволяют нам судить о положении дел в проекте. Их набор может быть разным в зависимости от целей и масштабов выполняемого проекта. Они регулярно измеряются и обновляются на протяжении всего проекта.

Как правило, информация, которую мы получаем, анализируя значения метрик, позволяет нам ответить на следующие вопросы:

1. Наблюдаем ли мы в настоящий момент превышение сроков и бюджета проекта, и каков прогноз относительно сроков и бюджета на будущее?
2. Насколько полно мы достигаем поставленных целей? Определены ли у нас однозначные критерии достижения поставленных целей? Соответствуют ли эти критерии действительным требованиям к результатам? Не изменялись ли эти критерии в процессе работы над текущими задачами?
3. Насколько полно мы утилизируем ресурсы проекта? Нет ли у нас недостатка в ресурсах, и каковы прогнозы относительно потребности в ресурсах на будущее?
4. Обеспечиваем ли мы необходимое качество результатов, и как мы можем повысить качество при необходимости?
5. Как быстро мы движемся к завершению проекта, и что нужно сделать при необходимости, чтобы завершить проект быстрее?

Все данные, используемые для контроля проекта, собираются на основании анализа выполненных работ, обновленных планов проекта, требований и проектной документации.

Если анализ собранных данных говорит нам о том, что дела в проекте идут хорошо, и отставаний по срокам каких-либо работ не наблюдается, все необходимые ресурсы доступны и не наблюдается существенных расхождений между планом назначения и использования ресурсов в проекте и фактической их утилизацией, это говорит о том, что менеджер проекта блестяще справляется со своими обязанностями (и, кроме того, ему сильно везет). Однако на практике такое встречается крайне редко. Обычно в проекте не хватает ресурсов, отставания по срокам выполнения работ наблюдаются очень часто, а качество полученных результатов не удовлетворяет предъявляемым требованиям. По результатам исследований компании Standish Group, опубликованным в 2016 году, только 32% всех проектов считаются успешно завершенными, 44% выполняются с большими отклонениями от планов, и 24% проектов завершаются полным провалом. Поэтому своевременный и тщательный контроль состояния дел в проекте ‑ одна из ключевых составляющих хорошей работы менеджера проекта.

Контроль в проекте должен выполняться тщательно и с установленной периодичностью. В идеале в проекте, который вошел в фазу активного выполнения запланированных работ, контроль должен осуществляться ежедневно. Для хорошо налаженного проектного контроля можно использовать инструменты планирования и отчетности, позволяющие отслеживать прогресс и результаты работ, регулярные неформальные отчеты участников проекта о выполненной работе и достигнутых результатах, а также инспекции и анализ предъявляемых результатов работы.

Контроль работ должен обязательно выполняться в конце каждой запланированной итерации. Результаты контроля должны явно показывать, удачно ли были спланированы работы на данную итерацию, а также сумели ли мы получить в ее конце ожидаемый результат. На основании этих выводов обычно корректируются дальнейшие проектные планы.

Результаты контроля дают менеджеру проекта ясную картину положения дел, на основе которой менеджер проекта принимает дальнейшие решения. В случае выявления отклонений в проекте (несоблюдения сроков и требований к качеству результатов работ) менеджер проекта обязан спланировать корректирующие действия, которые позволят улучшить ситуацию. Например, в случае серьезного отставания по срокам можно увеличить число ресурсов проекта, а в случае несоблюдения требований к качеству – назначить опытного куратора, который будет помогать участнику проекта добиться желаемого результата. Важно, однако, не только спланировать подобные действия, но и оценить их результат. В случае если желаемого результата не наблюдается, нужно пересмотреть план выхода из сложившейся кризисной ситуации.

Планирование, выполнение и контроль – три кита проектного менеджмента. Менеджер проекта должен постоянно помнить об их взаимосвязи и принимать все меры к тому, чтобы не допустить ошибок на всех этапах проекта.

1.2 Методы контроля реализации проекта

Основной целью контроля проекта является обеспечение выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности функций планирования и контроля проекта.

Содержание контроля проекта состоит в определении результатов деятельности на основе оценки и документирования фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми показателями.

Система контроля проекта представляет собой часть общей системы управления проектом, между элементами которой имеются обратные связи и возможность изменения ранее заданных показателей. То есть при любом нарушении хода выполнения проекта формируется ответное воздействие, направленное на уменьшение возникшего отклонения от плана с учетом изменений в окружающей среде.

Система имеет вход, выход и процесс исполнения проекта, который может соответствовать также любой части проекта, пакету работ, работе. Здесь подсистемы управления рассматриваются как компоненты некоторого контура регулирования, а процесс управления соответствует регулированию в кибернетическом смысле. Выходные показатели контролируются, сравниваются с некоторыми предварительно установленными настройками данного конкретного контура. Если они отличаются, то по цепи обратной связи формируется корректирующее воздействие, которое возвращается назад на вход системы для устранения возникших отклонений или корректировки входных параметров.

С точки зрения организационной структуры проекта совокупность процессов управления представляется как иерархическая система нескольких контуров регулирования. Организационные подразделения при этом являются или регуляторами, или объектами регулирования либо и тем и другим одновременно. Без учета внешних воздействий руководитель проекта в этом случае выполняет функции регулятора, подразделения - исполнители соответствуют объектам регулирования, а находящиеся между ними промежуточные организационные подразделения, выполняющие и управленческие и исполнительские функции, являются одновременно и регуляторами, и объектами регулирования. Организационные подразделения связаны между собой информационными потоками, с которыми передается плановая и фактическая управленческая информация.

Требования к системе контроля вырабатываются до начала реализации проекта с участием всех заинтересованных сторон и определяют состав анализируемой информации, структуру отчетов и ответственность за сбор данных, анализ информации и принятие решений. Для создания эффективной системы контроля необходимы: тщательное планирование всех работ, выполнение которых необходимо для завершения проекта; точная оценка времени, ресурсов и затрат; учет фактического выполнения и затрат во временном разрезе; периодическая переоценка времени и затрат, необходимых для выполнения оставшейся работы; многократное, периодическое сравнение фактического выполнения и затрат с графиком и бюджетом.

Система управления проектом должна обеспечивать корректирующие воздействия там и тогда, где и когда они необходимы. Принципы построения эффективной системы контроля применяются для эффективного управления в рамках оперативного цикла проекта, который требует проектирования, разработки и внедрения хорошо организованной системы контроля, необходимой для достижения непосредственной обратной связи. Посредством этой связи фактическое использование ресурсов может сравниваться с плановыми работами, установленными на стадии планирования. Существует несколько основных принципов построения эффективной системы контроля.

Наличие конкретных планов. Планы должны быть содержательны, четко структурированы и фиксированы с тем, чтобы обеспечивать основу для контроля. Если планы обновляются слишком часто и без применения процедур контроля за изменениями, контроль над проектом может быть потерян.

Наличие информативной системы отчетности. Отчеты должны отображать состояние проекта относительно исходных планов на основании единых подходов и критериев. Для обеспечения этого должны быть четко определены и достаточно просты процедуры подготовки и получения отчетов, а также определены для всех видов отчетов четкие временные интервалы. Результаты, представленные в отчетах, должны обсуждаться на совещаниях.

Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций. В результате анализа собранных данных руководство проекта должно определить, соответствует ли текущая ситуация запланированной, а если нет, то рассчитать размер и серьезность последствий отклонений. Двумя основными показателями для анализа являются время и стоимость. Для анализа тенденций в стоимостных и временных оценках работ проекта необходимо использовать специальные отчеты. Прогноз, например, может показать увеличение стоимости проекта или задержки по срокам. Однако часто отклонения во временных и стоимостных показателях оказывают также влияние на содержание предстоящих работ и качество результатов.