Файл: Коммуникации в организациях.pdf

Введение

Коммуникации в организационном подтексте включают в себя в большинстве случаев взаимодействие между людьми. Внутренние коммуникации играют особую роль в групповой динамике. Без коммуникаций нет общения, обмена информацией, а без этого не может быть и группы. Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности.

Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами. Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления.

Поэтому в работе делается акцент на эффективность коммуникаций, т.е. обмен информацией, которая оказывает непосредственное влияние на управление организацией. Эффективный менеджер – это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления.

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации.

Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения коммуникационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования. Целью данной работы является рассмотрения и изучение коммуникаций и их дальнейшие использование в менеджменте, а также в современных условиях организации.

Глава: №1 Понятие коммуникаций в организации

1.1 Коммуникации и их роль в процессе деятельности организации

Как правило о коммуникации говорят в достаточно узком смысле этого слова, и в большинстве случаев чаще всего имеют виду тот факт, что в ходе совместной деятельности люди как правило обмениваются между собой разного рода представлениями, идеями, чувствами, установками и так далее. Изначально данный процесс был включен в совместную деятельность организации, и только спустя некоторое время произошло его так называемое «выделение» - так называемая психологическая спецификация, и в этой связи создание специфических средств – семиотическая спецификация.

---

В большинстве своём сведения и информация, которыми люди делятся между друг другом, можно рассматривать как информацию, и тогда сам процесс коммуникации может быть понят как процесс обмена информацией. Отсюда можно сделать вывод и интерпретировать практически все процессы коммуникации в терминах теории информации, что и делается в ряде систем социально-психологического знания.

Но такой подход нельзя рассматривать как основной и правильный, потому что в нем опускаются некоторые важнейшие характеристики человеческой коммуникации, которая как правило не ограничивается только процессом передачи информации. Не беря во внимание даже то, что как правило при таком подходе фиксируется в основном лишь одно направление потока информации.

При разном рассмотрении человеческой коммуникации с точки зрения теории информации как правило фиксируется всего одна формальная сторона дела: как информация передается, в то время как в условиях человеческого общения информация не только передается, но и формируется, уточняется, развивается.

Как правило все виды коммуникаций делят на два типа

1. формальные
2. неформальные

Формальные коммуникации можно отнести к предписанным коммуникациям, которые в большинстве случаев должны иметь свое место в процессе управления органиции. Этот вид коммуникаций специально создают, анализируют и совершенствуют. Это основной вид коммуникации в менеджменте. Так же к этому можно отнести обмен информацией организации со внешней средой, и также внутренние коммуникации, проходящие в большинстве случаев по восходящему и нисходящему направлению.

Все виды коммуникации являются

1. межличностными (которые проходят между людьми)
2. организационными (между уровнями и структурными подразделениями внутри предприятия, фирмы и организациями в ее внешнем окружении).

Организационные коммуникации также осуществляются людьми, но как правило их основная необходимость и наполнение корректируется с основными потребностями организаций и их подразделений.

По видам коммуникации различают:

По субъекту и средствам коммуникаций

А) Межличностные;

Б) Коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий.

По форме общения

А) Вербальные;

Б) Невербальные.

По каналам общения

А) Формальные;

Б) Неформальные.

По организационному признаку (по пространственному расположению каналов)

А) Вертикальные; Б) Горизонтальные; В) Диагональные.

---

По направленности общения

А) Нисходящие;

Б) Восходящие.

Межличностные коммуникации — это коммуникации, которые осуществляемые между разными людьми в обстоятельствах «лицом к лицу» а также группах.

Коммуникации, которые производятся при помощи различных технических средств, информационных технологий в настоящие время все больше приобретают одно из важнейших значение.

Вербальные коммуникации - это коммуникации, которые осуществляются при помощи устной речи как системы кодирования. Огромную часть нашего рабочего времени большинство менеджеров тратят на личное общение с другими личностями. Одним из достоинств устных коммуникаций являются быстрота.

Невербальные коммуникации — это сообщения, которые отправлены без использования устной речи как системы кодирования, с помощью жестов, мимики, поз, взгляда, манер и так далее. Они выступают как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими. С помощью вербальных коммуникаций передается информация, а невербальные коммуникации передают отношение к партнеру по сообщению.

Формальные коммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую структуру управления.

Неформальные коммуникации - социальные взаимодействия между людьми, выражение человеческой потребности в общении; дополняют формальные коммуникации. Неформальную систему коммуникаций часто называют «виноградной лозой», информация в ней часто распространяется с помощью слухов.

Горизонтальные коммуникации - коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации; способствуют повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации.

Диагональные коммуникации - коммуникации, осуществляемые работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии. Они используются в случаях, когда коммуникации работников организации другими способами затруднено.

Межличностные коммуникации. Эффективность межличностных коммуникаций зависит, прежде всего, от обратной связи. С ее помощью отправитель понимает, передано ли сообщение, получено ли оно и правильно ли понято получателем. Именно наличие обратной связи превращает коммуникацию в двусторонний процесс.

Получатель должен быть убежден в компетентности отправителя. В зависимости от своей компетентности, предшествующего опыта разные люди по-разному могут интерпретировать одно и то же сообщение, что обусловливает различные подходы к кодированию и декодированию информации. При некомпетентности отправителя коммуникация может не состояться

---

На эффективность межличностных коммуникаций влияет совместимость любого рода. Психологическая несовместимость отправителя и получателя, неприятие получателем целей и задач, которые формулируются в сообщении разрушают коммуникацию.

Из этого мы можем сделать вывод что, значение коммуникаций в современных организациях трудно недооценивать. Так же мы можем заметить, что для руководителей организаций коммуникативные способности нужны по следующим причинам

1. Коммуникации необходимы для эффективности управления внутри организации;

2. Коммуникации необходимы для утверждения авторитета и руководителя, и правильного выражения его воли;

3. Хорошо налаженные коммуникационные сети содействуют обеспечению организационной эффективности.

4. Коммуникации внутри организации имеют достаточно сложную и гибкую структуру. Только знание нюансов закономерностей построения коммуникаций может принести успех руководители организации.

Так не стоит забывать, что определенный психа тип личности человека имеет достаточно большое значение в процессе коммуникации если не основополагающие. И его своевременное распознавание позволит вам адаптировать свои предложения и даст дополнительную возможность добиться успеха в переговорах.

1.2 Внутренние коммуникации

И так что такое из себя представляют внутренние коммуникации - это любой вид коммуникаций, который происходит внутри организации. Коммуникации могут быть как устными, так и письменными, а также непосредственными или виртуальными, личными и групповыми. Одними из самых эффективных и значимых видов коммуникаций можно считать внутренние коммуникации всех направлений - сверху вниз, снизу-вверх и по горизонтали - это вид коммуникаций является одним из основополагающих задач любой организации. Хорошо отлаженная внутренняя коммуникация в организации может позволить установить ролевые взаимодействия и распределить ответственность работников организации.

Так же коммуникацию могут часто определять, как некий обмен определенной информацией. Но важно понимать, что это всегда диалог. Диалог, в котором в большинстве случаев может участвовать большое количество разных людей с различного психа типами. В структуре любой организации к основному требованию двусторонней коммуникации означает способность менеджмента в первую очередь прислушиваться к работникам, и верно доносить до руководства просьбы и замечания работников. Таким образом такой подход позволяет определить, как сильные, так и слабые стороны производственного процесса внутри организации, и соответственно в дальнейшем корректировать управленческие решения.

---

Нет стоит забывать так же о том, что корпоративные отделы внутренних коммуникаций, зародившись еще недрах кадровых, за 80-е-90-е годы приобрели самостоятельность на данное время достаточную самостоятельность.

В тех же организациях где до сегодняшнего момента этого еще не произошло, функции внутренней коммуникации могут по старому принципу выполнять сотрудники кадрового отдела организации, или выше стоящие руководство, либо отделы маркетинга и PR если такие есть в структуре организации.

Внутренние коммуникации в первую очередь должны помогать работнику организации понимать корпоративную культуру, цели и ценности о том месте где он работает. Все сотрудники организации должны в обязательном порядке быть в курсе событий и решений, которые касаются работы всех отделов.

Так же не стоит забывать, что не мало важную роль играют хорошие внутренние коммуникации в период кризиса, когда нужно в первую очередь, чтобы каждый сотрудник не просто исполнял указаниям от выше стоящего руководства, но и еще выполнял инструкции, но при этом мог действовать достаточно самостоятельно, понимая тот факт, что он может принести выгоду всей фирмы. Коммуникация внутри организации как правило связывает все отделы вместе, через все уровни, и формирует чувство общности тем самым создавая крепкую связь между отделами.

Внутреннюю коммуникацию внутри любой организации нельзя, когда однажды сделать потом забыть о ней на долгое время. Этот процесс должен постоянно поддерживаться и в определенном смысле изменяться в соответствии с развитием организации. Одним из способов регулирования и налаживания внутренних коммуникаций разрабатывать их более детально, при это учитывая различные интересы разных групп, которые существуют в организации в данное время, и особенностей построения их взаимодействия, пересечения сфер деятельности.

Во внутренних коммуникациях организации так же очень важна суть получаемой информации и каналы ее передачи. Форма очень сильно влияет на сообщение, один и тот же факт можно сообщить так, что он будет воспринят в негативном или позитивном ключе, оставит людей равнодушными или, напротив, вызовет интерес.

Если компания вкладывает огромные средства и применяет самые передовые технологии для того, чтобы обеспечить себе PR - то есть отношения с общественностью - то она должна столь же внимательно относиться и к внутренним отношениям. Самое сложное - найти нужный баланс между коммуникацией «сверху вниз» и «снизу-вверх», чтобы демократичность и восприимчивость менеджмента к новым идеям не влияла на исполнительность и дисциплинированность сотрудников.

---