Файл: Определение объема необходимой и достаточной информации при принятии решения (Сущность и значение принятия решений).pdf

Введение

Актуальность темы исследования. Для поддержания экономической стабильности отечественных предприятий особое значение приобретает надлежащее информационное обеспечение принятия управленческих решений. Процесс управления начинается с поступления и восприятия информации с последующим принятием решения на основе полученных данных и заканчивается осуществлением контроля над его выполнением. Эффективность реализации принятых управленческих решений на основе имеющихся данных при этом будет зависеть не только от надлежащей компетенции и опыта руководства в конкретных сферах деятельности, но и от умения правильно и адекватно оценить в реальном режиме времени динамические условия развития экономических процессов. Из-за этого меняются требования к информации и механизмам ее формирования.

В процессе функционирования любое предприятие генерирует информационный массив с привлечением данных, которые формируются внутри предприятия и поступают извне. При этом данными внутренних источников может быть информация об организационной структуре предприятия, системе взаимосвязей между структурными подразделениями, существующей хозяйственной деятельности предприятия, производственных мощностях, бизнес-планах. Внешней является информация о нормативно-правовом обеспечении регулирования хозяйственной деятельности предприятия, конкурентной среде, покупателях и поставщиках. Внешняя и внутренняя информация взаимосвязана и равноценна. Основной целью ее получения и накопления является оптимизация эффективности деятельности предприятия. Однако следует отметить, что внутренняя информация более достоверная и предсказуема (прогнозируема).

Проблемными вопросами информационного обеспечения принятия управленческих решений занимались как зарубежные, так и отечественные ученые, а именно: В. Завгородний, Кирейцев Г. Г., П. Липпе, НападовскаяЛ.В., Спирин B.C., Эйдельман Я. Л. и др. В своих работах они подчеркивают ключевую роль информационного обеспечения принятия управленческих решений, отмечают взаимосвязь процесса управления и информационных ресурсов.

Цель работы – определить объем необходимой и достаточной информации при принятии решения на предприятии.

Объект исследования – ОАО «Стикс».

Предмет исследования – информационно-документационное обеспечение управленческой деятельности в ОАО «Стикс».

Для достижения поставленной цели при выполнении работы предстоит решить следующие задачи:

---

1. Рассмотреть теоретические аспекты информационного обеспечения принятия решений в управленческой деятельности.

2. Провести анализ информационного обеспечения принятия решений в управленческой деятельности ОАО «Стикс».

3. Разработать направления совершенствования информационного обеспечения управленческой деятельности в ОАО «Стикс».

Структура работы обусловлена ее целью и задачами и состоит из введения; основной части, содержащей 3 главы; заключения; списка использованных источников и приложения, где размещены материалы, не вошедшие в основную часть работы.

Глава 1. Теоретические аспекты информационного обеспечения принятия решений в управленческой деятельности

1.1 Сущность и значение принятия решений

Базой коммуникаций является эффективное информационное обеспечение. Информация - это совокупность сообщений, отражающих конкретную сторону явления, события,производственно-хозяйственной деятельности.^[1]

Источниками формирования информационных ресурсов предприятия является его внутренняя и внешняя среда. Информация внутренней средыотражает финансово-хозяйственное состояние предприятия. Информациявнешней среды отражает деятельность экономических, социальных иполитических структур за пределами предприятия, а также отношенияпредприятия с этими структурами.

Информация может поступать поцентрализованной, децентрализованной и смешанной схемам.

Процесс информационного обеспечения принятия решений состоит изтаких этапов:^[2]

1. Определение информационных потребностей: какая информация нужна, какому пользователю, с какой точностью, с какой актуальностью и с какими временнымиинтервалами.Данный этап включает:

- определение исполнителей задач и времени на анализ потребностей в информации;

- выбор методов анализа потребностей в информации;

- оценка экономической целесообразности информации путем расчетарасходов на информацию и пользы от информации.

---

2. Установление путей и методов сбора и обработки информации.На этом этапе осуществляется:

- выбор и определение внутренних и внешних информационных источников;

- определение требований к расчетам затрат, расчетам результатов,инвестиционным и финансовым расчетам, показателям, координацияреализации;

- определение исполнителей задач по сбору информации, ее обработке икоординации этих процессов.^[3]

3. Определение путей передачи информации в рамках системы отчетности:выбор формы передачи информации (графически, в таблицах, в формулах),интерпретация чисел и показателей (раскрытие причин и последствий, предложение вариантов действий, мер и правил принятия решений,проведение тренингов).Данный этап включает:

- определение содержания отчетов (структуры отчетов) по аналогии со структуройпланирования;

- установление временных интервалов составления отчетов (регулярно,специально для данного случая);

- выбор соответствующих форм для визуализации отчетов;

- определение исполнителей отчетов и их получателей;

- документирование системы отчетности.^[4]

4. Построение компьютерной системы хранения и обработки информации:выбор технического оснащения для хранения информации иинструментария ее обработки.Данный этап включает:

- определение стандартных подходов для выбора системы обработкиинформации (компьютерная техника, программное обеспечение);

- разработка проектов собственного развития компьютерных программ.

Система объективного информационного обеспечения менеджмента, котораяформируется на предприятии, осуществляет с помощью механизмаобъективного информирования информационное обслуживание всех руководителей испециалистов разных уровней.

Различают 3 основных уровня менеджеров:^[5]

- низовое звено;

- среднее звено;

- высшее звено.

Менеджеры производственных процессов пользуются информацией из первыхисточников, поскольку они лично формируют эту фактическую информацию. Но иим в ряде случаев требуется для анализа обобщенная за определенный период времениинформация на уровне их производственного участка. Поэтому система объективного информирования оперативно обеспечивает упомянутых менеджеров необходимой информацией,как в общем, так и в аналитическом виде.

Сферой деятельности менеджеров среднего уровня является вся производственно-хозяйственная и иная деятельность подразделений, за которое они отвечают. Дляпринятия решения этим менеджерам необходима обобщенная информация.

---

Менеджерам высшего уровня нужна информация об общем состоянии предприятия, производства на каждый момент времени, о конъюнктуре рынка ит.д.^[6]

Эффективность работы менеджера зависит, как от его умения работатьс людьми, так и от того, как он работает с информацией.Для выполнения своих функций менеджерам необходимы эффективныекоммуникации. Коммуникации - это обмен информацией, ее содержанием между двумя иболее людьми (работниками). Коммуникации – это процессы связи между работниками, подразделениями, организациями и тому подобное. Коммуникациисопровождают все процессы, происходящие в организации.

При использовании информационных систем предприятие сталкивается спроблемой информационной безопасности.Стандарты безопасности содержат рекомендации по управлению информационнойбезопасностью, предназначены для сотрудников, ответственных за создание,внедрение и поддержку мероприятий, обеспечивающих безопасность в организации.Они должны послужить основой для разработки стандартов безопасности иэффективных методов управления безопасностью в конкретной организации. Крометого, они помогут поддержать взаимное доверие при контактах междуорганизациями.

ISO / IEC 17799 2005 предназначен для использования любойорганизацией, которая планирует установить систему эффективной информационной защиты или улучшать существующие методы информационной защиты.^[7]

Информационная безопасность включает в себя следующие основные аспекты:

- сохранение конфиденциальности, целостности идоступности информации;

- конфиденциальность - обеспечение доступа кинформации только для авторизованных пользователей, имеющих право на доступ к ней;

- целостность - защита точности и полноты информации и методов ееобработки;

- доступность - обеспечение доступности информации и связанных с ней ресурсов авторизованным пользователям при необходимости и другие.^[8]

1.2 Обоснование критерия оценки полезности информации при принятии управленческого решения

Полезность информации определяется ее способностью удовлетворять потребности работника, принимающего решения. Одним из наиболее значимых факторов воздействия при этом является определение качества существующей информации, которое в определенной мере зависит от ее оптимального объема.^[9]

---

Этап сбора информации занимает большую часть времени, отведенного на принятие управленческого решения. В практике хозяйствования нередко руководители предприятий склонны переоценивать важность информации и тратить на ее привлечение больше ресурсов, чем нужно. Формулировка управленческой проблемы может уточняться по мере поступления дополнительной информации. Наличие конкретного вида информации дает возможность пересмотреть существующие предположения о вероятности случайных факторов и повысить вероятность выполнения этого решения. Процесс сбора дополнительной информации требует определенного времени и затрат ресурсов, поэтому руководитель должен определиться с продолжительностью такого этапа и величиной привлеченного на его реализацию капитала. С экономической точки зрения расходы, связанные с получением информации, должны согласовываться с эффектом от внедрения наиболее обоснованного решения.^[10]

Опытный менеджер в процессе оперативного управления с успехом может принимать интуитивные решения, даже не имея необходимой информации. Однако в таких решениях не исключены ошибки, поэтому допустимы они только в процессе выполнения текущих задач, но отнюдь не концептуальных вопросов развития производства на том или ином предприятии. Интуиция нередко может привести к слишком большим ошибкам. Кроме того, для принятия достаточно эффективных решений на основе интуиции необходимо потратить много лет для накопления практического опыта.^[11]

Исследования ученых свидетельствуют о том, что в каждом конкретном случае объем информации, необходимой для подготовки и принятия решения, определяется сложностью решаемых вопросов и их новизной, масштабом производства, уровнем подготовки кадров, методами управления. В значительной степени влияют также субъективные факторы: образование и опыт руководства, его организаторские способности, стиль работы и тому подобное. Приобретенный опыт не всегда является лучшим советчиком, хотя многие проблемы в процессе практического руководства повторяются. Дело в том, что новая хозяйственная ситуация может значительно отличаться от условий прошлого, а механическое перенесение ретроопыта решения той или иной проблемы в новых условиях может привести к другим последствиям, поскольку в данном случае недостаточно учитываются новые данные и тенденции развития процесса или явления, порождается чрезмерная уверенность и предвзятость, теряется правильная ориентация, что в конечном итоге приводит к снижению эффективности принятия управленческих решений. Анализ научных разработок в области подготовки и принятия решений позволяет сделать вывод о том, что на сегодняшний день можно говорить не столько о нехватке, сколько об избытке информации, которая попадает в распоряжение менеджеров.^[12] Это, конечно, усложняет поиск нужной позиции для контроля и анализа предпринимательской ситуации, уменьшает оперативность в принятии управленческих решений. В то же время, в большинстве случаев работники, принимающие решения, а это чаще всего управленцы цехов, служб и подразделений, обеспечивающих оптимальный ход производственного процесса, испытывают недостаточность объема оперативных данных для подготовки управленческих решений. Поэтому основным критерием при проектированииинформационных систем является определение минимального достаточного объема информации, удовлетворяющей потребностилиц, принимающих решения.^[13]Управленческая информация должна способствовать эффективному решению определенных задач, которые стоят перед предприятием. Полезность информации формирует ее результирующий критерий иопределяет экономическую целесообразность осуществления финансирования сбора и обработки данных, на основе которыхинформация создается.В некоторых научных трудах наряду с показателем «полезность» (или вместо него) широко употребляется понятие «ценность» информации, где ценность выступает как «тот материальный эффект, который даетиспользование этой информации».^[14] Следует заметить, что эти работы не являются чисто экономическими, и это в определеннойстепени обусловило некоторую неопределенность в толковании сути данного показателя, ведь «ценность» означает «выраженную в деньгах стоимость чего-либо; цену»,^[15] то есть присутствует прямая связь между понятиями «ценность» и «цена». В соответствии с этим ценность информации можно рассматривать как ее потребительскую стоимость, которая формируется в процессе ее купли-продажи еще до начала непосредственного использования.^[16] В сферематериального производства при непосредственном использовании информации целесообразно говорить о ее «полезности» или потребительской стоимости. Полезность (ценность) информации можно определить как изменение вероятности достижения цели, реализациилюбой задачи при получении дополнительной информации. Информация не будет полезной (ценной), если она небудет менять вероятность достижения цели. Информация может быть бесполезной (неценной) в случае, еслиона будет выступать дезинформацией и ее получениебудет снижать вероятность достижения цели.^[17]Одним из факторов, определяющих эффективность управленческих решений, является полезность дополнительной информации. Значительное количество руководителей предприятий готовы платить за информацию значительно больше того,сколько она стоит в соответствии с выводами теории. Иными словами, работникам в большинстве случаев неудается извлечь из данных всю полезную информацию или уменьшить неопределенность в той мере, в какой этоможно было бы сделать при логической согласованности решений. Полной можно считать достаточную для принятия соответствующих решений информацию. Полноту информации можно охарактеризовать также как минимальный, но достаточный объем информации для принятияуправленческого решения. Недостаточное количество информации соответствующего качества является причиной возникновениянеопределенности и повышает риски в производственно-хозяйственной деятельности, а ее избыток снижает эффективностьуправления, хотя «избыточность информации (увеличение объема сообщения без повышения егоинформационной ценности) повышает ее достоверность и надежность.^[18]Недостоверная или недостаточно полная информация может привести к принятию ошибочных инеэффективных решений. В свою очередь, не меньшие трудности возникают и при наличии избыточной информации,поскольку возникает проблема ее полезности, которая негативно влияет на процесс управления. Поэтому в процессепринятия управленческих решений используют принцип «оптимальной неполноты», который предусматриваетиспользование неполной информации, то есть той, которая возникает в результате определенных ограничений, нежели собирать крайне дорогостоящую практически полную информацию.^[19]

---