Файл: Управление временем сотрудников ресторана ( Теоретические аспекты управления временем сотрудников ресторана).pdf

Диспетчеры

Рис. 2.1. Организационная структура кафе «Му-Му»

Директор отвечает за организацию всей торгово-производственной деятельностью кафе. Он руководит деятельностью кафе, контролирует культуру обслуживания посетителей в кафе, качество предлагаемой продукции.

Также обеспечивает реализацию четкой поставкой сырья, продуктами, полуфабрикатами, предметами материально-технического оснащения; формированием необходимых условий для сохранности товарно-материальных ценностей; контроль работы всех участников кафе.

Шеф-повар - заведует производственным процессом приготовления блюд, под его руководством совершается контроль готовой продукции, разрабатывает новое меню.

Шеф-повар должен обеспечивать соблюдение на производстве правил санитарии и личной гигиены, охраны труда и техники безопасности, своевременно представлять отчеты об использовании товарно-материальных ценностей. Администратор руководит работой официантов, барменов, уборщиков.

Количество мест в торговом зале – 130, в том числе 5 мест у барной стойки. Клиентов кафе в торговом зале обслуживают официантами. Используется разная предварительная сервировка обеденного стола в зависимости от вида и характера обслуживания. В день в кафе проводят выдачу блюд по бизнес-ланчу.

В кафе «Му-Му» оплату за услуги совершают наличным и безналичным расчетом по счету предъявленному официантом.

Помещения кафе состоит из производственного помещения (кухня), административного помещения (офис), бытовых помещений для сотрудников, торгового зала. В составе производственных помещений находится: горячий цех, холодный цех, цех заготовки, моечная кухонной посуды. К административным помещениям относится кабинет директора, бухгалтерия, кабинет шеф-повара.

Основные показатели финансово-хозяйственной деятельности кафе представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1 - Технико-экономические показатели деятельности кафе

Анализ показателей таблицы показывает, что в кафе при стабильном количестве персонала, товарооборот в 2018 году увеличился на 4720,0 тыс. руб. или 47,0%. Валовой доход увеличился на 1772,0 тыс. рублей. Чистая прибыль выросла на 140,0 тыс. руб., причиной роста является увеличения товарооборота на одного сотрудника в 2017 году.

Прибыль кафе выросла в сравнении с 2017 годом на 110,4%, товарооборот увеличился на 47,0%, рост прибыли произошло за счет увеличения товарооборота и в основном за счет увеличения наценки на производимые услуги кафе.

Уровень производительности труда от изменения доли в структуре общего количества персонала составляет 20,0%, фактически изменения в динамике не происходили.

Исходя, из всего вышесказанного можно сделать такие выводы:

• розничный товарооборот кафе из года в год вырос (47,0%);
• прибыль в динамике выросла на 140,0 тыс. руб.. рентабельность предприятия в отчетном году – 0,01%;
• рост товарооборота в основном достигнут за счет результативного применения ресурсного потенциала: товарных, трудовых, материально-технической базы бара.

2.2. Анализ управления временем сотрудников кафе «Му-Му»

Эффективность управления временем сотрудников кафе оценим с помощью числа отработанных дней и часов одним сотрудником за определенный временной промежуток. Также целесообразно провести оценку уровня использования фонда рабочего времени (ФРВ). В кафе «Му-Му» данный анализ проводится по всем категориям трудового персонала, всем подразделениям и в целом по организации. Результаты результативности работы персонала в кафе показаны в таблице (табл. 2.2).

Таблица 2.2 - Оценка эффективности работы персонала в кафе

ФРВ как показатель эффективности управления временем определяется количеством сотрудников, числом отработанных дней одним сотрудником в среднем в году и средней длительностью рабочего дня или смены. ФРВ определяется по формуле:

ФРВ = ЧР ∙ Д ∙ П.

В кафе «Му-Му» фактический ФРВ меньше планового на 765 часов (1,6%), в том числе за счет изменения:

а) количества сотрудников

∆ФРВчр = (ЧРф – ЧРпл) ∙ Дпл ∙ Ппл = (30 – 28) ∙ 225 ∙ 7,8 = +3510 (ч);

б) числа отработанных дней одним сотрудником

∆ФРВд = ЧРф ∙ (Дф – Дпл) ∙ Ппл = 30 ∙ (215 – 225) ∙ 7,8 = – 2340 (ч);

в) длительности рабочего дня или смены

∆ФРВп = ЧРф ∙ Дф ∙ (Пф – Ппл ) = 30 ∙ 215 ∙ (7,5 − 7,8) = – 1935 (ч).

Проведенный анализ показал, что в кафе «Му-Му» управление временем сотрудников имеет неиспользованный потенциал и внутренние резервы. Персонал используется недостаточно полно. В среднем один сотрудник отработал 215 дней вместо 225. Вследствие этого сверхплановые целодневные потери рабочего времени составили на одного сотрудника 10 дней, а на всех – 590 дней, или 4602ч. (590 ∙ 7,8).

Существенны и внутрисменные сверхплановые потери рабочего времени: за один день они составили 0,3 ч, а за все отработанные дни всеми сотрудниками – 3805,5 ч. (59 ∙ 215 ∙ 0,3).

Общие потери рабочего времени – 8407,5 ч. (4602+3805,5), или 9% (8407,5 : 95137,5).

Для выявления причин целодневных и внутрисменных потерь рабочего времени проведем анализ данных фактического и планового баланса рабочего времени (табл. 2.3).

Таблица 2.3 - Анализ использования фонда рабочего времени

Проведенный анализ эффективности управления временем персонала в кафе «Му-Му» показал, что в работе имеются потери рабочего времени. Причины потерь рабочего времени могут быть объективными и субъективными, выходящими за рамки плана: дополнительные отпуска с позволения руководства, болезни сотрудников с временной потерей трудоспособности, прогулы, простои из-за поломок оборудования, из-за отсутствия заказов, сырья, материалов, электроэнергии и других причин. Каждый вид потерь рассматривается более детально, особенно те, которые произошли по вине предприятия.

В рассматриваемом кафе на сегодняшний день существуют проблемы тайм-менеджмента, которые сводятся к тому, что отсутствует автоматизированная система учета рабочего времени сотрудников.

В рассматриваемом кафе большая часть потерь [(492 + 197 + 656) ∙ 7,8 + 9840 = 20 330 ч.] является следствием субъективных факторов: дополнительных отпусков по согласованию с руководством, прогулов, простоев, что можно считать неиспользованными резервами увеличения фонда рабочего времени. Недопущение их равнозначно высвобождению 11 сотрудников (20 330 : 1755).

Существенны в кафе «Му-Му» и непроизводительные затраты труда (затраты рабочего времени в связи с приготовлением забракованных заказов и исправления брака, а также в связи с отклонениями от технологического процесса) – они составляют 1640 ч,

Сокращение потерь рабочего времени, связанных с причинами, зависящими от самих сотрудников, является резервом увеличения объемов производства продукции, требующим дополнительных инвестиций, однако позволяющим быстро получить отдачу. Чтобы подсчитать его, необходимо потери рабочего времени (ПРВ) по вине предприятия умножить на плановую среднечасовую выработку продукции:

∆ВП = ПРВ ∙ ЧВпл = (20 330 + 1640) ∙ 284,9 = 6259,2 тыс. руб.

Таким образом, ежегодно в связи с непродуктивными потерями рабочего времени рассматриваемое кафе теряет 6259,2 тыс. руб. дохода.

Для устранения данной проблемы и повышения эффективности управления рабочим временем необходимо усилить контроль за персоналом и внедрить мероприятия, позволяющие минимизировать потери рабочего времени по вине сотрудников.

2.3. Направления повышения эффективности управления временем предприятия ресторанного бизнеса

В качестве повышения эффективности тайм-менеджмента в кафе было предложено внедрить программное обеспечение BioTime, которое учитывает потребности ресторанной сферы и ее специфику.

Главные факторы успеха BioTime в отечественной индустрии питания:

• комфортность учета рабочего времени для сотрудников, избавленных от необходимости вводить PIN-коды или носить карточки;
• исключение ошибок в учете рабочего времени, который осуществляется автоматически - сотруднику достаточно коснуться сканера отпечатков пальцев;
• невозможность обмануть систему, отметив время прихода/ухода «за себя и того парня»;
• эффективное функционирование BioTime в сетях с разветвленной территориальной структурой;
• централизация - все данные автоматически транслируются в головной офис, где консолидируются в единых отчетах;
• масштабируемость - BioTime надежно действует и в небольших кофейнях, и в крупных сетях.

Руководителю кафе BioTime предоставляет следующие возможности:

• эффективное планирование работы персонала - встроенные графики работы (фиксированные, сменные, календарные и т.д.);
• подробная и разносторонняя отчетность. 16 готовых отчетов, конструктор и дизайнер для создания любых новых отчетных форм;
• быстрый и точный расчет заработной платы — как средствами BioTime, так и с помощью интеграции этой системы с платформой 1С. Удобные средства для управления тарифными ставками, расчета оплаты труда в ночное и сверхурочное время;
• управление персоналом и его рабочим временем в корпоративном масштабе. BioTime автоматически агрегирует отчетные данные, поступающие из подразделений, и предоставляет консолидированные данные по всему предприятию, которые можно конкретизировать с любой степенью детализации - вплоть до организации и конкретного сотрудника.

Отчеты и журналы и функционал системы учета:

Отчеты - компактно и комфортно

• Т-13
• табель приходов/ уходов
• табель рабочего времени
• расписание рабочих смен
• расчет заработной платы

Журналы - развернутая информация

• журнал рабочего времени
• причины отсутствия
• опоздания / ранние уходы
• авто-уходы (сотрудник случайно или намеренно не отметил окончание рабочего дня)

Конструктор и дизайнер отчетов

• настройка новых отчетов
• гибкие фильтры, настраиваемый внешний вид
• e-mail-рассылки — автоматически, в заданное время (например, каждое утро - отчет по опоздавшим)
• экспорт в html, xml, xls
• SMS-информирование опоздавших.