Файл: С 25 мая 2023 г по 31 мая 2023 г.docx

Частное профессиональное образовательное учреждение

«ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»


ОТЧЕТ ПО ПРАКТИКЕ

Учебная практика

(указать вид практики) ПМ.01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации

(индекс и наименование профессионального модуля)

(место прохождения практики: наименование юридического лица)

с « 25 » мая 2023 г. по « 31 » мая 2023 г.

(период прохождения практики)

	Студента (ки)	Смирновой Екатерины Юрьевны
	группы	(ф.и.о. полностью в родительном падеже) 2101-1202-2100146
		(номер группы) «__31__»_____мая_________2023 г.
	Руководитель	(Не заполнять)
		(ф.и.о. полностью) «____»__________________20__ г.
	Оценка
		(подпись руководителя (без расшифровки)

Пермь 2023

Оглавление

---

---

Введение

В России действует государственная система стандартизации (ГСС), объединяющая и упорядочивающая работы по стандартизации в масштабе всей страны, на всех уровнях производства и управления на основе комплекса государственных стандартов.

Государственная система стандартизации Российской Федерации – это комплекс организационно-технических, правовых и экономических мероприятий, осуществляемых под контролем федерального органа исполнительной власти по стандартизации и направленных на разработку и применение нормативных документов в области стандартизации в целях защиты прав потребителей и государство.

Последняя треть 20-го и начало 21 века ознаменовались переходом ряда стран, в том числе и России, к постиндустриальному информационному обществу, в котором большинство работников занято в информационной деятельности, а основной продукт производство и товары - это информация. Глубокие общественно-политические и экономические перемены, происшедшие в нашей стране за последние полтора десятилетия, сопровождаются пересмотром многих традиционных представлений в области общественно-гуманитарных наук, актуализацией ряда проблем, доселе стоявших вне отечественной научной мышление. Все это относится к такой научной дисциплине, как документоведение. Документоведение тесно связано с практикой работы с документами, и это дает стимул для исследований в этой сфере. Профессия документо-веда со второй половины 1990-х годов оказалась одной из наиболее востребованных. Документоведение развивается, но так как эта наука молодая, то она содержит ряд проблем, актуальных в современное время, и изучением которых занимаются ведущие специалисты в данной сфере [1, с.147].

В процессе прохождения практики были поставлены такие задачи:

• 
  координировать работу организации (приемной руководителя), вести прием посетителей;
  
• 
  осуществлять работу по подготовке и проведению совещаний, деловых встреч, приемов и презентаций;
  
• 
  осуществлять подготовку деловых поездок руководителя и других сотрудников организации;
  
• 
  организовывать рабочее место секретаря и руководителя;
  
• 
  оформлять и регистрировать организационно-распорядительные документы, контролировать сроки их исполнения;
  
• 
  обрабатывать входящие и исходящие документы, систематизировать их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела;
  
• 
  самостоятельно работать с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе с документами по личному составу;
  
• 
  осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы;
  
• 
  осуществлять подготовку дел к передаче на архивное хранение;
  
• 
  составлять описи дел, осуществлять подготовку дел к передаче в архив организации, государственные и муниципальные архивы.
  

---

Объект исследования: ЧПОУ «Финансово-экономический колледж».

Структура работы: введение, 10 глав, заключение, список использованной литературы.

1.Координация приемной руководителя, ведение приема посетителей

Прием посетителей – одна из важнейших функций. Дружелюбие, внимание, обходительность и обходительность во многом определяют атмосферу приема.

Секретарь помогает руководителю выполнять его план работы, он часто имеет право определять, с кем должен встречаться руководитель, а кого можно направить к другим должностным лицам; какие проблемы требуют срочного, первоочередного решения и внимания руководства.

Для того чтобы остальные сотрудники организации могли решать текущие задачи, желательно иметь фиксированные часы и дни, что является основой для рационального планирования рабочего дня руководителя [2, c.129-135].

Ежедневно в каждой компании возникает множество рабочих проблем, требующих быстрого решения. Эти вопросы можно решить за считанные минуты, и если у подчиненного нет возможности согласовать их с руководителем, его работа может замедлиться. Кратковременные рабочие задания включают:

• 
  получение устного разрешения на что-либо (например, сотрудник хочет узнать, можно ли ему воспользоваться служебной машиной);
  
• 
  согласование каких-либо действий (например, сотруднику поручено организовать встречу с поставщиками, и ему важно согласовать время встречи, состав участников и перечень необходимых документов).
  
• 
  получение краткой информации (например, сотруднику для выполнения поручения нужно получить координаты какой-либо организации и краткую информацию о ней, которой располагает руководитель);
  
• 
  предоставление краткой информации (например, сотрудник провел важные переговоры и хочет сразу же доложить руководителю об их итогах);
  
• 
  подпись документов (платежных поручений, приказов, распоряжений, договоров и т.д.). Но надо не забывать, что подпись документов – дело не всегда быстрое.
  

В каждой организации есть проблемы, которые, с точки зрения подчиненных, требуют безотлагательного решения. Однако, если каждый сотрудник при возникновении таких проблем связывается с руководителем, все рабочее время руководителя уходит на их решение. Поэтому важно правильно организовать поток посетителей с срочными вопросами. Каждая компания должна найти свое оптимальное решение, но в итоге можно сделать следующее: все вопросы сгруппированы и работа с каждой группой организована определенным образом.

---

Иногда сотрудники отправляют письма непосредственно руководителю - такие сообщения так же отвлекают руководителя, как и визиты. Если компания большая, то это приводит к перегрузке руководителя работать в режиме пожарного. Кроме того, большинство руководителей предпочитают изучать документы на бумаге, сразу отмечая вопросы и делая комментарии.

Срочные вопросы можно решить по телефону (если при этом не нужно ни изучать, ни подписывать документы). Это позволяет значительно сэкономить время. Секретарь уточняет у сотрудника, какой у него вопрос, и докладывает по телефону руководителю, а руководитель решает, будет он говорить с сотрудником или нет. Если руководитель решает не говорить, то он может либо кому-то переадресовать вопрос (например, своему заместителю), либо попросить сотрудника связаться с ним в другое время [3, c.211-215].

В процессе деятельности любой компании возникают вопросы, не особо актуальные, но в то же время важные и требующие глубокого обсуждения. Эти вопросы нельзя решить на ходу, за считанные минуты или по телефону. Эти вопросы включают:

• 
  предоставление обратной связи сотруднику по результатам выполнения им какой-либо масштабной работы, например по завершении проекта или длительных переговоров;
  
• 
  принятие решения по глобальному вопросу, например обсуждение с сотрудником нескольких предложений от крупных поставщиков и выбор оптимального;
  
• 
  обсуждение планов и отчетов (ежемесячных, ежеквартальных, годовых) сотрудника;
  
• 
  аттестационная беседа, обсуждение результатов работы сотрудника за продолжительный период (полгода, год);
  
• 
  обсуждение предложений и идей сотрудника по совершенствованию работы, реорганизации, изменению стратегии и другим глобальным вопросам.
  

После того, как руководитель установил конкретное время, работник должен быть проинформирован. Чтобы не забыть, кто уведомлен, а кто нет, можно делать пометки прямо в журнале.

Руководитель может назначить дату встречи или указать конкретное время: все зависит от того, как организация планирует свой рабочий день. Он может сам определить время приема, либо секретарь выделяет прием на свободное время согласно своему рабочему времени.

Может случиться так, что в назначенное время встречи сотрудник занят (например, ведет переговоры с заказчиком) и не может попасть на встречу с руководителем. После назначения даты секретарь должен определить, подходит ли время для сотрудника, и при необходимости перенести встречу.

---