Файл: С 25 мая 2023 г по 31 мая 2023 г.docx

4.Подготовка деловых поездок руководителя и других сотрудников организации.

Успешность командировки менеджера во многом зависит от того, насколько ему комфортно проводить деловые встречи и переговоры, а также с пересадками между пунктами назначения.

Поэтому секретарша должна продумать подготовку командировки своего начальника поэтапно и детально [7, c.129].

План подготовки командировки руководителя:

• 
  узнать цель поездки, предполагаемые вопросы встречи, места для посещения, координаты представителей принимающей стороны.
  
• 
  создать проект программы пребывания, согласовать с руководством и принимающей стороной.
  
• 
  заказать билеты, в том числе - обратные.
  
• 
  забронировать номер в отеле.
  
• 
  составить контрольный список личных и официальных документов, необходимых для поездки.
  
• 
  подготовить документы по списку.
  
• 
  вместе с руководителем проанализируйте подготовленные документы, закройте их, если есть замечания, сделайте несколько ксерокопий документов, ксерокопию каждого документа оставьте себе.
  
• 
  оформить выездные документы руководителя, выписать ему командировочное удостоверение.
  
• 
  сделать ксерокопии заграничного паспорта и страхового медицинского полиса руководителя, оставить себе по одной ксерокопии каждого документа.
  
• 
  подготовить бланки документов, визитные карточки, блокнот, ручку и другие необходимые руководителю принадлежности.
  
• 
  продумать список подарков и сувениров, приобрести их.
  
• 
  получить указание руководителя о неотложных делах, которые необходимо сделать в его отсутствие.
  
• 
  в случае необходимости отменить встречи руководи­теля, назначенные на дни его пребывания в командировке.
  
• 
  за день до отъезда сделать контрольный звонок представителю принимающей стороны и спросить, нет ли изменений в программе пребывания.
  
• 
  накануне отъезда проверить вместе с руководителем наличие всех необходимых документов и материалов по контрольному списку.
  
• 
  организовать проводы руководителя (лично или отдав распоряжение водителю), подтвердить принимающей стороне его отбытие (например, сообщить номер рейса, время вылета, название авиакомпании, ориентировочное время прибытия).
  
• 
  организовать встречу руководителя по возвращении.
  
• 
  к возвращению руководителя подготовить информацию о событиях, которые возникли во время его отсутствия. План подготовки командировки руководителя может варьироваться в зависимости от масштаба организации и должностных обязанностей секретаря.
  

---

Предварительная программа поездки обычно содержит следующую информацию:

• 
  расписание на каждый день командировки (точное время, день, месяц отправления и прибытия на вокзалы и аэропорты, деловые встречи, культурные мероприятия, деловые и неформальные визиты);
  
• 
  список запланированных деловых встреч руководителя;
  
• 
  информацию о гостиницах, где забронированы номера;
  
• 
  адреса всех посещаемых мест и проезд к ним;
  
• 
  имена и фамилии лиц и названия организаций, с которыми планируется установить деловые связи эта информация должна быть настолько подробной, насколько это возможно, в ней указываются названия организаций и деловых партнеров, адреса, телефоны, а в некоторых случаях - и более подробная информация [8, c.141].
  

Составление предварительной программы обычно начинают со списка фиксированных или так называемых «критических» мероприятий (время и место которых устанавливаются заранее).

В зависимости от зафиксированных событий следует планировать весь график командировки менеджера.

При организации длительной (продолжительностью от 2-3 дней) поездки руководителя секретарю следует составить две программы: подробную и краткую.

В подробной программе поездка руководителя должна быть расписана детально.

Короткая программа - это по сути маршрут, в ней указано время, имена, телефоны, адреса. Это хорошая идея, чтобы записать его на маленьких учетных карточках - обычно одну на день путешествия, чтобы гид мог держать одну карточку в своем кошельке или кармане каждый день.

Для подготовки предварительной программы путешествия гида вам может понадобиться:

• 
  справочные данные о разнице во времени в разных странах и городах;
  
• 
  расписание воздушного и железнодорожного транспорта;
  
• 
  информация об отелях города или страны.
  

Иногда, в зависимости от специфики и размера компании, секретарю необходимо сделать несколько копий предварительной программы командировки руководителя.

В случае внеплановой командировки руководителя секретарь обязан уведомить приглашенных на собрание об отмене. Секретарь перенаправляет информацию, полученную во время его отсутствия от имени руководителя, заместителю заместителя руководителя, а также переадресовывает телефонные звонки, которые могут быть решены в отсутствие руководителя. В случае возникновения проблем или неотложных дел,

---

которые может решить только руководитель, секретарь должен связаться с ним по телефону и на основании полученных указаний организовать их выполнение.

Во время отсутствия руководителя секретарь имеет возможность больше сосредоточиться на делопроизводстве: формировании и ведении дел, проверке наличия документов и т. д. При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о возникших проблемах во время его отсутствия и хода их решения.

Управляющий предъявляет командировочные документы секретарю и передает их вместе с командировочными документами для составления отчета.

---

5.Организация рабочего места секретаря и руководителя.

Особое внимание следует уделить организации рабочего места руководителя. От эффективной работы и решений руководителя зависит активность и успех всего предприятия. Правильная организация рабочего места руководителя очень важна.

Несмотря на то, что многие начальники предпочитают не занимать отдельную комнату, имеет смысл выделить под рабочее место руководителя отдельный кабинет. У этого решения есть минусы: может нарушиться общение с подчиненными, нельзя поддерживать дисциплину и рабочую атмосферу в коллективе. Однако плюсов гораздо больше: комфортное проживание, отсутствие посторонних шумов, возможность организовать рабочее место по своему усмотрению [9, c.162].

Согласно общим требованиям, площадь кабинета руководителя должна быть порядка 20 квадратных метров, предпочтительно прямоугольной формы, с высотой потолков 2,83 - 3,25 метра. Должны быть соблюдены санитарно-гигиенические требования: температура и состояние воздуха, влажность, чистота и т.д. Благоприятной температурой для работы в холодное время года считается температура 22-24 градуса, в теплое время года - 23-25, однако она может различаться в зависимости от энергозатрат трудящегося. При отклонении температуры воздуха выше или ниже допустимых пределов возникает ситуация опасного влияния производственной среды на здоровье и работоспособность человека, поэтому, согласно санитарным правилам и нормам, сокращение времени нахождения на рабочее место.

Очень важно оборудовать рабочее место руководителя необходимой мебелью и необходимой оргтехникой. Кроме того, кабинет руководителя часто становится местом встречи: даже если площадь офиса не позволяет разместить полноценный стол для переговоров и несколько стульев, необходимо предусмотреть стулья и кресла для посетителей, по возможности дополнительный стол.

Рабочее место секретаря условно делится на 3 зоны:

• 
  рабочая зона – основное место работы, здесь расположен стол, телефон, компьютер и необходимая оргтехника. Рабочее место секретаря располагается рядом с входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной.
  
• 
  вспомогательная зона – здесь располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т. д.
  
• 
  зона обслуживания посетителей – здесь располагаются стулья для посетителей, журнальный столик, различные буклеты и т. п.
  

---

Необходимо четкое разделение зон, чтобы секретарь мог работать более продуктивно [10, c.63-70].

Рабочее место секретаря находится в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя. Он должен быть размещен так, чтобы секретарь мог видеть всех, кто входит в приемную. Приемная разделена на рабочую зону и зону для посетителей. При выборе размеров площади приемной необходимо учитывать следующие факторы:

• 
  подходы к мебели и оборудованию;
  
• 
  расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования;
  
• 
  в отдельных случаях потребность в особых условиях;
  
• 
  возможность установки дополнительного оборудования.
  

Если в помещении работает несколько человек, то по действующим нормам норма площади офисного помещения должна быть не менее 4м² на одного работника.

Рабочее место секретаря должно иметь необходимое пространство для оргтехники и должно быть размещено так, чтобы секретарь мог видеть всех посетителей, а посетители могли видеть секретаря сразу при входе в кабинет.

Организация рабочего места секретаря руководителя основана на анализе содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на создание оптимальной организации рабочего места.

Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:

• 
  средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.);
  
• 
  средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе – портативная пишущая машинка);
  
• 
  средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конверто-вскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);
  
• 
  средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф);
  
• 
  средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);
  
• 
  копировальные средства и аппараты;
  
• 
  шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;
  
• 
  офисная мебель и оборудование.
  

---