Файл: С 25 мая 2023 г по 31 мая 2023 г.docx

К вопросам о приеме сотрудникам по личным вопросам относятся:

• 
  просьба о предоставлении отпуска, в том числе без сохранения заработной платы;
  
• 
  обсуждение декретного отпуска;
  
• 
  обсуждение возможности совмещать работу и учебу;
  
• 
  просьбы об изменении графика работы по каким-либо личным/семейным обстоятельствам;
  
• 
  обсуждение возможности карьерного роста или перевода в другое подразделение;
  
• 
  обсуждение возможности повышения заработной платы;
  
• 
  обсуждение увольнения.
  

Такие проблемы вряд ли можно решить на лету, так как в любом случае руководитель хочет знать причины просьбы сотрудника и решить, как лучше (по возможности) ее выполнить. И для работника, и для руководителя лучше, если эти вопросы будут решаться в спокойной обстановке. Поэтому в этом случае о встрече нужно договариваться заранее. Однако личные вопросы отличаются от рабочих тем, что сотрудники (а иногда и руководители) не хотят, чтобы о содержании разговора было известно кому-либо еще, в том числе и секретарю. Запись на прием по личным вопросам можно вести в том же журнале, что и по рабочим. Когда руководитель будет принимать решение о дате встречи, он может связаться с сотрудником и непосредственно у него выяснить суть вопроса (выяснение таких вопросов обычно не принято поручать секретарям) [4, c.130].

Посетителей из других организаций можно условно разделить на два основных типа: деловые партнеры (клиенты, поставщики, контрагенты, представители СМИ и прочие организации, с которыми компания сотрудничает или намеревается наладить деловые связи) и «продавцы» (представители любых организаций, которые заинтересованы в установлении деловых отношений с вашей компанией). Также в организацию могут пожаловать и проверяющие органы, коих нельзя отнести ни к первой, ни ко второй группе. Однако это случается не так часто и требует отдельного обсуждения. В любом случае, если к вам пожаловали нежданные гости, то первое, что необходимо сделать, – это поставить в известность руководителя и не предоставлять абсолютно никакой информации до соответствующих распоряжений.

Организация приема деловых партнеров компании, как правило, не представляет особой сложности. Обычно руководитель либо кто-то по его поручению договаривается о дате и времени проведения встречи, и партнеры приезжают к назначенному времени. В деловой среде не принято приезжать без предварительной договоренности. Если такое происходит, то это звоночек как для секретаря, так и для руководителя. В этой ситуации нужно доложить о посетителе, и руководитель сам примет решение, что делать дальше.

---

В обязанности секретаря при организации приема деловых партнеров входит назначение даты и времени встречи, подготовка необходимых материалов от имени руководителя, встреча и прощание с гостями.

Также важно заранее уточнить у гостей их имена, названия их компаний, должности и контактные телефоны. Эта информация необходима для заказа пропуска и подтверждения встречи накануне переговоров, а также для связи с ними, если они вдруг опоздают и не явятся.

---

2.Работа по подготовке и проведению совещаний, деловых встреч, приемов и презентаций.

Подготовка и проведение совещаний (совещаний, конференций, совещаний, круглых столов и других подобных мероприятий), несмотря на сходство, имеют ряд особенностей. Различия объясняются типом самой встречи – плановой или оперативной.

На стадии планирования намечают:

• 
  какие совещания будут проведены;
  
• 
  когда и где они будут проведены;
  
• 
  график использования совещательных комнат.
  

Официальные встречи обычно проводятся в соответствии с утвержденным регламентом [5, c.72-75].

Для проведения крупномасштабных совещаний утверждают график подготовки.

Неформальные или оперативные встречи (рабочих комитетов, начальников отделов, диспетчеров и т.д.) проводятся по служебному распорядку.

В целом подготовку совещания можно разбить на следующие этапы:

• 
  уточняется дата, место и время проведения совещания (секретарь + руководитель).
  
• 
  составляются повестка дня, списки участников и докладчиков совещания (секретарь + руководитель).
  
• 
  решение о проведении совещания обычно оформляется повесткой дня, которая при оформлении протокола совещания будет составлять одну из его частей, а до проведения совещания является документом, с помощью которого оповещаются участники.
  
• 
  оповещаются участники совещания.
  

Участников приглашают на небольшие собрания, как правило, по телефону или электронной почте, со списком участников, помеченных как отвечающие требованиям или нет. Приглашение будет отправлено участникам крупных встреч.

Типовой текст приглашения включает:

• 
  название организации;
  
• 
  инициалы и фамилию приглашаемого;
  
• 
  время, дату, место проведения совещания
  
• 
  характер совещания;
  
• 
  рассматриваемые вопросы;
  
• 
  продолжительность совещания.
  

Ведущий подписывает приглашение. В случае, если участник собрания является спикером или ему направлен дополнительный материал (например, резюме докладов или проект решения), это должно быть указано в тексте приглашения.

Секретарь

---

создает список рассылки приглашений, в котором отмечает ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения.

Рассылка приглашений может осуществляться самыми разнообразными способами: курьером, письмом; факсом; телефонограммой и т.п.

Составляется перечень работ, которые предстоит провести службам организации при подготовке к заседанию [6, c.31-36].

Секретарь привлекает соответствующие отделы организации к подготовке и оборудованию помещения для проведения собрания.

Помещение, в котором проводится собрание, должно быть оборудовано необходимым количеством стульев, столом, доской, экраном, и т.п.

По указанию ведущего секретарь должен выбрать видеоролики, слайды, плакаты и схемы по темам презентаций и передать их технику, который будет обслуживать оборудование.

На торжественных собраниях цветы кладут на стол председательствующего.

На небольших встречах в обязанности секретаря может входить снабжение стола безалкогольными напитками и стаканами. Бутылки с минеральной водой раскладывают группами на бумажных салфетках в центре стола. Бутылок и стаканов не должно быть меньше - на один больше, чем участников сеанса, сидящих за столом.

Накануне собрания секретарь еще раз напоминает спикерам время начала собрания, порядковый номер выступления и его продолжительность. Кроме того, на этом этапе он просматривает и уточняет списки тех, кто не явился на собрание и действительно присутствовал.

На входе или в гардеробе должны быть вывешены объявления с указанием места встречи.

За час до начала заседания секретарь готовит для председателя папку с документами заседания, чистую бумагу, ручки, карандаши, фломастеры, фломастеры, скрепки, линейки, минеральную воду, стаканы и т.п.

Подготовка к плановому совещанию начинается за 1,5-2 недели до его проведения.

3.Общие сведения об организации ЧПОУ «Финансово-экономический колледж».

Образовательная организация: Пермский финансово-экономический колледж – филиал федерального государственного образовательного бюджетного учреждения высшего образования «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации» (Пермский филиал Финуниверситета).

Дата создания данного учреждения: 31 мая 1930 года.

---

Учредитель: функции и полномочия учредителя от имени Российской Федерации в отношении университета осуществляет Правительство Российской Федерации.

Руководитель: Председатель Правительства Российской Федерации - Мишустин Михаил Владимирович.

Адрес учредителя: 103274, Москва, Краснопресненская наб., д. 2.

---