Файл: С 25 мая 2023 г по 31 мая 2023 г.docx

При постоянном и длительном хранении составляется опись - журнал, отражающий систематизированный перечень единиц хранения. Необходим для учета и систематизации документов. Необходимо составить описи в 3-х и более экземплярах: для структурного подразделения и для передачи в архив.

После того, как дела закрыты и переданы на хранение, необходимо правильно оформить утилизацию документов, утративших свое практическое значение. Следует отметить, что уничтожение документов без проверки их ценности запрещено.

После этого бумаги готовы к передаче в архив. При подаче документов необходимо заполнить все копии описи, поставить отметки напротив поступивших дел, затем составить архивную опись и нотариально заверить ее.

---

10.Опись дел, осуществление подготовки дел к передаче в архив организации, государственные и муниципальные архивы.

Существует несколько способов сохранить документы компании, возникшие в процессе ее деятельности:

- в специализированных архивных организациях или непосредственно в офисе;

- путем создания собственного архива.

Для хранения архивных документов используется современное оборудование:

- офисные сейфы – бывают модели различных размеров и конфигураций, отдельно стоящие или встроенные. В сейфах удобно хранить бухгалтерскую документацию компании, архивы, печати;

- архивные стеллажи – могут быть передвижными (мобильными) и стационарными. Зачастую стеллажи представляют собой надежную конструкцию, выполненную из металла;

- металлические архивные шкафы – изготавливаются из стальных листов, имеют различный размер и конфигурацию. Шкафы обеспечивают надежную защиту архивных документов.

Специальные устройства помогают систематизировать и систематизировать документы для их дальнейшего хранения:

- классический архивный короб-модуль, который имеет жесткую конструкцию и оснащен возможностью опломбировки;

- папки – могут быть картонными или пластиковыми, с разделителями и без, с неограниченным количеством отделений, традиционной формы или в виде боксов;

- модули – представляют собой коробки с обычной крышкой, торцевым или фронтальным открытием;

- картотеки – бывают с разделителями или без, различного размера и конструкции.

Выбирать технологию и оборудование для хранения документов необходимо, руководствуясь объемом бумаг, габаритами архивного помещения, требованиями безопасности и степенью доступа к документам.

Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях должны создавать:

• 
  описи документов и дел своего подразделения (по годовым разделам);
  
• 
  акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
  

По систематизации и срокам хранения, установленным номенклатурой дел, дела структурного подразделения следует разделить на следующие группы, представленные в таблице 10.1.

---

Таблица 10.1. – Группы дел

Группы дел	Какая архивно-техническая обработка дел требуется	В какой документ включается
Дела постоянного срока хранения	Полная	опись дел постоянного хранения; дополнительно может составляться опись электронных дел, документов постоянного хранения.
Дела с документами по личному составу	Полная	опись дел по личному составу; дополнительно может составляться опись личных дел (ее форма не фигурирует в Правилах).
Дела с документами временных сроков хранения (свыше 10 лет)	Полная	опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дополнительно может составляться опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.
Дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно)	Частичная	опись может не составляться
Дела и документы, подлежащие выделению к уничтожению	Не требуется	акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании описей и дел, подготовленных структурными подразделениями, Служба управления архивами составляет их:

• 
  годовые разделы соответствующих сводных описей;
  
• 
  сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (также по годовым разделам) [19, c.263].
  

Для того, чтобы быстро и легко создавать сводные описи и дела в организации, есть возможность определить, какие структурные подразделения они представляют:

• 
  не только их подписанные экземпляры в бумажной форме как оригиналы;
  
• 
  соответствующие электронные копии (файлы в необходимом формате).
  

Существуют следующие типы описей, которые составляются в организациях:

• 
  описи дел структурных подразделений, которые используются как учетно-сдаточные;
  
• 
  описи документов, дел организации, т.е. сводные описи, которые составляются на основе описей дел структурных подразделений по годам (годовым разделам) и являются основными учетными справочниками; описи архивных коллекций, в которых учитываются отдельные архивные документы, связанные между собой какими-либо признаками или одним признаком (авторским, тематическим, видовым, объектным и т.п.);
  
• 
  описи фонда пользования, закрепляющие его систематизацию, которая может отличаться от систематизации архивного фонда в целом (например, в качестве разделов описи могут использоваться названия информационных систем, их баз данных и представлений, в которых хранятся электронные копии документов).
  

---

Заключение

Ведение учета - молодая наука. На современном этапе она содержит ряд различных проблем как в теоретической, так и в практической части. Всем этим проблемам уделяется большое внимание, проводятся различные дискуссии, конференции и съезды, на которых обсуждаются эти проблемы. Документация не стоит на месте, она развивается. В то же время решаются старые проблемы и появляются новые.

Основой унифицированных систем документации, применяемых в Российской Федерации, является Единая система организационно-распорядительных документов.

Среди многообразия видов документов, обращающихся в деятельности предприятий, организаций, учреждений, организационно-распорядительная документация является наиболее распространенным видом документации.

Оформление организационно-распорядительной документации в соответствии с действующими положениями обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческой работы, дает возможность получения юридически значимых документов и способствует более эффективному управлению [20, c.157-160].

Хранение документа в архиве означает абстрактную возможность его превращения в документальный исторический источник. Оно становится реальностью после того, как архивный документ приобрел характер публичного. Эта реальность, в свою очередь, есть абстрактная возможность самопознания общества в ретроспективе его предшествующих состояний.

Документ и архивный документ имеют равновероятные возможности своего существования и небытия, конечного и бесконечного существования, вечного сохранения и забвения. Архивация должна регулировать их судьбу: с одной стороны, она помогает подавить, убрать, забыть часть ее, с другой - обеспечить создание новой целостности. Таким образом, архивирование нейтрализует неопределенность формирования документально-исторической памяти, внося в нее элементы порядка для ее передачи сегодня и в будущем. В этом заключается не только познавательный, нормативный, но и гуманистический характер архивоведения как научной дисциплины.

Правила делопроизводства в федеральных правоохранительных органах обязательны для исполнения компетентными органами, поэтому процессы документирования информации в них строго регламентированы.

---

Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации также составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти.

Значение документа как инструмента фиксации управленческих решений в настоящее время возрастает. Поэтому важно иметь комплексные знания о документах, системах документации, методах документирования и стандартах подготовки основных видов документов для организаций любой организационно-правовой формы.

Список использованных источников

1. 
   Абрамова Н. А. Юридическое делопроизводство. Учебное пособие для бакалавров. М.: Проспект, 2021. с. 147.
   
2. 
   Абуладзе Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом : учебник и практикум для СПО / Д. Г. Абуладзе, И. Б. Выпряжкина, В. М. Маслова. - М. : Издательство Юрайт, 2018. с. 129-135.
   
3. 
   Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018. с. 211-215.
   
4. 
   Бялт В. С. Документационное обеспечение управления. Юридическая техника : учеб. пособие для СПО / В. С. Бялт. - 2-е изд., испр. и доп. - М. : Издательство Юрайт, 2018. с. 130.
   
5. 
   Грозова О. С. Делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. с. 72-75.
   
6. 
   Делопроизводство в кадровой службе / Кибанова А.Я. М.: Проспект, 2021. с. 31-36.
   
7. 
   Документоведение : учебник и практикум для академического бакалавриата / Л. А. Доронина [и др.] ; под ред. Л. А. Дорониной. - 2-е изд., перераб. и доп. - М. : Издательство Юрайт, 2018. с. 129.
   
8. 
   Казакевич Т. А. Документационное обеспечение управления : учебник и практикум для СПО / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. - 2-е изд., испр. и доп. - М. : Издательство Юрайт, 2018. - с. 141.
   
9. 
   Книжникова А. Н. Делопроизводство и режим секретности. (СПО). Учебник. М.: Юстиция, 2021. с. 162.
   
10. 
    Колышкина Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. с. 63-70.
    
11. 
    Колышкина Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство : учеб. пособие для прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. - 2-е изд., испр. и доп. - М. : Издательство Юрайт, 2018. с. 85-90.
    
12. 
    Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления персоналом : учебник и практикум для прикладного бакалавриата / И. Н. Кузнецов. - М. : Издательство Юрайт, 2019. с. 360.
    
13. 
    Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления персоналом : учебник и практикум для СПО / И. Н. Кузнецов. - М. : Издательство Юрайт, 2019. с. 297.
    
14. 
    Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство : учебник и практикум для СПО / И. Н. Кузнецов. - 3-е изд., перераб. и доп. - М. : Издательство Юрайт, 2018. с. 130-136.
    
15. 
    Ловчева М. В., Галкина Е. Н., Гурова Е. В. Делопроизводство в кадровой службе. М.: Проспект, 2019. с. 37-40.
    
16. 
    Павловская О. Ю. Правовое обеспечение кадрового делопроизводства. М.: Юрайт, 2020. с. 114-116.
    
17. 
    Попов А. В. Архивоведение. Зарубежная россика : учебник для СПО / А. В. Попов. - М. : Издательство Юрайт, 2018. с. 63-65.
    
18. 
    Чернова О. А. Делопроизводство и режим секретности. Учебник. М.: КноРус, 2021. с. 38.
    
19. 
    Шувалова Н. Н., Иванова А. Ю. Основы делопроизводства. Язык служебного документа. Учебник. М.: Юрайт, 2018. с. 263.
    
20. 
    Шувалова Н. Н. Основы делопроизводства : учебник и практикум для СПО / Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова ; под общ. ред. Н. Н. Шуваловой. - М. : Издательство Юрайт, 2018. с. 157-160.
    

---