Файл: С 25 мая 2023 г по 31 мая 2023 г.docx

7.Обработка входящих и исходящих документов.

Документы, которые поступают в компанию, называются входящими документами.

Входящие документы проходят следующие этапы обработки (Рис. 7.1.):

• 
  прием и первичная обработка.
  
• 
  предварительное рассмотрение.
  
• 
  регистрация.
  
• 
  передача документов руководителю.
  
• 
  рассмотрение документов руководством.
  
• 
  внесение сведений из резолюций в журнал регистрации входящей документации.
  
• 
  передача документов исполнителям.
  
• 
  контроль исполнения.
  
• 
  исполнение документов.
  
• 
  подшивка документов в дело.
  

Рисунок 7.1 - Схема движения входящего документа

Прием входящей корреспонденции в учреждении осуществляется централизованно в службе ДОУ или секретарем. Конверты вскрываются (кроме тех, на которых стоит пометка «лично»). Конверты уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя. Вся поступающая документация сортируется на регистрируемую и нерегистрируемую [15, c.37-40].

Все документы, поступающие от организации, подлежат обязательной предварительной проверке, которую проводят наиболее квалифицированные сотрудники документационной службы. Эти сотрудники должны быть хорошо знакомы со структурой организации, функциями структурных подразделений, зонами ответственности руководителей и специалистов.

Предварительная проверка документов осуществляется с целью распределения поступивших документов на те, которые требуют обязательного рассмотрения руководством, а также те, которые направляются непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Документы, адресованные непосредственно организационным подразделениям или должностным лицам, направляются по назначению без предварительной проверки.

Предварительная проверка документов должна производиться в день получения или на следующий день, если они получены в нерабочее время.

Документы, поступающие от государственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства, передаются на рассмотрение руководству. Прочая документация будет направлена исполнителям после предварительного рассмотрения службой поддержки документации.

---

Материалы должны быть обработаны и переданы исполнителям в день поступления материалов в службу документации или в первый рабочий день, если они поступили в нерабочее время.

Документы, решение которых осуществляется несколькими структурными подразделениями, передаются им по отдельности или в копиях одновременно. Оригинал будет отправлен компетентному исполнителю, указанному первым в решении. Необходимость размножения документов и количество копий определяет лицо, организующее исполнительное производство.

При необходимости принятия срочного решения по полученному документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы (Рисунок 7.2).

• 
  составление проекта документа исполнителем.
  
• 
  согласование проекта документа с компетентными лицами.
  
• 
  проверка правильности оформления проекта документа.
  
• 
  подписание документа руководителем.
  
• 
  регистрация документа.
  
• 
  отправка документа адресату.
  
• 
  подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
  

Проект документа подготавливается секретарем или другим сотрудником и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. Перед передачей подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание документа и приложений к нему, достоверность документа и наличие необходимых реквизитов. Исходящая корреспонденция будет в двух экземплярах, кроме факсов и телефонных сообщений, которые будут в одном экземпляре [16, 114-116].

Подготовленный проект документа передается на подпись руководителю организации. После подписания двух экземпляров руководителем документа документ вносится в реестр исходящих документов.

Если документ рассылается более чем по четырем адресам, Секретариат создает список рассылки и после регистрации организует размножение документа.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает в себя сортировку, упаковку, отправку по почте и доставку в почтовое отделение.

---

Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или работниками службы документооборота в день поступления от структурных подразделений или не позднее следующего рабочего дня.

Не допускается отправка или передача документов без регистрации в офисе.



Рисунок 7.2 - Схема движения исходящего документа

Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересованными должностными лицами и ведомствами и представляется руководителю на подпись. Подписанный документ регистрируется и передается назначенному подрядчику. Подрядчик знакомится с документом в день получения и несет полную ответственность за работу по данному документу. Если исполнение завещания поручается нескольким лицам, ответственным исполнителем является тот, чья фамилия указана первой в поручении. Однако все исполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную работу по оформлению акта и обязаны предоставить ответственному исполнителю все необходимые материалы (сведения, справки и т.д.) в установленные им сроки.

---

8.Самостоятельная работа с документами, которые содержат конфиденциальную информацию. Работа с документами по личному составу.

Всю информацию в фирме (организации) можно разделить на две большие группы:

• 
  открытую;
  
• 
  с ограниченным доступом.
  

В свою очередь информация с ограниченным доступом может быть:

• 
  государственной тайной;
  
• 
  конфиденциальной информацией.
  

Документы, содержащие ту или иную информацию, делятся на секретные и конфиденциальные. В настоящее время существует более 30 видов конфиденциальной информации, что в целом не создает благоприятной атмосферы с точки зрения обеспечения ее безопасности. По этой причине количество типов конфиденциальной информации, вероятно, в будущем уменьшится. Каждый тип конфиденциального документа имеет детали [17, 63-65].

По своей природе (рисунок 8.1) конфиденциальные документы бывают:

• 
  нормативно-методические (НМД);
  
• 
  руководящие (РД);
  
• 
  распорядительные (РПД);
  
• 
  информационно-справочные (ИСД);
  
• 
  организационные (ОД); финансово-бухгалтерские (ФБД);
  
• 
  кадровые (по личному составу) КД.
  

Рисунок 8.1 – Виды конфиденциальных документов

Работа с конфиденциальными исходящими документами включает следующие этапы:

• 
  разработка проекта документа;
  
• 
  согласование документа;
  
• 
  подписание документа;
  
• 
  регистрация документа;
  
• 
  отправка документа.
  

Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатанных шкафах. Допускается хранение конфиденциальных документов в рамках общего делопроизводства.

Но они должны храниться отдельно от других бумаг. По своему назначению конфиденциальные документы делятся на:

• 
  входящие; исходящие;
  
• 
  внутренние.
  

Как правило, всю работу с кадровой документацией в организации осуществляет специально назначенное лицо, т.е. H. Инспектор по персоналу или инспектор по персоналу. В небольшом учреждении эту работу выполняет секретарь. Отдел, в котором обрабатываются эти документы, называется отделом кадров. Ведение учета является обязательным для любой организации.

---

В процессе работы кадровой службы создается большое количество документов, которые именуются «документация по личному составу» или «документы по личному составу».

Кадровая документация или кадровые документы - совокупность документов, отражающих трудовую деятельность работников.

Более точное определение термина следующее: личные документы – это документы, оформляемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работников, отпуске, командировании, повышении, выплате заработной платы, а также иные документы, характеризующие трудовую деятельность работников.

К личным документам относятся: декларации, представления, трудовые договоры (контракты), приказы (распоряжения) по личному составу, трудовые книжки, личные дела, карточки личного состава, личные дела и др.

Для правильного ведения кадровой документации, помимо должностных и методических документов по делопроизводству, необходимо хорошо знать законодательные и трудовые нормы и постоянно ими руководствоваться.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения персонала на предприятии. Под пассажирским транспортом понимается условно:

• 
  прием, перевод и увольнение работников;
  
• 
  предоставление отпусков;
  
• 
  командирование.
  

9. Подготовка дел к передаче на архивное хранение.

Часть документов, созданных в процессе деятельности организации, должна быть передана в архив для дальнейшего использования и хранения. К ним относятся личные, постоянные или временные (свыше 10 лет) хранения.

Подготовкой документов к сдаче в архив занимаются секретари или работники документационного обеспечения управления (ДОУ). Они выполняют целый комплекс определенных задач.

В зависимости от срока хранения может быть проведена полная или частичная регистрация, которая включает в себя следующие работы:

• 
  проверка грамотности группировки документов в дела – заключается в контроле соответствия бумаг в деле заголовку и расположению внутри папки по определенным принципам (алфавит, тип вопроса, хронология);
  
• 
  подшивка (брошюровка). Осуществляется при полном оформлении дел. Как правило, зачастую производят подшивку в твердую обложку, при этом одна брошюра не должна превышать 250 листов. За последним документом необходимо вложить лист для заверительной записи;
  
• 
  нумерация листов дела – необходима для удобства и обеспечения сохранности документов. Для этого можно использовать только нумератор или черный графитный карандаш. Итоги нумерации обязательно фиксируют в доверительной записи;
  
• 
  составление листа-заверителя. В листе нужно указывать особенности состояния дела (надорванное, подклеенное), а также другие нюансы документов (отсутствуют некоторые листы, нарушена нумерация);
  
• 
  составление внутренней описи документов дела – требуется в случаях, когда в делах содержатся документы особой ценности (патенты, судебные дела и прочие);
  
• 
  внесение уточнений в реквизиты обложки дела (заголовка, дат, названия организации, индекса и прочих) – выполняется при необходимости [18, c.38].
  

---