Файл: С 25 мая 2023 г по 31 мая 2023 г.docx

Для любой степени автоматизации работы секретаря требуются средства малой оргтехники. Так, секретарь должен иметь рабочие ручки и карандаши, бумагу с полями, так как их в нужный момент может не оказаться у посетителей, участников совещаний, а техническое обеспечение переговоров и совещаний является его служебной обязанностью [11, 85-90].

При создании и производстве текстовых документов компьютер становится все более важным, даже для очень небольших рабочих процессов. Документы, созданные с его помощью, имеют более эстетически приемлемый вид за счет наличия разных шрифтов и цветов, что может повлиять на отношение к документу и помочь создать положительное впечатление об авторе документа.

Сканер – удобное средство для ввода в компьютер большого количества текстовой и графической информации, а также документов в систему автоматизированного документооборота.

Средства связи могут быть объединены в аппаратном представлении, например телефон – факс – модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи. Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.

Необходимым действенным инструментом планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором публикуются дела по дате.

Документы, поступающие в архив отдела, хранятся в шкафу в папках-регистраторах, папках, справочно-информационных пособиях - в специальных шкафах.

Зона для посетителей завершается стульями, журнальным столиком и цветочницей. В случае отсутствия в здании гардероба, гардероб для верхней одежды следует размещать в приемной. Мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретариатом. В приемной не рекомендуется ставить мягкую мебель, так как при правильной организации работы не предполагается длительное присутствие посетителей.

Иногда секретарю приходится готовить чай или кофе для менеджера и посетителей. Для этого хорошо предусмотреть небольшую «кухоньку». Разумеется, он должен быть визуально изолирован от мест для посетителей. Категорически не рекомендуется превращать рабочее место секретаря в кладовку [12, c.360].

Рабочее место секретаря структурного подразделения должно быть оборудовано общими устройствами (принтер, факс, ксерокс и т.п.) для более продуктивного использования. Своевременная замена сменных картриджей, организация ремонта должны быть обязанностью этого работника. Наличие секретаря отдела позволяет использовать коммутатор с отходящей линией за пределы организации.

---

Рабочее место секретаря подразделения должно быть оборудовано ручными, механическими или электронными системами (например, картотечные шкафы, персональный компьютер) для фиксации и контроля документов, поступающих в распоряжение сотрудников подразделения и при их исполнении. Компактная пишущая машинка (электрическая или механическая) не должна быть лишней для набора бланков с точной и мелкой гравировкой в случае выхода из строя компьютерной техники, например, из-за вирусной атаки, или особой секретности создаваемого документа.

Дизайн рабочего места секретаря должен обеспечивать максимальный комфорт при выполнении задач и не противоречить требованиям экономии места.

Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальный комфорт работы, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные движения. Одно из главных требований, которому секретарь должен следовать в обязательном порядке, - это исключительный порядок и чистота как на рабочем месте, так и в приемной.

Задача секретаря – сделать все необходимое, чтобы посетитель чувствовал себя на приеме комфортно. Секретарь не должен загромождать коридоры в приемной личными вещами, а должен размещать вещи на видных местах. Если есть необходимость украсить стену, для этого лучше использовать картину или принт, который дополнит интерьер. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей и календаря и т.п.

---

6.Оформление и регистрация организационно-распорядительных документов, контроль сроков их исполнения.

Контроль за исполнением документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное оформление документов.

Контроль можно разделить на два вида:

• 
  контроль по существу решения вопроса - осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;
  
• 
  контроль за сроками исполнения документов - ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме - секретарь.
  

Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и работники, на которых возложено исполнение документа.

Организация контроля за сроками исполнения документов включает в себя следующие операции:

• 
  фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;
  
• 
  проверка доведения документа до исполнителя в срок;
  
• 
  напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;
  
• 
  внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;
  
• 
  информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;
  
• 
  внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);
  
• 
  составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов [13, c.297].
  

Все документы, требующие ответа и исполнения, взяты на контроль. Поскольку в распорядительных документах объектом контроля являются содержащиеся в них решения, то контролируется каждый пункт, т.е. каждое задание или поручение, зафиксированное в распорядительном документе. Секретарь руководителя должен давать руководству контроль и устные инструкции.

Срок исполнения документа - срок, установленный правовым актом, организационно-распорядительным документом или постановлением.

---

Сроки исполнения документов могут быть:

• 
  типовые;
  
• 
  индивидуальные.
  

Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательством, например, для рассмотрения обращений граждан, либо указываются в инструкциях по делопроизводству организации для повторяющихся видов документов.

Индивидуальные сроки указываются в самом документе или в распорядительном решении. Например, в документах, полученных от вышестоящих организаций, содержащих какой-либо приказ, срок обычно указывается в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов указывается срок исполнения по каждому пункту. Относительно документов, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в постановлении.

Термин «управление» различает управление потоком, превентивное управление и окончательное управление.

Текущий контроль включает в себя ежедневный просмотр хода исполнения документов, крайний срок которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.

Текущий контроль помогает составить план работы на день и сразу показывает, что нужно сделать сегодня (подписать договор, отправить сообщение, решить проблему на встрече и т.д.).

Профилактический контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня, и таким образом у работника еще есть время для решения проблемы.

Если в ходе контрольной процедуры выяснится, что документ не может быть исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть поставлен не позднее, чем за сутки до истечения контрольной даты.

Изменить срок исполнения документа может только тот руководитель, который установил его ранее.

Документ снимается с контроля после полного исполнения документа: создания ответного документа, получения ответа на исходящий документ и иного документального подтверждения факта исполнения. Результат оформления документа фиксируется в регистрационной карточке. Например: отправлено сообщение по телефону, отправлен сотрудник, создан договор и т.п.

В регистрационной карточке также содержится информация о дате выдачи документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которой подшит выданный документ [14, c.130-136].

---

В крупных учреждениях секретарская служба также осуществляет итоговую проверку. Осуществляется работниками (службой), ответственными за контроль за исполнением, или секретарем компании в определенном ритме (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). По сути, это анализ исполнительской дисциплины в организации, компании и ее структурных подразделениях.

Аналитические отчеты о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием определения эффективности работы сотрудников и используются для определения уровня материального стимулирования всех сотрудников в сфере управления. Использование автоматизированных технологий значительно снижает трудозатраты на контроль выполнения регистрации, справочно-информационное обслуживание.

Налаженный контроль выполнения – средство создания деловой атмосферы в офисе, обязательное условие понимания того, что каждое задание должно быть выполнено в срок и эффективное средство повышения производительности труда в сфере управления.

---