Файл: Анализ бизнес-процессов.pdf

- внедряются новые бизнес-процессы (технологии), оценивается результат. На этом этапе важно сопоставить поставленные задачи и полученные результаты от внедрения новых бизнес-процессов.

2.2. Бизнес-план, как метод управления бизнес – процессами у индивидуального предпринимателя

Некоторые начинающие бизнесмены утверждают, что бизнес-план необходим для банка, который может дать кредит, инвесторам, государственным структурам для открытия ИП и предоставления финансовой поддержки. Безусловно, такое утверждение верно. Но в первую очередь бизнес-план необходим самому предпринимателю. Если он развернутый, в мельчайших подробностях описывает деятельность компании, учитывая внешние факторы и финансовые показатели, организовать основные бизнес-процессы будет гораздо проще^[7].

Если правильно составить данный документ, можно заранее продумать основные действия для реализации проекта, подготовиться к кризисным явлениям, осуществить политику продвижения продукта и противостоять сильным конкурентам. Грамотно разработанный план для индивидуального предпринимателя дает возможность не только тщательно спланировать текущие действия, но и деятельность на перспективу. Он обязан моделировать экономическую ситуацию в будущем, отталкиваясь от базовых критериев – оборотность материальных активов, процентные ставки, движение денежных средств, курс валюты и др.

Для бизнес-плана, который нужен для оформления займа, важно четко расписать финансовые потоки, целесообразность и выгоды проекта. Учитывая практическую сторону и значимость, такой документ смоделирует возможные отклонения, методы развития и преодоления разного рода трудностей, что очень важно для индивидуального предпринимателя.

Для того чтобы правильно составить бизнес-план, важно придерживаться основной функции стратегического планирования – возможности работать по оптимально допустимому методу, основываясь на ключевые принципы бизнес-плана.

Данный документ нужен не только для презентации фирмы, а и для непрерывного процесса стабильного развития субъекта хозяйственной деятельности.

4. Контроль бизнес-процессов. Описание бизнес-процессов не должно быть формальным – все события обязательно регистрируются в информационной сети (можно уделять внимание только наиболее значим). В случае неполноты информации или нарушения иерархии в процессах, недоработку необходимо устранять. С учетом статистики руководитель дает предписание своим сотрудникам и контролирует выполнение поручений.

5. Контроль загрузки сотрудников. Все структура операций работников, а также их загрузка должны контролироваться. Здесь важно сразу определить временные нормативы для каждой проведенной операции. Решения о премировании, увеличении штата, дисциплинарные или материальные взыскания должны налагаться не на основе личных ощущений, а путем анализа реальных данных о проведенных операциях.

6. Учет расходов. При наличии временных нормативов на каждую операцию, важно держать под контролем загрузку работников и выработку. Это позволяет четко определить бюджет отдела по всем производимым сделкам. При этом в системе (в виде конкретных событий) должны быть зафиксированы все финансовые траты (к примеру, почтовые и судебные расходы). Это позволит четко определить затраты на оформление каждого конкретного документа, оформление судебного или бизнес-процесса. Эти цифры всегда нужно держать под контролем и делать все возможное для их снижения.

7. Анализ сбоев. Если что-то может пойти не так, то это обязательно произойдет – этот закон Мерфи важно учитывать в бизнесе. К примеру, сбои в работе могут возникать из-за обычной невнимательности работников. Важно фиксировать все оплошности в системе, выявлять текущие ошибки и стараться оперативно их устранять. В дальнейшем все отступлении от нормы должны быть исследованы и учтены. При этом лучших работников нужно поощрять, а худших – наказывать (снятие премии, выговор и так далее). Если ошибка возникает системно, то исправления нужно вносить в сам процесс.

8. Оптимизация процессов. Важно следить за результатами деятельности лидеров и аутсайдеров. По этой информации можно судить о лучшей практике и низкой эффективности. После анализа нужно принимать меры для оптимизации бизнес-процессов^[8].

2.3.Программы для планирования бизнеса. Анализ возможных рисков. Проверка индивидуальных предпринимателей

Для того чтобы составить план, разработано много разнообразных профессиональных программ. Они удобны для планирования и ведения отчетности. Но не все могут быть доступными для начинающего предпринимателя по причине высокой стоимости.

Самым простым и удобным вариантом, к тому же совершенно бесплатным является вариант работы с MicrosoftExcel. Программа характеризируется простотой, возможностью вычисления различных показателей.

Основные преимущества:

• оперативность ввода данных;
• быстрота обработки информации;
• удобство для презентации данных;
• так как это программа стандартного пакета, ее легко установить и совместить с любым программным обеспечением.

Для желающих ведения отчетности и функций планирования в более профессиональных источниках можно выбрать узкоспециализированные программы, виртуальные ресурсы, которые дают возможность составить бизнес-план в режиме online.

При использовании всех параметров программы Excel можно составить бизнес-план, который будет отвечать необходимым требованиям и мировым стандартам.

Основные расчеты, которые должны быть представлены в виде таблиц:

• себестоимость продукции;
• прогнозированный уровень продаж товаров или услуг;
• оборотные средства;
• фонд оплаты труда;
• финансовые платежи;
• баланс.

Все расчеты должны быть представлены в динамике, учитывать прогнозированные изменения на рынке товаров и услуг. Только так можно спланировать деятельность компании на длительный период.

Бизнес-план должен быть направлен на анализ долгосрочной перспективы. При этом важно не только описать преимущества и пути развития предприятия, но и учесть всевозможные риски, негативное влияние внешней среды. Для каждой фирмы они будут разные, так как зависят от специфики деятельности, уровня капиталовложений, выбранной сферы.

Самые распространенные риски:

• инфляция;
• снижение покупательского спроса;
• рост конкуренции;
• имущественный ущерб как результат серьезных повреждений;
• кризисные экономические явления;
• падение курса валюты;
• невыполнение договоров поставщиками сырья, технологий, расходного материала;
• внезапное подорожание ресурсов и технологий;
• активные действия проверяющих органов.

Любой инвестор, который принимает решение о вложении денег, будет учитывать риск потери вложенных средств^[9].

Для индивидуального предпринимателя важно проанализировать всевозможные риски, которые ожидают его бизнес. При этом необходимо указать меры по их предотвращению, направленные на минимизацию убытков.

Сделать это проще всего в виде таблицы, которая состоит из двух столбцов – «Виды риска» и «Методы предотвращения». Важно не только указать критические ситуации, но и просчитать уровень финансовых последствий, которые обусловлены такими обстоятельствами.

Другим способом изучения рисков может стать расчет основных финансовых показателей бизнес-плана по пессимистическому сценарию.

Работа предпринимателя не является свободной и не регламентируемой законодательством, она сопряжена с различного рода проверками. Сразу стоит отметить несколько нюансов этих самых проверок. Во-первых, проверяющие инстанции могут различаться в зависимости от вида деятельности, в которой работает предприниматель. К примеру, если ИП работает в областях ветеринарии или культуры, то его проверками будут заниматься соответствующие инстанции, такие как Росохранкультура или же российский ветнадзор. Во-вторых, существует определенный перечень государственных организаций, которые контролирую деятельность ИП во всех видах деятельности, вне зависимости от того, каким бизнесом ИП занимается. К подобным структурам можно отнести Роспотребназор, налоговую инспекцию, санитарные службы, МЧС и прочие. Правила проверки индивидуального предпринимателя зависят от того, какая структура проводит эту самую проверку. Стоит помнить, что налоговая инспекция самостоятельно устанавливает план выездных и камеральных проверок, остальные же инстанции должны, прежде чем прийти с проверкой, согласовать свой план с Генеральной прокуратурой. Именно эта организация устанавливает окончательный план проверок для того или иного предпринимателя.

Какие виды проверок бывают?

Прежде всего, стоит отметить, что проверка – это определенная совокупность мероприятий, которые направлены на контроль и оценку деятельности предпринимателя. Каждую проверку ИП должен зарегистрировать у себя в специальном журнале, и именно туда вносить записи обо всех проверках, с указанием числа и фамилий проверяющих.

По своей классификации проверки бывают двух видов – это плановые проверки и внеплановые. Как уже ясно из названия, плановые проверки проходят в заранее установленный срок. Сведения о них можно узнать на официальных сайтах Генпрокуратуры и налоговой, где размещены планы по всем проверкам района. Второй вид проверки – это внеплановые. Правила проверки индивидуального предпринимателя гласят о том, что внеплановые виды проверок могут происходить без уведомления или с уведомлением в несколько дней^[10].

Вторая классификация предусматривает место и способ проведения проверок. Все проверки по этому принципу подразделяются на документальные или же выездные. Документальная проверка позволяет инспекторам осуществить документальный контроль предпринимателя. От предпринимателя требуется только представить все необходимые документы в проверяющее ведомство. Если проверка выездная, то в офис предпринимателя приходят проверяющие, которые имеют права проверять:

- сведения документов на подлинность;

- состояние территорий, сооружений, строений, транспортных средств, помещений;

-производимые товары и услуги; реализуемые товары или услуги.

Любая выездная проверка проходит по месту нахождения предпринимателя. Статья ФЗ-249 регламентирует правила проверки индивидуального предпринимателя. Этот закон гласит, что любая контролирующая инспекция должна сообщить о проведении выездной проверки за три рабочих дня. Плановые проверки по существующему законодательству должно проходить не больше одного раза в трехлетку. Если же предприниматель только начал свою деятельность, то в течение трех лет его не должны проверять (это касается только плановых проверок). В случае подозрения или жалоб со стороны потребителей проверяющие могут назначить внеплановую проверку и в период первых трех лет с момента организации бизнеса индивидуальным предпринимателем.

Срок любой проверки не имеет права быть больше двадцати дней. Общее количество времени, в течение которого может проводиться плановая выездная проверка для малого бизнеса, не должно превышать пятидесяти часов. В ФЗ-249 говорится также о том, что у предпринимателя есть свои принципы защиты, которые стоят на стороне проверяемого. Однако в этом законе есть поправки, которые касаются проверок оперативно-разыскного характера, а также имеются поправки, касающиеся налогового, банковского или же валютного контроля.

При завершении проверки предпринимателю, в случае нарушения каких-либо норм и правил, выписывается предписание по устранению ошибок или накладываются санкции в различной форме.

Предметом проверки деятельности индивидуальных предпринимателей являются вопросы:

1) соблюдения налогового законодательства и законодательства о внешнеэкономической деятельности;

2) соблюдения правил торговли и оказания услуг, в том числе применения контрольно-кассовых машин и расчетных терминалов, наличия сертификата соответствия на реализуемые товары, подлежащие обязательной сертификации, соответствующих клейм на измерительных приборах;

3) соблюдения законодательства по учету и ведению денежных операций;

4) соблюдения требований нормативных документов по стандартизации, метрологии и сертификации;

5) соблюдения законодательства о санитарном надзоре, ветеринарном надзоре, мер пожарной безопасности и требований энергетического и экологического надзора;

6) при осуществлении лицензионной деятельности – соблюдение лицензионных требований и условий.