Файл: Анализ бизнес-процессов.pdf

И здесь очень важно с одной стороны, вовремя остановиться самому, ведь обновленные бизнес-процессы будут реализовывать реальные люди, которые привыкли работать «по старинке», и нужно учитывать их косность мышления и степень обучаемости. Также и автоматизация, которая обычно входит в модернизацию бизнес-процессов, требует определенных вложений. И здесь нужно исходить из реальных возможностей заказчика.

Все это бизнес-консультант должен четко понимать сам, знать, где и на каком уровне допущений он упростил описание бизнес-процесса, а где решил отложить на будущее какие-то решения по объективным причинам (финансы, человеческий фактор). И все это нужно уметь просто и понятно объяснить руководителю бизнеса.

1.3.Анализ бизнес-процессов

Задача анализа бизнес-процессов – получение информации с целью проведения оценки, идентификации и определения эффективности процесса и дальнейшего его улучшения^[3].

Основные причины для проведения анализа:

- проблемы со сроками выполнения заказов;

- непрозрачность деятельности компании;

- слишком широкий спектр продукции, затрудняющий контроль и повышение качества продукции;

- большое число расходов при прохождении заказа;

- долгая обработка заказов;

- появление «узких» мест, высокая загрузка мощностей.

Для определения данных для анализа используются такие инструменты:

- проводится аудит;

- изучается регламент и производственная документация;

- проводится интервью с работниками, выполняется самоописание;

- описывается последовательность выполнения работ;

- проводится workshop с участниками процесса.

Основные показатели при анализе бизнес-процесса:

Структурный показатель – отношение какой-то части процесса к целому числу. При этом цифра в числителе формулы – это одна из частей параметра в знаменателе.

Относительный показатель – показывает отношение разных параметров друг относительно друга.

Коэффициенты и индексы учитывают отношение цифр, имеющих одинаковые единицы измерения. Разница – в размере периода и моментах времени.

4. Оценка интегральной результативности (EFQM).

Вывод по главе 1

1. Бизнес-процесс всегда происходит с участием человека. Если действия выполняются автоматической системой или программой, это уже не бизнес-, а технологический процесс или спецификация. И тогда в силу вступают несколько иные стандарты, методы описания и особенности реализации.
2. В бизнес-процессе всегда задействованы несколько людей в явной или неявной форме. Даже если человек работает один (например, писатель), все равно у него есть заказчики (издательские агентства) и потребители (читатели). Также продавец работает не в «вакууме» — у него есть поставщики и покупатели продукции, и все эти люди также задействованы тем или иным образом в бизнес-процессе.
3. Бизнес-процесс – это логическая последовательность действий человека (или нескольких человек) в коллективе. Цель описания бизнес-процесса – анализ и регламентация тех или иных действий в коллективе.
4. Моделирование бизнес-процессов помогает решить сразу две задачи:

Изучение бизнеса. Графическое изображение в виде схем, т.е. моделирование бизнес-процессов позволяет быстрее понять особенности работы компании и выявить возможные «узкие места».

Обеспечение наглядности. Как известно, «одна картинка стоит тысячи слов». А потому схематическое изображение работы компании помогает руководителю и владельцу бизнеса намного быстрее понять суть проблемы и оценить предложенные варианты решения.

В работе бизнес-консультанта (кстати, как и специалиста по внедрению программных продуктов) очень важно, чтобы клиент понимал все преимущества решения.

Не менее важна и обратная связь – руководитель на схеме сможет увидеть какие-то недочеты еще на этапе обсуждения проекта, и внедрение обойдется без дополнительных сложностей и внесения изменений в проект «на ходу».

1. Бизнес-процессы необходимы, чтобы представить сложную информацию в простой для восприятия форме для изучения и принятия решения.
2. Для того чтобы получить описание реально действующих бизнес-процессов, достаточно просто внимательно изучить последовательность действий каждого сотрудника. Т.е. необходимо получить информацию о входящих данных для запуска определенного процесса, исходящих – т.е. результата действий сотрудника, а также пошагово зафиксировать действия, которые потребовались.

КОНТРОЛЬ В УПРАВЛЕНИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ У ИНДИВИДУАЛЬНОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ

Управление бизнес-процессами: основные аспекты

Согласно ст. 34 Конституции РФ каждый имеет право на свободное использование своих способностей и имущества для предпринимательской и иной не запрещенной законом экономической деятельности. Гражданин вправе заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (ст. 23 ГК РФ). Таким образом, предприниматель может осуществлять любую деятельность, направленную на систематическое получение прибыли^[4].

Предпринимательская деятельность – это деятельность, направленная на систематическое получение прибыли, для чего индивидуальному предпринимателю необходимо совершить ряд сделок, целью которых является получение прибыли. Если же совершается единичная сделка, то она не может быть квалифицирована как предпринимательская деятельность, даже если по ней получен доход, ведь единичная сделка не носит систематического характера.

В хозяйственных отношениях предприниматели выступают на тех же основаниях и с теми же правами, что и юридические лица. Индивидуальный предприниматель вправе заниматься любыми видами деятельности, не запрещенными законом. Некоторые виды деятельности могут осуществляться только юридическими лицами в связи с прямым указанием на это в специальном законе (например, банковская деятельность, обязательный аудит, деятельность в качестве страховщика, инвестиционных фондов, профессиональных участников рынка ценных бумаг).

Также в ряде случаев для осуществления предпринимательской деятельности необходимо получить лицензию (разрешение), например, на совершение банковских операций, медицинские и образовательные услуги).

Не допускается осуществление предпринимательской деятельности в сферах, подпадающих под регулирование ФЗ "О естественных монополиях". Запрещена деятельность, связанная с объектами ограниченными и/или запрещенными в обороте.

Запрет на осуществление отдельных видов предпринимательской деятельности предусматривается санкциями Кодекса РФ об административных правонарушениях, а также Уголовного кодекса РФ.

Кодекс РФ об административных правонарушениях к числу запрещенных относит, в частности, следующие виды предпринимательской деятельности:

- осуществление предпринимательской деятельности без государственной регистрации или без специального разрешения (лицензии);

- незаконная организация и проведение азартных игр;

- продажа товаров, свободная реализация которых запрещена или ограничена;

- совершение внешнеэкономических операций, связанных с оборотом товаров, информации, работ, услуг или результатов интеллектуальной деятельности, которые могут быть использованы при создании оружия (средств доставки оружия) массового поражения, иных видов вооружения и военной техники или при подготовке и (или) совершении террористических актов и в отношении которых установлен экспортный контроль;

- незаконное производство, поставка или закупка этилового спирта;

- производство алкогольной и спиртосодержащей пищевой продукции с использованием этилового спирта, произведенного из непищевого сырья, и спиртосодержащей непищевой продукции и др.^[5]

Для любого вида бизнеса повышение эффективности работы и управления – это святое. И один из путей – управление бизнес-процессами. Основные цели:

- сокращение времени выполнения процессов работниками компании. Основные пути – автоматизация и регламентация всех процессов;

- повышение качества процессов в предприятии. Как правило, это делается за счет внедрения средств мониторинга, регламентации работы и обеспечения ее прозрачности;

- управление компанией на основе реальных показателей, которые бы отображали положение вещей в загрузке ресурсов, затратах на эти процессы и так далее. Все это неизменно ускорит оптимизацию процессы и упростит анализ;

- получение максимальной гибкости в организационном процессе. Это возможно, благодаря привлечению участников процесса к перестройке и моделированию новых систем.

Для управления бизнес-процессами производится несколько простых шагов^[6]:

1. Инвентаризация процессов. Все, что делается в компании больше 8-10 раз в месяц – это уже полноценный процесс, который важно внести в общую структуру. С момента установки информационной системы можно совершать регистрацию событий и всех проходящих документов. Уже через 1-2 недели можно увидеть повторяющиеся циклы и их частоту. Останется отобрать наиболее важные из них и создать более совершенную структуру.

2. Описание бизнес-процессов. С помощью специальных функций можно сформировать локальную базу знаний. В последней можно размещать первичное описание всех процессов и даже обсуждать их. Шаг за шагом можно сформировать качественную платформу для повышения общей эффективности.

3. Организация бизнес-процессов. В информационной системе важно учитывать все операции с учетом текущей деятельности компании. При этом у каждого процесса должен быть свой менеджер, который будет нести ответственность за реализацию поставленных задач. Для более крупных операций должна быть предусмотрена отдельная команда, сформированная с учетом специализации по тем или иным направлениям. Если есть возможность централизовать работу в одном месте – это нужно сделать Обработку информации важно организовать в удобном месте с учетом нескольких критериев – стоимости персонала, доступности для работы и конечного результата.

Реинжиринг позволяет переосмыслить многие процессы и перенаправить их в нужное русло. В последствие это дает возможность существенно улучшить результаты компании и поднять эффективность ее работы. В результате работ повышаются темпы развития, улучшается сервис, становится лучшим качество продукции, снижается цена.

Основная цель реинжиниринга - быстрое приспособление к текущим изменениям запросов со стороны покупателей товара компании. В связи с этим может меняться технология производства, стратегия деятельности компания, переоборудование, организация управления (производства) на основе компьютеризированных систем и так далее.

Результат реинжиниринга – повышение всех наиболее важных показателей компании. При этом эффекта можно добиться только при тесном взаимодействии технических и организационных мероприятий. В случае несогласованности действий эффект будет минимальным или же его можно не добиться вовсе.

Современный реинжинироиг можно разделить на два вида:

- эволюционный. В этом случае речь идет о внутренней оптимизации процессов деятельности компании. При этом серьезных функциональных изменений в работе структуры не происходит;

- революционный. Его особенность – глубокое перепланирование всех основных бизнес-процессов. При этом компания может быть переориентирована на совершенно иной вид деятельности.

При любом из видов реинжиниринга может происходить либо совершенствование процессов бизнеса, либо их полное перепроектирование.

Основные этапы реинжиниринга представлены на рисунке 3:

Рисунок 3. Основные этапы реинжиниринга

- разработка проекта с выделением наиболее важных процессов. На данном этапе производится определение целей и задач проекта, определяются будущие подходы в работе;

- ведется работа по документированию бизнес-процессов. На данном этапе происходит построение моделей всех процессов, осуществляется их документирование, ведется хронометраж составных операций;

- проводится сравнение отдельных бизнес-процессов. Задача – сравнить лучшие подразделения своей компании с аналогичными отделами компании-конкурента;

- разрабатывается образ будущей структуры. На данном этапе важно со стороны глянуть на новую структуру, ее возможности, оценить будущие цели;

- анализируются возможные проблемы, создаются новые проекты технологий и бизнес-процессов. Основная задача – выявить слабые места в бизнес-процессах и устранить их;