Файл: Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.pdf

Введение

Для курсовой работы я решил выбрать данную тему так-как сейчас идет все большая автоматизация процесса учета продажи лекарственных препаратов через аптечную сеть. Многие процессы уже можно реализовать через разные программные продукты, предлагаемые рынком. При проектировании бизнес-процессов приходится учитывать в каком программном продукте будет проводится та или иная операция.

Цели и задачи курсовой работы – описание проекта реализации бизнес-процесса учета реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть с описанием каждого этапа данного проекта.

Структура курсового проекта разбита на главы. Каждая глава описывает этап проекта в хронологическом порядке.

Глава 1. Аналитическая часть

Выбор комплекса задач автоматизации.

Для успешной реализации проекта нужно выделить какие задачи можно будет автоматизировать в данных бизнес-процессах. Можно выделить несколько задач для автоматизации:

1. Заказ лекарственных препаратов
2. Количество реализованного товара
3. Остаток товара

При решении данных задач нужно определить информационные потоки межу всеми участниками бизнес процессов. Аптека формирует заявку на лекарственные препараты, отправляет её в вышестоящую инстанцию – аптечную базу – формируется информационный поток от аптеки к аптечной базе. Данный поток является двунаправленным так-как аптечная база может так же запросить у аптеки перечень товара на аптечном складе. В свою очередь аптечная база работает с поставщиками лекарственных средств, которых может быть очень много. Таким образом она является как бы концентратором информации из аптечной сети и направлении её по различным поставщикам.

Данный проект связан так же с другими задачами, такими как набор статистических данных по продажам лекарственных препаратов за период времени в данном регионе, отчетность по колебаниям цен фармацевтической продукции, выявление спроса на определенные виды лекарственных средств.

Главными показателями для учета лекарственных препаратов буду являться количество проданного товара за месяц и остаток товара на конец месяца. По этим данным формируется заявка на следующую закупку товара.

Учет очень важен для предприятий аптечной сети, так как дефицит какого-либо товара из-за позднего заказа данного товара и поставщика может отрицательно отразиться на репутации фирмы и оттоку клиентов.

В решении данной задачи задействованы как работники фармацевтической отрасли, так и it-специалисты, так как в информационной системе нужно учесть какие именно решения будут удовлетворять потребностям всех работников аптечной сети.

Результатными показателями данной информационной системы будут являться количество товара, проданного за период времени, годовые отчеты о товарообороте по каждой аптеке и в целом по аптечной сети, графики спроса на товары.

В качестве входных документов могут использоваться прайс-листы поставщиков, схемы структуры аптечной сети, взаимосвязь между сегментами информационной системы, отчетные ведомости за прошлые периоды продаж.

Исполнителями на этапе проектирования будет выступать комиссия, состоящая из руководителей аптек, аптечной базы, представителей поставщиков и it-разработчиков.

Характеристика существующих бизнес – процессов

Схема учета реализации лекарственных препаратов в аптечной сети.

Требования к

отчетности

Учет лекарственных

препаратов

Отчеты из аптечной сети

Отчеты аптечной базы

Отчетные

периоды

Методы

вычисления

Фармацевты

Статистики

Сдача отчетности

В данной схеме описывается методика сбора отчетности без использования программных продуктов. Из-за этого возникают задержки в отчетности, двойная отчетность, некорректность в данных. Так же возникают проблемы при передаче отчетности между различными подразделениями аптечной сети. При проектировании информационной системы необходимо учитывать особенности статистической отчетности в аптечной сети, согласовать формы отчетности, графики сбора данных.

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи 

Приведем схемы документооборота для основных документов аптечной сети

1. Прайс листы

1. Договора с поставщиками

1. Отчетность по продажам лекарственных препаратор

Расчет потоков документации в год можно рассчитать по количеству отчетных периодов. Если принять отчетный период за месяц то в год будет производиться 12 ежемесячных отчетов, 4 квартальных отчета, 2 полугодовых отчета и 1 годовой отчет. Договор на поставку товаров заключается на год, поэтому подготовка и подписание так же производится 1 раз в год. Но в течение года к данному договору могут приниматься дополнительные соглашения, вносящие какие-либо дополнения к основному договору. Вычислить конкретное количество таких правок невозможно, так-как это зависит от конкретных условий для каждого года. Внесение изменений в прайс-листы может проводиться еженедельно, чтобы информация в них была актуальной и не устаревала со временем. Получается 52 документа.

Основными недостатками существующей системы являются

• обработка информации по товарам вручную, без специализированного программного обеспечения. Это влечет за собой ошибки в цифрах учета товара из-за человеческого фактора.
• Ошибки в отчетности, дублирование данных, устаревание информации из-за долгой обработки.
• Долгая обработка отчетности по всей аптечной сети и сведение её в общий отчет из-за отсутствия типовых форм передачи отчетности из аптечной сети в аптечную базу.

В проекте предлагается устранить недостатки, присущие существующему учету лекарственны препаратов:

1. Медленное получение прайс-листов от поставщиков, обновление существующих прайс-листов.
2. Отсутствие форм сбора статистической отчетности
3. Сведение информации из аптечной сети в единую форму отчетности
4. Контроль за количеством товаров в каждой аптеке.
5. Несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации;
6. Несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению 

1. Обоснование состава и содержания входных и выходных документов. Для того, чтобы исключить ошибки в сдаче отчетов планируется ввести типовые формы статистической отчетности. Данное действие приедет к снижению трудовых затрат на заполнение отчетов и сведение их в общие формы отчетности, так как формы будут совпадать по каждой аптеке отдельно.
2. В проекте так же будет учитываться однообразие программы для каждой аптеки. Различие планируется только в учетных данных для входа в программный продукт. Это облегчит составление сопутствующей документации как-то – инструкции для системного администратора, инструкции пользователя, настройка программного обеспечения. Предполагается только минимальная настройка пользователем справочников, используемых в работе.
3. При выборе классификаторов нужно будет исходить из потребностей пользователей в том или ином признаке лекарственного препарата для выборки из справочников. Можно использовать международное название препарата, название препарата по латыни, внутренний код препарата для аптечной сети. Так же можно добавить графу Поставщик в классификатор товара, для удобства составления отчетности.
4. Способ организации информационной базы данных можно определить, как клиент-серверную. Общая база данных предполагает хранение на сервере аптечной базы, далее в неё вносятся изменения пользователями.
5. Организация файлов представляет собой список форм для отчетности. Каждая форма сделала в виде пустой таблицы, в которую вводятся данные. Такая стандартизированная отчетность существенно сократит трудовые затраты на заполнение и объединение информации из разных источников в единые отчеты. Так же можно контролировать данные по времени заполнения форм, чтобы отслеживать динамику развития тех или иных показателей по реализации лекарственных препаратов.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

В качестве операционной системы для программного проекта можно выбрать Windows операционные системы для того, чтобы охватить как можно больший процент пользователей. Выбор данных операционных систем характеризуется их распространённостью, поддержкой большого количества программных продуктов для разработки ПО. Разрабатывая проекта для семейства ОС Windows можно быть уверенным что у пользователей уже будут минимальные навыки работы в данной операционной системе, и учеба работе в проекте будет проходить с наименьшими трудностями. Так же важным аспектом выбора данной операционной системы является её администрирование – поддержка проекта в данной операционной системе будет намного легче для системных администраторов, чем поддержка данного проекта, но в Linux системах.

В качестве СУБД можно использовать Microsoft SQL Server. SQL Server является надежной базой данных для любых целей, может продолжать расширяться по мере наполнения информацией, без заметного уменьшения быстродействия операций с записями в многопользовательском режиме. Пользователи могут быть добавлены путем модернизации оборудования. В последнем тесте поддерживалось до 4600 пользователей базы данных. 
Обеспечивается максимальная безопасность.  Ваши данные защищены от несанкционированного доступа за счет интеграции сетевой безопасности с сервером безопасности.   Поскольку безопасность на уровне пользователя, пользователи могут иметь ограниченный доступ к записи данных, тем самым защищая их от модификации или поиска, указав доступ на уровне пользовательских привилегией.  Кроме того, с данными, хранящимися на отдельном сервере, сервер работает как шлюз, который ограничивает несанкционированный доступ. SQL Server обрабатывает запросы от пользователей и только отправляет пользователю результаты запроса.   Таким образом, минимальная информация передается по сети.   Это улучшает время отклика и устраняет узкие места в сети.   Это также позволяет использовать SQL Server в качестве идеальной базы данных для интернета. Техническое обслуживание SQL Server очень простое и не требует больших знаний. Возможны изменения в структуре данных, а также резервное копирование во время работы сервера, без остановки. Два основных языка разработки приложений используется для извлечения информации из данных SQL Server. Это C++ и Visual Basic. Эти языки являются частью Visual Studio.Net, интегрированной среды разработки Microsoft. Покупка приложений, разработанных с помощью этих продуктов гарантирует, что программное обеспечение будет модернизироваться и расширятся и развиваться в будущем. SQL Server является приложением базы данных при работе на Net, новейшие разработки Microsoft.   Выбрав Microsoft SQL Sever в качестве базы данных информации для компании, приложение может расширяться и адаптироваться по мере изменения бизнес-климата^[1].