Файл: Event-менеджмент ( Оценка экономической эффективности мероприятия).pdf

Рис. 3 – Фазы управления проектами^[12]

Управление проектами начинается с исследовательской фазы, которая представляет собой концептуальное формирование целей, задач и структуры предполагаемого проекта. На данном этапе определяются перспективы будущего проекта, ставятся конкретные задачи, формулируются целевые показатели, которые будут выступать критериями результативности реализации проекта. В рамках данной фазы обосновывается возможность осуществления проекта, формируется техническое, технологическое, экономическое, маркетинговое и финансовое обоснование проекта.

Следующей фазой управления проектами выступает фаза разработки проекта, которая представляет собой подготовительный этап планирования будущих работ в рамках конкретного проекта. Данная фаза также включает формирование бюджета проекта, разработку необходимой документации, организационных планов выполнения работ, анализ ресурсного обеспечения. Ближе к завершению данного этапа осуществляется заключение контрактов
с подрядчиками и поставщиками, а также все остальные сопутствующие подготовке проекта действия.

Основной фазой управления проектами выступает фаза реализации проекта, в рамках которой осуществляется непосредственное выполнение проекта. Данная фаза обычно является наиболее длительной и ответственной в управленческом плане. На данном этапе производятся все работы
по реализации проекта, к которым, например, можно отнести: организацию закупок и поставок, материальных и финансовых потоков, основных производственных процессов, систем менеджмента качества, информационного обеспечения, контроля жизнедеятельности проекта, управление изменениями.

Управление проектами заканчивается в фазе завершения, которая включает в себя приемку, пробную эксплуатацию, сдачу объекта, оценку достигнутых целей, степень решения задач, анализ накопленной информации и т.п. Финальная фаза управления проектами подразумевает логичное завершение управленческого воздействия, которое в итоге оказывается успешным, частично успешным или провальным. В последнем случае проект оценивается как нереализованный.

Можно сделать вывод, что проект сам по себе никогда
не существует обособленно, находится под постоянным управленческим воздействием, тесно связан со своей внутренней структурой,
а также взаимодействует с внешними объектами.

Как уже упоминалось ранее, проектом управляют комплексно,
т. е. учитываются разные аспекты управления, связанные со временем проекта, его бюджетом, качеством, рисками и т. д. Комплексный подход
к управлению проектами требует рассмотрения его принципов, задач
и функций, чему посвящен следующий параграф настоящего исследования.

Принципы, задачи и функции управления проектами

Управление проектами, используя научно-технические
и экономические знания, разнообразную технику управления, специальные организационные формы и проектно-ориентированные структуры, позволяет принимать соответствующие решения на протяжении всего жизненного цикла проекта. Основные критерии, которыми выступают цена, сроки
и качество, закладывают основу любых проектов, управление которыми
вне зависимости от содержания проекта и сферы его реализации опирается

на ряд принципов, а именно:

1. Направленность на достижение конкретных целей;
2. Координированное выполнение взаимосвязанных действий;
3. Ограниченная протяженность во времени, с определенными сроками;
4. Сформированный и обоснованный бюджет; определенное качество;
5. Неповторимость и уникальность^[13].

Каждый проект всегда направлен на достижение каких-либо конкретных результатов, которые формулируются в виде целей и задач проекта, что представляет собой основу проекта. Следовательно, все усилия по планированию и реализации проекта предпринимаются для того, чтобы эти цели были достигнуты. Необходимо отметить, что проект чаще всего представляет собой совокупность взаимосвязанных целей и задач. От того,
насколько точно определены и формулированы цели, начиная
со стратегических, до детализированных оперативных целей и задач зависит в конечном итоге успех проекта^[14]. При этом само по себе определение целей и задач осуществляется с помощью каких-либо управленческих методик, например, дерева целей. Вместе с тем, формулирование целей проекта является слабо структурированной задачей, не имеет унифицированного алгоритма, критериев и параметров, поэтому управление проектами в рамках данного принципа основывается на простых моделях, в основном экспертных, имеющих не всегда четкие границы.

Поскольку проекты сложны уже по самой своей сути, то управление проектами предполагает необходимость координации выполняемых действий. В рамках данного принципа предполагается, что выполнение многочисленных взаимосвязанных действий осуществляется на основе либо очевидной взаимозависимости, например, технического, технологического или финансового характера, либо опирается на заранее регламентированные процедуры. В частности, следует учитывать, что некоторые промежуточные задания не могут быть реализованы, пока не завершены другие задания; некоторые задания могут осуществляться только параллельно, и так далее. Если нарушается синхронизация выполнения разных заданий, весь проект может быть поставлен под угрозу^[15]. Следовательно, управление проектом - это целостная динамическая система взаимосвязанных частей, требующая особых подходов к управлению.

Так как проекты выполняются в течение конечного периода времени, то принцип ограниченной протяженности во времени означает, что проект завершается, когда его основные цели будут достигнуты. Таким образом, значительная часть управленческих действий при работе с проектом направлена именно на обеспечение того, чтобы проект был завершен
в назначенный срок. Для этого готовятся графики, показывающие время начала и окончания заданий, входящих в проект. Следовательно, управление проектами является однократной, а не циклической деятельностью. В то же время, непрерывность процесса управления проявляется в том, что завершив один проект, его организаторы могут приступить к планированию следующего.

Принцип сформированного и обоснованного бюджета в любом проекте предполагает наличие потенциальной выгоды, которая может иметь экономический, социальный, рекламный, финансовый или иной характер,
а также определенных затрат на непосредственное осуществление проекта. Следовательно, задача формирования бюджета сводится, прежде всего,
к определению соотношения выгоды и затрат. В подавляющем большинстве случаев такого рода оценка предполагает стоимостный критерий^[16]. Вместе
с тем, ряд проектов по объективным причинам не может быть оценен в таком выражении. В этих случаях прибегают к оценке социальной, маркетинговой, рекламной или иной эффективности проекта, которую можно выразить какими-либо измеримыми критериями.

Обязательным принципом управления проектами выступает соблюдение определенного качества их реализации. Поскольку, по своей сути качество предполагает некую совокупность свойств конкретного объекта, то основной задачей управления при выполнении данного принципа выступает формирование целевых параметров качества проекта, выражаемых через определенные свойства объекта на всех фазах управления данным проектом.

Неповторимость и уникальность проектов выражается в соблюдении индивидуальных параметров объекта управления в рамках каждого отдельного проекта. Если реализуемые проекты перестают быть уникальными, то деятельность по управлению проектами превращается
в серийное производство, оказание стандартизированных услуг
или однотипных работ. Следовательно, основными источниками уникальности проекта выступают специфические условия реализации проекта, тогда как управленческие действия в рамках данного проекта будут в известной степени регламентированными, что не противоречит данному принципу управления проектами.

Задачи управления проектами обусловлены факторами среды,
в которой осуществляется конкретный проект^[17], и подразделяются
на стратегический, тактический и оперативный уровень.

Данные уровни управления проекта содержат задачи одинаковой направленности, но отличаются по продолжительности их реализации: стратегические задачи существуют в течение всего цикла управления проектом, тактические распространяются на отдельные процессы,
а оперативные уровни только на конкретные отрезки времени. Следует отметить, что формирование отдельных задач управления проектом зависит от того, какие параметры среды осуществления проекта задействованы
при решении определенной задачи. Среда осуществления проекта может быть разделена на неконтролируемые с точки зрения управления проекта параметры внешней среды и контролируемые параметры внутренней среды.

Рис. 4 Схема параметров внешней и внутренней среды осуществления проекта^[18]

За счет учета в управлении проектом контролируемых
и неконтролируемых параметров достигается баланс факторов, поддающихся и неподдающихся управленческому воздействию. В соответствии с этим,
в рамках управления проектом следует учитывать те параметры внешней среды, которые невозможно изменить, и подстраивать реализацию проекта под эти условия. В то же время, параметры внутренней среды могут быть изменены за счет управленческого воздействия и скорректированы под стоящие перед проектом цели и задачи. Основной проблемой в данной ситуации выступает тот факт, что в рамках управления проектами задачи часто трудно формулировать, равно, как и контролировать их выполнение.

В этой связи, эффективное управленческое воздействие обеспечивается за счет рационального использования функций управления в рамках конкретного проекта.

Таблица 1 Функции управления проектами^[19]

Планирование – процесс выбора целей и решений, функция,
с помощью которой менеджер предопределяет курс своих действий.
В контексте управления проектами планирование включает также процессы организации осуществления планов, корректировки планов и контроля
их выполнения. В управлении проектами планирование воплощает в себе организующее начало всего процесса реализации проекта и охватывает все фазы проектного цикла.

Организационная функция в менеджменте включает создание системы управленческого воздействия, распределение ответственности и прав между менеджерами, определение места и роли всех подразделений организации. Применительно к управлению проектами организация рассматривается
как одна из основных функций управления проектами и как организационная форма деятельности. Организация как функция представляет собой процесс упорядочения, согласование взаимодействия более или менее дифференцированных частей целого. Иными словами, это совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между элементами проекта.

Реализация – это собирательная функция, позволяющая менеджеру, используя элементы внутренней среды осуществления проекта добиться поставленных перед ним целей. Функция реализации в рамках управления проектом включает в себя связанные процессы: принятие управленческих решений, коммуникации, мотивацию и руководство.

Контроль – это функция управления проектами по оценке получаемых результатов и текущего осуществления проекта, а также обеспечение нормального функционирования проекта в рамках достижения поставленных целей при оперативном руководстве и в долгосрочной перспективе. Контроль должен предупреждать кризис осуществления проекта. Следовательно, контроль включает процессы наблюдения за ходом реализации проекта
с целью проверки соответствия фактического выполнения запланированным показателям, предусмотренным планами, контрактами, соглашениями и т.д. Данная функция в рамках управления проектом включает контроль издержек, сроков, качества, рисков, бюджета, выполнения решений и т.д.

В рамках управления проектом необходимо воплощать
все запланированные программы и работы на практике с учетом текущего состояния в каждой из областей деятельности, изменения и оценки результатов, а также сравнения достигнутых результатов с поставленными целями. В этой связи, оперативное управление проектом можно рассматривать и как самостоятельную подсистему управления, и как одну
из основных функций управления проектом»^[20].