Файл: Организационные коммуникации: преграды и методы совершенствования на примере Бобруйского унитарного коммунального дочернего производственного предприятия «Водоканал».pdf

3 ПРЕГРАДЫ И МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ

3.1Преграды и методы совершенствования коммуникаций на Бобруйском государственном предприятии «Водоканал»

В организационных коммуникациях существуют преграды, затрудняющие обмен информацией в организациях. Рассмотрим основные преграды и причины проблем.

Первая преграда, на которое хочу обратить своё внимание , это искажение сообщений , которое происходит при движении сверху вниз. При этом они при ряде причин – это может быть непреднамеренное искажение, в следствии затруднении в межличностных контактах, а также при несогласии управляющего с сообщением, происходит сознательное искажение информации и соответственно, искажение вследствие фильтрации, когда информация фильтруется по мере движения из отдела в отдел , чтобы до отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются. А поскольку именно управляющие определяют, какие сообщения направлять, всевозможные преграды в межличностных контактах могут подталкивать их к акценту на одни сообщения и отсеивания других сообщений. Именно такой отбор может и стать причиной непопадания действительно важной информации в другой сектор организации или поступления этой информации туда с существенным искажением содержания.

Второй преградой является недостаточное внимание важности коммуникаций. Это происходит по разным причинам, среди которых – нехватка времени у руководителей (важные проекты, давящие сроки, встречи и т.д.), многолетняя традиция однонаправленных связей сверху вниз, а также общая перегруженность информацией делового характера.
Третьей преградой можно назвать неудовлетворительная структура организации. Так возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются, если структура организации продумана не на должном уровне. Там, где многоуровневая структура управления и будет наибольшая искаженность, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать эти сообщения.

Четвёртая преграда это информационные перегрузки. Руководители периодически не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию , поступающую в их распоряжение и поддерживать информационный обмен. В связи с большим потоком информации и приходится руководителю оставлять только самую важную для него информацию и отсеивать менее важную.
Я рассмотрел основные преграды, но существуют и другие : конфликты между различными группами или отделами организации, которые играют немало важную роль, обратная связь и помехи, шум , неудовлетворительный состав и использование комитетов, кадров вообще, рабочих групп а также способ организации власти и распределения задач и другие.

Так рассмотрев основные виды преград в организационной коммуникации, сразу возникает мысль о том, что их надо как-то устранять. Как? Многие учёные пытались найти точные ответы на эти вопросы и за последние годы исследований учёные пришли к выводу совершенствования коммуникаций и поэтому разработали несколько методов, которые не сложно было применить на практике. Теперь попробуем рассмотреть и раскрыть каждый предложенный метод.

Первым методом является метод системы обратной связи. Создаваемые в организации системы обратной связи могут действовать в той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией. Именно такие системы и составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Также системой обратной связи является опрос который проводят с целью получения необходимой информации (с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться и четко ли доведены до них цели их деятельности; открыт ли их руководитель для предложений ; получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы ; информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе) Также одним из вариантов системы обратной связи является перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов.

Вторым методом является метод современная информационная технология Современные информационные технологии прочно вошли в нашу жизнь, открывая при этом новые возможности для работы, чтобы во многом облегчить труд человека. Руководитель получает огромный поток информации, которые нуждаются в обработке. Поэтому без информационных технологий, равно как без транспортных и химических технологий, энергетических, оно нормально функционировать не может. При этом современные информационные технологии это персональный компьютер, телефоны и другое даёт огромную возможность получения наиболее точной информации и в самые короткие сроки наибольшим звеньям на разных уровнях всей необходимой для работы информации. Это всё позволяет управлять предприятием в режиме реального времени и ориентироваться на массовых пользователей, что в своё время улучшает качество работы и способствует достижению наилучших результатов.

Третий метод регулирование информационных потоков. На всех уровнях организации руководители должны представлять потребности в информации собственные, коллег и подчиненных, своих начальников. В своих информационных потребностях руководитель должен научиться оценивать количественную и качественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. При этом руководитель должен стараться определить, что такое «слишком мало» и «слишком много» в информационных обменах.

Четвёртым методом является метод системы сбора предложений. Для того чтобы облегчить поступление информации наверх разработали метод системы сбора предложений, при котором, все работники получают возможность генерировать идеи, которые касаются совершенствования любого аспекта деятельности организации. Отсюда игнорирования идей на пути снизу вверх и снижение остроты тенденции фильтрации снижается, что и является целью системы сбора предложений.
Такая система чаще всего реализуется в варианте ящиков для предложений, где работники предприятия анонимно могут подавать свои предложения. Но этот вариант не слишком эффективен, ведь предложения которые пошли на пользу организации не были либо простимулированы, либо часто отсутствовал механизм подтверждения факта рассмотрения этих предложений при этом программы, обеспечивающие такое стимулирование и располагающие механизмом, объясняющим, почему та или иная идея внедряется, позволяют работникам понять причины отказа и принятия их предложений , где работникам есть шанс получить денежное вознаграждение.
Пятый метод управленческие действия. Планирование, реализация, контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена, которые необходимы для более эффективной реализации намеченного. Но руководитель к примеру может практиковать короткие встречи с несколькими или одним подчиненным для обсуждения новых приоритетов , грядущих перемен, распределения работы и другое. А также по своему усмотрению может устраивать периодические встречи с участием всех подчиненных для рассмотрения всё тех же вопросов. Во многих организациях настаивают на проведении работниками руководящего звена таких еженедельных встреч-совещаний. Но при этом и подчиненные могут предпринимать подобные шаги, чтобы добиться по своей инициативе контакта с товарищем по работе или с руководителем. Всё это по усмотрению руководителя.

И шестым методом является метод информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Как правило, только относительно крупные организации издают ежемесячные бюллетени, в которых содержится информация для всех работников. Но не только крупные организации используют этот метод, но любые более мелкие, куда входят статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы нового контракта , охраны здоровья работников, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в ближайшее временя, а также ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников и соответственно подборка «работник месяца».

На предприятии «Водоканал» для достижения необходимых результатов существуют преграды (искажение информации, конфликты между подразделениями, перезагрузка каналов связи и другие). Я считаю, чтобы усовершенствовать организационные коммуникации необходимо сделать так, чтобы новая информационная технология на предприятии «Водоканал» была такой, чтобы уровни информации и подсистемы, её обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий на предприятии. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления. Успех или провал являются результатом способности или неспособности организации к применению технологии для поддержки обработки информации или информационных систем управления без потребности к внесению, изменений в организацию.

Бизнес-стратегия предприятия «Водоканал» формируется путём анализа различных внутренних, и внешних входных сигналов с использованием ряда возможностей для, создания планов целей, политики и действий. Некоторые из этих процессов потребуют развития или улучшения информационных систем. Установление потребностей (что должно быть сделано).

Таким образом, огромное значение для совершенствования коммуникаций на предприятии «Водоканал» имеет современная информационная технология. Новые современные телефонные приспособления дадут возможность одновременно контактировать со многими респондентами. Видеоконференции позволит обсуждать проблемы людям, находящимся в разных местах и даже на разных континентах. В ходе этих видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.

Также та разработка систем сбора предложений с целью обеспечения более легкого поступления и прохождения информации от нижних уровней на верхние для того, из отдела в отдел, чтобы добиться своей цели снижения фильтрации и чтобы доходила более точная информация. На нашем предприятии используется такой метод, но как уже говорилось раньше, есть много плюсов и много минусов, которые необходимо прорабатывать и устранять для улучшения работы.

Ещё систему сбора предложений можно создать и по-иному. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через неё например работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджера, тут же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимным), либо печатаются в информационном бюллетене.

Предлагается также уделять больше внимания эмоциональной составляющей, не ограничиваться схемой "миссия – стратегия – цели – тактика – оценка эффективности".

Люди следуют миссии, выполняя приказ руководства, но можно ожидать совсем иного результата, если руководитель имеет талант вдохновлять своих сотрудников. Кроме того, для человека работающего важно знать, что стоит за выбранной стратегией, каковы ее предпосылки и каков будет результат.

В связи с этим наиболее предпочитаемый служащими способ получения информации об организационных целях бизнеса – личная встреча с глазу на глаз с руководителем предприятия «Водоканал». Проведение общих собраний, направленных на формирование оптимистичного отношения к возникающим трудностям. Введение на предприятии «Водоканал» новой должности – психолога, ведь конфликты в первую очередь отрицательно влияют на передачу информации, а следовательно, тормозят процесс передачи информации и искажают данные, при этом негативно действуют на всю работу нашего предприятия. Психолог в этой ситуации поможет избежать критических ситуаций в организации, снять напряжение сотрудников при конфликтных ситуациях. Следовательно, я считаю, что должность психолога должна положительно повлиять на всю деятельность предприятия в целом. Проведение социологического мониторинга с целью изучения мнений и настроений сотрудников организации. Проведение тренинга персонала с целью улучшения его коммуникативной компетенции.

Но кроме этих проблем существует еще и проблема открытости информации для сотрудников. Почему-то многие предприниматели убеждены в том, что персоналу не обязательно знать обо всех делах компании. Но если вы ищите источники повышения производительности труда, оглянитесь и посмотрите внимательно на сотрудников. Согласитесь, сотрудники, принимающие активное участие в деятельности своей организации, представляют для неё, куда большую ценность, нежели те, кто пассивно «отбывает» свое рабочее время от звонка до звонка. Опыт показывает, что, если предоставить работникам возможность участвовать в жизни компании, то они обычно выдвигают весьма плодотворные предложения. Не стоит упускать такой шанс!