Файл: Организационные коммуникации: преграды и методы совершенствования на примере Бобруйского унитарного коммунального дочернего производственного предприятия «Водоканал».pdf

SCM - управление цепочками поставок, отслеживает информацию о состоянии отгрузки сырья, материалов и готовой продукции.

CRM модуль, который предназначен для выполнения функций маркетинга и сбыта. Он анализирует информацию о продвижении продуктов и услуг предприятия на рынок и о состоянии спроса на продукцию, отслеживает процесс гарантийного обслуживания продукции в процессе ее эксплуатации, согласует с клиентами сроки и условия поставки продукции.

Также существует и позитивная сторона информационной технологии, которая позволяет нам достичь следующих целей:

• Сокращение времени для получения нужной информации
• Оптимизировать использование человеческих ресурсов (для заданий, требующих рассуждения, инициативы, оценки).
• Ликвидировать излишнюю и повторяющуюся работу (ненужные задания типа перепечатывания и нудная сортировка и поиск документов).

Таким образом можно сделать вывод, что современная информационная технология не может существовать отдельно от технической (компьютерной) среды и при её внедрении организация пытается достичь своих целей: повышении производительности, сокращении затрат в организации, а также увеличении отдачи, т.е. получение наибольшей прибыли.

2 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ОСНОВА КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА

2.1 Общая характеристика и структура деятельности Бобруйского унитарного коммунального дочернего производственного предприятия “ВОДОКАНАЛ”

Бобруйское унитарное коммунальное дочернее производственное предприятие “ВОДОКАНАЛ” является самостоятельным субъектом хозяйствования с коммунальной формой собственности (собственник Бобруйский городской Совет депутатов), обладает правом юридического лица, действует на принципах полного хозяйственного расчета, самофинансирования и самоокупаемости, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет, круглую печать с изображением государственного герба Республики Беларусь и своим наименованием. Находится в оперативном управлении Бобруйского горисполкома. Место нахождения: Республика Беларусь, Могилевская область, город Бобруйск. 
Почтовый адрес: 213826 Могилёвская обл., г. Бобруйск, ул. Урицкого, 2.

Бобруйское унитарное производственное предприятие «Водоканал»  было образовано как самостоятельная производственная структура в 1927 году.
Предприятие «Водоканал», как и все другие подобные предприятия страны  уникально по своей деятельности. Предприятие одновременно являются добывающим, обрабатывающим, транспортирующим, самостоятельно реализующим свою продукцию, в конечном итоге принимает от потребителей своей продукции производственные и бытовые отходы, утилизируют их и возвращают в природоохранную среду без ущерба для нее.

Структурой организации является логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, которые должны быть построены в такой форме, что позволяло бы достигать для организации наиболее эффективных целей.

Организационная структура Бобруйского государственного предприятия «Водоканал» является линейно-функциональной структурой. Эта структура одна из самых широко используемых во всем мире. Многолетний опыт использования линейно-функциональных структур управления показал, что они наиболее эффективны там, где аппарат управления выполняет рутинные, часто повторяющиеся и редко меняющиеся задачи и функции. Таким и является наше предприятие.

Руководителем высшего уровня является директор, который утверждает приказы, отдает распоряжения, выполнение которых осуществляется руководителями среднего и низового уровней.

Секретарь доводит до сведения руководителей среднего и низового уровней приказы и распоряжения генерального директора, исполняет поручения директора (печатные работы, ведение входящей и исходящей корреспонденции, отвечает на телефонные звонки и пр.)

Руководителями среднего уровня в данной организации являются главный бухгалтер, главный инженер, начальник ПТО и мастер цеха и другие. Работу главного инженера и главного бухгалтера контролирует директор. Главный бухгалтер осуществляет контроль над исполнением текущей и промежуточной отчетности. В подчинении у него находятся другие бухгалтера. Главный инженер координирует и контролирует работу начальника цеха, начальника участка и мастера цеха. Работу инженеров своего отдела координирует начальник ПТО. Начальник цеха отдает распоряжения для исполнения их начальниками участков и мастеров в цехе.

Начальники участков и мастера относятся к руководителям низового уровня. Они осуществляют контроль над работой рабочих в производственном цехе.

Руководители всех уровней несут ответственность за работу людей, находящихся у них в подчинении. Любой приказ должен исполняться только при согласовании с директором предприятия. Отсюда можно сказать, что данная структура управления является централизованной, поскольку руководитель высшего звена оставляет за собой большую часть полномочий, необходимых для принятия управленческих решений.

2.2 Анализ организационных коммуникаций и информационного обеспечения системы управления на примере Бобруйского государственного предприятия «Водоканал»

Главной ценностью компании является сплоченная команда профессионалов. Это подразумевает пристальное внимание ко всем вопросам, касающимся организационных коммуникаций.

На предприятии «Водоканал» выделяют основные направления работ: комплексная диагностика и кадровый аудит, а также мониторинг поведения сотрудников другими словами оценочная поддержка; ещё коммуникационная поддержка это построение действенных и эффективных организационных коммуникаций

Организационные коммуникации в такой большой организации требуют разработки большого количества мероприятий. Невозможно управлять всем просто посредством устных договоренностей или вручную. Именно поэтому в компании и решили использовать бизнес-инжиниринг, другими словами организационное проектирование на основе электронного моделирования. На предприятии полагают, что построение системы организационного управления человеческими ресурсами должно базироваться именно на интеграции электронного моделирования и процессного управления. Из этого следует, что компания делает ставку на использование современных электронных средств коммуникации.

Не забывают на предприятии также и о системах обратной связи. Вот например для внедрением новой организационной стратегии кадровой службе необходимо определить готов ли к ней персонал. Для этого кадровые службы проводят опрос по поводу отношения работников к этому вопросу, а затем изучив результаты, в которых будут показано то количество сотрудников, которые поддерживают организационные изменения, либо препятствуют, да и то количество что занимает нейтральную позицию, а также выяснится, какие подразделения занимают альтернативную позицию, а какие могут принять сторону руководства компании. А в конце каждого месяца руководители старшего звена в письменной форме докладывают о проделанной работе руководителю предприятия» Водоканал». В этом докладе также могут указываться пожелания, предложения, просьбы, причём не только самих старших руководителей, но и тех, кто находятся у них в подчинении.

С начальниками ведущими специалистами , более старшими руководителями обсуждаются предварительно все просьбы и пожелания младших менеджеров. В компании, таким образом, организованы восходящие вертикальные коммуникации. Где руководитель, при помощи секретаря в его функции входят: формирование подписки предприятия и контроль поступления подписных изданий , учёт приёма сотрудников и граждан по личным и служебным вопросам, приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности, оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс и т.д.), приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции, проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись директору, извещение сотрудников о проводимых совместно с директором совещаниях, проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись директору, рассматривает доклады менеджеров. А затем, организовывает, в основном, в первых числах следующего месяца совещание, где по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также передаёт и распоряжается информацией, поступившей к нему из внешней среды. Отсюда можно сделать вывод, что в компании налажены вертикальные нисходящие коммуникации.

А говоря о горизонтальных коммуникациях, можно сказать, что в основном они происходят неформальным образом, непосредственно через общение между сотрудниками. Это происходит на различных празднованиях, будь это Дни рождения либо иные праздники, а также на совместных поездках организованных предприятием, где половина стоимости оплачивается предприятием, либо в других обстановках. Отсюда можно сказать, что неформальные коммуникации хорошо развиты.

А что касается о сфере отношений с общественностью, то в первую очередь уделяется внимание созданию «имиджа» предприятия, определенного образа на местном телеканале «Скиф». А в своих ежемесячных отчетах организация сообщает информацию по маркетингу и финансам, а также приводит сведения о возможностях карьеры, своем размещении, льготах и т.д.

Из всего выше изложенного можно сделать вывод, что такой системой коммуникаций руководитель нашего предприятия оградил себя от излишних сплетен и пересудов, и сократил, насколько возможно, утечку информации, организовал эффективную передачу формальной (деловой) информации. Но и в то же время руководитель обеспечил вниманием своих подчиненных и предоставил им всевозможные пути для «обратной связи». С помощью такой организации коммуникаций подчиненные могут видеть в своих руководителях не только приказывающих начальников, но и просто людей. Предприятие «Водоканал» постоянно адаптируются к изменяющимся экономическим условиям, тем самым перестраивает свои структуры, что и отражается на процессах коммуникации: они одновременно следуют за новыми организационными структурами и также способствуют их созданию.

Теперь рассмотрим используемые информационные потоки на предприятии «Водоканал». Для начала мы дадим определения основным понятиям.

Информационный поток – совокупность информации, минимально необходимая для осуществления работы фирмы.

Документооборот – движение бумажных и электронных документов от аппарата управления до объекта управления, а также из внешней среды.

Схема информационных потоков – способ наглядного представления маршрутов, потоков управленческой информации между подразделениями какой-либо организации. Показывает наименование информации, которая поступает в данное подразделение аппарата управления, документов, от кого, с какой периодичностью поступает информация, а также какие документы выходят из подразделения, кому передаются и их периодичность.

Электронный документ – это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.

Информационные технологии и технические средства в организации

На предприятии «Водоканал» используются базовые информационные технологии: web-технологии ,MS Office, графические редакторы. А для автоматизации решения учетных задач и ведения электронного документооборота используется локальная система 1C: Предприятие.

Комплекс технических средств, осуществляющих взаимосвязь технических средств, сбора, передачи, обработки, выводы, представления информации, средств оргтехники и устройств управления ими – это техническое обеспечение информационных систем.

Технические средства коммуникации на предприятии «Водоканал»: телефон на каждом рабочем месте, ПК, объединенные в локальную сеть с доступом в Интернет, принтеры, факсимильный аппарат, ксерокс.

В целом моно сказать, что на предприятии информация до персонала доводится при помощи телефона, на совещании у генерального директора, передачу информации заинтересованным лицам через канцелярию завода, использовании доски объявления, использовании внутренней газеты, слухи также являются средством получения и передачи информации, так как они передаются на много быстрее, чем по каналам формального общения. Исследования показали, что информация, которая передаётся по каналам неформального сообщения, чаще оказывается намного точнее, и не искаженной. Да и слухи всегда будут существовать в организации, а также в любом месте, где люди собираются группами.

Еще хочу отметить роль обратной связи в отделе. Она очень велика, ведь от того насколько правильно принята информация, зависти эффективность принятия каких-либо важных управленческих решений. Поскольку эти решения очень часто реализуются не начальством, а подчиненными, обратная связь должна быть объективная.