Файл: Организационные коммуникации: преграды и методы совершенствования на примере Бобруйского унитарного коммунального дочернего производственного предприятия «Водоканал».pdf

Третьим мы назовём канал - средство передачи информации, ещё один немало важный компонент процесса деловой коммуникации. Это служебные записки, совещания, отчёты, телефонные переговоры, электронная почта, устная передача и компьютерные сети. От правильного выбора того или иного канала будет зависеть и содержанию передаваемой информации и точность доставки получателю. Так, в каждой конкретной ситуации руководитель должен уметь использовать различные каналы связи, от которых и будет зависеть и результаты его деятельности. Так, например, если необходимо проинформировать всех сотрудников о нововведении в организации, то лучше всего это сделать на общем собрании.

Ну и четвёртым соответственно является непосредственно получатель информации – это лицо или организация, которым и адресовано передаваемое сообщение, которое интерпретирует его. Истолкование этих сообщений получателем не всегда бывает успешной. Исследования показали, очень плохо усваивается именно вертикальная информация: только на 20% усваивается информация по схеме "сверху вниз", а по схеме "снизу вверх" еще хуже – лишь на 10%. На 90% усваивается горизонтальная информация.

В общем, если получатель информации продемонстрировал понимание всей идеи, при этом произведя действия, которых и ждал от него отправитель, то обмен информацией эффективен, это и есть обратная связь.

Обратная связь представляет собой реакция получателя на получаемое сообщение. Именно она и делает коммуникацию динамическим двусторонним процессом. Обратная связь тем эффективнее, чем активнее она используется в коммуникационном процессе.

Но при этом обратная связь может быть как отрицательной, когда отправленное сообщение либо не достигло получателя, либо достигло , но при этом сообщение не правильно понято и реализовано, так и положительной, совсем противоположная ситуация.

Для руководителей весьма сложная задача налаживание в организации положительной обратной связи, особенно это касается вертикальных, властных коммуникаций. Но на пути от отправителя до получателя встречаются помехи, коммуникационные барьеры – это все факторы, которые снижают эффективность коммуникации. Источниками шумов, которые затрудняют понимание смысла получаемого сообщения, являются несхожесть в должностном статусе участников коммуникации, предвзятое отношение людей к новым идеям, различия в восприятии информации, которое влияет осмысление при кодировании и раскодировании. Поэтому именно формирование четкой системы коммуникаций, ликвидации барьеров и является одной из важных задач подразделений и соответственно руководства организации. От изменения поведения и сознания получателя информации зависит и результат, эффект коммуникационного воздействия. Благоприятная обстановка создаётся именно при активном информационном взаимодействии с сотрудниками, а также и для решения таких ключевых задач в жизни организации, как делегирование полномочий, так и воспитание чувства гордости за свою организацию.

Вообще коммуникация представляет собой сложный процесс, в котором основными компонентами являются: субъекты коммуникационного процесса (отправитель и получатель), а также
сообщения (коммуникатор и реципиент);
далее средства коммуникации, каналы, по которым передается сообщение от коммуникатора к реципиенту (письмо, телеграф, телефон, радио, и т.д.);
предмет коммуникации (какое-то событие, явление ) и отражающее его сообщение (телевизионный сюжет, статья, радиопередача, и т.д.);
Таким образом, можно сделать вывод, что рассмотренная структура коммуникаций показывает ряд этапов, которые последовательно осуществляются участниками этого процесса. Вся эта совокупность этапов и показывает, что коммуникации представляют собой процесс обмена информацией между разным количеством субъектов с целью обеспечения наиболее успешного понимания и приема информации, являющейся предметом обмена.

1.3 Внешние и внутренние организационные коммуникации

Основной функцией всякой организации является решение проблем, связанных с взаимодействием как с внутренней средой, так и с внешней.

Коммуникации вообще подразделяются на две большие группы: между организацией и её средой и между уровнями управления и подразделениями.

К первой группе относятся внешние коммуникации со средствами массовой информации, надзором за качеством продукции, потребителями, органами государственного регулирования, поставщиками, политическими группами.

Ко второй группе относятся внутренние коммуникации: межуровневые, коммуникации между руководителем и рабочей группой, коммуникации между различными подразделениями, неформальные коммуникации, коммуникации «руководитель – подчиненный».

В процессе управления осуществляются коммуникации по горизонтали это между подразделениями и по вертикали это между подчиненными и руководителями.

В организационной жизни вертикальные коммуникации являются решающим фактором, ведь поскольку и коммуникация имеет решающее значение, так вертикальный элемент действительно очень важен. Вертикальные коммуникации в организациях включают и нисходящие, и восходящие потоки.

Поступающие между подразделениями по горизонтали потоки информации, требуют специальных координаций действий и задач, ведь от новых методах производства, координации рабочих групп по распределению ресурсов, сбыта продукции зависит деятельность и дальнейшее развитие организации. Здесь руководители различных подразделений должны постоянно информировать друг друга о ходе внедрения в производство новой техники, другими словами правильно налаженные горизонтальные коммуникации будут способствовать установлению равноправных отношений между этими подразделениями, что в свою очередь в конечном счёте и приведёт к достижению поставленных целей организации.

Наиболее важным компонентом организационных коммуникаций являются коммуникация руководитель-подчиненный, где решающую роль играют отношения между руководителем и подчиненным. Исследования показали, что две третей этой деятельности происходит между управляемыми и управляющими. Здесь руководителю для достижения эффективности управления необходимо построить такие коммуникации между подчинёнными, чтобы при обмене информации принимал участие каждый член этой группы. Именно это вовлечение подчинённых в дела организации и позволит выстроить наиболее правильные отношения между руководителем и подчинёнными.

Следующие коммуникации это коммуникации между руководителем и рабочей группой, где в целом повышается эффективность действий этих групп. Участие всех членов группы в обмене, даёт возможность каждому из этой группы поразмышлять о том, например как следовало бы работать вместе, о возникших изменениях, о новых задачах и приоритетах отдела, а также о возможных последствиях для этого и других отделов, о предложениях рационализаторского характера и о недавних проблемах и достижениях. Чтобы обсудить проблемы рабочая группа может собирается как без руководителей, так и с руководителем, чтобы обсудить проблемы, а также найти пути решения, да и обсудить надвигающиеся перемены в организации. Именно отношения понимания и равенства в коллективе могут способствовать тому, чтобы сотрудники получили наибольшую удовлетворённость от своей работы.

Следующими можно назвать неформальные коммуникации. Для организации непосредственно постоянно идёт поток информации от неформальных и формальных групп, от которых напрямую и зависит развитие этой организации.

Слухи являются в первую очередь неформальные организационными коммуникациями, которые витают в самой организации и распространяются по каналам слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения, грамотный руководитель может с наибольшей выгодой использовать их для достижения поставленных целей. Именно эта информация, как показано, и является наиболее точной, и не искажённой, особенно в отношении непротиворечивой информации именно о самой компании. Слухи витают везде: по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами. Любая компания не может жить и без внешних коммуникаций. Времена, когда достаточно было только производить хороший товар или услугу и тут же их продавать, безвозвратно «канули в лету». Потребителю уже не достаточно знать, что у компании нужный ему товар. Потребитель подсознательно ждет, чтобы его удивили, угадали его потребности, развеселили, вдохновили и порадовали. И для этого есть масса инструментов, которые позволяют не только донести от компании до общественности совокупность нужных «сообщений», чтобы люди «понимали» компанию и ее продукт, но и сформировать особое отношение к ней.

Внешние коммуникации - это коммуникации между организацией и внешней средой. Все факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров и услуг на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения.

Сложность, а также и  неопределенность внешней среды обязывает организацию  четко планировать свою внешнюю коммуникативную политику и коммуникативную стратегию и в целом. Информация, которая поступает  во внешнюю  среду, может быть самой различная: об отношении  к экономическим, политическим, социальным, культурным проблемам региона, о деятельности организации (предоставляемых  услугах, благотворительности); информация, направленная на снятие напряжения у отдельных групп общественности и формирующая благоприятный образ компании и т.д.
Поскольку от руководства и зависит выживание организации, отсюда и следует, что менеджер обязан уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые непосредственно повлияют на его организацию. Помимо этого, он должен предложить подходящие способы реагирования на внешние  воздействия с целью повышения  эффективности сбыта услуг организации.
Ещё большее внимание организации необходимо обратить на сегодняшние изменения во внешнем мире. Ведь организация как открытая система зависит от внешнего мира, а именно в отношении поставок ресурсов, кадров, энергии, а также потребителей. Все организации, подобно биологическим организмам, должны приспосабливаться к своей среде обитания, чтобы выжить и сохранить эффективность.

1.4 Современные информационные технологии

За последние двадцать лет произошли кардинальные изменения в информационных технологиях, охватывающих появление новых продуктов, применение компьютеров и способов хранения информации.

Конец 80-х и начало 90-х годов называли «зарей информационной эры», когда использование информации считалось важнее процесса ее создания, хранения или передачи с помощью электронных средств. Это был естественный переход от компьютерной эры, в ходе которой вычислительная мощность и возможности ЭВМ выросли до беспрецедентных размеров, а стоимость вычислений резко снизилась. Сегодня такие же колоссальные изменения происходят в области телекоммуникаций. Люди имеют возможность доступа к информации, совместного ее использования и передачи с такой скоростью и так дешево, как никогда раньше.

Информационная технология – процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Другими словами информационная технология - это совокупность средств и методов сбора, обработки, передачи, а также хранения и выдачи информации потребителям при помощи средств компьютеризации и коммуникаций или без них.

В базовые информационные технологии входят:

• гипертексты, а также текстовые процессоры
• web - технология
• базы данных системы управления
• графические процессоры
• мультимедиа
• табличные процессоры
• экспертные системы

Интегрированная информационная система - это открытый комплекс программно-аппаратных средств, поддерживающий бизнес-процессы и объединяющий данные, функции и процессы. В настоящее время наиболее мощными являются ERP - система, которая предназначена для планирования потребностей в производственных ресурсах (трудовых, материальных, финансовых, энергетических и т.д.). Пользователям высших уровней управления для формирования и принятия необходимых решений использование этой системы даёт возможность спланировать финансовые затраты на проекты обновления оборудования, а также инвестиций в производство.

В настоящее время на практике управления широкое распространение получили следующие программные системы, интегрируемые в рамках информационных систем в одно целое:

SRM - специализированный модуль для реализации функции снабжения, осуществляет поиск поставщика, согласует сроки и условия закупки сырья, материалов и комплектующих.