Файл: Организационные коммуникации: преграды и методы совершенствования на примере Бобруйского унитарного коммунального дочернего производственного предприятия «Водоканал».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Термин «коммуникация» используется в научной литературе с начала ХХ века. Насчитывается более 130 определений слова «коммуникация». Историческими этапами развития коммуникаций является: устная речь → письменность → книгопечатание → появление и развитие радио и телеграфа → возникновение и развитие электронных средств массовой коммуникации → уменьшение роли межличностных отношений и печатных изданий → придание телевидению роли «электронного расширителя центральной нервной системы» → активизация рекламы и PR в социальной и массовой коммуникации → развитие электронных средств коммуникации.

Так при осуществлении менеджерами управленческих решений важную роль играет информация, которую получают и передают посредством процесса, который называется коммуникацией.

Коммуникация (от лат. сommunico – делаю общим, связываю, общаюсь)

1) процесс обмена информацией (мыслями, знаниями, чувствами, алгоритмами поведения);

2) процесс взаимодействия между субъектами;

3) все процессы, посредством которых люди влияют друг на друга;

4) контактная линия связи;

5) социально обусловленный процесс передачи и восприятия информации в условиях межличностного, группового или массового общения на основе использования различных каналов и средств.

Организационные коммуникации - ϶ᴛᴏ процесс, с помощью которого руководители создают и развивают систему предоставления и передачи информации (необходимых сведений) большому количеству людей внутри организации и за ее пределами. Организационные коммуникации служат инструментом обеспечения координации деятельности по всей вертикали и горизонтали, позволяют получить всем участникам организационных процессов необходимую для осуществления их деятельности информацию.

Отсюда коммуникационный процесс – это процесс передачи информации от ее владельца (коммуникатора) к конечному потребителю (коммуникатору): любая коммуникация предполагает обмен сигналами между передатчиком информации и получателем с применением системы кодирования-декодирования для записи и интерпретации сигналов.

Другими словами коммуникационный процесс - это обмен необходимой информации между двумя или более людьми.

Основной целью коммуникационного процесса является обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, другими словами сообщений. Обмен информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в этом обмене людей. В результате общения мы сталкивались со случаями не эффективного обмена информацией сo знакомыми, семьей, коллегами по работе, поэтому от того на сколько будут эффективные коммуникационные связи зависит будущее развитие предприятия, а также и будущее людей, работающих на этом предприятии. Что касается эффективности коммуникаций на глобальном уровне, то благополучие всей страны в целом также напрямую зависит от эффективного развития коммуникаций.

Объектом исследования является Бобруйское унитарное коммунальное дочернее производственное предприятие “ВОДОКАНАЛ”

Предметом данной курсовой работы является изучение организационных коммуникаций на Бобруйском унитарном коммунальном дочернем производственном предприятии “ВОДОКАНАЛ”

Целью курсовой работы является изучение влияния процесса коммуникаций на эффективность управления организацией, изучение преград , а также возможности совершенствования организационных коммуникаций в организации.

Для достижения данной цели были поставлены задачи:

Проанализировать сущность и значение организационных коммуникаций и коммуникационных процессов в организации;

Рассмотреть преграды;

Выявить проблемы их эффективности;

Предложить мероприятия по совершенствованию организационных коммуникаций в исследуемой организации.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ

1.1 Понятие, сущность и виды коммуникаций

Коммуникационный процесс – это процесс передачи информации от ее владельца (коммуникатора) к конечному потребителю (коммуникатору): любая коммуникация предполагает обмен сигналами между передатчиком информации и получателем с применением системы кодирования-декодирования для записи и интерпретации сигналов.

Другими словами коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя и более людьми.

Совершенно ясно, что если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не сумеют работать вместе, поэтому обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности и коммуникации являются связующим процессом.

Таким образом структурная модель любой коммуникации является: передатчик информации – кодирование - обращение (помехи, барьеры) - декодирование – получатель – ответная реакция – обратная связь.

Коммуникационный процесс предполагает наличие

– отправителя информации;

– получателя информации;

– процесса обмена информации.

Успех организации напрямую зависит от эффективности работы руководителя. Эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях, т.е. представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

В самом широком смысле цель коммуникаций на предприятии – осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания предприятия. И, исходя, из этого следует, что от правильности и эффективности коммуникационного процесса в организации зависит будущие перспективы развития этой организации на конкурирующем рынке, так и получение максимальной прибыли, что является важнейшим.

Существуют следующие виды коммуникаций:

1. В зависимости от преобладающей системы кодирования идеи обращения

• Вербальные - используются преимущественно речевые системы кодирования (устно речевая, письменно речевая)
• Невербальные - используются неречевые системы кодирования

2. По форме существования

Формальная всегда определяются структурой организации и ее связями с внешней средой. Под которой понимают составляющие внешнего окружения организации, имеющие влияние на ее деятельность ( характеризуется письменной, протокольной и (или) договорной документированностью, регламентацией с помощью утвержденных инструкциями (предписаниями, уставом, договором, этикетом) форм

Формальная передача информации имеет ограничения:

• формальная система не вполне удовлетворяет потребности организации, т. к., все, что происходит в организации невозможно формализовать;
• формальные каналы не могут вместить в себя все многообразие потребностей в обмене информацией;
• формальная передача информации не доносит всех смысловых тонкостей того, что предполагается сообщить;
• формальный обмен часто не может выразить реальные нужды и потребности организации из-за своей медлительности и негибкости

Неформальная - это такие связи, которые не предусмотрены правилами или руководящими указаниями организации. Часто это обычная болтовня или обсуждение личных дел, слухи, сплетни которые могут касаться также работы.

Неформальные коммуникации - это канал распространения слухов, по которым обычно передается информация, касающаяся предстоящих сокращений, новых санкций за опоздания, изменений в структуре организации, предстоящих перемещений, споров между руководителями и т.д. (не имеет официальных рамок при оформлении)

3. По интенсивности

• Интенсивная (воспринимается в целом)
• Рассеянная( не воспринимается в целом)

4. По частоте применения

• Единичная(используется в одном конкретном случае)
• Периодическая( используется для разных случаев)

5. По результату воздействия

• Эффективная влияет на деятельность и поведение человека или группы и их результативность
• Неэффективная не влияет на деятельность и поведение человека или группы и их результативность

6. По составу коммуникантов

• Интерперсональная - это внутренний монолог человека с самим собой
• Межличностная участвуют два человека
• Групповая коммуникация в системах индивид-группа, внутри группы, между группами
• Массовая участвуют большие группы людей

7. По способу обмена информацией

• Письменная передается при помощи разнообразных форм письменности
• Устная передается устно

8 По средствам общения

• Непосредственная осуществляется при помощи естественных органов, данных человеку
• Опосредованная осуществляется при помощи специальных средств и орудий
• Прямая осуществляется при помощи личных контактов и при непосредственном восприятии людей друг и другом
• Косвенная осуществляется через посредников: людей или разнообразных средств

9 По месту осуществления

• Внутренняя осуществляется в рамках одной организации
• Внешняя одна из сторон коммуникации относится к субъектам внешней среды

10 В соответствии с типом речи

• Монологическая функционирует один источник сообщения
• Диалогическая функционируют множество источников сообщений

11 В зависимости от количества сторон

• Односторонняя в коммуникации участвует одна сторона
• Двухсторонняя в коммуникационном процессе участвуют две стороны
• Многосторонняя в коммуникации участвуют боле двух сторон

12 По содержанию

• Материальная обмен продуктами и предметами деятельности
• Когнитивная обмен знаниями
• Деятельная обмен действиями, умениями навыками
• Кондиционная обмен психическими и физическими состояниями
• Мотивационная обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями

13 По времени

• Длительная осуществляется в длительный промежуток времени
• Кратковременная осуществляется в течение непродолжительного времени
• Эпизодическая осуществляется время от времени
• В реальном времени осуществляются во время телефонного разговора, при помощи Интернета и др.
• С разделением времени осуществляется при письменных коммуникациях, при передаче информации с помощи факсимильной связи и др.

14 По степени завершенности

• Завершенная цель коммуникации достигнута, к обсуждаемым вопросам больше не возвращаются
• Незавершенная процесс коммуникации не завершен, а к обсуждаемым вопросам возвращаются через некоторое время

1.2. Структура организационных коммуникаций

И так, чтобы нам глубже понять современную концепцию коммуникации, необходимо чётко представлять её основные структурные элементы. В наиболее полном виде детальная трактовка структуры коммуникационного процесса предложена американским исследователем Г. Лассуэлом, который создал базовую модель структуры коммуникаций (1948), а позднее она была дополнена немецким ученым В. Трамом. И К. Шенноном, У. Уиверо.

Исследователи в разработанной ими схеме движения информации выделили основные элементы, которые носят универсальный характер, другими словами, так или иначе, проявляются во всех управленческих ситуациях. Наиболее важнейшими составляющими этого процесса обычно называют следующие его главные компоненты.

Первым является отправитель – это субъект управления, то есть тот, кто создает информацию и выдвигает какие-либо идеи. Руководитель должен понимать , что осведомленность на всех уровнях и во всех подразделениях в делах компании усиливает доверие к руководству, а замалчивание информации и сокрытие её ведет к появлению слухов и дестабилизирует работу в коллективе. Также он учитывает, что распространяемая информация может стимулировать производительность труда в организации и существенно повысить удовлетворенность работников. Поэтому отправителю необходимо выделить из совокупности имеющейся информации именно ту, которая в силу своей особой значимости и составит содержание передачи. Но при этом ещё особое внимание необходимо уделить форме кодирования информации. Вот например, выбрать канал связи: электронную почту, телеграф, телефон, общее собрание или индивидуальную беседу, либо иной канал, а также принять решение вопроса о том, будет ли информация передана в письменной форме либо в устной, да и в каком виде , в виде приказа или инструктивного письма. Получение информации , понимание и адекватная реакция нужного получателя этой информации зависит от движения её от отправителя до получателя.

Вторым является сообщение, другими словами это информация, которая отправляется руководителем. Информационное сообщение должно отвечать некоторым обязательным требованиям, а несоблюдение этих требований приведёт к непониманию её смысла получателем. Так как получаемая информация, как показывает практика, зависит в значительной степени от содержания основных положений: от разъяснения каким интересам работников предприятия оно соответствует, его сути, а также указания на проблемы и трудности, которые могут возникнуть при его выполнении, другими словами от правильного структурирования, то завершится информационное сообщение должно призывом к конкретным действиям получателя.