Файл: Проектный контроллинг (Проект и система управления проектом).pdf

Контроль над проектом важен не только на время реализации проекта, но и до начала реализации, он должен функционировать при поиске инвесторов, будущих поставщиков, при заключении контрактов.

Так же важно, что на этапе контроля накапливается информация о процессе выполнения задач и возникающих ошибок.

В данную информацию входит:

1. продукт проектной деятельности (основная информация)

2. соответствие хода проекта запланированному времени его осуществления.

3. данные о расходах на проект и соответствие этих данных запланированным тратам.

4.данные о том соответствует ли конечный продукт проекта заданным стандартам качества.

5. данные о ресурсах, использованных на реализацию проекта.

Эта информация требует соответствующих управленческих воздействий, внесения изменений. Получить же информацию возможно в процессе контроля^[33]

В полном своем функционировании процесс контроллинга проекта проходит через фазы планирования(establishment of standarts), контроля (measurement of performance) и управления (correction of deviations).26

Сама система контроля должна соответствовать определенным требованиям.

Для начала стоит разобрать требования, которые лежат в основе построения системы контроллинга над проектом:

1. тщательное планирование всех работ, выполнение которых необходимо для завершения проекта;^[34]
2. построение четких временных рамок, определение, сколько требуется ресурсов для реализации, и какие планируются затраты;
3. учет фактических затрат времени на выполнение работ;
4. постоянная переоценка времени, требуемого на выполнение задач;
5. периодическое сравнение фактического выполнения работ и затрат с графиком и бюджетом.

Необходимо что бы система контроля была построена так, что бы

иметь возможность быстро реагировать на изменения, и корректировать дальнейшую стратегию. К примеру, можно привести задержку выполнения работ. Система контроллинга должна перераспределить трудовые ресурсы таким образом, чтобы успеть в сроки.

Также есть дополнительные требования, несущие больше не конкретный характер, отвечающий за конкретные действия, а общий.

Исходя из этих требований, контрольная система должна быть^[35]:

1. Гибкой;

2. Экономичной;

3. Приносящей пользу;

4. Этически приемлемой;

5. Творческой;

6. Быстро реагирующей;

7. Легко обслуживаемой и легко охраняемой;

8. Способной к расширению;

9. Удобной в документировании.

Данные требования позволяют не только контролировать процесс управления, но и улучшать качество его реализации.

Как видно контроль является одной из важнейших функций управления, без него было бы невозможно осуществление проекта.

В системе управления контроль осуществляет широкий спектр воздействий и помогает решать множество задач.^[36] Что существенно позволяет не только предотвратить множество потерь и ошибок, но и сократить как временные, так и ресурсные потери.

Проектный контроллинг необходим для того, чтобы выполнение каждого проекта гарантированно приводило к удовлетворению потребностей(цели, требования и ожидания) всех заинтересованных сторон (участников проекта), и в первую очередь заказчика.^[37]

При формировании системы контроля над реализацией проекта необходимо определить:

1. состав и уровень детализации работ, которые подлежат контролю;

2. состав показателей и формы представления первичной информации;

3. сроки представления первичной информации и сводных отчетов;

4. ответственных за полноту, достоверность и своевременность данных;

5. состав, методы и технологию аналитических и графических отчетов;

6. комплекс используемых программно-информационных средств.^[38]

Контроль — это управленческая деятельность, в задачи которой

входит количественная и качественная оценка, учет результатов

работы организации.^[39]

Что показывает, что контроль является не только важнейшей системой обратной связи, но и неотъемлемой частью управления.

Если рассматривать контроль в развернутом виде, то можно сказать что контроль это:

Контроль — это процесс, в ходе которого руководитель проекта устанавливает, достигаются ли поставленные цели, обнаруживает причины нарушений, обосновывает принятие управленческих решений, которые корректируют выполнение заданий, прежде чем будет нанесен вред выполнению проекта (срыв сроков, превышение в использовании ресурсов, стоимости, низкое качество и т.д.). Контроль дает возможность руководителю проекта определить, стоит ли пересматривать планы, сметы, если некоторые параметры превышают допустимые значения.^[40]

Обычно задачей контроля является сбор, и анализ данных о ходе выполнения проекта, соответствие этих данных планам проекта.

Контроль должен обеспечить:

- мониторинг (систематическое и планомерное наблюдение за всеми процессами реализации проекта);

- выявление отклонений от целей реализации проекта;

- прогнозирование последствий сложившейся ситуации;

- обоснование необходимости принятия корректирующего воздействия.^[41]

Общая система контроля является проектным контроллингом.

Ppojekteontrolling(проектный контроллинг) может охватывать отдельные проекты или общность всех проектов. Таким образов, сам проект становиться предметом контроля.^[42]

1.2.2. Инструменты проектного контроллинга.

Проектный контроллинг это комплексная система контроля над реализацией проекта. Она включает в себя различные инструменты контроля- мониторинг, аудит и экспертиза проекта.

1.2.2.1.Мониторинг проекта

Мониторинг проекта - регулярный анализ состояния проекта. Целью мониторинга является сбор и предоставление информации о ходе работы руководству компании, для оперативного принятия решения, и выработки мер противодействия срывам и ошибкам.

Мониторинг дает возможность сравнивать начальные, запланированные данные и итоговые, фактические. Путем оценки проводится сравнение между заданными плановыми показателями и фактическими показателями проекта. Осуществлять мониторинг может как сторонняя организация, так и команда управления проектом.

Можно выявить еще одно определение мониторинга в более краткой формулировке.

Мониторинг — контроль, слежение, учет, анализ и составление

отчетов о фактическом выполнении проекта в сравнении с планом.^[43]

Мониторинг позволяет решать различные задачи, например:

1. Своевременное выявление ошибок и проблем.
2. отслеживание процесса выполнения задач, контроль над затратами и ресурсами.
3. улучшение качества выполняемых работ.
4. выявление новых идей по улучшению технологий работы.
5. экономия ресурсов.
6. уменьшение временных затрат.
7. поиск ошибок, и анализ причин их появления.

Процесс мониторинга можно представить в виде таблицы:

Таб.2. Процедура мониторинга проекта^[44]

Данная таблица наиболее точно отображает процесс мониторинга, как мы разобрали, мониторинг проектной деятельности необходим на протяжении всей деятельности проекта, и даже до начала реализации. Он позволяет отслеживать ход проекта, и предотвращать малейшие ошибки.

1.2.2.2.Аудит проекта.

Аудит проекта - проверка соответствия формализованной организационной деятельности по реализации проекта принятым стандартам управления проектами. Аудит производиться в определенные моменты выполнения проекта с целью контроля качества управления и подготовки рекомендаций по улучшению качества управления в проекте. Обычно аудит проекта проводиться в определенные фазы проекта, которые выбираются на стадии планирования.^[45]

Но стоит понимать, что аудит проекта, это не просто отчет о состоянии проекта. Это гораздо более детальный просмотр и анализ.

Аудит проекта охватывает большое количество аспектов:

1. причины и цели выбора именно этого проекта.
2. приоритет выполнения проекта в организации, его роль.
3. распространяется на организационную культуру для того, чтобы выяснить, в какой мере она способствует выполнению данного типа проекта.
4. определяет, соответствующим ли образом укомплектована команда и насколько хорошо она работает.
5. должен включать исследование внешних факторов, которые могут изменить направление проекта или его значение, таких как, например, технология, правительственные законы, конкурентные товары.^[46]

Аудиторская проверка проекта может осуществляться как по ходу проекта, так после окончания. Проверка во время реализации проекта позволяет вовремя скорректировать ход работы. Проверка по окончанию проекта позволяет провести анализ, и вынести корректировки для будущих проектов. Данная проверка позволяет оценить качество выполненной работы, и соответствие результата целям.

При планировании аудиторских проверок, необходимо четко разграничивать временные рамки проверки, важно понимать, что ценность имеет только своевременная информация.

1.2.2.3.Экспертиза проекта.

Экспертиза проекта – детальный анализ определенных областей деятельности в рамках проекта и составление общей картины хода и состояния проекта в целях повышения качества выполнения, как данного проекта, так и проектов предприятия в целом.^[47]

Для проведения экспертизы используется следующая информация:

1. формальные данные, собранные в результате аудита и мониторинга проекта.
2. данные, собранные при помощи консультаций и собеседований. Подобные данные являются неформальными.

После проведения экспертизы подводиться заключение, в который вносят анализ причин, которые привели к негативным, или же, наоборот, к положительным последствиям.

Все инструменты, которые рассмотрены выше, являются неотъемлемой частью контроллинга проекта. При их помощи осуществляется глубокий и качественный контроль над ходом выполнения проекта. Данные инструменты позволяют не только осуществить контроль над выполнением проекта, что бы результат соответствовал заданным параметром, но и улучшить его.

1.2.3.Виды и особенности проектного контроля.

Мы разобрали основные принципы, которые позволят наладить эффективный контроллинг над проектом. Теперь следует разобрать, какие типы контроля включает в себя система контроллинга.

Система контроля также включает в себя разные типы

контроля, каждый из которых имеет собственное содержание.^[48]

Некоторые виды контроля делятся по сферам деятельности, данные типы мы рассмотрим далее:

1. Общий контроль - соответствие исполнения проекта с планами и целями проекта;
2. Контроль изменений замысла проекта - отслеживает факторы, которые влекут за собой изменения замысла, и определение принесет это выгоду, или является угрозой проекту.
3. Контроль расписания - отслеживает, есть ли необходимость изменять расписание, и корректирует его, что бы проект был выполнен в срок.
4. Контроль стоимости - контроль изменений в бюджете проекта.
5. Контроль качества представляет собой процесс контроля и записи результатов действий, направленных на обеспечение качества, для оценки исполнения и разработки рекомендаций относительно необходимых изменений. Контроль качества осуществляется на протяжении всего проекта. Система контроля позволяет осуществлять качественный контроль над всеми этапами реализации проекта, как видно, контроль охватывает практически всю систему управления.^[49]

Так же различают три типа контроля, разделение которых происходит по промежутку воздействия на проект: