Файл: Проектный контроллинг (Проект и система управления проектом).pdf

Как мы видим, структура управления проектами является основой реализации проекта, без качественного управления достижения поставленных целей невозможно.

Далее мы рассмотрим, что означает управление в широком смысле.

Управление является универсальным процессом, состоящим из нескольких взаимосвязанных функций.^[15]

Управление проектом – профессиональная деятельность по руководству ресурсами (человеческими и материальными) путем применения методов, средств и управления для успешного достижения заранее поставленных целей в результате выполнения комплекса взаимосвязанных мероприятий при определенных требованиях к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемых результатов проектов.^[16]

Исходя из этого определения мы видим что управление проектами является является бесконечным балансированием между задачами проекта, затратами, временем, качеством и производительностью. Управление проектов обозначает максимальное использование своих знаний и навыков, всевозможных методов управления, что бы проект удовлетворял всех требованиям, которые были представлены (время, задачи и. т. д).

Управление проектами применимо к любой сфере бизнеса, в любой отросли и для решения практически любой задачи.^[17]

Но прежде чем детально разбирать, что такое управление проектами, мы рассмотрим определение управления.

Управлением в общем смысле обычно называют различные формы воздействия субъекта управления на определенные элементы и связи объекта, направляющие его на достижение поставленных целей. В социально-экономических системах существует дискретное управление (распределение заданий исполнителям на текущий период, определение временных связей подчинения, назначение премий за выполнение плана и т.д.) и непрерывное (стандарты, нормативы, регламенты и т.д.). Нужно помнить, что сам по себе проект также является дискретным управляющим воздействием на систему, для которой он разрабатывается.^[18]

Управление проектами является взаимосвязью различных возможностей и их применения для достижения результата.

Под управлением проектами понимается применение знаний, практического опыта, инструментальных средств и методов для удовлетворения потребностей, заинтересованных лиц проекта.^[19]

Управление проектами отличается от менеджмента

в классическом понимании этого слова.^[20] Так как традиционный менеджмент обычно имеет цикличный, повторяющийся характер, что позволяет максимально эффективно управлять производственной деятельностью, но так как проект является уникальной задачей, порой совершенно не похожей на другие системы, именно поэтому для управления проектами используются совершенно иные уникальные инструменты и методы управления. Для примера мы рассмотрим таблицу различий между классическим менеджментом и управлением проектами.

Таб.1 Различия между традиционным менеджментом и управлением проектами.

^[21]

Так же при управлении проектом очень важно всегда быть готовым к риску, так как проект является уникальным продуктом, значит и управление им всегда является частичная импровизация, так как нельзя быть полностью готовым ко всем неожиданностям, которые преподнесет реализация проекта, но необходимо максимально понимать его цикл, что бы предотвратить ошибки.

Принято считать, что управление проектом разделяется на пять различных процессов:

Инициация – официальное объявление о начале проекта. Этот этап предоставляет возможность руководству и заинтересованным лицам выразить свою поддержку проекту и его менеджеру, подчеркнуть важность проекта. Найти тех, кто заинтересован в выполнении проекта, выделить его реальные цели, подчеркнуть коммерческие выгоды.^[22] Так как проект нельзя осуществить без инвестиций, этот пункт является один из самых важнейших, реклама проекта и привлечение инвестиций.

Планирование - на данном этапе определяются задачи проекта, цели, объем работы. В данный пункт входит планирование расписания проекта, определение возможных рисков, предотвращение будущих проблем.

Выполнение проекта - реализация проекта. Данный пункт очень важен для результата проекта, так как от самого процесса выполнения зависит конечный продукт.

Контроль проекта - контроль над выполнением задач. Данный пункт отвечает за контроллинг над ходом выполнения проекта, его качеством, временем осуществления проекта.

Завершение проекта- фактическое завершение проекта, передача заказчику результат, продукт проекта, так же заполнение заключительной документации (акты выполненных работ и.т.д)

В ходе управления проектами необходимо достичь две группы целей:

а) обеспечить планомерное повышение потенциала системы, для которой выполняется проект;

б) добиться эффективности использования ресурсов в процессе осуществления проекта.

Соответственно и задачи управления проектом делятся на базовые и интегрирующие.^[23]

Базовые задачи отвечают за управление предметной частью проекта, управление стандартами качества, определение и контроль временных ресурсов, отслеживание стоимости проекта, его экономической выгоды и результативности.

Интегрирующие задачи отвечают за управление персоналом, коммуникациями, настройкой любой контактной работы, так же к данным задачам относится управление рисками проекта.

Так же необходимо рассмотреть очень важные закономерности и условия, которые необходимо соблюдать при управлении проектами:

1. Проектами необходимо управлять на протяжении всего жизненного цикла, обеспечивая максимальную преемственность ответственности, а также непрерывность комплексного планирования и контроля с начала проекта до его завершения;^[24]

2. При управлении проектом необходимо равномерно распределять контроль не только над продуктом (результатом проекта), но и над процессом создания этого продукта.

3. Решения, принятые на начальных этапах проекта имеют очень большое влияние на стоимость и время, затраченное на проект, в отличие от решений, которые принимаются на следующих этапах проекта.

4. Стоимость ускорения проекта возрастает экспоненциально по мере приближения времени завершения. 16

Можно вывести теорию управления проектами, которая наиболее емко характеризует данную область.

«Проект – это ограниченное во времени целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств и ресурсов и специфической организацией» ^[25]

Проектирование – это процесс целенаправленного изменения технической и социально-экономической системы, переводящей ее из первоначального состояния в желаемое.^[26]

Исходя из данных приведенных выше, становиться ясно, что к планированию проекта необходимо подходить очень тщательно. Важно адекватно оценивать все риски проекта, его достижимость и выгоду, если есть неясность в любом из данных пунктов, появляется очень большой шанс разрушения проекта. Как мы видим, проектная деятельность подразумевает работу над уникальным продуктом. Поэтому очень важно максимально качественно отладить систему управления проектами, чтобы минимизировать малейшие риски срыва проекта. Одной из самых важных систем управления проектами является проектный контроллинг. Так как управление проектами обычно сопровождается большим процентом риска, необходимо максимально настроить систему контроллинга. Как это сделать наиболее эффективно, и что подразумевает под собой определение проектного контроллинга мы рассмотрим далее.

1.2. Проектный контроллинг.

1.2.1. Определение проектного контроллинга. Его функции и задачи.

В процессе управления проектом постоянно возникают различные сторонние обстоятельства и процессы, которые влияют на ход работы, время реализации проекта, качество его осуществления. Что бы минимизировать риски и потери при реализации проекта, необходим четкий контроль над ходом работы. Для построения грамотной структуры управления, необходимо ясно понимать структуру работы проектного контроллинга и его сущность, что мы разберем далее.

Задача контроля – сопоставление данных о ходе выполнения проекта и плановых характеристик с целью выявления отклонений.^[27]

Контролирование представляется предоставлением методов и информации для осуществляемых процессов планирования и контроля проекта, а также поддержка и управление этими процессами. В проектах контролирование также имеет функции управление проектом, планирование, и контроль при помощи инструмента предоставления информации.

Контроль является функцией обратной связи в процессе управления. Посредством контроля проверяется выполнение принятых плановых решений, и оцениваются их последствия.^[28]

Что позволяет вовремя отреагировать на любые изменения, и предотвратить потерю времени и ресурсов. Контроллинг позволяет придерживаться установленного плана проекта, а также повышать эффективность планирования по ходу реализации проекта.

Контроль является необходимым элементом исполнения проекта. Поскольку исполнение проекта является основным процессом осуществления плана проекта, именно на этой фазе расходуются основные ресурсы, и создается основная продукция.^[29]

Контроль является составляющей частью системы контроля. Невозможно рассмотреть только определение контроля, не затронув его систему.

Система контроля - это система управления проектом посредством контроля над реализацией проекта. В ее состав должны включаться мониторинг фактического выполнения работ, анализ состояния работ путем сравнения имеющихся результатов и контрольных показателей, набор корректирующих действий вплоть до остановки проекта.^[30]

Система контроля является составляющей частью системы управления проектами, в системе контроля есть множество подсистем, между которыми действует обратная связь и возможность изменения уже заданных параметров. Если обнаруживается нарушение процесса реализации проекта, система контроля позволяет мгновенно выработать противодействие, направленное на уменьшение отклонения от планов.

В самой простой форме система управления с обратной связью может быть представлена в виде блок схемы.

Рис.1.Система управления с обратной связью^[31]

Как видно из рисунка, система содержит в себе вход, выход и процесс исполнения проекта, который способен соответствовать любой части проекта, пакету работ, отдельной работе.

К входу можно отнести планы, данные, ресурсную базу, которая была при старте проекта. По ходу реализации проекта эти данные постоянно изменяются, при этом очень важна обратная связь, что бы конечный результат не отличался от запланированного в негативную сторону. При планировании очень важно понимать, что практически всегда необходимо быть готовым к перепланировке проекта.

Что бы результат проекта был максимально близок к запланированному, необходимо наладить качественный контроль над реализацией проекта.

Для построения эффективной системы контроля необходимо соблюдать определенные принципы:

Наличие конкретных планов. Планы должны быть четко сформулированы, необходимо чтобы планы были структурированы и фиксированы, если планы и цели будут размыты, то есть большая вероятность утери контроля над проектом.

Наличие информативной системы отчетности. Отчеты должны отображать состояние проекта относительно исходных планов на основании единых подходов и критериев. Для этого нужно четко определить и упростить процедуры подготовки и получения отчетов, а также установить для всех видов отчетов четкие временные интервалы. Результаты, представленные в отчетах, должны обсуждаться на совещаниях.^[32]

Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций. На основании анализов времени и стоимости управленческий состав должен определять есть ли отклонения от плана, если да то являются ли эти отклонения угрозой для реализации проекта, и как минимизировать потери.

Наличие эффективной системы реагирования. Завершающим этапом в системе контроля можно считать действия, предпринимаемые руководством и направленные на преодоление отклонений в ходе работ проекта. Данные действия могут быть направлены как на исправления ошибок, так и на пересмотр плана. Перепланирование обычно требует точного анализа, для определения последствий изменения плана.