Файл: Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования (Практические аспекты управления современной организацией).pdf

Рисунок 2.2 - Степень удовлетворённости потребностей работников АО «Спецэнергомонтаж», в соответствии с теорией А. Маслоу

Исследовав рисунок 2.2, можно сделать вывод, что люди находятся в зоне неудовлетворённости потребностей. В большей степени неудовлетворёнными потребностями являются в самовыражении и признании. У сотрудников низкая степень мотивации. Это связано с тем, что организация не поощряет и не развивает у сотрудников творческие способности, руководство не привлекает сотрудников к принятию управленческих решений, они работают как исполнители, а также в организации медленное продвижение по карьерной лестнице. Следовательно, можно сделать вывод, что сотрудники не чувствуют своей причастности к организации.

Функция планирования в АО «Спецэнергомонтаж» реализуется недостаточно успешно - финансовое планирование осуществляется генеральным директором компании и главным бухгалтером, а планирование в области основной деятельности подчинено заместителю директора по операционной деятельности.

Сложность планирования заключается в высоком динамизме изменения факторов внешней среды, а показатели, используемые для планирования и их оценки на этапе не могут учесть отдельные качественные компоненты системы. В этой связи требуется использование более точных оценок указанного.

Рисунок 2.3 - Диаграмма оценки показателей функции «контроль» в АО «Спецэнергомонтаж»

Кроме того, основные проблемы системы управления АО «Спецэнергомонтаж» кроются в направлениях контроль и координация. Ключевые проблемы, связанные с контролем на предприятии АО «Спецэнергомонтаж», полученные в результате диагностики по авторской методике - это несоответсвие полученных результатов установленным критериям и сами критерии полученных результатов, требующие корректировки (рис.2.3).

На предприятии фактически применяется как административный , так и финансовый, в качестве основы общего управленческого контроля.

Административный контроль осуществляется за соответствием достигнутых результатов показателям, которые запланированы в текущем периоде; проводится сравнение объема фактических и планируемых показателей; производится анализ изменений показателей как в общем по

предприятию, так и по определенным подразделениям.

Финансовый контроль выражается в сопоставлении фактических результатов деятельности с финансовым планом организации.

---

В ходе своей деятельности АО «Спецэнергомонтаж» использует три этапа в процедуре контроля:

1. выработка стандартов и критериев;
2. сопоставление с ними реальных результатов;
3. принятие необходимых коррекционных действий.

Из существующих форм контроля предприятие использует:

1. для контроля за денежными средствами - финансовые и бухгалтерские документы (причем бухгалтерский учет является информационной базой контроля, анализ - методом его проведения);
2. для контроля руководителей производственной службы заместитель директора вводит ежемесячные оперативные совещания;
3. для контроля, осуществляемого отделом кадров по трудовым вопросам (опозданий, прогулов, иных нарушений дисциплины) используется система контрольных проверок.

Из существующих видов контроля используются только два вида:

- предварительный и текущий.

При этом итоговый (заключительный) контроль в АО «Спецэнергомонтаж» реализуется неэффективно.

Предварительный контроль осуществляется, как правило, заместителем директора и главным бухглатером до фактического начала работы. Строгое соблюдение правил и процедур при выработке планов, четкое написание должностных инструкций, доведение формулировки целей до подчиненных - все это является способом убедиться, что планы будут реализованы, а структура будет работать так как задумано.

Предварительный контроль используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам:

1. Генеральный директор и его заместитель анализируют деловые и профессиональные навыки, необходимые для выполнения тех или иных должностных обязанностей, устанавливает минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области;
2. Заместитель директора при приеме на работу с работником проводит собеседование, выявляет, насколько его характеристики соответствуют необходимым требованиям;
3. средством предварительного контроля финансовых ресурсов для директора являются финансовые планы, так как проработка финансовых вопросов на стадии состояния финансового плана дает уверенность в достоверности финансовых средств у организации в определенный период.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе оперативной деятельности. Его объектом являются подчиненные, а субъектом - их начальники. Задача текущего контроля - своевременно выявить и скоординировать отклонения, возникающие в ходе работы от обратных связей.

Текущий контроль за деятельностью всех сотрудников осуществляется генеральным директором и заместителем директора по оперативной деятельности. Формой проявления текущего контроля является выявление проблем, замечаний и предложений, нарушений трудовой дисциплины.

---

На предприятии, к сожалению, не принята практика заключительного контроля результатов работы организации за год, в соответствии с которой в конце каждого года проводится расширенное совещание руководителя организации с руководителями всех подразделений по поводу достижения намеченных годовых целей, обеспечивающих поддержку целей стратегического плана.

На предприятии АО «Спецэнергомонтаж» недостаточно развитой является подсистема - координации, основные проблемные моменты этой подсистемы, выявленные при диагностики в таблице 2.2. - это: соединение и координация основных функций системы управления, а также очень несогласованная система делегирования полномочий.

Рисунок 2.4 - Диаграмма фактических значений реализации функции координации АО «Спецэнергомонтаж»

Рассмотрим существующую систему делегирования полномочий в АО «Спецэнергомонтаж».

Принятые управленческие решения о делегировании прав и полномочий оформляются в компании:

• устными указаниями руководителя, протоколами совещаний;
• письменными приказами, распоряжениями, в том числе сообщениями электронной почты;
• процедурными и нормативными локальными актами;
• доверенностями.

Письменные приказы, распоряжения - это наиболее распространенный формат оформления принятых управленческих решений, в том числе с наделением конкретных лиц определенными полномочиями. Приказы в отличие от локальных актов носят казуальный характер: в них допустимо указывать фамилии исполнителей, круг задач четко поименован и определен, срок действия приказов хоть и не указывается, но ограничивается моментом исполнения задачи/поручения.

Положением о локальных нормативных актах АО «Спецэнергомонтаж» приказы, распоряжения, а также еще и предписания относятся к распорядительным актам.

Приказы издаются генеральным директором (или лицом его замещающим) по всем вопросам деятельности общества, в соответствии с законодательством РФ, уставом общества. Считается недопустимым издание отдельного приказа, содержащего нормы или правила, рассчитанные на неоднократное применение (свойство нормативности), без издания стандарта предприятия.

Распорядительные акты издаются заместителями генерального директора по направлениям деятельности, директорами по направлениям деятельности, главными специалистами, руководителями структурных подразделений по вопросам, отнесенным к их компетенции.

---

Право выдачи предписаний предоставляется генеральным директором общества и оформляется приказом (распоряжением). Руководитель структурного подразделения, которому предоставлено право выдачи предписаний, обязан разработать, утвердить и довести до сведения работников структурных подразделений порядок выдачи предписаний (основания дачи предписания, сроки устранения нарушений, санкции за неисполнение). Право выдачи предписаний предусматривается в положении о структурном подразделении и должностных инструкциях работников.

Следующий формат - локальные акты. Однако за содержанием локальных актов стоит еще одна система - процесс, который ими оформляется. В отношении разработки структуры процессов и их документирования в АО «Спецэнергомонтаж» действуют соответствующие локальные акты - Порядок разработки структуры процессов и документирования процессов, утв. 26.06.2013г. и Положение о системе управления процессами.

В соответствие указанному акту применения единой методологии документирования процессов производится с целью обеспечить взаимосвязь процессов, полноту и непротиворечивость описания кросс-функционального взаимодействия исполнителей процессов, ведение единой корпоративной базы данных процессов (базы знаний), обеспечивающей оперативный анализ выполняемых действий исполнителей процессов, оперативную актуализацию локальных нормативных актов, описывающих действия исполнителей процессов при изменении их функционала в результате структурных преобразований.

Процессы обновляются и актуализируются не реже одного раза в год. Каждый процесс «затачивается» не менее, чем под две управленческие цели. Достижение целей обуславливается качественными и количественными показателями. На каждый процесс готовится стандарт, в стандарте определяются управленческие, организационные, руководящие и административные позиции, их права, полномочия, обязанности и ответственность по исполнению процесса. В соответствие стандарту готовятся локальные акты.

Такая «надстроечная» конструкция создана с учетом следующего. Процессы могут пронизывать собой различные области управленческой деятельности. Локальными актами закрепляются непосредственно действия, акции. Например, процесс, связанный с приемом, обработкой и выдачей документов включает в себя обработку в том числе и договоров. Однако обработка писем входит в компетенцию одной службы, а обработка договоров - другой. В итоге получается один процесс, но два локальных акта.

---

Процессы формируются в локальные акты следующим образом: функциональные области и их направления деятельности описывают в локальных актах вида «Положение»; определенные упорядоченные процедуры и акции описывают в локальных актах вида «Порядок»; процедуры и схемы исполнения описывают в локальных актах вида «Инструкция» или «Методические указания».

Доверенности - данная область регулируется Порядком оформления, выдачи и отмены доверенностей. Данный локальный акт принят во исполнение соответствующего процесса касательно оформления и выдачи доверенностей, но он не касается выдачи доверенностей по унифицированной форме № М-2 на получение материальных ценностей.

Порядок предусматривает выдачу общих и разовых доверенностей. Общая доверенность - доверенность, выдаваемая для совершения сделок и/или иных юридических действий в течение определенного периода времени; полномочия передаются в полном или частичном объеме прав доверителя. Разовая доверенность - выдается на совершение конкретного действия или сделки.

Доверенности выдаются как физическим (работник Общества, иное физическое лицо), так и юридическим лицам.

Доверенность формируется по шаблону, утвержденному указанным локальным актом. Разовые доверенности выдаются по запросам инициаторов делегирования полномочий, после процедуры согласования и утверждения.

Вышеизложенное показывает, что система делегирования полномочий достаточно обширна, но очень отрывочна. Даже термин «делегирование» присутствует только в отношении доверенностей, тогда как теория менеджмента не связывает делегирование только с этим форматом. При использовании распорядительных актов крайне редко производится прямое полномочие, как правило, указывается обязанность и право контроля, через которое определяются распорядительные права. Таким образом, права и полномочия - это больше удел локальных актов в виде положений, порядков и инструкций.

2.2. Оценка системы управления организацией

Оценку системы управления АО «Спецэнергомонтаж» следует производить не только в соответствии с анализом параграфа 2.2, но и сравнении фактических взаимосвязей и элементов АО «СЭМ» с эталонными, предусмотренными схемой рисунка 2.4. При этом эффективное управление АО «Спецэнергомонтаж» может осуществляться только при условии, что

---