Файл: Event- менеджмент (Основные понятия Event-менеджмента).pdf

Для реализации вышеперечисленных условий менеджеры, формулируют требования к арендуемой площадке с учетом требования заказчика, затем заключается договор с подрядчиками о предоставлении услуг. В случае event-мероприятия большого формата данные требования оформляются в виде документа - заявки на предложение.

Проведение мероприятия ставит перед менеджерами обязательное выполнение следующих функций:

1. Встреча гостей.
2. Регистрация участников мероприятия.
3. Реализация разработанного сценария.
4. Общая координация мероприятия.
5. Контроль и управление event-проектом.
6. Координация перемещений участников.
7. Обеспечение безопасности проводимого события.
8. Анкетирование участников мероприятия.
9. Подведение итогов event-мероприятия.
10. Анализ оценочных анкет участников.
11. Подготовка статистического анализа состава участников.
12. Анализ проекта с точки зрения организации и рекомендации для последующих мероприятий.
13. Анализ работы со средствами массовой информации;
14. Составление аналитического отчета о проведенном мероприятии;
15. Рассылка благодарственных писем для всех участников мероприятия-события.

На широко масштабных и массовых мероприятия регистрация участников не предусматривается в целях не возможности технически это выполнить.

Рассмотрим проведения Эвент - мероприятия поэтапно, с чего же начинается мероприятие задолго до его зрелищной части.

1. Первоочередная задача, это разработка креативной идеи;

-Оформление идеи и определение события, подготовка проекта (коммерческое предложение);

-Принятие решения о проведении, назначение руководителей проекта;

-Планирование:

-Принятие решения о подготовке, определение сметы, публичное заявление;

-Окончательное планирование, подготовка и организация мероприятия, рассылка приглашений;

2. Реализация идеи.

1. Обустройство места проведения, монтаж оборудования;

2. Старт (официальное открытие);

3. Прохождение специального события от открытия до закрытия;

4. Окончание события, официальное закрытие;

5. Завершение события, демонтаж оборудования, организация отъезда;

6. Прекращение действий и окончание расчетов;

7. Обработка данных, финансовый и организационный отчет;

8. Завершение проекта.

Глава 2. Роль Event-Менеджмента в современных рыночных отношениях

2.1 Современные тенденции событийного маркетинга

Событийный маркетинг является оптимальным инструментом изменений внутренней и внешней маркетинговой среды компании. Не важно, какие задачи ставит перед собой компания, будь то изменения в корпоративной среде, продвижение бренда товара или услуги, собы­тийный маркетинг станет для вас одним из важнейших инструментов подобных изменений. Событийный маркетинг будет полезен при желании применения непрямой рекламы. Изменения в рекламном законодательстве, а также перенасыщение информационной сре­ды современного общества рекламными сообщениями делает актуальным обращение маркетологов к нетрадиционным способам продвижения.

Событийный маркетинг – на данный момент времени это лучший способ построить определенную связь между потенциальным потребителем и компанией за относительно короткий период времени. Локализация мероприятия, нацеленность на специфическую аудиторию, а также формат мероприятия целиком и полностью зависит от задач, которые ставит перед собой заказчик мероприятия.

При условии правильно организованного мероприятия, грамотного подбора соответствующего событию аудитории эффект от ивент мероприятия окажется очень значимым для компании. В данный период времени событийный маркетинг в России развивается активно и целенаправленно.

Рассмотрим одну из частей событийного маркетинга в России, а именно такое явление как реклама. Реклама является неотъемлемой частью бизнеса. В настоящее время затраты на рекламу у фирмы достаточно велики что приводит к значительным финансовым нагрузкам, в целях сокращения издержек на продвижения товаров на рынке целесообразно применить разработки в области событийного маркетинга.

По данным АКАР, Ассоциация коммуникационных агентств России (АКАР, до 2004 г. РАРА) создана в 1993 году, объединяет более 200 ведущих участников рынка коммерческих коммуникаций Российской Федерации.

Члены Ассоциации предоставляют услуги в сфере рекламы и маркетинговых коммуникаций, включая разработку и создание продуктов рекламного творчества (креатива); медиа планирование, медиа баинг, стратегическое планирование; продажи рекламных возможностей  в различных медиа и Интернете; паблик рилейшнз; стимулирование сбыта и формирование спроса; продвижение товаров и услуг, в том числе в местах продаж; прямой маркетинг; спонсорство; маркетинговые и прочие исследования; дизайн и упаковка; брендинг; оформление мест продаж и т.д. Рекламный бюджет компаний за 9 месяцев 2017 года вырос на 14% по сравнению с 2016 годом и прошел отметку в 400 млрд. рублей, таким образом, приведенные выше цифры показывают, что событийный маркетинг в российской BTL-индустрии набирает обороты и все больше компаний используют event-маркетинг как мощное оружие в борьбе за клиента.

Проведем построение матрицы SWОT-анализа для определения сильных и слабых сторон Эвент маркетинга в современных условиях.

Таблица 3

SWОT-анализа для определения сильных и слабых сторон Event маркетинга.

Каждый событие данного мероприятия несет в себе мощную новостную составляющую, например участие в мероприятиях с участием медийных персон. При участии на мероприятие большого количества журналистов и представителей СМИ помогает компании обзавестись мощной PR-поддержкой в виде последующих публикаций в журналах газетах и репортажей на телевидении и радио.

Событийный маркетинг представляет собой долгосрочный проект, который в перспективе может дать долгосрочный эффект. Организация мероприятия начинается задолго до возникновения события и продолжается в последующих выступлениях, гастролях и публикациях в СМИ.

Также ивент маркетинг позволяет компании сэкономить финансы, так как при правильном планировании и организации рекламного мероприятия расходы на эвент мероприятия по сравнению с традиционной рекламной компанией приблизительно на 30% меньше, что существенно при небольших финансовых условиях. Эффект же от мероприятия достигается за счет правильно спланированной и оригинальной рекламной кампании гораздо быстрее. Также организация ивент мероприятий дает возможность компании совершать прямые продажи за счет привязывания их к мероприятию, хотя мероприятие не всегда планируется с учетом продажи продукции.

Рассмотрим определенные недостатки и угрозы в организации мероприятий, как для заказчика, так и для организатора. Одним из минусов является тот факт, что на сегодняшний момент не все рекламные агентства знают принципы проведения ивент мероприятий, хотя специалистов в этой области на сегодняшний день достаточно много, но не все из них имеют хорошую квалификацию, еще одной ошибкой при планировании мероприятий может стать ориентир на западные критерии, что может только ухудшить ситуацию, не приспособив event-маркетинг к условиям нашей страны. Проблемы качества, стоимости услуг, квалифицированного сервиса ставят под вопрос доверие корпоративных клиентов к агентствам, предлагающим услуги в области организации мероприятий.

Определенная опасность существует в том, что некоторые компании способны продумать только начальную стадию мероприятия без оглядки на долгосрочную перспективу, что в свою очередь приводит к плачевным результатам, хотя в области событийного маркетинга есть возможность придумать массу креативных идей с долгосрочной перспективой.

Так же не лишним будет отметить, что широкомасштабные рекламные проекты приносят меньший результат, чем локально организованные специфические мероприятия. Связано это с низкими показателями доверия потенциального покупателя к производителю и продавцу товаров работ услуг. Глобальную маркетинговую стратегию гораздо сложнее донести до каждого, а мероприятия на локальном уровне позволяют достучаться до отдельного покупателя. Тем не менее, локальные маркетинговые программы обязательно должны быть включены в глобальную стратегию продвижения продукта для того, чтобы обеспечить ее эффективность и долгосрочность. Но, несмотря на все недостатки и несовершенства российского eventа, рекламодатели включают его в обязательный список. Для продвижения своего бренда компании готовы создать праздник, организовать событие и профинансировать его.

Самыми популярными в России Эвент-мероприятиями можно с уверенностью назвать праздники. Участие в праздниках - прекрасная возможность отвлечься от проблем, получить положительные эмоции и отдохнуть. Организация праздника в Росси проводиться как в городских масштабах (день города, городской вело забег, масленица) так и в масштабах страны (новый год, 8 марта и др.) Проведение праздников рассчитаны на широкую массовую аудиторию всех возрастов. Поэтому сейчас широко используется этот метод, совсем недавно в Москве прошел массовый праздник под название «Поездка в Рождество». Было организовано множество ярких инсталляций. Все было ярко и празднично, в то же время были организованы лавки с товарами, посредствам которых организаторы пытались донести информацию до горожан о новых товарах. Если учесть что праздник посетили не только жители столицы, но и ее гости, можно говорить о крупномасштабности данного мероприятия, которое в свою очередь принесло немало средств, в казну города. На основании этого можно сделать вывод, что данные социально ориентированные мероприятия экономически выгодны.

Что же касается организации музыкальных концертов, то оно считается малоэффективны. Информация, которую пытается донести компания до потребителя, сводится в основном, к размещению логотипа спонсора на афишах, билетах, фляерах и т.п. Данный способ достаточно мало информативный и как следствие не приносит ожидаемых результатов.

Наиболее выгодным для России считаются спортивные мероприятия. Спортивные соревнования в большей степени, чем массовые праздники и концертно-зрелищные мероприятия, позволяют обеспечить воздействие на самого ленивого и массового потребителя - на тех, кто смотрит телевизионные трансляции события. Просмотр спортивных соревнований предполагает полное вовлечение в действие, а следовательно, и пристальное внимание к телеэкрану. Следует учесть, что рекламное время телеэфира на таких мероприятиях стоит очень дорого.

Можно выделить еще оду достаточно масштабную целевую аудиторию по средствам проведения детских мероприятий. Создание тематических детских передач, проведение рекламных акций. В данный момент это прием широко используется пиар менеджерами. Яркое оформление, визуализация, а так же музыкальное сопровождение, несомненно, влияет на восприятие не всегда адекватно информации маленьким человеком. В подобных мероприятия главный расчет ставиться на родителей. Которые трепетно относятся к своему чаду и готовы потратить на удовлетворение его потребности некоторую сумму. В большинстве своем так поступают родители, которые считают, что обделяют своего ребенка вниманием и готовы компенсировать это в материальном выражении. В настоящие время рынок в этой сфере перенасыщен и продавцу и производителю приходится искать всё новые способы донесения информации до потенциального потребителя.

Еще один вид Эвент Маркетинга это так называемый «магазин на диване». Человеку предлагается купить определенную вещь, которую охотно и красочно представляет ведущий, а в совокупе с ограничением по времени т.е. только сегодня и только сейчас, да еще и со скидкой лишает человека возможности трезво оценивать ситуацию поддавшись эмоциям. Такие мероприятия всегда будут привлекать посетителей, так как они проводятся в непринужденной форме.

Еще один очень интересный способ продвижения товаров - это мероприятия, проводимые в больших торговых центрах. Такие мероприятия несут нагрузку, например, по продвижению определенной торговой марки, а так же в целях продвижения самого торгового центра. Например, ТЦ "Вегас" активно использует ивент-маркетинг для собственного продвижения, предоставляя площадки для проведения концертов живой музыка, организации мастер классов, детских мероприятий. Плюсом данного подхода является то, что в нем нет возрастных ограничений: на каждую возрастную группу найдется мероприятие. К тому же непосредственная целевая аудитория находится в самом центре и под впечатлением от хорошо проведенного времени расскажет друзьям и близким о торговом центре.