Файл: Event- менеджмент (Основные понятия Event-менеджмента).pdf

-Спонсорство

-PR-поддержка и многое другое.

Сегодня мир и восприятие потенциальных потребителей и конкурентов меняется очень быстро. Расширение рынка, использование новых научных технологий, расширение социально коммуникативных связей обязывают рынок, основанный на организации мероприятий развиваться довольно стремительно. Конкуренты стараются использовать новые и нестандартные подходы в деятельности, а потребители становятся все более требовательными и избалованными при выборе товаров и услуг.

Особенно проведение мероприятий Эвент-маркетинга необходимы в условиях кризиса, что является нестандартным подходом к решению задач. На сегодняшний момент Эвент - маркетинг - одно из самых перспективных направлений в коммуникационной политике предприятия в любой сфере бизнеса. Маркетинг – есть деятельность по обеспечению наличия нужных товаров и услуг для нужной аудитории в нужном месте, в нужное время, по подходящей цене при осуществлении необходимой коммуникации и мер по стимулированию сбыта. Маркетинг – это создание и поддержание обеспеченности уровня жизни. Общая стратегия событийного маркетинга дает описание философии и стратегии предприятия, исходя из признаков продукции и выбора путей её реализации в конкретном сегменте рынка; характеризует аудиторию на которую будут направлены первоначальные усилия по продажам, а также тех, на ком внимание будет сконцентрировано несколько позже; указывается механизм выявления потенциальных потребителей в этих группах.

Принцип современного событийного маркетинга можно сформулировать следующим образом и разделить на следующие этапы

-выявление потребностей рынка

-разработка и реализация маркетинговых стратегий

-обеспечивающих удовлетворение этих потребностей на более качественном уровне, чем у конкурентов.

Стратегия предприятия в условиях непрерывно меняющейся рыночной среды должна строиться таким образом, чтобы предприятие могло сохранить или увеличить свою долю рынка за счет новых товаров, выхода на международные рынки, повышения качества и ассортимента товаров и услуг, обеспечения информационного обмена с потребителями при помощи рекламы и стимулирования сбыта. Мощным фактором экономического развития страны является платежеспособный спрос населения. Стимулирование платежеспособного спроса осуществляется как государством, так и частными организациями.

Используя абсолютно разные виды Эвент мероприятий, компании успешно продвигают свои товары работы и услуги на рынке, создается требуемый имидж компании, что приводит в долгосрочной перспективе к увеличению объемов продаж, повышает лояльность и заинтересованность клиентов, помогает привлекать новых партнеров по бизнесу, формировать благоприятный фон для инвесторов. Как мы уже обсуждали, ивент-маркетинг имеет разнообразные форматы мероприятий классифицирующийся по принципу целевой аудитории или ориентации на объект воздействия.

1.Деловые мероприятия разрабатываются специально для партнеров по бизнесу, клиентов, дилеров и дистрибьюторов и включают в себя конференции, презентации, приемы, конгрессы, саммиты, специальные мероприятия на выставках и ярмарках.

Главной целью подобных мероприятий является представить потенциальному потребителю товар или услугу, наглядно продемонстрировав его достоинства партнерам по бизнесу. Организация деловых мероприятий преследуют определенную цель, которая включает в себя:

- Презентацию новых товаров работ и услуг

- Обмена опытом

- Поиск новых партнеров.

2. Корпоративные мероприятия организовываются с целью объединения и мотивации сотрудников, так же посредствам корпоративного мероприятия представляется возможность донести до каждого сотрудника миссию компании и стратегически важные планы. Данные мероприятия включают в себя:

1.Совмесный отдых компании.

2.Юбилеи компании

3.Професиональные праздники

4. Мероприятия по тимбилдингу

Так же корпоративные мероприятия могут служить эффективным инструментом внешнего маркетинга, можно пригласить на корпоративные мероприятия ключевых клиентов и партнеров.

Специальные мероприятия организовываются в целом для широкой аудитории во внешней среде и включают в себя следующие мероприятия:

1. Фестивали и ярмарки
2. Вручение премий и наград
3. Мероприятия для прессы и связям с общественностью
4. Концерты, предназначенные для широкой аудитории.

Проведенные исследования доказывают нам, что специальный комплекс мероприятий и событий благотворно влияет на имидж компании и бренд. Формирует у аудитории положительное впечатление о компании, повышает градус доверия. После профессионального проведения серии event-мероприятий данного вида прослеживается обширная положительная динамика в реакции целевой аудитории, выраженная в повышенной лояльности к компании и росте интереса со стороны потенциальных клиентов.

Рассмотрим еще один, часто используемый подход, организованный по принципу поставленных перед компанией целей и получение результата от мероприятия. Данный подход достаточно часто применяется на практике, так как перспективное видение желаемого результата всегда оказывает положительное влияние при выборе мероприятий.

Представим данную классификацию мероприятий в виде таблицы:

Таблица 1.

Классификация мероприятий А.Шумовича

В выше приведенной таблице мы рассмотрели подход к классификации Event мероприятий А.Шумовича, директора компании под названием «Eventum» А, который также является членом международной ассоциации ISES и членом AmChamотдельное. Согласно его подходу, основное мероприятие, выделено отдельным элементом и сознательно выделены их основные группы, в которых подробно расписаны какого результата, сможет добиться заказчик мероприятия и какие положительные моменты имеет возможность вынести для себя организатор мероприятия. Таким образом, схожесть некоторых мероприятий в классификации нацелена на получение разных результатов.

Отличительной особенностью такого подхода является тот факт, что СМИ и Медиа вынесены в отдельную группу. В настоящее время СМИ, Интернет и Медиа имеют для компании большое значение, так как помогают расширить круг взаимодействия с внешней средой, донести информацию о деятельности компании до потенциального клиента.

Рассмотрим еще один вид классификации ивент мероприятий, который дает усреднённый подход к классификации и, на мой взгляд, более рационален.

Таблица 2

Классификация видов event-менеджмента Музыканта В.Л.

Музыкант Валерий Леонидович - это еще один эксперт в области event-менеджмента, доктор социологии и профессор кафедры массовых коммуникаций РУДН. Он представляет другую классификацию, которая является более расширенной. Главным основанием, представленным в таблице, является определение маркетинговой среды, на которое рассчитано мероприятие. Определение которой, помогает действовать целенаправленно при выборе стратегии мероприятия. Так же данный метод позволяет выделить основную аудиторию, что в свою очередь позволит компании донести свой посыл до наиболее заинтересованных определенных групп. Оба метода широко используются в сфере Эвент- менеджмента и являются отправной точкой в организации событийных мероприятий.

Сделаем вывод, что при правильном построении мероприятия на стадии планирования и реализации проекта ивент мероприятие позволяет компании повысить уровень конкурентоспособности, привлечь потенциальных партнеров и коллег, увеличить прибыль повысить уровень лояльности потенциальных клиентов и партнеров.

1.3 Этапы проведения Эвент-мероприятия.

Каждый проект начинается с определения задач и целей, нужно четко понимать для чего это делается. В деловой среде Эвент мероприятие ориентировано на бизнес и соответственно планируется с учётом поставленных перед бизнесом задач. Определение ключевых задач можно разделить на 4 пункта и именно:

1. Определение кто мой клиент
2. Что я могу дать клиенту
3. Необходимые ресурсы
4. Какие задачи требуют решения

Любое мероприятия представляют собой проект, определяющий конечный результат проведения мероприятия. Для организации мероприятия и реализации проекта составляется бриф на разработку концепции и стратегия мероприятия, который включает в себя все необходимые действия со стороны компании-устроителя (результат (цель), ресурсы (расходы), время (сроки)).

Опытные Эвент менеджеры разрабатывают специальный документ, в котором они отражаются основные этапы подготовки к мероприятию, что позволяет установить четкий контроль над процедурой осуществления мероприятия на основных стадиях. Грамотное распределение ресурсов на этапах подготовки помогает значительно сократить бюджет и сэкономить время.

На этапе разработки мероприятия стоит рассмотреть его структуру, наличие пленарного заседания, работу секций или бизнес-направлений, культурную программу и т.п., определить продолжительность каждого этапа во времени, Таким образом, возникает задача формирования программы мероприятия.

Организатор мероприятия, должен определить и донести до заказчика четкий регламент (программу, сценарий) мероприятия. В которой должен предусматривать четкую организацию хода осуществления мероприятия, время, отведенное для рассмотрения вопросов, формы завершения содержательной части, определить процедурные вопросы (время, отводимое на доклад, сообщение, дискуссию, справки и др.). Отразить всю структуру проведения мероприятия, выверенную по времени. Регламент является неотъемлемой и значимой частью как регулярных, так и нерегулярных мероприятий.

В регламент регулярного мероприятия по мере осуществления могут вноситься дополнительные поправки по степени подготовленности документов (предварительного предоставления участникам актов, протоколов, проекта решения по вопросам повестки дня). Также в регламенте мероприятия оговаривается состав рабочих органов мероприятия: президиум, редакционная комиссия, секретариат. Для осуществления данной задачи разрабатывается пресс-релиз, который включает в себя следующие характеристики как социальная значимость проекта, оригинальность, известность тех или иных персон.

Обычно пресс-релиз помещаться на одной странице формата А4.

Пресс-релиз включает в себя: координаты фирмы-устроителя, краткой справкой о фирме и контактной информацией менеджера проекта или лица, ответственного за контакты с прессой.

После завершения мероприятия целесообразно сформулировать пресс-релиз, разослать его в нужные редакции для опубликования сообщений о прошедшем мероприятии.

Далее следует составить факт-лист (фактическая справка) в форме информационного письма в виде справочной информации, которая составляется для отражения набором фактов или тезисов о компании и не является связным текстом.

Заявление для прессы включает в себя краткое изложение позиции организации или участников мероприятия по какому-либо вопросу, которое требуется донести до целевой аудитории. Заявление для прессы должно быть понятным и убедительным. Основными требованиями к его тексту являются аргументированность, а также апелляция к юридическим и этическим нормам. В качестве аргументов используются сравнения с показателями других компаний, а также ссылки на мнения независимых экспертов.

Пресс-кит представляет собой набор, объединенных новостным поводом PR-материалов представленных для прессы и дающие максимально полную информацию о конкретном событии.

Самым продолжительным и трудоемкими мероприятием, а также самым значимым по вкладу в конечный результат можно с уверенность назвать этап планирования и подготовки. Необходимо предусмотреть все нюансы способные в процессе, так или иначе, повлиять на результат.

Организации мероприятия начинается с определения места его проведения. В настоящее время есть достаточно большое количество предоставляемых площадей. Помимо ресторанов и гостиниц появились специализированные центры для конференций и бизнес-центры. Для оптимального определения места проведения необходимо у заказчика выяснить задачи, которые он ставит перед организаторами.