Файл: "Методы управления инновационными проектами".pdf

В дальнейшем управление переходит к более сложным задачам, например, распределение ресурсов, работа в группах и распределение затрат. Далее пользователь знакомиться с более продвинутыми опциями, например, стратегии уменьшения определения временных и финансовых затрат, и эффективное использования ресурсов.

Новая версия Microsoft Project значительно отличается в сравнении с мощной предыдущей версией программы. Из новых опций стоит отметить про такую, как возможность оплаты по индивидуальным тарифам в зависимости от характера выполнения задач.

Программа просто использует определенные тарифы к определенным работам и подсчитывает сумму. Помимо это, она производит опциональное планирование(effort driven scheduling), когда результатом увеличения явных ресурсов может быть автоматическое уменьшение количества времени, которое необходимо для решения задачи.

Менеджеру, руководящему несколькими отдельными проектами, зачастую удается понять, что проекты вмещают завязанные один за другим элементы, когда задачи одного проекта имеют тесную взаимосвязь от ресурсов другого. Можно установить связи между проектными задачами, выбрав тип связи из четырех возможных: «конец к началу» (finish to start) «начало к началу» (start to start) «конец к концу» (finish to finish) или «начало к концу» (start to finish). В данном случае удается показать эти зависимости, а также убедиться, что эти зависимости принимаются в расчет.

Вышеупомянутые связи являются по сути гиперссылками, способными быть достаточно полезными рядом с целым спектром Internet- и Intranet –опций.

Можно представить любой элемент проекта с помощью примечаний или образования графических объектов в середине проекта; еще более мощной опцией является формирование гиперссылок между отдельными участками проекта и документами.

Помимо этого существует возможность создания ссылки на отчеты, которые сделаны в текстовом процессоре, графиках, на электронных таблицах, и других материалах, которые размещены не только на локальных накопителях, но и на сетевых узлах Internet или Intranet. В таком случае значительно легче просто выбрать ссылку и посмотреть нужную информацию.

Рассмотрим преимущества каждой стадии формирования проекта.

Планирование:

- развита система описи способностей задач и их взаимосвязей, именно это дает возможность построить модель максимально приближенную к реальность;

- существуют гибкие методы ресурсного планирования и выравнивания перенапряжений, что дает возможность нам наиболее оптимально распределять задачи между исполнителями;

---

- благодаря существующим методам можно, как рассчитать стоимость проекта, так и провести анализ допустимых путей его уменьшения.

Контроль выполнения:

- существуют автоматические методы подготовки отчетов, широкое развитие получила система сбора информации от членов проекта, именно это позволяет всегда иметь достоверные сведения про состояние проекта;

- можно так же запоминать текущее состояние проекта для проведения дальнейшего анализа (до 10 снимков)

Анализ:

- существуют мощные, вмонтированные методы анализа текущего состояния проекта и тенденции его развития, именно это дает возможность определить тот момент, когда требуется оперативное вмешательство в ходе выполнения проекта;

- существуют достаточно широкие возможности импорта и экспорта данных (MS Excel, Ms Access и др.), что обеспечивает возможность применения внешних программ для проведения дополнительного анализа.

Управление изменениями:

- можно составлять прогнозы последствий корректирующего влияния на текущий проект и проекты компании, оценить его эффективность;

- после принятия решения появилась возможно быстро направить его исполнителя, и в дальнейшем контролировать выполнение.

Завершение:

- система дает возможность сберечь проект в архиве, а не только подготовить документы и проанализировать эффективность реализации проекта. Далее можно использовать проект или его фрагменты.

Использование в качестве языка макросов MS Visual Basic 5.0 for Applicationes и открытый формат данных открываются большие возможности для разработки пользовательских функций и интеграции Microsoft Proyect с программным обеспечением, которые получили широкое применение практически во всех компаниях.

Основной отличительной чертой этой программы является реализация концепции многопроектного планирования и широкие возможности по организации групповой работы:

1. благодаря использованию корпоративного Web-сайта есть возможность эффективно организовать работу. В то время, как в этом случае будут реализовываться те же функции, что и при использовании электронной почты;

2. Существует достаточно эффективная возможность реализации функции последующего согласования текущего проекта, отправив его план по электронной почте одному адресату или группе, указав последующий порядок прохождения;

3. Существует возможность вставить в качестве отдельных задач внешних проектов, именно это открывает такие перспективы, как:

- структуризация проектов;

---

- распределение ответственности за составные части сложных проектов между менеджерами;

- проведение консолидированного планирования и анализа в группе независимых проектов или проектами, использующими общие ресурсы.

На сегодняшний день существует порядка десяти миллионов пользователей по всему миру, использующие Microsoft Project для управления проектами.

Рассмотрим преимущества и недостатки Microsoft Project:

Положительные стороны программы: достаточно большой спектр возможностей, существенная легкость в использовании, а также продуктивность.

Отрицательные стороны: ссылки, которые были сделаны в виде, могут стать причиной проблем при перемещении или удалении необходимого документа.

2.5 Управление реализацией инновационных проектов

Для упрощения процесса управления инновационными проектами руководителям необходимо соблюдать следующие принципы в управлении инновационными проектами:

1. Принцип селективного управления.
2. Принцип целевой ориентации проектов на обеспечение конечных целей.
3. Принцип полноты цикла управления проекта.
4. Принцип этапности инновационных процессов и процессов управления проектами.
5. Принцип иерархичности организации инновационных процессов.
6. Принцип многовариантности при выборе управленческих решений.
7. Принцип системности.
8. Принцип обеспеченности или сбалансированности.

Рассмотрим возможности, которые предлагает этап формирования предложений по приоритетным направлениям:

– происходит фиксация перечня более существенных критериев для достижения цели.

– для всех проектов, которые реализуют приоритетные направления, производится оценка уровня по улучшению всех показателей по сравнению с существующим положением по шкале

– показатели, имеющие отметки «низкий», «ниже среднего», исключаются из дальнейшего рассмотрения. А оценки «выше среднего», «высокий» включаются в предварительные предложения по приоритетным направлениям и критически важным технологиям.

– показатели, которые имеют больше одной оценки «высокий» или не менее двух «выше среднего», заблаговременно считаются кандидатами в группу приоритетных; если более двух «высокий» или трех «выше среднего» - кандидатами в группу особо приоритетных.

Степень приоритетности определяется следующим образом:

1. Все проекты (программы) нижнего уровня будут оцениваться по двум показателям:
   • конечный результат, который измеряется приростом анализируемого показателя за фиксированный период;
   • затраты при производстве программной продукции (общие, включая инвестиции и текущие издержки).
2. Производится расчет значения показателей эффективности, которая характеризует степень приоритетности: итоговый результат необходимо поделить на затраты.
3. Каждый проект упорядочивается по степени приоритетности в соответствии с уровнем эффективности (результат (эффект)/затраты).

---

В мировой практике анализ «затраты - результат» считается обязательной процедурой всех механизмов распределения финансов.

Глава 3. Анализ эффективности реализации проекта

Проведение оценки эффективности реализации проекта проводится не только в целом по проекту, но и по отдельным комплек­сам работ, в том числе по специфическим задачам управления проектом, таким как: регулирование денеж­ных потоков, распределение ресурсов, организация труда и др.). При завершении проекта необходимо провести заключительную (итоговую) оценку эффективности реализации проекта, носящая интег­ральный характер, то есть учитывает все критерии и показате­ли, которые приняты в расчет. При этом каждому показателю, который включен в сводную оценку, должен быть присвоен удельный вес, который отображает его относительную значимость (при­оритетность). [15]

Интегральная оценка эффективности про­екта имеет следующий вид:

где Э_и — интегральная оценка эффективности реализации
проекта; Э1, Э2, ... Эn — оценки эффективности реализа­ции проекта по отдельным показателям, включаемым в ин­тегральный показатель;

α1,α2, …,αn — удельные веса показателей.

Удельные веса показателей, включаемых в сводный пока­затель эффективности, определяются с помощью методов экспертной оценки. При этом должно соблюдаться следующее условие:

Σ (α1+α2+ …+αn)=1

Основой для анализа эффективности реализации проекта служат заключительная оценка, а также вся совокупность принятых в расчет показателей.

С точки зрения научного приема анализ представляет собой разбиение целого на составные элементы, дальнейшее установление между ними причинно-следственных связей, определение формы и степени влияния отдельных частей на состояние всей системы. Пользуясь медицинской терминологией, анализ дает возможность поставить диагноз исследуемому объекту и назначить соответствующие оздоровительные и профилак­тические процедуры. Эффективность реализации проекта может «страдать» от неблагоприятных внешних условий и (или)неграмотного управления проектом. Анализ не толь­ко выявляет «узкие места» в проекте, но и предоставляет пути их «расшивки». Очень важно, что благодаря анализу факторы эффективности реализации проекта классифици­руются по степени влияния на конечный результат. Это дает возможность руководителям проекта выделить глав­ные причины сбоев и сосредоточить на них основные уси­лия.[16]

---

Информационной базой анализа эффективности реализации проекта служат относительные и абсолютные величи­ны, характеризующие те или иные конечные или проме­жуточные результаты проекта, а также схема организации и управления проектными работами.

Анализ эффективности реализации проекта должен носить системный и комплексный характер, т.е. учитывать внеш­ние условия реализации и окружение проекта, его взаимо­связь с другими проектами и экономическими системами, внутреннюю структуру проекта. Структура анализа эффек­тивности может соответствовать организационной струк­туре проекта, структуре разбиения работ, дереву целей или дереву решений проекта. Вполне разумно проводить ана­лиз в соответствии с деревом задач управления проектом (управление стоимостью, управление качеством, управле­ние рисками и др.). Целесообразно сочетать анализ по всем указанным направлениям.

Различают ретроспективный, текущий (оперативный) и перспективный анализ эффективности проекта. В первом случае анализируются уже достигнутые результаты, во вто­ром — текущая ситуация, в третьем — на основе ретро­спективного и оперативного анализа изучаются возмож­ные сценарии развития событий и даются соответствующие прогнозы.

Анализ эффективности проекта осуществляется на всех стадиях его реализации, Держа «руку на пульсе», проект-менеджеры получают возможность влиять на ход реализа­ции проекта таким образом, чтобы обеспечить его макси­мальную эффективность. Однако анализ эффективности реализации проекта следует проводить не только непосредственно в процессе реализации проекта, но и после завершения проектных работ. Ставная цель такого анализа, если он проводится инвесто­ром или исполнителем. — избежать повторения ошибок в будущем.[16]

Анализ эффективности реализации проекта позволяет его участникам определить, насколько достигнутые результа­ты соответствуют поставленным целям, каковы причины отклонений от плановых показателей, какие меры необхо­димо принять, чтобы устранить дефекты из механизма ре­ализации проекта. Анализ эффективности реализации про­екта позволяет:

• выявить (идентифицировать) факторы (причины), вли­яющие на эффективность реализации проекта (устано­вить причины сбоев в работе, отклонений от плановых
  показателей, нарушений сроков и т.д.);
• ранжировать эти факторы по степени влияния на эф­фективность реализации проекта (определить основные
  и второстепенные факторы);
• обнаружить форму и степень взаимозависимости и взаимообусловленности между отдельными факторами (что на что влияет и каким образом);
• определить возможные меры воздействия на отдельные
  факторы с целью их устранения или, напротив, усиле­ния;
• принимать оптимальные управленческие решения.

---