Файл: Этапы формирование проектного офиса.pdf

Введение

В деятельности российских предприятий все больше возрастает роль проектного управления, как неотъемлемой составляющей их деятельности. К числу таких компаний можно отнести научно-исследовательские и проектные институты, строительные и девелоперские организации, консалтинговые и многие другие компании. Как правило, реализуемые проекты носят инвестиционный и инновационный характер, не затрагивая основную деятельность предприятия. Однако для некоторых видов бизнеса проектная система управления может стать основным принципом организации деятельности предприятия.

В каждом проекте важно его планирование и контроль исполнения. Для поддержки управления проектами предназначен проектный офис. От его функционирования, в свою очередь, зависит эффективность управления проектами любой сложности.

Вышеизложенными обстоятельствами и объясняется актуальность темы данной курсовой работы.

Цель данной курсовой работы – проанализировать основные базовые вопросы, связанные с проектным офисом, принципами и этапами его формирования. Для достижения цели ставятся следующие задачи: дать определение понятию проект в целом; изучить характеристику проектного офиса, его этапы формирования. Также рассмотреть этапы формирование проектного офиса на примере компании УЗН «Миэль» .

Работа состоит из введения, основной части, состоящей из двух глав, заключения и списка литературы. Структура работы соответствует последовательности решения поставленных выше задач.

При написании работы были использованы материалы таких учёных, как Попов В.Л., Нешитой А.С., Мескон М., Афоничкина А.И, Кабушкин Н.И.., и другие.

Глава 1. Теоретические основы проектного офиса

1.1. Понятие, сущность и содержание проекта

Проект — это комплексное, не повторяющееся мероприятие, которое предполагает внедрение нового, ограниченное по ресурсам, времени, бюд­жету, а также четкими указаниями по выполнению, разработанными под потребности заказчика. ^[1]

Инновационный про­ект — это комплекс работ и мероприятий по созданию производству и продвижению на рынок новых высокотехнологичных продуктов с указанием ис­полнителей, используемых ресурсов и их источников, объединенный единой целью, намечаемый к планомерному осуществлению и приуроченный к определенному времени комплекс работ и мероприятий по созданию,.

---

Жизненный цикл инновационного проекта — строго определенный, последовательный и полный комплекс работ и меропри­ятий, выполняемых его исполнителями проекта. Жизненный цикл проекта охватывает все стадии его воплощения — от появления замысла, проведения НИОКР, подготовки производства и непосредствен­ного производства продукции до ее реализации. В него могут вхо­дить последующая эксплуатация и обслуживание, а порой и утилизация продукта. Работа по проекту характеризуются следу­ющими показателями: ^[2]

• Вид работы (мощности выполнения, специалисты);
• необходимые ресурсы (финансовые, трудовые, материальные и производственные);
• объем в стоимостном и натуральном выражении
• сроки (продолжительность) выполнения;
• заказчик (он же, как правило, и инвестор), финансирующий работу;
• исполнитель (исполнители).

Заказчики, исполнители и инвесторы составляют круг участни­ков проекта. На данный момент имеется достаточно полно раз­работана теория управления проектами. Более того, разработан свод знаний по управлению проектами - международный стандарт по управлению проектами — ANSI PMI РМВОКGUIDE2000.

Управление проектом (УП; project management, РМ) — это ис­кусство руководства и координации материальных и людских ресурсов на протяжении всего жизненного цикла проекта путем применения современных методов и техники управления для достижения определенных результатов.

Управление проекта­ми — это управленческая задача по завершению проекта в срок, в рамках установленного бюджета и в соответствии с техническими спецификациями и требованиями. От­ветственность за достижение этих результатов возлагается на проект-менеджера .

Отличительными признаками проекта являются:

1) конкретная цель, ограниченная во времени

2) новизна;

3) ограниченность требуемых ресурсов;

4) временная ограниченность продолжительности проекта;

5) неповтори­мость;

6) бюджет проекта;

7) комп­лексность решения проблемы;

8) выделение сферы проекта в сфе­ре взаимодействия организации и рынка.

Примером проектов может служить модернизация предприятия, строительство микрорайона с созда­нием необходимой инфраструктуры, внедрение на предприятии международной сис­темы управления качеством ISO 9000, оптимизация энергопотреб­ления области, создание и обеспечение выпуска нового автомоби­ля.

Окружение проекта — это совокупность внешних и внутрен­них факторов, влияющих на достижение результатов проекта. Взаимодействие проекта с его окружением схематично можно изобразить следующим образом (рис. 1.1.)

---

Рисунок 1.1 - Окружение проекта

Ближнее окружение проекта. Руководство компании ставит цели и определяет основные требования к проекту и порядок их кор­ректировки. Финансовый отдел намечает бюджет проекта, источники финансирования и его смету. Сфера сбыта определяется действиями конкурентов и покупателей. Со сферой производства согласовывают требования к проекту касательно возможностей рынка средств производства. С материаль­ным обеспечением согласовываются требования по обеспечению материалами, сырьем и оборудованием по приемлемым ценам. Сфера инфраструктуры формирует требования к связи и телекоммуникациям, рекламе и информаци­онному, инженерному обеспечению. Требования к охране окружающей природной среды и утилизации отходов относятся к сфере очистки и утилизации отходов. ^[3]

Дальнее окружение проекта:

• Экономические факторы. К ним можно отнести источники финансирования, развитость рынка, состояние рынка сбыта, сырья и материалов, уровень цен, структура рабочей силы, тарифы и на­логи, уровень инфляции, безработица, страховые гарантии, стабильность валюты и др.
• Инфраструктура — средства транспорта, связи и коммуникации, информационные системы и телекоммуникационное оборудование, логистика и материально-техническое снабжение, энерго­сбережение, коммунальные службы, сбытовая сеть, обслуживающие системы и пр.
• Социальные факторы — свобода слова, свобода перемещения, условия труда и отдыха, уровень жизни, трудовое законодательство, уровень образования, уровень медицины и здравоохранения.
• Политические факторы — это поддержка правительства, политическая стабильность, уровень преступности, межнациональные отношения, межгосударственные проекты, националистические проявления.
• Наука и техника — уровень развития прикладных и фундаментальных наук, уровень информационных технологий и средств компьютеризации, производственных технологий в промышленности.
• Законы и право — это уровень развития и зашиты прав человека, права собственности, права на ведение пред­принимательской деятельности, создание и исполнение законов и нормативных актов о предоставлении гарантий и льгот.
• Культу­ра — уровень развития и образованности населения, историческое и культурное наследие, религия, приобщенность к искусству и пр.
• Природные и экологические факторы — это природные ресурсы, природные ископаемые, очистка загрязненных воды и воздуха, обработка почвы, а также законодательство по защите окружающей природной среды.

---

Управление проектами является четко последовательным процессом, объединяющим различные области знания и управлениями процессом. ^[4] Как правило, процесс имеет одну или несколько целей, которые достигаются разными способами. Чтобы сравнить эти способы нужны критерии успешности достижения постав­ленных целей, в число которых обычно входить стоимость проекта и его сроки.

1.2. Характеристика проектного офиса, принципы и этапы его формирования

Проектный офис – специальное структурное подразделение для внедрения и последующего развития единой методологии управления япроектами и их информационного сопровождения.

Проектный офис (РМО) - (Офис проектов, аналитическая служба, Управление координации проектов и т.д.) – подразделение, отвечающее за планирование и контроль исполнения проектов и действующее в интересах первого лица. ^[5]Этот офис необходим для поддержки управления проектами. В нем разрабатываются методические рекомендации, ведутся архивы проектов , проводится обучение исполнителей, консультации ответственных по проекту, разрабатываются и ведутся компьютерные модели проектов.

Выделяют две базовые модели проектного офиса.

Первая — консультативный проектный офис, выполняющий консалтинговую роль, обучая руководителей и исполнителей проектов в подразделениях.

Вторая модель — централизованный проектный офис, включающий в себя руководителей прокетов по конкретным задачам.

Основные функции проектного офиса следующие:

1. Управление проектом, включающее в себя разработка и осуществление адекватного и стандартизированного процесса.

2. Поддержка проекта.

3. Внутренний консалтинг - советы и рекомендации о лучших методах реализации проектов.

4. Центральный офис для руководства проектами.

5. Обучение и консалтинг руководителей проекта, обучающие программы или составление необходимых требований для привлекаемой консалтинговой компании.

6. . Контроль и регулирование проектов: формирование штата руководителей и распределение между ними ресурсов.

7. Программные средства управления проектом: выбор и поддержка программных средств управления проектами

---

Подразделениями проектного офиса можно назвать:

- архивы проектной документации;

- аналитический центр, в котором ведутся компьютерные модели проектов;

- методологический центр, в нем разрабатываются базы данных, характеристики типовых операций и назначений, стандарты управления проектами и типовые решения.

Выделяют следующие задачи проектного офиса :

- анализ успешности проектов, управление проектов, структурирование и систематизация приобретенного опыта, ведение базы знаний компании, сохранение истории осуществления проектов и пр.

- управление внутрикорпоративными шаблонами и поддержание их актуальности (!стандартные фрагменты проектных планов)

- методическая и техническая поддержка инструментов

Принципы и нормы проектирования проектного офиса. Объекты проектирования довольно многообразны, но несмотря на такое многообразие процесс проектирования осуществляется по общим принципам, соблюдение которых является неотъемлемой частью для обеспечения высокотехничного и экономического уровней проектных решений. ^[6]

К такими принципами проектирования относят: вариантность ,последовательность и комплексность проектирования.

1) Вариантность проектирования. Для повышения экономической эффективности проекта разрабатываются несколько вариантов его решений. По технико-экономическому обоснованию выделяется наиболее оптимальный вариант с максимальным эффектом при минимуме затрат.

2) Последовательность проектирования. Последовательность проектирования. Проектно-сметная документации разрабатывается путем использования дедуктивного, т.е. последовательного проектирования от общего к частному.

В процессе проектирования сначала решаются общие задачи, такие как обоснование целесообразности строительства, и только затем определяют основные технологические, объемно-планировочные, конструктивные, архитектурные и другие решения с дальнейшей детализацией вопроса. Принцип последовательности определяет порядок проектирования поэтапно с учетом задач, решаемых на каждом уровне, а также состав проектных материаловов, разрабатываемых на отдельных стадиях проектирования.

3) Комплексность проектирования. Этот принцип включает в себя разработку всех составных частей проекта — сметной, технологической, санитарно-технической и архитектурно-строительной. Этот принцип предопределяет важнейшее требование к организации проектирования предприятий.

---