Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Теория коммуникаций в современных организациях).pdf

Стадия интерпретации результатов включает в себя ранжирование проблем коммуникации по степени влияния на цели компании и связывает результаты первого и третьего этапов.

Рассматриваемая методология по диагностике коммуникационных систем предприятия включает проведение анализа по основным блокам:

- общая структура коммуникаций – включает в себя вопросы, которые определяют целостность компании, уровень согласованности принимаемых решений и скорость доставки информации на каждый уровень управления, а также специфические особенности внутренних и внешних информационных потоков и сетей коммуникации;

- «нисходящие потоки коммуникаций» - куда включаются вопросы, рассматривающие качество коммуникационных связей между различными уровнями иерархии предприятия: скорость доведения приказов до нижестоящего персонала, распространение информации о целях деятельности организации, перспективных планах, и об ожидаемых результатах. Также рассматривается возможность получения персоналом информации о вознаграждениях за выполнение трудовых функций, критериях оценки работы в соотношении с оплатой труда, а также о возможных поощрениях и санкциях за качество выполняемой работы и т.д.;

- «горизонтальные связи» – содержат вопросы, отражающие: состояние обмена информацией между подразделениями и должностными лицами, находящимися на одном уровне управления, уровень координации деятельности подразделений и должностных лиц, использование рабочих групп, состоящих из сотрудников разных подразделений, для решения производственных задач и задач управления, согласованность и целенаправленность деятельности подразделений и должностных лиц, находящихся на одном уровне управления.

- «каналы коммуникации» – включает пункты, выявляющие: обеспеченность техническими средствами коммуникации, уровень расходов на технические средства коммуникации, соответствие наиболее часто используемых каналов специфике сообщения и целям коммуникации, уровень владения техническими средствами коммуникации, качество письменных коммуникаций;

- «информационные потребности» – содержит вопросы, показывающие уровень удовлетворения информационных потребностей руководителей и рядовых сотрудников. Вопросы подобраны таким образом, чтобы выявить потребности каждого уровня управления. Так, для высшего руководства оценивают следующие параметры: предварительная аналитическая обработка информации, качество внутренней и внешней информации, осведомленность о положении дел на местах. Для определения уровня удовлетворения информационных потребностей начальников отделов и рядовых сотрудников рассматривали такие категории, как информированность о деятельности организации в целом и предстоящих изменениях на рабочем месте, об ожиданиях и руководства и возможном вознаграждении, а также качество поступающей информации и достаточность ее для реализации функций.

- «коммуникационный климат» – включает оценочные категории, отражающие социально-психологические аспекты коммуникационной деятельности: чувство значимости для организации, удовлетворенность работой, доверие к руководству, традиции совместного решения проблем, заинтересованность в общем результате, уровень коммуникативной компетентности, наставничество, передача опыта и традиций, атмосфера сотрудничества и сплоченность коллектива, преданность интересам организации;

- «обратная связь» – содержит вопросы, затрагивающие качество обратной связи как внутри организации, так и с потребителем. В первом случае оценивают: способность сотрудников предоставлять обратную связь, задавать вопросы и высказывать предложения, а также открытость руководителей к вопросам и предложениям подчиненных.

Руководитель предприятия оценивает степень вовлеченности организации в раскрытие внутреннего потенциала любого сотрудника, а также стремится к вовлечению его в процесс управления организацией, в процесс обсуждения принимаемых решений, а также рассматривает различные идеи работников по улучшению качества работы и развитию фирмы.

При оценке уровня обратной связи с потребителями определяются такие факторы, как наличие у потребителей возможности высказать предложения по улучшению характеристик продукции, сервисного и гарантийного обслуживания, используемых каналов, отслеживания уровня удовлетворенности потребителей, выявление неудовлетворенных потребностей^[16].

Объектами, описанными в этой теории, являются сообщения, отправители и получатели. Шеннон и Уивер в 1949 году предложили математическую модель, описывающая линейную передачу сообщений, которая охватывает основные коммуникационные объекты .

Модель включает в себя пять элементов: источник, передатчик, канал, приемник и конечную цель, расположенная в линейной последовательности (линейная модель).

Сообщением называется информация, которая передается. Сообщение от источника передается черезпередатчик в канале связи, где в свою очередь передается в приемник^[17].

В дополнение к этим терминам Шеннон ввел еще одно понятие шума (в будущем он стал ассоциироваться с понятием энтропии) и избыточность.

Энтропия в теории коммуникации – это шум, связанный с внешними факторами, которые искажают сообщение, нарушив восприятие целостности приемником.

Каждый канал связи обладает своей максимальной скоростью передачи информации (так называемый предел Шеннона). При скоростях передачи свыше его предела ошибки будут неизбежны в передаваемой информации. К этому пределу можно подойти насколько угодно близко, обеспечивая соответствующее качество передачи информации и ее кодирование, достигнув при этом сколь угодно малую вероятность ошибки для любого канала.

Нег-энтропия (отрицательная энтропия) появляется в случае неполного или искаженного сообщения, что возникает в результате способности приемника получать искаженную информацию от источника.

Та же концепция резервирования, повторение элементов сообщения для предотвращения сбоя связи, то есть антиэнтропии, часто демонстрируют на примере естественных человеческих переговоров. Около половины языков являются избыточными - вы можете залить половину слов текста кляксой и удалять слова в радиопередачах, но, тем не менее, по-прежнему быть в состоянии понять их. Примером также может рассматриваться телеграмма, когда опускается половина слов, но текст, однако, остается ясным.

2. Проблемы и пути совершенствования коммуникации современных организаций

2.1. Краткая организационная характеристика предприятия ООО «ТАНДЕМ»

ООО «ТАНДЕМ», юридический адрес: 109387, город Москва, Белореченская улица, дом 23 строение 1, офис 4. ОГРН 5167746200969, ИНН 7723479620, КПП 772301001. Компания осуществляет свою деятельность по всей России.

Компания занимается поставкой и изготовлением оборудования и расходных материалов для производства ювелирных изделий.

ООО «ТАНДЕМ» имеет бюрократическую организационную структуру, которая представлена функциональными подразделениями, подчиняющимися одному руководителю, иначе говоря, речь идет о линейной организационной структуре. На рисунке 5 изображена организационная структура управления.

Рис. 5. Организационная структура предприятия ООО «ТАНДЕМ»

Компания имеет право от своего имени заключать договоры, приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, быть истцом и ответчиком в суде, в том числе третейском и арбитражном. Общество имеет право осуществлять сделки по импорту-экспорту в соответствии с действующим порядком и правилами их осуществления.

ООО «ТАНДЕМ» имеет право получать кредиты и иные финансовые средства, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Целью деятельности ООО «ТАНДЕМ» является производство продукции, выполнение pa6oт и оказание услуг для удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли с целью распределения ее между участниками Общества. Часть прибыли Общества, предназначенная для распределения между его участниками, распределяется пропорционально их долям в уставном капитале Общества.

Общество не вправе принимать решение о распределении своей прибыли между участниками Общества:

• до полной оплаты всего уставного капитала Общества;
• до выплаты действительной стоимости доли или части доли участника Общества в случаях, предусмотренных Законом «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
• если на момент принятия такого решения стоимость чистых активов Общества меньше его уставного капитала или станет меньше в результате принятия такого решения.

Органами управления и контроля Общества являются:

• общее собрание:
• генеральный директор,
• ревизионная комиссия (ревизор).

Высшим органом Общества является общее собрание участников Общества. Общее собрание участников Общества может быть очередным и внеочередным. Все участники Общества имеют право присутствовать на общем собрании участников Общества, принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать при принятии решений.

Каждый участник Общества имеет на общем собрании участников Общества число голосов, пропорциональное его доле в уставном капитале Общества.

Общее собрание участников (годовое) проводится один раз в год не позднее чем через три месяца после окончания хозяйственного года. Дата проведения собрания устанавливается генеральным директором Общества. Генеральный директор осуществляет созыв собрания в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации и Уставом Общества.

Генеральный директор:

• Без доверенности действует от имени Общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки.
• Выдает доверенности на право представительства от имени Общества, в том числе доверенности с правом передоверия.
• Издает приказы о назначении на должности работников Общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания.
• Осуществляет иные полномочия, не отнесенные Законом и настоящим Уставом к компетенции общего собрания участников Общества.

Отдел кадров представляет собой самостоятельное структурное подразделение организации, главными направлениями деятельности которого являются: осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего трудового коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

Функциональные обязанности в области кадровой работы заключаются в следующем:

• разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
• оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ;
• учет личного состава;
• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
• контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
• изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
• анализ состава, деловых качеств специалистов организации с целью их рационального использования;
• создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

Бухгалтерия является структурным подразделением предприятия и подчиняется Главному бухгалтеру в соответствии с организационной структурой предприятия и приказом Генерального директора.

Основные задачи бухгалтерии:

• Ведение достоверного бухгалтерского, налогового и управленческого учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
• Формирование и сдача бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
• Взаимодействие с государственными налоговыми и иными органами в пределах своей компетенции.
• Взаимодействие с контрагентами и финансовыми организациями в пределах своей компетенции.
• Осуществление платежей в наличной и безналичной форме в порядке, определяемом внутренними документами предприятия.
• Налоговое планирование. Мониторинг актуальных законодательных и нормативных документов.

Финансовый год Общества начинается 1 января и заканчивается 31 декабря.

ООО «ТАНДЕМ» создано без ограничения срока его деятельности, является добровольным объединением граждан на основе членства для совместной производственной и иной, не запрещающей законом хозяйственной деятельности (производство, переработка, сбыт продукции, выполнение работ, торговля, бытовое обслуживание, оказание других услуг), основанным на их личном трудовом участии и объединении его Членами Общества имущественных паевых взносов.

2.2. Основные проблемы коммуникаций в практике ООО «ТАНДЕМ»